マニュアル作成サービスを比較！効率的かつ的確に業務を浸透させよう。

業務の効率化にマニュアルは必要不可欠ですが、「作成に時間がかかる」「マニュアルを作っても利用されていない」といった課題があるのではないでしょうか。

そんな課題を解決してくれるのがマニュアル作成サービスです。

上手に活用すれば、高品質なマニュアルを簡単に作成できて、業務改善や人材育成に役立ちます。

しかし、どれでもいいわけではなく、自社に最適なサービスを選ばなければいけません。

本記事では、マニュアル作成サービスを選ぶポイント3選にくわえ、おすすめサービスを4つ紹介します。

ぜひ最後まで読んで、マニュアル作成サービスの検討に役立ててください。

マニュアル作成サービスのメリット

マニュアル作成サービスを利用するなら、どのようなメリットがあるのか知っておきたいでしょう。

マニュアル作成サービスを利用するメリットが分かれば、前向きに導入を検討することができます。

以下のようなメリットがあるため、ご覧ください。

・高度なスキルが無くても簡単に作成が行える

・コストを削減することができる

・情報共有や更新も簡単に行える

・ノウハウを蓄積できる

高度なスキルが無くても簡単に作成が行える

マニュアル作成サービスを利用するなら、高度なスキルがなくても簡単にマニュアル作成することが可能です。

マニュアル作成ツールにはテンプレートが用意されているため、その中から自分の好きなデザインのものを選択することができます。

1から作成し始める必要はないため、フォーマットなども考える必要がありません。

フォーマットはデザインもある程度統一されているため、一定のクオリティは全て満たしている状態です。

機能も必要なものだけ付帯させることができるため、自分の納得のいくマニュアルをしっかり作成し、細部にこだわることも可能です。

動画を付帯させたい場合はスマホから撮影したものを貼り付けることもできるため、分かりやすいマニュアルを簡単に作成することができるでしょう。

コストを削減することができる

マニュアル作成サービスには、いろいろな業務効率の機能が搭載されているため、会社にかかる費用を削減できる可能性も高いです。

マニュアル作成のときに、例えば画面キャプチャで作業内容を分かりやすくさせたいなら、それだけ従業員数も必要になることがあるので、担当者の負担が増すことも考えられます。

外注するなら、その分の費用が発生することにもなるでしょう。

しかし、マニュアル作成サービスには最適なサイズに自動調整してくれるなど、いろいろな作業を簡略化できるので従業員の手間を削減できるため、負担を軽減させることが可能です。

また、簡単に作成できるため外注せずに自社内で対応することができ、コストを節約できることも期待できます。

情報共有や更新も簡単に行える

マニュアル作成サービスを使用するなら、情報共有や更新も比較的簡単に行うことができます。

紙を使用して作成した場合は、マニュアルの内容を変更しなくてはいけないとき、内容量によっては全て作り直さなくてはいけないことがあり、かなり厳しくなることがあります。

その点、サービス利用したときは作成したマニュアルをシステム上に保存させることができ、もし業務内容に変更が生じた場合もアクセスして変更を行うことも可能です。

また、更新前後の状況を把握しやすくしているため、間違えて古いマニュアルを利用することもありません。

システム上なの関係者は全員情報を共有することが簡単にでき、サービス利用することでより効率性が向上することでしょう。

ノウハウを蓄積できる

マニュアル作成サービスを利用するなら、ノウハウを蓄積させることができます。

マニュアル作成に用いた機能や情報などは全員で共有することができ、それぞれ知識やスキルをまとめておくことができます。

つまり、得られたノウハウは社員全員で共有することができるため、属人化の防止を行うことが可能です。

コミュニケーションを綿密取らなくてもノウハウを蓄積できるなら、今後のマニュアル作成にも活かしやすくなり、共有の手間も削減することができるため、利用を前向きに考えて見てください。

