請求書の処理や整理に頭を悩ませている経営者や担当部署の方は多いのではないでしょうか。
請求書を紙で整理しようとすると、時間がかかり、枚数が増え、どの請求書がどこにあるかわからなくなってしまいます。
そんなときに、役に立つのが請求書データ化サービスです。
今回は、そんな請求書データ化サービスについて紹介します。
請求書データ化サービスとは
請求書データ化サービスとは、受け取った請求書をデータ化し、サービス内で保管していく機能です。
請求書データ化サービスのほかに、「請求書受領サービス」などと呼ばれます。
最近では以下の機能があるサービスもあります。
- 他の会計システムと紐付けて処理を簡単にする
- 処理の承認ステータスをサービス上で管理できる など
各提供サービスごとに機能が異なりますので、導入時は細部まで確認しましょう。
請求書データ化サービスの機能
請求書データ化サービスを利用するときは、どのような機能があるのか知っておきたいでしょう。
請求書データ化サービスを利用するときは以下のような機能を使用することができます。
自社の希望した機能があるのか確認してみましょう。
請求書の受領代行
請求書データ化サービスには、請求書の受領代行があります。
これは、タイプによって内容が異なりますが、例えばBPO型であれば紙やPDFなどいろいろな形態でも請求書代わりに受領することができるため、対応範囲が広いです。
また、郵送された請求書を電子化してパソコン内部やクラウドに保存することもできるため、管理も楽になります。
請求書業務による出社も減少できるため、効率化において大幅な改善にも繋げられるでしょう。
請求書のデータ化
請求書データ化サービスの中には、テキストデータ化してシステムにアップロードする機能が備わっています。
紙の場合は請求書をスキャンしてPDF化し、画像で届いた請求書と合わせてOCRなどの機能でテキスト化することが可能です。
BPO型では請求書のスキャンやデータ化の代行を行うこともできます。
業者によっては紙やPDFなどで請求書の電子化を行うことができ、精度を高くして文字を読み取ることも可能です。
会計システムとの連携
請求書受領サービスの多くは他会計システムと連携して、請求書のデータを自動入力することが可能です。
仕分けの自動化を行うことができるものもあり、バックオフィスの効率化と従業員の作業ミスを防ぐこともできます。
連携システムを利用するときは、それぞれのシステムによってサービス内容が異なるので、問い合わせして確認するようにしましょう。
データの管理と保管
請求書受領サービスは請求書を電子データに変換するだけでなく、保管して管理することも可能です。
データ化された請求書はクラウド型で提供するため、保管用のサーバーを自社で準備する必要もありません。
必要な請求書データがあれば検索によって直ぐに見つけることができ、条件検索や一覧表示などで管理を行えます。
ワークフロー
請求書データ化サービスには、ワークフロー機能が搭載されているものもあります。
ワークフローは各業者によって違いがあるため、それぞれ問い合わせをして確認する必要があります。
ワークフローを利用することにより、請求書の受領から承認までの工程がスムーズになったり、内部統制強化につながったりすることができるでしょう。
請求書データ化サービスの3つのタイプ
請求書データ化サービスには、大きくわけて次の3つのタイプがあります。
- 請求書の受取からデータ化まで代行してくれるタイプ
- データ化を行ってくれるタイプ
- 取引先からデータを入力してもらうタイプ
詳しく解説します。
1.請求書の受取からデータ化まで代行してくれるタイプ
請求書の受取からデータ化まで代行してくれるタイプは、名前の通り請求書の受取・データ化を代わりに行ってくれます。
代行受取してもらった請求書の処分方法はサービス提供会社によって異なりますが、以下の方法があります。
- 一定期間保管し廃棄
- 1ヶ月に1度まとめて送られてくる
受取とデータ化を代行してもらえると、作業工程が減るので大幅な時間短縮が期待できるでしょう。
2.データ化を行ってくれるタイプ
データ化を行ってくれるタイプは、自社で請求書のスキャンを行います。
スキャンしアップロードすると、サービス提供会社がデータ化してくれます。
請求書の受取からデータ化まで行ってくれるサービスよりコストを抑えられるので、請求書のデータ化にあまり費用をかけたくない企業におすすめです。
