イベント管理ツールを比較！業務を把握し、スムーズに。

コロナ禍以降、イベントへの取り組み方は大きく変化しました。

従来のイベントでは人が密集し、大声を上げて盛り上がり、白熱していました。

ですが、コロナウイルスの感染を防ぐために人数制限を設ける、抽選の参加数を抑制するといった規制が続いています。

また現地での参加が難しい人に向けて、オンラインでの配信も積極的におこなわれるようになりました。

さまざまな制限がある中で、イベントを主催するのは非常に大変です。

・会社の主催でやったこともない幹事を引き受けることになってしまった。

・人を多く集められるだけ集めて欲しいと言われてもミスが許されないから心配。

・イベントをするにも、どれだけのコストかけて集客したらよいものだろう。

このように、悩みは尽きないのではないでしょうか。

そこで便利なのが、イベント管理ツールです。

イベント管理ツールを活用すると、効率よくイベントを進めることができます。

本記事では、イベント管理ツールの特徴やメリットに加え、おすすめのツールもご紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。

イベント管理ツールとは

イベント管理ツールとは告知ページの作成、参加者の申込数管理、さらに当日の参加者の確認やイベント後のフォローまでを一括してできるシステムです。

イベント管理ツールを使えば、イベントに関するあらゆる情報を一元化して管理できます。

どのようにイベントをおこなうか、全く知識がない場合でも、管理ツールを使うことで、イベントに向けて事前準備が手軽に進められます。

また、イベント後のマーケティングに活用できるのも便利な点のひとつでしょう。

イベント管理ツールの機能

イベント管理ツールの機能はさまざまですが、基本的なものを紹介します。

申し込みフォーム作成

イベントへの参加を登録制にすることも多いのではないでしょうか。

その場合、申し込みフォームを作成する必要があります。

イベント管理ツールなら、そのフォームをツール内で簡単に作成することができます。

参加者へのメール配信

・イベント開催前のリマインドメール

・イベント開催後のお礼メール

など参加者へメールを一斉配信したい場合、ツール内で配信設定をして、好きなタイミングでメールを送ることができます。

参加者のデータ管理

申し込みがあった参加者のデータをツール内で一元管理できます。

性別、生年月日、年齢などの情報を取得しておけば、条件でソートをかけて、該当する参加者だけを抽出することも可能です。

イベントページの作成

プラグラミングの知識がない方にとって、0からイベントページを作成するのはハードルが高いもの。

イベント管理ツールを利用すれば、ドラック&ドロップなどの簡単な作業でお洒落なイベントページを作成できます。

機能が非常に優れているので、0から作ったような見劣りしないイベントページになります。

イベントプラットフォーム

ツール内の機能で、イベントプラットフォームを作成し、オンラインイベントを開催する機能もあります。

通常であれば、PC内に配信用のソフトを入れて設定したり、Youtubeなどの配信機能のついてるプラットフォームを通じておこなわなければいけません。

ツールによっては、プラットフォーム機能・配信機能を擁しているものもあり、イベントもツール内で簡単におこなえます。

イベント管理ツールのメリット

ここからは、イベント管理ツールの3つのメリットを紹介します。

複雑な業務を効率化できる

イベント開催までの業務は非常に多岐に渡ります。

イベント参加者の氏名や住所を管理するだけでも膨大な手間がかかり、大きな負担になってしまいます。

イベント管理システムを導入すれば、イベント参加者の個人情報が一元化されるため、業務効率化につながるメリットがあります。

また、クラウド上で情報共有もできるので、リアルタイムで状況の変化を把握し、対応することが可能です。

運営がスムーズになる

イベント参加者の受付状況をリアルタイムで確認できるのも大きなメリットのひとつ。

イベント開催前だけでなく、当日の参加者状況を把握し、欠席者や遅刻者がいないかすぐに確認し対応できます。

個人情報が流出しないので、外部スタッフに任せる場合も安心です。

受付をアプリでおこなうツールもあり、大掛かりなイベントでもスムーズに運営ができるでしょう。

イベント後のフォローも簡単にできる

イベントが終わっても、イベント参加者へお礼や次回イベントの誘致などのフォローは欠かせません。

イベント管理ツールなら、参加者の情報を一元管理しているので、メール配信を利用したアフターフォローが簡単にできます。

参加者とのつながりを、イベントのみでは終わらせたくない場合は、イベント管理ツールが非常に有効といえるでしょう。

イベント管理ツールのデメリット

イベント管理ツールを利用するときは、どのようなデメリットがあるのか知っておきたいでしょう。

イベント管理ツールのデメリットを知っておくなら、マイナス面を避けることができます。

どのようなデメリットがあるのか以下をご覧ください。

導入コストがかかる

イベント管理ツールを利用するときは、導入コストがかかることを確認しておくべきです。

イベント管理ツールは毎月月額で支払う必要があるので、ランニングコストの支払いをしなくてはいけません。

また、管理ツールの機能性の向上や自社側の負担を軽減するために、オプションによる追加を行うなら、その分費用負担は増すため、経費が大きくなるでしょう。

事業所によっては経費負担が増えることによって経営資金が圧迫されることになり、維持するのが難しくなることもあります。

イベント管理ツールは無料で利用できるものもありますが、大規模なイベントを行いたい場合は有料版を利用した方が良いため、導入コストという点がネックになる可能性もあります。