マニュアル作成サービスを利用するときのデメリットや注意点

マニュアル作成サービスを利用するときは、デメリットがあることを明記しておくべきです。

マニュアル作成サービスはメリットだけでなく、デメリットもあるため確認することで、よりミスを防ぐことができるでしょう。

マニュアル作成サービスには以下のようなデメリットや注意点があります。

・全ての機能が必要というわけではない

・月額によるランニングコストがかかる

全ての機能が必要というわけではない

マニュアル作成サービスを利用するなら、簡単にマニュアルを作成できますが、機能の使用は会社のやり方によって変わってくるはずです。

例えば、動画によって手順などのマニュアルを作成するなら、より機能が必要になりますが、テキストのみであれば必要ありません。

また、動画にする必要がなくても動画にしなくてはいけなくなるなど、マニュアル作成するときに弊害が生じることもあるため、導入する際はしっかりポイントを把握しておく必要があります。

機能によってはややこしくなることもあるため、注意しておきましょう。

月額によるランニングコストがかかる

マニュアル作成サービスを利用するなら、月額費用がかかってきます。

各サービスによってかかるランニングコストは違ってきますが、毎月費用が発生することになれば、その分の出費を計算しなくてはいけないため、会社によっては経費負担が増すことになります。

外注して作成するよりもコスト負担は軽減できる可能性もありますが、ランニングコストがかかるようなら、長期的に負担もかかるため、利用する際は計画を立てておくことが重要です。

