RPAで業務改善を実現したい！メリットや注意点は？

近年、RPAを使った業務改善を行う企業が増えてきました。大手企業の50%以上がRPAを導入しているという調査結果もあるほどです。

中小企業でも導入する企業は年々増えています。

ではRPAで、どうすれば業務改善を成功に導けるのでしょうか？

本記事では、RPAで実現できる業務改善やそれに向けた準備、注意点などについて解説します。

RPAとは何か

そもそもRPAとは、「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略です。

その名の通り、ロボットで業務を自動化するのがRPAです。昨今言われる生産性の向上や働き方改革に大変効果があるとして評価の高いデジタルテクノロジーです。

ロボットと聞くと人型のものを想像されるかもしれません。そうではなく、RPAはパソコンやクラウド上で動くソフトウェアです。

また、RPAソフトは比較的他のプログラミングソフトと比べて初心者でも扱いやすいのも特徴です。

そのため非IT人材でも習得しやすいので、企業としても採用しやすいのです。

筆者は以前、全くプログラミングの知識がない事務員が2日間の外部研修を受けただけで簡単なRPAロボットを作っている現場にいました。

AIとどう違うのか？

RPAはAIとよく混同されます。ですがRPAはAIとは全く異なるものです。

RPAは人間が行う単純作業や定型作業を得意とします。

業務における判断やルール作りは人間が行う必要があります。

RPAは人間が設定した通りに業務を行うのみです。

一方でAIは人工知能です。

人間の頭脳のように、自分で判断や学習をします。これがRPAとの違いです。

RPAが得意な業務は？

RPAが得意な業務は、いわゆる「ルーティン業務」が得意です。

バックオフィスの定型業務で、人間が行うと時間がかかる・面倒な作業はRPAに向いています。

具体例は下記です。

・単純な入力作業

・任意のファイルを特定の場所に保存する

・大量のコピー＆ペースト

・特定のシステムで繰り返し検索して結果を保存

RPAが扱えるソフトはExcelのような表計算ソフトだけではありません。

ブラウザや特定のアプリケーションも操作できます。また、複数のシステムを横断して業務を行うことも可能です。

なぜ業務改善にRPAが使われるのか？

少子高齢化社会が進むにつれ、労働力不足が問題となっているからです。

限られた人材で多くの業務を行うためには、業務の効率化が必須です。

そのために人間でなくてもできる業務をRPAにします。

空いた時間で人間しかできない業務を行えば、さらに生産性を向上させることができます。

また、このコロナ禍もRPAが進んだきっかけです。

社員のリモート化やニューノーマルなど、あらゆる企業が変革を求められる時代です。

企業がこれからの時代を生き残るためには、業務改善が必須です。

その一環としてRPAが重要です。

RPAで何が改善できるのか

まずRPAはミスをしません。

何時間もかかる単純作業を、人間が100%ミスをしないなんてことはあり得ません。

RPAは、決められた動作を延々ミスなく繰り返すことが可能です。

また、RPAは24時間365日働くことができます。

例えば土日の間にRPAで業務を行わせ、月曜日に朝にその成果を見て人間が業務を行うこともできます。

定型業務や単純業務を確実にRPAが行ってくれることで、社員の心理的負担が軽くなる利点もあります。

社員が「間違えるかもしれない」「忘れるかもしれない」「失敗したらどうしよう」とプレッシャーに感じながら行うより、その業務をRPAに任せましょう。

そうすることで、社員がさらにやり甲斐のある業務を行えるようになれば、満足度も上がります。

RPAには、属人化を防止するというメリットもあります。

特にバックオフィス業務では、担当者がワンオペ状態になっているケースがしばしばあります。

もし、その担当者が退職してしまった場合、次の担当者が全く同じスキルで業務ができるとは限りません。

そこで業務をRPA化していたら、誰が業務を行っても同じ結果が出せるので効果的です。

特に最近はコロナの流行で、急に担当者が一週間以上休むこともあります。

その時にRPAにしていれば、その業務を知らない別の誰かでも業務を肩代わりできます。

業務改善をするための注意点

RPAは何でもできる魔法の杖ではありません。

よって、RPAありきでやみくもに進めると失敗する場合があります。なぜならRPAに向いていない業務があるからです。

RPAに向いていない業務は、「毎回人間の判断が必要な業務」や「都度作業方法が変わるもの」です。

例えば集計の結果がパターン化されていて、シンプルに○✕をつけるのではならRPAに向いていると言えますが、集計方法が毎回変わるような場合は向いていません。

よって社内でRPAを検討した結果、RPAではなく別の手段で行う判断になるかもしれません。ですがそれは決して無駄ではありません。あくまでもRPAは業務改善における一つの手段です。

RPAでの業務改善準備

最初に行うことは、業務の棚卸しです。

そして今手のかかっている業務から、RPAが得意とする定型業務・単純業務がないかを洗い出しましょう。

その際に重要な点は、必ずその操作をする現場の人間からヒアリングし、現場主体で行うことです。

情報システム部や会社の上層部だけでRPAを進めようとしても、実際に使う人間が関わっていなければうまくいきません。

あくまでも現場を中心に行わなければ、プロジェクトが途中で頓挫しかねません。

また、小さく始めることも重要です。

最初からRPAに複雑な業務を行わせようとすると、比例してプログラミングも複雑になるため挫折するかもしれません。

よって単純なものから始めましょう。

例えば「今日売れた商品のリストがあるExcelファイルを開いて、今日の日付を全ての行に入れていく」程度のスモールスタートから行うのが良いでしょう。

成功体験は業務改善のモチベーションにもつながります。

継続してRPAで業務改善するには

まず、RPAにしてどのような効果があったかを定量化することです。

RPAで失敗する例として、ロボットは作ったもののあまり効果がないと思われると、継続して使われなくなってしまいます。

結果として業務改善も中途半端に終わってしまいます。

定量化の判断例としては、以下が挙げられます。

・一人の社員が半日かかっていたExcelのデータ加工作業が、丸々RPAで行えるようになった。その分のリソースを別の創造的な業務に回せるようになった。

・４時間かかっていた作業が、RPAで自動化すると1時間で終えられた。

など結果をしっかり把握し、良い改善に向けて進めることが大切です。

まとめ：RPAで業務改善を目指しましょう

ここまで、RPAでの業務改善について、まとめてきました。

RPAで業務改善を叶えるには、まず業務そのものの見直しが必須です。

そしてその中から、RPAに向いているルーティン業務を洗い出し、実現に向けて取り組みましょう。