シフト管理をもっと簡単に行いたい。
そんな悩みはありませんか。
近年では、シフトを自動で組んでくれるシステムも多数登場しました。
本記事では、シフト管理システム導入のメリットから、選ぶポイント、おすすめのシフト管理システムを詳しく紹介します。
シフト管理システムとは
シフト管理システムとは、今まで紙媒体や口頭で行っていたシフト希望をアプリなどで行い、シフトの作成や管理を簡単に行えるように作られたシステムです。
店舗の規模や、有資格者の有無などを考慮してシフトの作成が可能になります。
システム導入によりシフト管理を簡易化、一元化することができます。
シフト管理で悩むこととは？
シフト管理をするときは、悩むポイントもあるでしょう。
どのような部分で悩むことがあるのか知っておくとシステム利用も前向きに検討しやすくなります。
以下のような悩みがあるので確認してみましょう。
シフトに偏りが出てしまい不平等になることがある
シフト作成するときは、偏りが出て不平等になってしまう場合もあります。
時間や曜日などは満遍なく配分することが理想的ですが、人によって希望する時間帯やシフトは違いが生じるため、偏ってしまうことがあります。
そのため、ある従業員はシフトが少なく、1週間の勤務時間が短くなることもあれば、ある人は時間が長くなり負担が大きくなるなど、問題が発生することもあるでしょう。
業務によって偏り方は違いが生じるはずですが、サービス業であれば土日や祝日にシフトに入る必要性が生じるため、休みを取ることが難しい人もいます。
シフトに偏りが生じてしまうことで、従業員への不満が生じてしまい、離職率などが高くなって人材難になることもあるでしょう。
場合によっては業務に支障が生じることもある
シフト作成するときは、従業員の希望に応じて組んでいくのが主流です。
しかし、場合によっては従業員の希望通りに行えないこともあるでしょう。
例えば、ある従業員が1週間に3日ほどの勤務にしていても、業務内容によっては人員確保が必要になるため、無理を言って出勤してもらわなくてはいけない場合もあるでしょう。
ただ、学生などを多く雇用している職場の場合は、無理を言えない環境でもあり、少ない人員で稼働させなくてはいけないこともあります。
その場合、人員が少ないことで効率が低下してしまい、利益も落としてしまうことが予想されます。
人員を上手く管理しないと業務効率自体が低下することになり、損失も大きくなる場合があるため、効果的な振り分けをする際に悩んでしまう人もいるでしょう。
シフトを作成するまでに時間がかかってしまう
シフトは従業員の希望する時間帯を考慮して、作成していく必要があります。
作成者は従業員の不満が出ないように満遍なく配分する必要がありますが、管理している人数が多くなれば当然業務負担は大きくなります。
全従業員の希望も確認しなくてはいけないため、もし休みなどの関係でシフトに偏りが生じるなら一部の従業員に負担をかけてしまうことにもなるでしょう。
また、シフトは提出期限から発表までの期間も短くされているため、急いで作成しなくてはいけないこともあります。
効果的なシフト作成をしなくてはいけないため時間もかかり、他の業務と並行して行う必要もあるため、負担がかかってしまうこともあるでしょう。
シフト作成者も責任の大きさから悩みの1つになると言えます。
シフト管理システム導入のメリット
シフト管理システム導入のメリットは以下です。
・スタッフはいつでもシフトを提出できる
・使用者が様々な条件を設定し、自動でシフトを組める
順番に説明していきましょう。
スタッフはいつでもシフトを提出できる
シフト管理システム導入のメリットは働くスタッフにも、シフトを管理する使用者にもメリットがあります。
スタッフの大きなメリットは、場所や時間を選ばずにシフトの希望が提出できる点でしょう。
シフト管理システムでは、専用のアプリやLINEを使用したものがあり、シフト提出の期限内であれば早朝や夜中でも提出できます。
シフトを提出するためだけに勤務先に行く・シフトの希望を受け取れるスタッフが忙しそうにしていて、なかなか提出できない…そんな心配がなくなります。
使用者が様々な条件を設定し、自動でシフトを組める
スタッフから提出された希望シフトをもとに、使用者が1からシフトを組む必要はありません。
多くのシフト管理システムでは、出勤できるスタッフの状況から自動でシフトを作成する機能がついています。
