「契約書の内容って何だったかな？」「契約書管理って面倒！」「今の契約書管理システムは古いし、新しいのがどんどん出てきてコストがかかるんだよな」とお考えの法務担当者は必見です。
そこで、今回は契約書管理システム概要、商品概要を詳しく説明していきます。
契約書管理システムとは
取引先との契約後、法務担当者が契約書の入力、契約内容の検索や、契約満了などアラート機能を備えたシステムです。
契約書管理システムには、自社内サーバーやネットワーク機器で設置、自社で運用していく「オンプレミス型」とインターネット上での外部リソースである「クラウド型」があります。
特に「クラウド型」はコスト面でオンプレミス型よりも安価で、インシデント発生時はクラウド業者の復旧作業のため、自社による管理運用の手間を省くことができるなどのメリットがあります。
最近は、クラウド型のシステムが増えつつあります。
契約書管理システムの機能
契約管理システムには、どのような機能があるのか知っておきたいでしょう。
契約管理システムの機能について把握することにより、どのような目的で利用できるのか検討しやすくなります。
契約管理システムには以下のような機能があります。
紙の契約書を電子化できる
契約管理システムを導入するときは、大量の紙の契約書を電子化することが可能です。
紙の場合は大量に保有していることで保管場所の確保だけでも大変です。
仕分けもしっかり行っておかなくてはならず、アバウトに保管していると必要な書類を見つけられないばあいもあるでしょう。
契約書管理システムは書類を箱詰めして送り、スキャンするだけでデータベース化することが可能です。
機密情報が記載されている書類の場合も出張サービスを利用することで自社にまで来てもらい、データベース化させることが可能です。
大量の紙の書類を整理したい場合やデジタルで管理したい場合に利用できる機能です。
台帳の情報入力作業
契約書管理システムには台帳記入の機能も備わっています。
スキャンしたデータをアップロードするだけで、契約書タイトルや当事者、契約の締結日、更新の有無、開始日、終了日、契約期間などの情報を自動的にデータベース化することが可能です。
Excelでの台帳記入だと時間がかかるうえ、入力ミスのリスクもあるため、情報入力作業が含まれているのは、契約をスピーディーに行うためのポイントとすることができるでしょう。
契約書の検索
契約書管理システムでは検索機能が備わっているため、目的に沿った契約書を探すことを簡単に行うことができます。
Excelの管理台帳でもある程度の検索性があるため、契約書を探すことができますが、時間がかかり、探し出せる契約の限定的になるため、目的の契約書を見つけることが難しく感じることもあるでしょう。
しかし契約書管理システムであれば、機能によって条文の使用項目に沿って契約書の検索を行うことができるなど、曖昧な方法でも目的の文書を効率よく探し出すことが可能です。
契約書は早急に必要になることもあるため、検索スピードが早くなれば、その分作業効率も早くできます。
管理の方法も楽になるため、検索機能はとても利便性が高いです。
契約書の更新期限通知
契約書管理システムでは更新期限通知が備わっており、適切な処置を行うことが可能です。
契約書は更新しなくては期限が切れてしまい、効力を持たなくなることもあります。
特に、アナログな方法で契約書の管理をしている場合は、期限を見失ったしまいがちになるため、契約書の期限切れによりトラブルが発生してしまう可能性も生じるかもしれません。
契約書管理システムでは、メールなどのアラートによって、更新時期が近付いてきたことを知らせてくれる機能があります。
また、機能によっては通知先や回数、期限以外の条件設定をすることもできるため、業種や業態に合わせて設定することも可能です。
更新期限通知機能により企業の運営をスムーズに行うことができるでしょう。
契約書バージョン管理
契約書管理システムには、バージョン管理も備わっています。
バージョン管理は自動保存や任意で元に戻すことができるなど、内容に関して適切な処置を行うことができます。
契約締結前の契約書の作成や、修正、関係者間による契約書案をやろ取りするときに有用と言えます。
契約書管理システムを利用するメリット
契約書管理システムを利用するなら、メリットについて知っておくべきです。
メリットを知ることで、前向きの契約書管理システムを利用することができます。
