社会人になると、社内や社外の人とメールでやり取りする場面があります。
どのような文面で書けばよいのか、送ってみたけれども間違いを指摘された、ということがあるのではないでしょうか？
ビジネスメールはプライベートメールと違い、書き方に独特なルールがあります。
また、メールは気軽に送れる分、誤解を招いたり失礼になったりといったトラブルも。
そうならないために基本のビジネスメールの書き方をマスターし、円滑なコミュニケーションが取れるメールが書けるようになりましょう。
ビジネスメールの基本の型からビジネスシーン別の書き方の文例までを解説していますので、最後まで読んでくださいね。
ビジネスメールのマナー
ビジネスメールには3つのポイントがあります。
1.挨拶を本文の始めと終わりに入れること
2.冒頭に挨拶とセットで、自分が誰であるかを名乗ること
3.最後に必ず、署名といった自分の氏名や連絡先を書くこと
手紙のように「敬具」や「拝啓」といった言葉や季節の挨拶は原則入れません。
上記のポイントをもう少し噛み砕き、いくつか重要なものをまとめました。
ビジネスメールは必ず署名をつける
ビジネスメールではメールの最後の部分に署名する、といったルールがあります。
内容は会社名や部署名と氏名、住所や電話番号、E-mailや公式サイトなどの連絡先までを記載。
これはわたしがきちんと作成しましたよという証明する意味と、相手が連絡を取りやすいように名刺のような役割も担っています。
始まりと締めの挨拶や名乗りを入れる
メールの本文の冒頭と最後に、ビジネスで使われる挨拶を入れます。
冒頭部分は「お世話になっております」、最後は「どうぞよろしくお願いいたします」というように、決まったフレーズです。
もちろん、メールの内容によって違うフレーズを入れることもありますが、定型文として覚えておきましょう。
本題は結論から書く
ビジネスメールの基本は、結論を最初に書くことです。
問い合わせであればその返答を冒頭に、お願いであればお願いの内容をまず書いて、その理由は後に添えます。
それは忙しい相手の手間を取らせないためです。
これは社内での報連相と同じで、まずは結論から述べて、詳細を後に続けます。
文章が長くなりすぎると相手も何を伝えたいのかが分からなくなるので、要点をまとめた文面になるよう心がけましょう。
正しく敬語を使う
ビジネスメールでは敬語を使い、口語は使用しません。
職場で日常的に使われる敬語を、ビジネスメールでも正しく使いましょう。
よく使われるフレーズでは以下のような敬語があります。
- 「〇〇はどうなっていますか？」は「〇〇の件、いかがでしょうか」
- 「確認してください」は「ご確認のほど、よろしくお願いいたします」
- 「見ました」は「拝見しました」「受け取りました」は「拝受しました」
文面では相手の表情がわからない分、丁寧な言い回しを心がけましょう。
基本的なビジネスメールの文例
ビジネスメールでは書くべきことは決まっています。
その際のルールや型を詳しく解説しますので、基本の型をしっかり覚えましょう。
宛先：TO ・CC・BCCを使い分ける
ビジネスメールではTO ・CC・BCCは使用目的が違いますので、しっかり使い分けましょう。
TOはダイレクトに送りたい宛先を指定し、返信はTOからもらいます。
CCとBCCは、複数の人と情報を共有したい、というときに使える便利な機能です。
CCの特徴は、TOにもCCで指定した相手の連絡先が表示されるという点で、お互いに連絡先を知っている社内で使えますね。
つまり、「TOさんに送ったメールをCCさんも見てくださいね」という意味があります。
一方、BCCはTOに連絡先を知られたくない相手と情報を共有したい人へ送れます。
BCCに指定したアドレスはTOにもBCCの間でもわかりませんので、お互いを知らない社外向けのメールです。
例えば、社外の人に一斉メールで通知する場合や、上司に内容を確認をしてもらいたいときなどに使えますね。
便利な機能ですが、メールアドレスという個人情報に触れるので、慎重にしないといけません。
件名：端的でわかりやすく
メールの件名は全角50文字まで入力できますが、スマホやパソコンで受信リストに表示される際は、件名の前半部分だけしか表示されません。
相手が受信リストを一目で分かるように、15文字から20文字までに伝えたい言葉を簡潔にまとめます。