マニュアル作成サービスを選ぶポイント

マニュアル作成サービスを導入したいけど、数が多くて選べない方も多いのではないでしょうか。

少し調べるだけで膨大な数が出てくるため、迷ってしまって当然です。

実は、最適なものを選ぶにはコツがあります。

ここからは、自社に合ったマニュアル作成サービスを選ぶポイントを紹介します。

1. 使用目的に合っているか
2. 操作が簡単か
3. サポートとセキュリティは十分か

導入しても使いこなせなければ無駄なコストばかりかかるので、きちんとポイントをおさえてから検討しましょう。

1．使用目的に合っているか

マニュアル作成サービスを選ぶ前に、自社の使用目的を確認しましょう。

例えば、複雑な手順に関するマニュアルが作りたければ、画像や動画を簡単に編集できるサービスが必要ですし、文字だけでいいならシンプルな機能で十分でしょう。

使わない機能は利用者にとってわかりにくいだけでなく、無駄なコストにもつながります。

必ず、何のために導入するのか明確にしてからマニュアル作成サービスを選んでください。

2．操作が簡単か

マニュアル作成サービスは、社内で共有するため誰にとっても操作しやすいことも重要なポイントです。

どんなに便利な機能でも使いこなせなければ意味がなくなってしまいます。

作成・利用の両方とも使いやすいサービスを選びましょう。

ほとんどのサービスには無料トライアル期間があるので、実際に使ってみて操作性を確かめるのがおすすめです。

3．サポート体制は十分か

導入前後にサポートをしっかり受けられるかも大切なポイントです。

主に以下のサポートが受けられるかを確認しましょう。

• 導入前にレクチャーを受けられる
• 定期的な実践セミナーが開催して活用をサポートしてくれる
• 導入後も継続して電話やメールでサポートしてくれる

安心してサービスを利用するためにはサポートは欠かせません。

サポート体制が整っているかは必ずチェックしてください。

マニュアル作成サービスを導入する際の手順

マニュアル作成サービスを導入する際は、手順を理解しておくことは大事です。

手順を把握しておくことにより、マニュアル作成サービスをスムーズに導入することが可能です。

どのような流れになっているのか以下をご覧ください。

目的を定める

マニュアル作成を導入するときは、目的を定めることが大事です。

曖昧なままだとマニュアル作成をしたとしても、不備が多くなり、予想した効果を発揮させることができない場合もあります。

そうなると、マニュアルで記載されている項目を見たとしてもシーンとして利用することができず、そのまま使用されずに終わってしまうことになるでしょう。

そのため、どのような従業員に読んで欲しいのか、どのようなシーンで使用すべきなのか具体的に考えることが大事です。

目的をしっかり決定したなら、マニュアルの内容も実用的になり、運用開始後も長く利用することができます。

何のためのマニュアル作成なのかを把握して利用するようにしましょう。

スケジュールを決定して完成度を高める

マニュアル作成の目的が把握できれば、スケジュールを決定するようにしましょう。

マニュアル作成をするときは、何か新しいツールを導入したいときや、事業を始めたときなどに必要になります。

そのため、運用を開始するまでの納期が定められており、作成に必要な時間を計算しておくようにすべきです。

マニュアル作成をするときは、情報整理や見出し作成、内容作成など、様々な分野を計算して細かく落とし込んでいく必要があります。

また、マニュアル作成の内容は利用者の声を聞きながら改善を繰り返していき、完成度を高めていくため、ギリギリに詰めて作成するよりも余裕を持たせておくのがおすすめです。

1度で完成することも少ないため、その点も把握しておきましょう。

タイトルや見出しなどの全体像も考える

マニュアル作成でスケジュールを計画できれば、タイトルや見出しなどの全体像を考えていきます。

マニュアルの骨組みとなる構成を最初に決定して目次や見出しを整えていくことで、段階的にやり方や操作方法を指導していくことが可能です。

全体像が定まらずに、見出しなどを構成していくと、後になって必要なものを追加することや修正する必要が生じるため、効率性が悪くなります。

全体像がしっかり定まれば自然と記載する内容が決定し、本来の作成目的と内容が一致しやすいため読んでいて分かりやすいマニュアルにできるでしょう。

また、マニュアル作成に関わる主なメンバーを確認すれば、手戻りを減らすことができるため効率的なマニュアル作成が行えます。

全体像は内容だけでなく、利用者のことも考えて作成していきましょう。

サービスを利用して作成していく

目的やスケジュール、全体像を把握することができれば、マニュアル作成サービスを利用して作成していきます。

選択したマニュアルサービスによって操作性に違いは生じますが、動画や音声機能、翻訳テキストなどを使用して、分かりやすいマニュアル作成になるように確認しながら作成しましょう。

フォーマットにより書き出すときは、読み手を意識することや説明文をシンプルにすること、また視覚ではっきり理解できるのかを確認していくと、良いマニュアルに作成できます。

流れに沿って、スケジュール通りに作成していきましょう。

マニュアル作成ツールを導入して成功させるポイント

マニュアル作成ツールの導入をするなら、成功させるポイントについても理解しておくべきです。

導入しても成果を得られないなら、マニュアル作成ツールを利用してもあまり効果がありません。

導入成功のポイントは以下をご覧ください。

読み手を具体的にイメージする

マニュアル作成サービスを利用するときは、読み手を具体的にイメージするようにしましょう。

読み手によりマニュアルの受け取り方は大きく変わります。例えば、新人従業員のためのマニュアルであれば、1からやり方や手順を確認する必要があるため、具体的に記載する部分や簡潔さが必要になります。

マニュアルで使用する単語も変わってくるはずなので、より丁寧さが求められるでしょう。

また、業務のリーダーになる人にマニュアル作成をするなら、ポイントのみを簡潔に記載し、時には画像や動画を埋め込む必要もあるかもしれません。

相手のニーズに合わせて作成するようにしましょう。

運用開始後も継続して見直す

マニュアルは1度作成し終えれば、終わりというわけではありません。

運用開始後の継続的な見直しが大事であり、マニュアルは劣化させないように定期的にアップデートする必要があるため、業務内容のへんかや組織の変化に順応していく必要があります。