以下のようなメリットがあるので確認していきましょう。
業務の効率化を向上できる
契約書管理システムを利用することで、業務効率を向上させることが可能です。
必要な書類や資料があるときに、逐一保管場所に行き目的の物を探すのは、時間や労力を消費するのみになるため、効率が低下することになるでしょう。
その点、契約書管理システムの場合は、検索機能によりオンライン上で必要な書類を直ぐに取り出すことができます。
在宅や外部の支社などからでも集約して登録されている契約書であれば、閲覧やダウンロードをして直ぐに準備することが可能です。
登録の際は複合機からスキャンすれば紙媒体で管理しなくてはいけないシステムも共有することができ、OCR機能を使用できるなら契約書内容の検索も可能になり、直ぐに必要書類を見つけ出すことが可能です。
契約書管理システムであれば検索データも共有しやすくなり、業務効率を格段にレベルアップさせることができるでしょう。
コスト削減
契約管理システムによる電子契約の機能を利用するなら、デジタル化することができるため、使用していた用紙類やインクなどを節約することが可能です。
毎回書類を印刷するなら用紙代やインク代によって出費が大きくなることもあります。
また、契約書に承認するため出先から帰社して確認することや在宅ワークでも出勤しなくてはいけないなど、工数や交通費がかかることもあれば、書類の保管場所を確保のために、事務所や倉庫の賃料を支払うこともあります。
そのようなコストも契約書管理システムを導入するなら、検索データも共有できるため帰社や出勤も必要なく、データで保管することができるため倉庫や事務所の賃貸も必要ありません。
さらに，電子契約であれば印紙税を負担する必要もないため、無駄な出費を極力減らしてスマートにしたい目的として、導入を考えてみることができるでしょう。
セキュリティを強化できる
契約書管理システムを利用するなら、セキュリティを強化することができます。
紙の場合は誰がどの文書を操作したのか分からず、資料室へ入室したのも、誰なのか分からないことがあります。
また、プライバシーの情報も紙の書類だと社外に持ち出されると漏洩して大きな損害やトラブルにつながることもあるでしょう。
契約書管理システムの場合は部署や個人単位でアクセス権を設定することができ、ログによる記録も行われるため、誰がいつどの文書を操作したのか後から検証することが可能です。
また、契約書などで個人情報を扱う企業にとっても、セキュリティ対策を利用することができるため、プライバシー保護や情報漏洩防止策とすることが可能です。
社内だけでなく外部からのサイバー攻撃への対策も行えるため、テレワークや在宅ワークでも安心して書類の操作を行うことができるでしょう。
契約書管理システムを利用するデメリット
契約書管理システムを利用するときは、デメリットについても把握しておくべきです。
デメリットを把握しておくことで、自分の要望通りであり後悔することを回避することができます。
以下のようなデメリットがあります。
システムの使い方を覚えるまでに時間がかかる
契約書管理システムを導入するときは、システムの使い方を覚えるまでに時間がかかります。
特に、今まで紙の書類で保管や作業をしていた従業員が多い場合は、デジタルについて何も分からないこともあるため、浸透させるのに時間がかかってしまうことも予想されます。
業務効率化のために導入した契約書管理システムも、始めのうちは覚えるまでに時間がかかるため作業負担が増すことは理解しているでしょう。
ただ、当社の計画通りに従業員がやり方を覚えてくれるわけでもないため、より時間がかかって業務効率が低迷することもあります。
システムの使い方を覚える時間を少しでも短くしたいなら、サポート体制が充実しているところや、操作が分かりやすくて使いやすいシステムを選ぶことが大事です。
導入する際のコストがかかる
契約書管理システムを導入することになれば、その分の費用がかかります。
契約書管理システムは初期費用と月額または年額のコストがあるため、それぞれの費用と経営状態を考慮して、プランを選択しなくてはいけません。
システムを導入するなら紙やインク代を節約することはできますが、その分維持費がかかるため、どちらの方がコストがかかるのか確認しておくことも大事です。
