エクセルは今や、ビジネスにおいてもっと使われているツールの1つではないでしょうか。
そんなエクセルですが、十分に使いこなせていますか？
エクセルには"関数"と呼ばれる機能があり、これを使うことでできることの幅が非常に広がります。
今回は、このエクセルの"関数"について、おすすめのモノをいくつかご紹介します。
この関数を利用して、作業の効率化を図ってみてください。
覚えておくと便利！エクセル関数【厳選10つ】
では、早速、エクセル関数の中からいくつか紹介していきます。
1.IF関数
1つ目は、IF関数です。
IF関数は、条件を設定して、その条件に対して、"真”か"偽"を表示させることができます。
言葉で書くと少し難しく感じるので実際、例を挙げるので、そちらで確認していきましょう。
A列に適当な数字を並べ、B列にIF関数を入力していきます。
B1に「=IF(A1>50,"○","×")」という条件式を入力しています。
この式の意味は、"もしA列に入力されている数字が50より大きい場合、○をつけ、50以下の場合は、×をつける"です。
数ある数字の中から、〇〇の条件を満たしたモノだけ見つけたい！などの際に有効になります。
また、これ以降に紹介するエクセル関数も同様ですが、B1に条件を入力したら、それ以降は入力する必要はなく、B1の緑枠の右下にカーソルを合わせて、下に引っ張れば、自動で条件を入力してくれます。
2.IFS関数
2つ目は、IFS関数です。
IF関数では、単発の条件しか設定できません。
それを解決してくれるのがIFS関数になります。
複数条件を設定できるため、IF関数より汎用性があります。
A列は先ほどのIF関数と同じモノを利用します。
今回、B1に「=IFS(A1>100,"上",A1>50,"中",A1>0,"小")」という条件式を入力しました。
意味は、
・A1が100より大きい場合は、"上"
・A1が50より大きい場合は、"中"
・A1が0より大きい場合は、"小"
を表しています。
上記の様に、IFS関数は、複数の条件を設定することが可能です。
単純な仕分けは、IF関数。少し複雑な仕分けは、IFS関数を利用しましょう。
3.COUNTIF関数
3つ目は、COUNTIF関数です。
COUNTIFは設定した条件に該当する数を抽出してくれる関数になります。
A列はこれまでと同じモノを利用します。
今回、C1に「=COUNTIF(A1:A7,">=100")」という条件式を入力しました。
これは、"A1からA7の範囲に入力されている数値が100以上の個数がいくつか数えてください"を表しています。
今回の場合だと、100と120と500が該当するので、「3」になります。
条件に該当する個数をすぐに数えたい時に便利な関数です。
4.COUNTIFS関数
4つ目は、COUNTIFS関数です。
IFとIFSの関係と同じく、COUNTIFの複数条件verです。
A列に性別、B列にこれまでと同じ数字を利用します。
今回、D1に「=COUNTIFS(A1:A7,"女",B1:B7,">=100")」という条件式を入力しました。
これは、"A1からA7の範囲に入力されているテキストが「女」かつ、B1からB7の範囲に100以上の個数がいくつか数えてください"を表しています。
今回の場合、4行目(女、120)と5行目(女、500)が該当するので、「2」となります。
複数条件で個数を数えたい時に便利な関数です。
5.SUMIF関数
5つ目はSUMIF関数です。
SUMIFは、条件を設定し、それに該当するモノの合計値を出してくれます。
A列に性別、B列に適当な数字を入力して、人数とします。
今回、D2に「=SUMIF(A2:A8,"男",B2:B8)」という条件式を入力しました。
これは、"A2〜A8で[男]と入力されているB列の数字を合計して表示してください"を表しています。
要は、男の人数ですね。
今回だと、30人＋100人＋500人＋35人で、665人になります。
COUNT系の関数だと、個数を数えてくれて、SUM系の関数だと個数ではなく、合計値を出してくれます。
6.SUMIFS関数
6つ目はSUMIFS関数です。
今までの流れ見ていただければ、もうおわかりだと思いますが、SUMIFの複数条件verです。
A列に性別、B列に年齢、C列に人数を入れています。
今回、E2に「=SUMIFS(C2:C8,A2:A8,"男",B2:B8,">30")」という条件式を入力しました。
これは、"A2~A8で[男]と入力されているかつ、B2~B8で[30より大きい]、C2〜C8の数値の合計値を表示してください"を表しています。
今回だと、30歳より年齢が高い男性になるので、100人＋35人で135人になります。
式の1番最初に、"C2:C8"がきているので少しややこしいのが難点です。
7.TODAY関数
7つ目はTODAY関数です。
これは簡単で単純なのに、使えたら便利な関数です。
今日の日付を表示してくれます。
使い方は簡単です。
今日の日付を表示したいセルに"=TODAY()"と入力するだけです。
TODAYだけではなく、()も必ず入力するようにしてください。
このTODAY関数を使えば、エクセルを利用する際に、毎回、今日何月何日だっけ・・？と考える手間が省けます。
8.CONCATENATE関数
8つ目はCONCATENATE関数です。
別々のセルに書かれているモノを統合することができます。