さらに、この時間帯だけスタッフが足りないという場合でも連携する他店からスタッフを応援で呼ぶなど、シフト管理システムはシフト管理に必要な時間と手間を大幅に削減してくれるでしょう。
また、業種によっては有資格者が店舗にいない時に、商品が販売できなくなる場合もあります。
こうした問題を防ぐために、有資格者のスキルをあらかじめ登録しておき、不在の時間が短くなるようシフトを組むことができます。
シフト管理システム導入のデメリットや注意点
シフト管理システム導入にはデメリットと注意点もあります。
どのようなデメリットがあるのか知っておくなら、損失部分を考慮して利用できます。
シフト管理システムには以下のようなデメリットと注意点があります。
・システムを使いこなすことができるように教育する必要がある
・コストがかかる
・必要に応じてサポート受けられるのか
システムを使いこなすことができるように教育する必要がある
シフト管理システムを導入するときは、使いこなすことができるように従業員の教育を行わなくてはいけません。
シフト管理者の場合は上手く使いこなすことができなければ、業務効率化や公平という部分が機能せず、導入した際のメリットを活用することができません。
シフト管理システムの必要機能について指導すると共にマニュアル作成やフォローなども行って、早く操作に慣れるように取り組む必要があります。
ただ、機械の操作に慣れていない人であれば、覚えて使いこなすまでに時間がかかることもあるため、最初は効率という点で不具合が生じることも考えられます。
また、1人のみの使いこなしだと、その人が離職した際に再度別の従業員で教育し直さなくてはいけないため、複数人が管理できるように体制を整えておくことも大事です。
教育という点で各事業は時間がかかることをめいきしておきましょう。
コストがかかる
シフト管理システムを活用するためには、コストがかかることも確認しておくべきです。
シフト管理システムでは多機能を使用することができますが、導入コストは利用する内容によって変わってきます。
初期費用だけでなく月額費用もかかることがあるため、運用を開始しても毎月のランニングコストによって利用するのが難しくなることもあるでしょう。
シフト管理システムの利用前に見積もりを確認して費用対効果を行うようにしましょう。
必要に応じてサポート受けられるのか
シフト管理システムを導入する際は、必要に応じてサポートを受けることができるのか内容を確認する必要があります。
シフト管理者は多忙なため、必要に応じて導入支援サービスを受けることができた方がメリットが大きいです。
サポート内容は提供する業者によって範囲などは異なるため、負荷を下げるようにサポートを検討しましょう。
シフト管理システムを選ぶポイント
シフト管理システムを選ぶときは、以下のポイントをあらかじめ確認しておきましょう。
・シフト管理システムの使いやすさ
・勤務体系に合わせて使用できるか
それぞれのポイントを解説します。
シフト管理システムの使いやすさ
シフト管理システムといっても、1か月ごとにシフト希望を聞く職場や、1週間ごとに希望を聞く職場もあり様々です。
こうしたシフト管理をする使用者が使いやすいシステムを探すのがおすすめです。
また、シフト管理システム全般の使いやすさも確かめておくとよいでしょう。
細かい設定が可能か、出退勤管理も同時に行いたいのか、そのほかの必要な機能も確認しておくと導入がスムーズになります。
勤務体系に合わせて使用できるか
職場ごとにシフト管理において必要とされる機能は異なります。
飲食店から小売店まで、勤務体系が異なればシフト管理のやり方も変わってくるでしょう。
使用者の環境に合ったシフト管理システムを探すのがおすすめです。
例えばドラッグストアを例にすると、販売資格を持つスタッフや特定の薬を販売するための有資格者が勤務する必要があります。
こうした現場では、店舗を営業するために欠かせないスタッフの有無が把握できるものを選ぶとよいです。
あらかじめ有資格者を登録しておくことで、資格のある人がいない時間帯を簡単に把握することができます。
スキルの高いスタッフの登録機能も便利です。
おすすめシフト管理システム5選を徹底比較
ここでは、おすすめのシフト管理システムを5つ紹介・比較していきます。
| シフト管理システム名 | 特長 | 費用 | 運営会社 |