システムを導入することで費用負担が増すなら、節約効果を見込めないことにもなるでしょう。
長期的な計画と短期的な目線から、導入する際のコストを削減することができるのか、しっかり把握しておくようにしましょう。
契約書管理システムの選び方
契約書管理システムを選ぶ際、どのようなことに気をつければいいのでしょうか。
セキュリティ対策がしっかりしているか
契約書管理システムを検討する上で、セキュリティ対策も重要です。
「オンプレミス型」は自社でシステム運用を行っているため、自社によるセキュリティ対策がしっかり取られていれば、特に問題ないと考えます。
一方「クラウド型」の場合、クラウド業者が管理するため、クラウド業者のサーバーにコンピュータウィルスに感染しデータ流失などの可能性がないと言えません。
クラウド型を利用する場合、どのようなセキュリティ対策を講じているか確認しておきましょう。
機能はわかりやすく使いやすいか
どのようなシステムを導入する時でも、最初は慣れないためシステム操作に時間を要するため、わかりやすく使いやすいシステムであるかを導入前に確認することです。
また、利用する人のITリテラシーが高いのであれば問題ないですが、あまり高くない場合はなおさらです。
お試しで使ってみることができるか、もしくは操作性がより効率よく行えるようカスタマイズが可能であるかについても確認することも必要であると考えます。
契約書管理システム導入手順
契約管理システムを導入するときは、手順について確認しておきましょう。
手順を理解しておくと、契約管理システムをスムーズに導入することができます。
以下のようなステップで行えるため紹介しましょう。
電子化する契約書管理システムの選定
契約書管理システムを導入するときは、どのサービスを利用すべきか選定することが大事です。
契約書管理システムには、いろいろなサービスがあり、特徴にも違いがあります。
そのため、契約書管理するときにどのサービスが自社に合うのか慎重に決定する必要があります。
ホームページで内容を確認したり、問い合わせや資料請求をしたりするなど、目的を果たすための機能が備わっているのか確認して選択してください。
契約を締結する
契約書管理システムを選定することができれば、システム導入のために必要なことを相談していきます。
契約書管理システムの導入で必要な機能の確認やオプションなどをチェックし、コスト面でも自社の予算内になっているのか把握しておくことが大事です。
内容を確認して自社通りのシステムと再度チェックできれば、導入のために手続きを行いましょう。
必要事項をまとめておく
契約書管理システムを導入することが決まれば、必要事項を決定しておくようにしましょう。
システム導入後に効率的に利用することができるように、管理責任者を決定しておくこと、ツールで契約書を電子化しておくこと、管理規定を策定するなど、決定事項はたくさんあります。
それぞれ対応することで効率の向上や課題改善につながるためしっかり計画してください。
おすすめ契約書管理システム5選を比較
おすすめの契約書管理システムを5つほどご紹介しますので、参考にしてください。
| サービス名 | 料金 | 運営会社 |
| LegalForceキャビネ | 要問い合わせ | 株式会社LegalForce |
| Legaledge(リーガレッジ) | 月額8,800円～ | 株式会社コスモルート |
| ContractS CLM | 要問い合わせ | ContractS株式会社 |
| クラウドサイン | 要問い合わせ | 弁護士ドットコム株式会社 |
| MyQuickクラウド | 要問い合わせ | インフォコム株式会社 |
| Ofigo契約書管理Fácil | 月額33,000円〜 | 株式会社CIJ |
LegalForceキャビネ
・契約書をデータ化、契約管理の手間を軽減
・AIが自動でデータを読み込んで種類を分類
・契約書に潜むリスクを管理することで監視体制を構築
・契約内容をさまざまな条件で検索可能
・メールでのアラート機能があり、契約更新の漏れなども防ぐことができる
LegalForceキャビネは、株式会社LegalForceが提供しているシステムです。
契約書作成が多い、契約書管理で時間がかかることで他の業務ができないなどの企業に対し、AIで契約後の適切な管理をサポートすることができます。
Legaledge(リーガレッジ)