悪い例：具体性がなく、伝えたいことがわからない
- 研修の件について
- お願い
良い例：日付を使ったいつか、何の用なのかを明らかにする
- 3月2日(日)の会議の出席のお願い
- 【重要】4月1日(土)セミナーの日時変更のご案内
件名のマナー違反として件名を空欄にすることや、「Re：」を消して件名を書き直すことがあります。
「Re：」を消して書き直すと返信ではなく、別の要件でメールをしたと誤解を招きますので、Reを一つだけにして件名はそのまま使用します。
また、【】墨付きかっこを利用して、【返信不要】【お詫び】【ご依頼】と表記すると、相手の目にも止まりやすいですね。
添付ファイル：ファイルの容量や形式や安全性を確認する
ファイルが文書であれば、通常は「.pdf」で問題ありません。
サイズが大きいタイプであれば、zipファイルに圧縮します。
また、相手のメール容量や見やすい形式などを事前に聞いて送ると、開けないというトラブルもありません。
ファイルを添付する場合は、本文にどんなファイルなのかとファイルの問い合わせ先を明記します。
いつの資料で、誰の何のために作ったものかということを書くと、相手に伝わりやすいですね。
さらに、ファイル名も内容が分かるように変更するとよいでしょう。
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ご依頼いただきました〇〇に関する資料を添付いたしました。
添付ファイル：ファイル名.pdf
ご査収のほど、よろしくお願いいたします。
なお、ご不明な点がございましたら、お問い合わせは本メールにてお願い申し上げます。
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注意する点は、添付ファイルのウィルスをチェックするとともに、重要なデータは添付ファイルで送らないということです。
メールの添付は安全性が低く、情報漏れといった危険性があるため、その点を配慮して送るようにしましょう。
宛名：正しい会社名や氏名を書く
宛名は「相手の会社名、部署、役職、氏名＋様」が基本の書き方です。
会社名は略称を使わず、「株」ではなく「株式会社」。
また、「株式会社〇〇」なのか「〇〇株式会社」かという、正しい社名かどうかを見直しましょう。
役職の後に様をつける部長様は間違いで、正しくは山田部長か「部長 山田様」。
団体宛であれば「〇〇株式会社御中」、または「〇〇株式会社 △△部御中」。
複数名は名前の並列か各位を入れる、「株式会社〇〇 山田様・吉田様・田中様」か「株式会社〇〇 △△部 各位」。
なお、社内メールの宛名は「部署名・氏名＋様」です。
挨拶と名乗り：本題に入る前にセットで付ける
社外の方に送るメールは、決まったフレーズの挨拶とセットで、名乗りをします。
「お世話になっております。株式会社〇〇 営業部 田中です。」
名乗りは冒頭に入れることで、誰からのメールなのかを、すぐに分かるようにするためです。
挨拶は良好なコミュニケーションを取るために、必要なフレーズです。
「ご無沙汰しています」や「突然のご連絡失礼いたします」など、状況によって適切に使い分けましょう。
本文：要旨を先に詳細を後で
はじめに伝えるべき要旨を述べて、詳細もダラダラと書かず、簡潔に書くことを意識しましょう。
本文は結論から理由といった順番で、内容も5W1Hの「いつ、どこで、誰に、何を、なぜ、どのように」を意識すると、伝えるべき内容を書けます。
また、適切に改行をいれたり、箇条書きを使ったりなど、見やすさも意識するとよいですね。
〈読みやすい書き方〉
先日お問い合わせいただいた、弊社サービスアプリ「〇〇」の回答をいたします。
「〇〇」の新アプリの発表及び、サービス配信の開始は、以下のスケジュールを予定しております。
- 発表：〇年〇月〇日(曜日)
- サービス配信開始：〇年〇月〇日(曜日)
〈読みにくい書き方〉
先日お問い合わせいただきました、弊社サービスアプリ「〇〇」の発表は〇年〇月〇日(曜日)、サービス配信の開始は〇年〇月〇日(曜日)のスケジュールを予定しております。
結びの挨拶：相手を気遣う言葉を入れる
結びの挨拶もよく使われるフレーズがありますので、こちらもそのまま覚えましょう。
- 「よろしくお願いします」