A列の1行目、2行目、3行目にそれぞれ数字を入れます。
今回、C1に「=CONCATENATE(A1,A2,A3)」という条件式を入力しました。
これは、"A1とA2とA3にかかれているテキストを前から順に統合してください"を表しています。
今回の場合、080、1111、2222を順に統合するので、08011112222となります。
また、関数とは関係ないですが、エクセルは、"080"など頭の文字を"0"にしていると、"08"と表示されてしまい、頭の0が消えてしまうことがあります。
そんな時は、0の前に'(アポストロフィー)を入力してください。
そうすれば、0を表示できます。
9.LEFT/RIGHT関数
9つ目はLEFT/RIGHT関数です。
左から〇〇番目、右から〇〇番目の文字を抜き出すことができます。
まずは、LEFT関数から見ていきます。
A列に郵便番号を想定したテキストを入れました。
それを〇〇〇(前三文字)と〇〇〇〇(後ろ4文字)を別々のセルに分けたいとします。
まず、C1に"=LEFT(A1,3)"を入力しました。
これは、"A1に書かれているテキストの左から3番目までを表示してください"を表しています。
今回の場合だと、1010033の左から3番目までになるので、"101"となります。
次に、RIGHTです。RIGHTもLEFTと容量は同じです。
D1に"=RIGHT(A1,4)"を入力しました。
これは、"A1に書かれているテキストの右から4番目までを表示してください"を表しています。
今回の場合だと、1010033の右から4番目までになるので、"0033となります。
郵便番号や電話番号など規則性があるものには有効活用できるでしょう。
ちなみに、MID関数というものもあり、これは、前から〇〇番目の文字から〇〇文字を抜き出すことができます。
例えば、A1セルに"08011113333"という文字列があった際に、"=MID(A1,4,4)"と式を組み立てれば、前から4番目の文字から4文字を抜き出せます。
つまり、"1111"となります。
これもLEFT/RIGHTのついでにMIDも覚えておくと便利です。
10.VLOOKUP関数
10つ目は、VOOKUP関数です。
今までの関数と比べると、難易度がぐん！とあがるかもしれません。
VLOOKUPは、条件に該当するセルを探してきて、表示してくれます。
VLOOKUPは言葉で説明してもわかりにくいので、早速実際の画面を利用して、感覚をつかみましょう。
今回は、sheet1とsheet2の2つのタブを用意して進めます。
まず、sheet1には、下記を記載しました。
続いて、sheet2には、下記を記載します。
これからやることは、VLOOKUP関数を利用して、sheet2のB列に、sheet1と同じ数字を表示させていきます。
実際に、sheet2の"B1"にVLOOKUP関数を利用した結果が以下です。
今回、sheet2のB1に「=VLOOKUP(A1,Sheet1!$A$1:$B$7,2,FALSE)」という条件式を入力しました。
※"$"は、その範囲で絶対固定したい時に使います。
これは、"A1に記入されているテキストをSheet1のA1〜B7の範囲で探してきて、もしそのテキストを見つけたら、そのテキストの右隣の列のテキストをB1に表示させてください。もし、見つからなかったら、falseを表示させてください"を表しています。
今まで紹介した中では、少し難易度が上がったかもしれません。
「=VLOOKUP(A1,Sheet1!$A$1:$B$7,2,FALSE)」をさらに補足します。
A1：sheet2の"A1"に記入されているテキストは、"A"です。このAを探しにいきます。
Sheet1!$A$1:$B$7：この"A"をsheet1のA1〜B7の範囲から探してきて！という指令を出しています。
2："A"は、sheet1の"A1"に書かれているテキストなので、そこから右に2番目の列に書かれているテキストを表示させてください。
FALSE：もし、"A"が見つからなかったり、その他問題が発生したら、FALSEを表示させてください。
これが条件式のそれぞれの意味になります。
"Sheet1!$A$1:$B$7"の部分ですが、"A"が書かれている列(探したい列)から表示させたいテキストが入っている列までを指定します。
この範囲設定が最初戸惑うかもしれませんが、慣れれば意外とすぐに設定できるようになります。
また、今回は、右隣の列のテキストを表示させるために、「2」としていますが、これがもう1つ右のテキストを表示させたければ、「3」になります。
また、「3」とした場合、範囲も、Sheet1!$A$1:$C$7 など3列分指定する必要があります。
経験上、理解するより何度もトライして慣れていく方が身につくのは早いかな、と感じます。
まとめ：関数を利用してエクセルを最大限活用しましょう
ここまで、エクセル関数を10つ紹介してきました。
知っていた関数もあれば、そうではない関数もあったのではないでしょうか。
もし、知らない関数があった方は、これらをまずはマスターしてエクセルをより効率よく利用することを意識してみてください。
これらを全て知っている方は、さらに難度の高い関数も覚えていくことをおすすめします。
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