| Airシフト | 初期費用無料 2か月間無料のトライアル期間がある シフトの希望をシフトボードと連携 シフト表にそのまま反映できる |
初期費用：0円 月額：110円/1人当たり |
株式会社リクルート |
| らくしふ | 導入事業所数17,000以上 契約継続率 99.4% LINEを利用してシフトの回収が可能 労務管理の手間も削減 |
初期費用：11,000円/1店舗当たり 月額：369円～ |
株式会社クロスビット |
| SHIFTEE | クラウド型のシフト管理システム 45日間の無料のトライアル期間がある 専用のアプリでシフトの回収が可能 |
初期費用：0円 月額：200円～/1人当たり 初期設定代行作業：100,000円～ 通知機能や労働警告機能が含まれるカスタマイズ（FULL版）は要問合せ |
株式会社システムサポート |
| KING OF TIME | 30日間の無料のトライアル期間がある 登録人数ではなく、その月に打刻があった人数に応じて料金が課金される oplusと組み合わせることで、スマートフォンからシフトの提出が可能になる |
初期費用：0円 月額：300円/1人当たり |
株式会社ヒューマンテクノロジーズ |
| Sync Up | アプリでシフト提出できる 労務制限に違反しないようアラートでお知らせ スタッフへのメダル機能が現場のモチベーションアップにつながる 他店スタッフのヘルプも可能 2か月間の無料のトライアル期間がある |
要問合せ | パーソルイノベーション株式会社 |
Airシフト
・初期費用0で導入へのハードルが下がる
・2か月間の無料のトライアル期間がある
・シフトの希望をそのままシフト表に反映できる
Airシフトは、株式会社リクルートが提供するシフト管理システムです。
有名なリクルートが手掛けるシフト管理システムということもあり、利用事業者も増加しているようです。
Airシフトの特長は、導入までのハードルが低いことです。
利用にあたって必要になる初期費用が無料であるうえに、2か月間の無料のトライアル期間があるので実際に試してから、じっくりと検討できます。
既存のシステムから変更を検討している場合でも、同時利用しても2か月は利用料がかからないのは助かりますね。
また、月額利用料も1人あたり110円と他のシフト管理システムより安くなっています。
専用のアプリを利用して、スタッフがシフトの希望を入力するとシフト表に反映されます。
そのため、希望のシフトを集めてから、同じ表にまとめる手間を省くことができます。
さらにタイムカード機能も無料で利用することが可能です。
出退勤や休憩時間などの打刻をもとに、人件費の計算にも利用できます。
らくしふ
・17,000以上の事業所で導入実績あり
・LINEを利用したシフトの回収が可能
・労務管理もシステムがサポートしてくれる
らくしふは、株式会社クロスビットが提供するシフト管理システムです。
導入事業所数17,000以上と実績のあるシフト管理システムとなっています。
また、契約継続率が99.4%と高く、使用者の満足度が高いことも特徴でしょう。
らくしふの特長は「LINEでシフトの回収が可能」であることです。
多くのシフト管理システムは、専用のアプリやブラウザでの入力が一般的ですが、らくしふはLINEでシフトの回収ができます。
LINEでシフトを回収し、完成したシフトもLINEで共有できます。
スタッフも普段から使用しているLINEを確認すればよいため、負担を減らすことができます。
対面でシフトの回収を行う際のトラブルを防止し、記録に残るLINEを利用することでスムーズなシフト作成をサポートしてくれます。
そんならくしふは、労務管理のサポートも備えています。
労務制限に違反したシフトを作成するとアラートが表示されるため、違反を未然に防ぐことができる仕組みです。
また公式サイトには、利用中の企業300事業所規模を想定し、システム導入前と導入後で労務時間に関するチェックにかかった時間を比較したデータがあります。
これによると、らくしふを導入した事業所では労務管理にかかった時間を96％削減することにつながると算出されたそうです。
シフトを調整や、労務制限に違反しないかを確認するなど、使用者側の負担も多く軽減できるシフト管理システムといえるでしょう。
SHIFTEE
・クラウド型のシフト管理システム