- 上司や取引相手であれば「ご検討お願いいたします」
- 「ご多忙の中、お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします」
また、「ご自愛ください」といった締めの言葉だと、相手に良い印象を与えることもできますね。
署名：相手がメール以外で連絡を取れる手段を記載
署名はそのまま使えるよう、あらかじめ設定しておくとよいでしょう。
- 会社名
- 部署名
- 役職
- 氏名
- 郵便番号
- 住所
- 電話番号
- FAX番号
- メールアドレス
- 会社のURL
基本はこの順番ですが、電話番号を会社と会社用の個人の携帯など、状況に合わせて作成します。
また、見た目がきれいに整列されているか、気を付けましょう。
相手やシーン別のビジネスメールの書き出し文例
ビジネスメールは社内や社外の人では使う挨拶言葉が違いますし、初めての相手によっても使い分けます。
社内であれば上司でも同僚でも使う挨拶は同じですが、敬語を使った丁寧な言い回しをしましょう。
さまざまなビジネスシーンで使うフレーズは決まっていますが、ポイントを押さえた文例を紹介しています。
社内の人へ送るメール
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件名：〇月〇日セミナー開催のお知らせ
〇〇各位
お疲れ様です。〇〇部の田中です。
(本文)
ご協力をお願いいたします。
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社内の人へ送るメールのポイントは、「お疲れ様です。〇〇です」という挨拶と名乗りがセットです。
宛名は「営業各位」「社員各位」「関係者各位」などを使い、個人の氏名の場合は、「様」とつけます。
また、親しい間柄であれば「様」ではなく、「さん」としてもよいでしょう。
最後は「よろしくお願いいたします」といった言葉で、締めくくります。
社外の人へ送るメール
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件名：新商品〇〇のカタログ送付のお願い
株式会社〇〇
営業部 田中次郎様
株式会社△△の商品開発部 鈴木一郎です。
平素は格別のお引き立てを賜り、ありがとうございます。
本文
お忙しいこととは存じますが、よろしくお願いいたします。
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取引先の会社であれば、「いつもお世話になっております」「平素より大変お世話になっております」という言葉で始めます。
また、期間が空いた場合は「長らくご無沙汰しており申し訳ございません」といった言葉を入れましょう。
ここで注意する点は、相手の部署名や氏名を正確に記載すること。
担当者の部署が変わったなどの場合は、事前に正確な部署名を確かめましょう。
担当者が変更になって、氏名の漢字がわからないというときは、カタカナ表記に。
間違えた漢字を使うよりは、カタカナが印象よくなります。
初めての相手へ送るメール
初めての相手に送るメールはまずは、クリックして読んでもらえるような件名を、心がけることです。
宛名の誤字はないか、内容が読みやすい文章であるかという点を注意しながら、書きましょう。
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件名：A商品のご案内 株式会社〇〇 田中一郎
株式会社△△
✕✕部 ご担当者様
突然のご連絡失礼いたします。
私、株式会社〇〇 ✕✕部の田中一郎と申します。
弊社は・・・・・本文
ご多忙のところ大変恐縮いたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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件名には、用件と自分の会社名・氏名を入れます。
紹介があれば、件名は「〇〇様からのご紹介」です。
宛名は担当名が分かれば入れますが、分からない場合は「担当者様」としましょう。
始まりの言葉は「初めてメールお送りします」、締めの言葉は「ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。」としてもよいですね。