使いこなすのが難しい場合もある

イベント管理ツールを利用すると、効率性や自社負担の軽減になることを期待するでしょう。

しかし、イベント管理システムを導入しても、使いこなせなければ向上することはできません。

高機能になるほど、いろいろな部分を補助することができますが、操作が複雑になるので使いこなすのが難しくなることもあります。

性能が良くても使いこなすことができないなら、導入コストを無駄にするため意味がありません。

また、イベント管理ツールを導入したときに、自社側のソフトと連携させたいなら、その手続きも行う必要があります。

管理ツール業者で行ってくれるなら手間はかかりませんが、自社側で行うなら手間と時間がかかり、互換性などに問題があるなら、よりシステム構築するのに労力がかかります。

そのため、イベント管理ツールを導入しても、成果が確実に出るわけでは無いことを認識しておきましょう。

システムに不具合が生じることもある

イベント管理ツールを導入するときは、システムに不具合が生じる可能性があることも覚えておきましょう。

どのシステムにも言えることですが、不具合が生じる可能性はあり、その場合はシステムは全てダウンして使えなくなることがあります。

イベント管理システムの不具合によって機能が停止してしまうと、管理を行うことができなくなり事業に支障が生じてしまうこともあるでしょう。

もし機能が使用できなければ対応に追われてしまい、タイミングによっては大きな損失を生じさせてしまう場合もあります。

また、復旧作業にどれほどの時間がかかるのか分からないため、目処を計算することができません。

システムの不具合が生じるリスクについてもしっかり検討して導入しましょう。

イベント管理ツールの選び方

イベント管理ツールを利用するときは、選び方についても理解しておくべきです。

いろいろな業者が提供しているため、しっかり確認しておくことで、より自社に合ったところを選択可能です。

以下のようなポイントがあるので確認してください。

必要な機能を搭載しているか

イベント管理ツールを導入するときは、必要な機能を搭載しているのか確認することが大事です。

イベント管理システムにはイベントの告知や予約、参加者管理、QRコードを活用した受付処理、アンケート、データ分析があります。製品によって搭載されている機能が異なるため、自社のイベントに必要なものが搭載されているのか確認することは大事です。

もし、いろいろな機能が含まれていても、自社に合わない機能が搭載されているようなら、製品として成果を期待することができません。

また、イベントの質を向上させたいなら、データ分析機能が備わった製品を選択すべきです。

費用も確認しなくてはいけませんが、まずは必要な機能が搭載されており、自社の管理をサポートしてもらえるのか問い合わせをするなどしてチェックしましょう。

無料プランやトライアルが搭載されているか

イベント管理ツールを利用するときは、無料プランや無料トライアルが備わっているのかも確認しましょう。

無料トライアルがあるなら、実際にイベント管理システムを利用して自社と合うのか確認することが可能です。

また、想定していた結果や成果を出すことができるのか、ある程度予測することもできます。

無料プランで利用することもできますが、その場合は機能制限を受けることになるため、大規模なイベントには利用できない場合もあります。

そのため、できれば無料トライアルを利用するのが良いでしょう。

セキュリティ性は十分か

ツールを選択するときは、セキュリティについても確認しておくことが大事です。

イベント管理ツールでは、参加者の情報が多く記載されており、流出すると多大な損害を与えることになります。

セキュリティ性が重要でなければ、情報漏洩して大変なことになるため、プライバシーマークやISOなどの表記があるのか確認して選択しましょう。

イベント管理ツールを比較

いくつかおすすめのイベント管理ツールを紹介・比較していきます。

イベント管理ツール名	特長	料金
eventos	・自社専用のプラットフォーム・豊富な機能を一元管理できる・高いカスタマイズ性・アプリにも対応	要問い合わせ
UruPla-Reg	・イベント参加型・動画配信サービス型に特化したプランがある・イベントの継続的な徴収や課金に特化している・参加申し込みツールがある・参加者のデータ管理機能あり	ミニマムプラン(ユーザー登録数：100人) 初期費用5万〜＋9,800円/月ノーマルプラン(ユーザー登録数：500人) 初期費用7万〜＋19,800円/月アドバンスドプラン(ユーザー登録数：1,000人) 初期費用10万〜＋39,800円/月
Eventhub	・イベント開催から管理まで網羅したツール・事前登録ページ作成可能・絞り込み可能なメール配信機能あり・チャットやアンケートなど参加者と繋がれる機能あり	要問い合わせ
Q-PASS	・WEBセミナーの開催が可能・ WEB申し込みフォーム機能あり・リマインダーの他、申込者への一斉／個別メール送信などの配信機能が充実・来場(参加者)データの集計	要問い合わせ
Peatix	・イベントの集客に強い(登録会員も何十万人抱えている) ・登録会員に対して、DMやメルマガでイベントの告知ができる・申し込みフォーム作成・管理機能あり・イベントページが簡単に作成できる	無料イベントの場合、完全無料有料イベントの場合、4.9% + 99円/チケット1枚