RPAとExcel（マクロ）の親和性や違いについて

Excelマクロを作成した方は、日頃から業務改善を企業内で推進しているのではないでしょうか。

そして、現場からも今以上の効率化を求める声は多いでしょう。

このような、声に応えるためのツールがRPAになります。

RPAとExcelマクロを組み合わせることにより、今以上の業務効率が見込める可能性があります。

例えば、企業の基幹システムから売上データを抽出し、そのデータを加工して請求書を発行する業務があったと仮定します。

この作業は、難しくないものの意外に時間を要するので、RPAに任せます。

さらに、その後のデータ補正はマクロが実行するので、そのボタンを押すまでの作業をRPAで自動化します。

このように、RPAとExcelマクロを組み合わせることで人の手を加えなくても、最後まで処理することが可能になります。

この記事では、RPAの定義からRPAとExcelマクロを使った事例なども紹介しております。

RPAとは

まずは、RPAの定義について説明します。

RPAとは、簡単に言うとロボットによる業務自動化です。

英語ではRobotics Process Automation と言います。なぜ、RPAが広まったのかそれは、日本の労働生産人口が減少しているので、それを補完するためのものです。

RPAを導入したことによりどのような効果があったのか、RPAを導入した企業の事例を紹介しながら説明しましょう。

大手都市銀行では、煩雑な事務処理が起因して従業員の残業時間が多かったです。

そのため、RPAを導入したことにより年間で8,000時間削減することに成功しました。

このように、RPAを導入したことにより残業時間の削減に成功しました。

RPAのメリットについて

RPAのメリットにはどんなものがあるでしょうか。

24時間稼働

RPAにインプットされた内容を、RPAが実行さえすれば夜中でも動いてくれます。

例えば、1つの定型作業をRPAにインプットしたと仮定しましょう。

退社するときに、RPAを実行すれば翌朝にその作業は、完了していることになります。

つまり、RPAを業務時間外に稼働させることで定型作業を完成させることが可能になります。

ミス防止

定型作業というのはほとんどが難しいものではないと考えております。

しかし、人がデータの転記作業をするためにミスはつきものです。

それをRPAに任せることで、そのミスを「ゼロ」に近づけることが可能になります。

人件費削減

RPAを稼働されることで、人件費を削減することが可能です。

RPAに任せたことで、時間が削減できればその時間と時給をかけ合わせたものが削減された人件費になります。

RPAのデメリットについて

RPAのデメリットにはどんなものがあるでしょうか。

情報漏洩の可能性

RPAの管理システムから複数のRPA実行端末へ命令を送るときに、端末のIDとパスワードを送付しています。

そのため、システム障害が起きたときに万が一第３者に漏洩すると、情報が盗まれる可能性があります。

この対策としては、セキュリティ対策をしっかりすることでリスクを軽減できるのでご安心下さい。

業務が停止する

RPAがある日突然停止する可能性があります。

RPA提供元に何かしらの問題があった場合などが理由になります。

よく、WEBサービスを利用していると突然利用できなくなることがありますが、その感じと近しいです。

googleなどの大手サービスでもごく稀ですが障害が起きているので、RPAサービスも起きる可能性が0とは言えないでしょう。

間違った進行

当たり前ですが、指示する内容通りにRPAは動きます。

そもそもの指示内容が正しくでなければ、RPAは正しく稼働しません。

そのため、稼働させる前には十分にチェックし稼働させることが重要になります。

RPAのExcel活用事例

RPAをExcelで活用した事例をご紹介しましょう。

事務作業においてExcelは、必要不可欠なものです。事務作業の多くは、企業の基幹データから抽出したデータを別のファイルに転記する作業が多いでしょう。

この定型作業をRPAに任せることで、ミスが減り残業時間の短縮に繋がりました。

作業ミスが減ったため、チェックする人員を減らすことができ、従業員のストレス軽減にも繋がりました。

このように、RPAを導入した効果は数字で計ることが出来ない効果もあるでしょう。

RPAとマクロの違い

RPAとマクロの違いは、自動化できる業務範囲が違うことです。

例えば、RPAはExcel以外にもAccess、Outlookなどのオフィス製品の操作が中心になるため、自動でメールの送信も可能です。

一方で、ExcelマクロはExcelのみでしか自動化することができないので自動化できる範囲が狭いです。

また、RPAはマクロと違ってプログラミングの知識がなくても作成することが可能です。

つまり、RPAとマクロの違いはそれらを動かすために求められているスキルが異なります。

RPAとExcelマクロを使った事例

RPAとExcelマクロは、相性が良いと言えるでしょう。

その理由は、RPAはExcel上の操作も自動化できるため、マクロと連動して作業ができるからです。

それを実現した事例を紹介しましょう。

その事例とは、月末集中する請求処理をRPAとExcelマクロを連動させた業務改善です。

導入前は、マクロを使って顧客ごとに分類したあとに請求企業の選定と請求金額の算出を人力で作業をしておりました。

しかし、RPAを利用し請求金額の算出することを自動化することで、人力作業時間は導入前に比べると月45時間から15時間までに削減できました。

また、作業ミスも減ったことでチェックする人数を減らすことが、可能になりました。

このように、RPAとExcelマクロを連動させた方が、単体で利用するよりも業務改善の効果を高めることができるでしょう。

まとめ：RPAとExcelマクロを理解し、より効率化を目指そう！

ここまでは、RPAとExcelマクロとの親和性や違いについて紹介してきました。

日本の労働生産人口は減少していると言われています。

その中で、会社に貢献していくためには生産性がない定型作業時間を削減し、生産性を向上させることが必要な時代になるでしょう。

このRPAとExcelマクロを連動させることは、定型作業の時間削減に大きな効果を与えることになるでしょう。

ぜひ、皆さんもこの機会にRPAとExcelマクロについて勉強を始めてみましょう。そして、業務改善を促進していきましょう。