・45日間の無料のトライアル期間がある
・スマートフォンから簡単にシフトが提出できる
SHIFTEEは、株式会社システムサポートが提供するシフト管理システムです。
クラウド型のシステムなので、管理していたデータが消えてしまう…そんな心配もありません。
半月に1度シフトの希望を集める場合や、月に1度シフトを集める場合などケースに合わせた柔軟なシフト回収が可能です。
シフトの提出はスマートフォンからできるので、スタッフは隙間時間で簡単にシフトの希望が出せます。
SHIFTEEではスキル登録機能もあります。
営業時間中に、資格を持った人がいないと商品を販売できない・サービスが提供できない場合もあります。
こうしたスタッフをスキル登録しておくことで、シフト表上で簡単に確認することが可能です。
また、スタッフの連続勤務や労務制限に違反したシフトが組まれていないか確認する機能もついています。
シフトを作成する段階でアラートがかかるため、働かせすぎを未然に防ぐことが可能となります。
KING OF TIME
・30日間の無料のトライアル期間がある
・月額利用料のみで、打刻があったスタッフの分だけ課金される
・様々な労務管理が可能
KING OF TIMEは、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供するシフト管理システムです。
シフト管理システムとしても、優秀ですが企業の労務管理システムとしても十分使用できるでしょう。
残業時間の管理や、有給の管理・勤務状況の確認・給与計算ソフトとの連携・帳票出力も可能です。
在宅勤務やテレワークに対応した打刻も可能で、シフト管理以外でも活躍できるシステムとなっています。
そんなKING OF TIMEは、45日間の無料のトライアル期間があるため、シフト管理システムの導入や移行を考えている場合に、おすすめのシステムです。
なお、スタッフからのシフト提出を円滑に行うためにはoplusなどのクラウドシフト管理サービスと連携させることで、可能になります。
KING OF TIMEは大人数のシフトの管理も簡単に行えるのが特長です。
また、月額利用料が発生するのはその月に打刻があった人数分だけなので、長期休みのスタッフが1か月以上出勤していない場合などは課金対象から自動で除外されます。
辞めたスタッフは打刻が無くなるので、ユーザー登録を消し忘れたため課金されてしまったというミスも無くすことができます。
Sync Up
・アプリでシフト提出できる
・2か月間の無料のトライアル期間がある
・スタッフへのメダル機能がユニーク
Sync Upは、パーソルイノベーション株式会社が提供するシフト管理システムです。
専用のアプリからシフトを提出できるためスタッフも隙間時間でシフトの提出が可能です。
提出期間も1週間ごと・半月ごと・1か月ごとと様々なパターンから必要に応じて選択できます。
また、Sync Upは使用者も、スタッフも使いやすいシステムが特長となっています。
スタッフの資格や熟練度も登録できるため、有資格者がいないと商品やサービスの提供ができない時間帯を確認するのも簡単です。
必要な場合は有資格者に声をかけ、あらかじめ調整しておくことができます。
Sync Upは、2か月間の無料のトライアル期間があるため、じっくり使用感を確かめてから利用することができます。
Sync Upでは人手が不足する時間帯を募集シフトとして登録しておくことができます。
募集シフトには、他店のスタッフが応援で登録することも可能になり柔軟なシフトが作成可能です。
さらにメダル付与機能があり、スタッフにありがとうの気持ちを伝えることができます。
具体的には「新人のサポートをしてくれてありがとう」「ヘルプに来てくれて助かりました」などの言葉を添えることができます。
メダルをもらったスタッフも、少しモチベーションが向上するようなユニークな機能も備えています。
まとめ：シフト管理システムを利用して抜け漏れのないマネージメントを！
本記事では、シフト管理システム導入のメリットから、選ぶポイント、おすすめのシフト管理システムを詳しく紹介しました。
導入事業所数が多い実績のあるものや、労務管理とも結び付けられる多機能なシフト管理システムなどたくさんの種類があります。
記事を参考に自社に合ったシフト管理システムを探してみてはいかがでしょうか。