お礼や感謝のメール
感謝のメールの注意点は送るタイミングと、次につなげるきっかけを意識して、書くことです。
件名はお礼と添えて、何のお礼なのかを伝えます。
本文は、感謝の気持ちを具体的に伝えると、相手から好印象を持たれやすいですね。
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件名：本日の食事会のお礼 会社名・氏名
〇〇部長、いつもお世話になっております。
株式会社△△ 鈴木一郎です。
本日はお忙しい中、食事会にお誘いいただき、誠にありがとうございました。
おいしい食事をご馳走いただき、恐縮しております。
本文
今後とも一層のお引き立て賜りますよう、よろしくお願いいたします。
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挨拶部分は、以下のようなフレーズを使いましょう。
- 誠にありがとうございました
- 心より感謝申し上げます
- 厚く御礼申し上げます
- 感謝の限りです
締めの言葉は、「引き続きよろしくお願いいたします」「今後ともご指導のほど、よろしくお願いいたします」を添えましょう。
依頼や提案のメール
〈提案のメール〉
提案文は相手のメリットを書くと、納得してもらいやすい内容になります。
問題点の指摘であれば、相手に不快感を与えないような配慮が必要です。
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件名：〇〇ツールに関するご提案
会社名
氏名＋様
平素より大変お世話になっております。
株式会社△△ 鈴木一郎です。
本日は〇〇ツールに関するご検討をお願いいただきたく、連絡いたしました。
中略
こちらのツールは、〇という業務を〇時間、大幅に短縮でき、〇％のコスト削減できるかと存じます。
中略
お手数ですが、ご検討いただきますよう、お願い申し上げます。
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〈依頼のメール〉
依頼するときのポイントも相手を不快にさせない、言い回しが必要です。
そのため、なるべく丁寧な言葉で簡潔に伝えましょう。
また、急ぎの件であれば返答期限を記載したり、【至急】などを使うと、目に留まりやすいですね。
始めの挨拶は以下のとおりです。
- お願い申し上げます
- 頂ければ幸いです
- 大変恐縮ですが、
- お手数おかけしますが
- 誠に勝手なお願いでありますが、
- ご多忙の中、恐縮ですが、
締めの言葉は次のとおりです。
- 引き続きよろしくお願いいたします
- ご連絡いただきますよう、お願い申し上げます
- ご連絡いただければ幸いです
- ご協力いただけますよう、お願いいたします
- お手数ですが、お返事いたただければ、幸いです
- ご検討くださいますよう、お願い申し上げます
- ご多忙の中、恐縮ですがご返答いただければ幸いです
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【至急】〇〇の依頼について
会社名
氏名＋様
いつもお世話になっております。
△△株式会社 鈴木です。
〇〇の件ですが、～のご連絡いたしました。
誠にお手数ですが、～いただけますでしょうか
ご協力いただけますよう、お願い申し上げます。
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謝罪のメール
お詫びのメールはどうしても気が重く感じますが、出来るだけ早く送り、相手への不信感や不安感を減らすようにしましょう。
また、何のメールか謝罪の言葉を件名に入れてすぐに分かるようにします。
冒頭に「この度は〇〇の件でご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ありません。」と謝罪の言葉を述べます。
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件名：〇〇遅延についてお詫び
会社名
氏名＋様
いつもお世話になっております。
会社名 鈴木一郎です。
お問い合わせいただきました○○ですが、調べましたところ、納品に遅れが出ております。
大変ご迷惑をおかけいたしまして、申し訳ございません。