・契約業務一連のデータを一元化し、「レビュー管理」、「契約書
・ドラッグ＆ドロップだけで情報を抽出して契約書を自動管理
・過去に締結した契約書から参考にしたい条文を瞬時に検索
・締結前の契約書レビュープロセスを案件ごとに管理し簡単に振り
・更新期限の近づいた契約書を自動でお知らせ
・ユーザごとにデータの登録/閲覧/削除などの権限をコントロー
リーガレッジは、株式会社コスモルートが提供しているシステムです。
契約書の登録・管理からドキュメンテーションまでを一気通貫でサポートする新・契約ナレッジマネジメントシステムになります。
ContractS CLM
・最適な契約プロセスを構築することで業務効率を向上
・抜け漏れ、業務停滞などを一元管理で回避
・業務の無駄をなくし、迅速な契約を実現
・データ化により契約書回覧、製本業務などの作業が不要。
・過去の契約書を電子化による検索でコンプライアンスリスクを管理
・法務相談を契約書に紐づけて管理可能
・法務相談の質問と回答をストックすることで、ナレッジ蓄積を実現
ContractS CLMは、ContractS株式会社が提供しているシステムです。
契約の作成、相談、承認、締結、更新管理を含む契約書に関するプロセスと一元管理をワンストップで実現することができます。
クラウドサイン
・データ化による業務効率化、契約のスピードアップ
・契約相手がクラウドサインの非ユーザーであっても契約締結が可能。
・データ化、一元化によるコンプライアンス強化
・契約相手に対し、契約書閲覧や確認するために1秒間に1億回ランダムなURLを都度発行し、不正アクセスを防止
・契約の合意した証拠として、電子署名と認定タイムスタンプを使用することで、完全性と真正性が確保
クラウドサインは、弁護士ドットコム株式会社が提供しているシステムです。
日本の法律に特化した弁護士監修の電子契約サービスで多くの企業、自治体に導入実績があり、機能がシンプルで使いやすい評判のシステムです。
MyQuickクラウド
・契約書に関連するあらゆる情報を一元管理
・電子契約書だけでなく以前の契約書原本を複合機でのPDF化
・Excelで管理していた台帳、補助資料、追加覚書などをまとめて1セットで保存
・関連契約の紐づけをリンクにすることで芋づる式に管理可能
・契約更新のお知らせ、契約書未登録、契約書未回収を通知
・自動更新契約時の契約期間に応じて、契約満了日を自動延長
・検索は相手先名、キーワードなど様々な条件で検索が可能
・正しい統一された社内ルールのもとでスムーズな電子契約
・社内で承認フローを管理画面上で管理することで、権限を制限できる
MyQuickクラウドは、インフォコム株式会社が提供しているシステムです。
文書管理システムでは老舗販売実績を誇るMyQuick。
クラウド版として全社が抵抗なく使うことができ、セキュリティ・サポート対応が充実しています。
Ofigo契約書管理Fácil
・期限管理で、更新漏れをゼロ
・ユーザー自身のPCより必要な契約情報を確認することができ、関係者間との情報を共有
・「自動メール通知」機能により、契約件数が増えることによる契約漏れ等のミスを防ぐ
・契約ごとに複数の設定を行うことができ、契約更新時期の連絡の他、期限切れの警告などの営業フォローの促進
・権限に応じたアクセス制御で情報漏えいを防止
・閲覧や編集可否についても管理者側でコントロールすることができる
・操作ログを記録しており、「いつ」「どこで」「だれが」などの操作を管理者は画面で確認できる
Ofigo契約書管理Fácilは、株式会社CIJが提供しているシステムです。
契約書の管理・運用に特化したシステムで、全社で一元管理、情報共有を実現。
関連契約で簡単に把握することができる紐づけ管理機能も搭載し、営業機会の創出やコンプライアンス強化にも貢献します。
まとめ：契約書管理システムで業務を効率化！
契約書管理システムを導入することで、スムーズに契約書を発行したり、契約内容を確認するために検索などをすることができ、業務効率をはかることが可能です。
導入を検討する場合は、法務・システムの専担者を含めた導入チームの編制、契約書に関する業務の現状把握、導入目的の設定、社内や取引先に対しての調整などが事前準備をふまえ時間と労力がかかる想定が必要です。
ただ、導入時の一時的なデメリットよりも業務効率化、コスト削減などのメリットの方が高いのではないでしょうか。