人的ミスも防げ、高精度のデータが期待できます。
3.取引先からデータを入力してもらうタイプ
取引先からデータを入力してもらうタイプは、使用するプラットフォーム上に請求データを直接入力してもらい管理します。
取引会社に対応してもらい同じシステムを使用してもらわないといけませんが、請求書の発行と受領をプラットフォーム上で行えるので便利です。
請求書データ化サービス導入のメリット
請求書データ化サービスを導入するメリットをいくつかピックアップしました。
- 業務工程の削減と業務効率の向上が期待できる
- 経理業務のテレワーク化・外注化が期待できる
詳しく解説します。
業務工程の削減と業務効率の向上が期待できる
紙の請求書の場合、以下の作業が必要です。
- 封筒の開封
- 請求書の保管
- 手動のチェック作業
請求書データ化サービスを導入すると、この業務工程の削減が期待できます。
問い合わせが合った際も、紙の請求書だといちいち該当する請求書を探さなければいけません。
しかしサービスを導入していると、パソコンで検索すればすぐに情報を取り出せます。
担当部署ごとに送られてくる請求書もデータ化され、クラウド上ですぐ確認できるので、提出忘れによる作業遅れもなくなります。
最新の税制に自動で対応してくれるので、経理処理の混乱も防げるでしょう。
利用するサービス提供会社によって、請求書のデータ化以外に以下のサービスがあります。
- 会計システムとの連携
- 振込データの作成
手作業で仕分け・振込データの作成をする必要がないので、書き間違いなどのミスを防げるほか、作業時間の短縮が期待できます。
請求書データ化サービスは、業務工程の削減だけでなく、業務効率の向上も期待できるでしょう。
経理業務のテレワーク化・外注化が期待できる
請求書データ化サービスを導入すると、経理業務のテレワーク化・外注化が期待できます。
オンライン上でどこにいても何時でも作業可能なので、テレワークの推進・人件費削減を考えている企業にぴったりのサービスです。
請求書データ化サービスのデメリット
請求書データ化サービスを利用するときは、デメリットもあることを把握しておきましょう。
請求書データ化サービスのデメリットを知っておくことで、トラブルなどを避けることができます。
以下のようなデメリットがあるので紹介しましょう。
取引先に対応してもらわなくてはいけない場合がある
請求書を電子化すると取引先にも電子化対応の依頼をしなくてはいけません。
もし、取引先が請求側の受取側となるなら、電子化の法律に応じて保管してもらう必要があるため、負担がかかることになります。
取引先がデジタルへの対応に消極的な場合は、負担がよりかかってしまうため、高いハードルになってしまうこともあるでしょう。
また、取引先に電子化した請求書を送信するためには、担当者のメールアドレスを収集する必要もあります。
人数が多いと導入までに時間がかかることも予想されるため、取引先に負担をかけさせることも十分考えられます。
ITに慣れていない企業だと導入が難しい場合もあるため、事前に相談して対策を講じましょう。
ネット環境を整備しなくてはいけない場合もある
請求書データ化サービスを利用するときは、ネット環境の整備が必要になる場合もあります。
電子化した請求書を送付する場合、ネット環境が必ず必要になるため、事業所によっては新たに契約をしなくてはいけない場合もあります。
また、ネットを介してやり取りを行うため、例えば、地震などの災害で停電になってしまうなどトラブルが生じた場合は、利用することができません。
さらに、インターネットを利用するときはセキュリティも強化しておく必要があるため、その分出費が加算されることもあるでしょう。
請求書データ化サービスの利用は万が一のことも考えて別に対策を講じておく必要もあるでしょう。
情報漏洩のリスクもある
請求書データ化サービスは上記でも紹介しましたが、インターネットを利用するためコンピューターウイルスや不正アクセスなどのサイバー攻撃のリスクがあります。
もし、不正アクセスなどが生じれば電子請求書のダウンロードURLの誤送信や情報漏洩して個人情報が流出するなど、様々なトラブルを引き起こしてしまう可能性もあります。
電子データの場合は紙ベースに比べて情報漏洩のリスクは高く、セキュリティ対策を講じても発生することもあります。