更新時のマニュアル作成担当者が不在とならないようにするためにも、役割や引き継ぎのルールを決定しておくことも大事です。

しっかり内容を把握して、マニュアル作成で追加や見直しの有無を確認するようにしてください。

マニュアル作成サービスを比較【4選】

では、具体的にどんなマニュアル作成サービスがあるのでしょうか。

ここからは、おすすめのマニュアル作成サービスを4つ紹介します。

• Tebiki
• Teachme Biz
• VideoStep
• toaster team

それぞれ強みが異なるため、自社に適したサービスを選びましょう。

価格や導入メリットも詳しく紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。

Tebiki

Tebikiは、動画マニュアルを簡単に作成できるサービスで、現場スタッフが教育用動画マニュアルを作成するときにおすすめです。

スマートフォンで撮影するだけで、音声認識機能により自動的に字幕や翻訳テキストを生成してくれます。

字幕だけではなく、動画への図形挿入やシーンカットも簡単です。

Tebikiは製造業・サービス業などさまざまな企業で導入実績があり、誰でも編集できる操作性の良さに定評があります。

また、字幕を100カ国語以上の言語に翻訳できるため、外国人スタッフが多い企業にもおすすめです。

さらに、マニュアルはクラウドに保存され、視聴数や習熟度をレポートで管理できます。

価格はプランによって異なるため、まずは問い合わせてみてください。

Teachme Biz

Teachme Bizは、スマートフォンやタブレットで撮影した動画をテンプレートに沿って編集するだけで簡単に動画マニュアルが作れるサービスです。

誰でも簡単に画像や動画編集ができ、導入から運用まで担当者がサポートするため、「活用できないかも」という心配がなくなります。

導入実績も小売・宿泊・製造・飲食・物流など多岐にわたっており、2021年の株式会社アイディエーションによる「マニュアル手順書ツールユーザー満足度調査」では利用率と顧客満足度でナンバー1を獲得しました。

また、検索機能やQRコードでのマニュアル出力、マニュアル内のタスク配信が可能など運用に便利な機能も充実しています。

トレーニング機能もあるので、マニュアル作成に限らず従業員の育成や業務効率化にも役立てることができるでしょう。

VideoStep

VideoStepは、音声AIを活用したクラウドサービスを扱う株式会社LAMIAが提供する、企業の課題解決に役立つマニュアル動画作成サービスです。

最大の特徴は、PowerPointのようなシンプルな編集画面でしょう。

動画編集スキルが全くない方でも簡単に扱えます。

また、動画の更新や再編集も容易にできるので、専任の担当者も必要ありません。

作成した動画はクラウド上に蓄積され、管理画面で各動画の閲覧履歴や総再生時間が確認できるので、さまざまな分析に活用できます。

字幕は機械翻訳でき、音声も多言語で吹き込めるので海外にも対応可能です。

さらに2022年夏秋には、音声解析AIによって自動で文字起こしを行う機能をリリース予定で、今後が楽しみなサービスだといえるでしょう。

toaster team

Toaster teamは誰でも簡単に文書や動画のマニュアルを作成できるサービスです。

製造・飲食・宿泊・教育など業界業種や事業規模を問わず、さまざまな企業に導入され、累計導入社数は2,000社を突破しています。

日本e-Learning大賞ナレッジ共有特別部門賞をはじめとして、数々の賞を受賞しており、信頼できるサービスといえるでしょう。

ExcelやWordなどあらゆるファイル形式に対応した文書マニュアル作成から、用語集や議事録、Webクリッピングにも対応しています。

さらに、動画マニュアルはスマートフォン1つで撮影から編集まで完結するのも大きな魅力です。

Toaster teamを使えばマニュアルから社内wikiまでナレッジを一括管理できるので、業務の視覚化・仕組み化に役立つでしょう。

まとめ：マニュアル作成サービスで業務効率UP!

マニュアル作成サービスについて、導入メリットや選ぶポイント3つ、さらにおすすめサービスを4つ紹介してきました。

マニュアル作成を誰でも簡単にできるようにすれば、業務効率は格段に上昇します。

マニュアル作成サービスは数多くリリースされているので、自社に適したものを選ぶことが重要です。

何が作りたいのか、どう活用したいのかを明確にしてからサービスを選定しましょう。

特に誰でも操作できることは大切なので、必ず社員が使いこなせるかどうかしっかりと検討してください。

ベストなマニュアル作成サービスを選べば、業務の効率化だけではなく人材育成やコストカットまで実現できます。

本記事がマニュアル作成サービス選びの役に立てれば幸いです。