早急に手配し、〇月〇日の〇時間予定で、納品できるように手配いたしました。
今後このようなことが起こらないよう、徹底管理を務めていく所存でございます。
どうぞご容赦いただきますよう、お願い申し上げます。
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お客様向けでは、「今後とも変わらぬご愛顧賜りますよう、よろしくお願い申し上げます」を使ってもよいですね。
返信の催促のメール
メールの催促は事前に期限を提示することはもちろんですが、自分にも送信し忘れがあるような言い回しで伝えましょう。
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件名：【再送】A商品に関する問い合わせ
会社名
氏名＋様
いつもお世話になっております。株式会社△△ 鈴木一郎です。
「〇月〇日にA商品に関する問合せのメールをお送りしたのですが、こちらはご覧いただけたでしょうか？
前回のメールが届いていない可能性もございますので、再送いたしました。
回答は〇月〇日(火)までに必要です。
お手数ですが、ご対応よろしくお願いします。
念のため、前回のメールを以下に貼り付けておきます。
よろしくお願いいたします。
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以上のように、ビジネスシーンでは適切に言葉を使い分けることも大切です。
メール送信時の注意点
ビジネスメールを書いて、そのまま送信してはいけません。
自分ではきちんと書いたつもりでも、文面の誤字脱字や内容の間違いがあります。
ついうっかりのミスが、情報漏れや相手への信頼を失う事態になる、といった可能性も。
必ず、確認作業する癖をつけましょう。
誤解を防ぐ誤字脱字の見直し
気を付けるポイントは、相手の名前や肩書といった繊細な部分に、誤字がないかです。
次に日付や曜日、場所や金額といった部分。
最後に、本文の誤字脱字。
誤字脱字は読めるからいいのではと思いますが、細かい部分にも気を配れないといったように、信用を落とす原因となります。
校正チェックツールの活用、自分で声に出して読んでみるといった、確認作業を何度も行いましょう。
誤送信を防ぐ宛先の見直し
正しいメールアドレスかどうかの見直しもそうですが、宛先が複数ある場合は並びにも配慮します。
宛先のTOには役職が高い順に記載し、本文の宛名の部分にも、メールアドレスの順番で記載します。
また、CCやBCCの使い分けに注意が必要です。
CCはメールアドレスが表示される、BCCは表示されないといった特徴から、ビジネスシーンに応じた使い分けをしましょう。
送信前のチェックリスト
ミスを防ぐために、自分でチェックリストを作成するなどをして、対策しましょう。
以下のチェックリストを参考にしてくださいね。
| 確認の箇所 | 内容 |
| ①宛先 | 相手先のアドレスや差出人のアドレスは正しいか TO・CC・BCCは適切か |
| ②件名 | 空欄になっていないか 20文字以内、一目でわかりやすいか |
| ③添付ファイル | ファイルのデータに誤りがないか ファイルの大きさや形式は適切か |
| ④宛名 | 会社名・部署・役職・氏名の間違いはないか 複数の宛名の場合、並びは適切か |
| ⑤挨拶と名乗り | 挨拶や名乗りは適切か |
| ⑥本文 | 日時や金額の数字の誤りはないか 誤字脱字はないか 敬語や文章表現は適切か簡潔にまとめられた内容か |
| ⑦締めの挨拶 | 適切な表現か |
| ⑧署名 | 記入漏れはないか
郵便番号や電話番号の番号の誤りはないか |
誤字脱字であれば校正チェック、本文の内容については、上司などの第三者に確認してもらうと、メールの誤送信防止に繋がります。
まとめ：相手に配慮した簡潔で読みやすいメールを送ろう
社会人ではビジネスメールを日常的に使います。
件名の記入や挨拶や名乗り、署名といったルールをきちんと守りつつ、簡潔で分かりやすい内容で書くということを心がけないといけません。
また、気軽にこちらから一方的に送れる、相手の顔がみえないといった側面からも、相手の状況に配慮した言葉で書くことで、受け入れてもらいやすくなります。
送信前の見直しを必ず行うことで、トラブルや信頼を失うといったことを防げますね。