そのため、業務効率アップが実現できたとしても、リスクを承知で利用するようにしましょう。
請求書データ化サービスを選ぶ際のポイント
請求データ化サービスを選ぶ際のポイントをいくつかピックアップしました。
- 請求書受領とデータ化の代行
- データ化の方法
- サポート体制
- そのほかのシステム・機能
- 国税関係書類に対応
詳しく解説します。
請求書受領からデータ化まで一括代行
請求書データ化サービスを選ぶ際は、請求書受領とデータ化まで一括で代行してくれるか確認しましょう。
先述しましたがサービス提供会社によっては、データ化のみというサービスもあります。
スキャンとアップロードは自社で行いたいというこだわりがなければ、請求書の保管も必要ない一括代行してくれるサービス提供会社がおすすめです。
データ化の方法
請求書データ化サービスを選ぶ際は、データ化の方法を確認しましょう。
データ化の方法を一覧表にしました。
| データ化の方法 | 特徴 | メリット | デメリット |
| オペレーター | スキルのある人によっての手入力 | 文字認識の誤りが少ない | ・誤入力の可能性がある ・機械に比べ処理速度が遅い |
| OCR | 機械で文字を読み取り文字に変換する | 処理速度が速い | 読み取りが正確でない |
| AI OCR | ・機械で文字を読み取り文字に変換する ・AI技術により学習を重ね認識力を高められる |
処理速度が速くOCRのみより正確 | 読み取りが正確でない |
機械でデータ化しオペレーターによるチェックがあるサービスは、データの精度が高くなるのでおすすめです。
サポート体制
請求書データ化サービスを選ぶ際は、初期設定や取引先への連絡など運用開始の際のサポートについて確認しましょう。
マニュアルだけのサポートではなく、以下のサポートがあると安心です。
- メールや電話
- チャット
- リモート操作 など
サポート体制が整っているサービス提供会社を選ぶと、困った時スムーズに問題を解決できます。
そのほかのシステム・機能
請求書データ化サービスを選ぶ際は、そのほかのシステム・機能を確認しましょう。
利用するサービス提供会社によっては以下のサービスがあります。
- 会計システムとの連携
- 振込データの作成
- 送付先変更依頼の代行
さまざまなサービスを追加することで、業務時間の削減・業務効率の向上が期待できます。
国税関係書類に対応
請求書データ化サービスを選ぶ際は、国税関係書類に対応しているか確認しましょう。
電子帳簿保存法に関係している書類をいくつかピックアップしました。
- 請求書
- 領収書
- 納品書
- 見積書
- 検収書 など
すべての書類に対応しているサービスを選ぶと、後々の手間がないので安心して利用できます。
請求書データ化サービスを比較！
ここからはいくつか請求書データ化サービスを比較していきます。
| サービス名 | 料金 |
| Bill One | 詳しくはお問い合わせ |
| Invox | ・ミニマム 1,078円 ・ベーシック 10,780円 ・プロフェッショナル 32,780円 |
| スイープ | ・エントリー 3万円 ・ライト 5万円 ・エンタープライズ 10万円 |
| マネーフォワード クラウド請求 | ・スモールビジネス3,980円／月 ・ビジネス5,980円／月 |
| TOKIUM | ・ビジネス1万円／月 ・エンタープライズ10万円／月 |
BillOne
BillOneは、クラウド型の請求書データ化サービスです。
PDFの請求書は自分でシステム上にアップロードすることができ、依頼すれば紙の請求書は代理スキャン後、システム上にアップロードしてくれます。
クラウド上で一元管理することができるため、テレワークへの対応やペーパーレス化として効果が期待できます。
請求書の発行元には、これまで通りに請求書を送ってもらうだけで良いため、先方に何か手間を取らせることはありません。
AIや入力オペレーターがデータ化した後は固有のURLが割り当てられて、データ化の完了を担当者に通知してもらうことができます。
データ化された後は検索も簡単になり他のシステムと連携させて活用させることも可能です。
リマインドや通知機能などもあるので、確認漏れも防止することができるのが嬉しい点です。
また、従業員数が100名以下の規模の法人であれば、無料で利用できます。
Invox受取請求書
Invox受取請求書は、請求書の面倒なアナログ業務を全て自動化させることができる請求書データ化サービスです。
紙でもPDFでも電子でも受取りから取込みまで自動化させ、データ化することが可能です。
電子データで一元管理することはもちろん、日付や仕入先などの条件で検索ができるため、自分が見たい請求書を直ぐに確認できます。
入力作業は自動化となっており、請求書原本の画像と並べることができるため、金額や取引先なども効率よく確認できます。
急いで仕分けや作成を行いたいときは、AIやOCR※を用いてオペレーターを使い分けることが可能です。
またクラウド上での作業になるため、オフィスではなくテレワークによる自宅での作業も行えます。
※OCR：紙に書かれているテキストなどをスキャナーで読み込み、認識しデジタル化・データ化すること
スイープ
スイープはAIやOCRを利用して一連の請求書業務自動化するクラウド型請求書データ化サービスです。
電子化した請求書データをシステムにアップロードできるため、経理担当者が出社することなく、自宅や出張先など場所を選ばずに業務を行えます。
書類が添付されたメールをスイープのボックスで受信すれば、簡単に保管することができ、収集の簡略化が可能です。
さらに、OCRの代行による入力作業はスピーディーであり精度も高いため、数秒で完了させて結果をすぐに反映できます。
請求書以外に見積書や契約書、また関連する文書や通知書なども確認移行でき、電子帳簿保存法に対応されているため、一元管理する点で便利です。
OCRを使用して自動で検索に必要なタグ付けをしてもらうことができ、どこにいても簡単に1発で検索可能です。
決算書の作成や監査がある際も慌てずに直ぐ対応することができます。
業務をスリム化してコア業務に集中することができるため、請求環境を整えていきたい方におすすめです。
マネーフォワードクラウド債務支払
マネーフォワードクラウド債務支払は、受取請求書のペーパーレス化とパソコンレス化を実現する債務管理システムです。
請求書の内容を入力した後にワークフローで承認を実施するため、紙による面倒な取り回しが改善可能です。
スキャナ保存法に対応した経費生産システムとなっており、日本で初めて認証を受けています。
電子取引とスキャナ保存どちらにも対応しているため、経理作業が非常にラクになります。
使用しているカードと連携させると、取引データに含まれる支払先、日付、金額情報を使用することができるため、簡単に経費精算が行え、電子帳簿保存法を活用してペーパーレス化を進めることが可能です。
交通機関や宿泊サービス、物販、ICカードとの明細データを連携させることもでき、転記も不要で科目の自動分類機能もあるため入力ミスや不正防止にも効果があります。
作業が楽になるようにタイムスタンプの付与がされており、特別な業務フローは不要です。
負担を増やさずにバックオフィス業務を含めてまとめて効率化することができるため、小規模や中規模の会社、またペーパーレス化したい企業におすすめです。
TOKIUM
TOKIUMは経費精算をする際に、完全ペーパーレス化を実現しているクラウド経費精算システムです。
あらゆる請求書の受取り・スキャンを代行してくれるので、電子化する際の面倒な作業を省けます。
請求書には紙やメール、PDFなどさまざまな形式があるので、管理が大変です。
TOKIUMではインボイス上で全て受取れるため、一元管理をして効率よく作業が可能です。
請求書や領収書だけでなく、電子帳簿保存法の対象となる全ての書類に対応しており、承認された仕訳データは使っている会計ソフトに自動連携するため、手間もかかりません。
他にも電子インボイス推進協議会の会員として、制度に合わせて便利な機能を利用することができ、請求書の自動データ化や自動仕訳機能、承認ワークフロー、全部の銀行データの出力など、いろいろなものと連携して処理できます。
請求書の処理業務にかかる時間を削減することができるため、経理業務負担を軽減させたい場合は利用を検討してみましょう。
まとめ：請求書データ化サービスで効率化！
ここまで請求書データ化サービスについてまとめてきました。
請求書データ化サービスはたくさん提供されていますが、選ぶ際はポイントがあるので確認しておくことが大事です。
もし、領収書データ化サービスの利用を検討しているなら体験も行えるはずなので、使い勝手などを確認した上で本格的な導入を検討してみましょう。