「IT資産管理ツールって何？」「どんな機能やメリットがあるの？」といった疑問を持ってはいませんか。
企業は会社を運営するために必要である、さまざまな資産を保有しています。
資金、人材はもちろん、企業が保有するパソコンやソフトウェア、情報も資産に含まれ、IT資産と呼ばれます。
企業はIT資産を適切に管理していかなければなりません。
IT資産の管理方法については、コンプライアンスの遵守やセキュリティ向上の視点から、近年、注目が集まるようになりました。
そこで役立つのがIT資産管理ツールです。
今回はIT資産管理ツールについて、おすすめのツール紹介からメリット、導入の注意点などを解説します。
IT資産管理とは
IT資産とは企業内のハードウエアとソフトウエアなどのITに関する資産の総称です。
ハードウェアの例としてはスマートフォン・PC・プリンター、ソフトウェアの例はOS・アプリケーション・クラウドサービス・ライセンスなどがあげられるでしょう。
これらはずさんな管理をしていると、知らず知らずのうちにウィルスに感染し、情報が抜き取られてしまう可能性もあります。
個人情報の漏洩事件など、ニュースで目にしたことがある人も多いのではないでしょうか。
管理はもちろん、監視・セキュリティ含めIT資産を守るためには特に気を使わなければなりません。
Excelやスプレッドシートなどで台帳を作り管理している企業もありますが、人手が必要な上に人為的なミスにつながる可能性もあります。
そこで登場したのが、企業内のIT資産を効率的に管理できるIT資産管理ツールです。
IT資産管理ツールでできること
IT資産管理ツールを利用することで何ができるのかを詳しくご紹介します。
情報の一元化・見える化
IT資産管理ツールなら、企業が保有している何十個もの端末やそのOS、ソフトウェアなどを一元化し、管理できるようになります。
業務を進めるにはインターネットがかかせない時代になり、いろんなサービスやサイトを利用する、ライセンスを取得する、ハードウェアに番号を振るといった企業も多いです。
その際、いつどんなサービスを利用開始して、いつまでライセンスがあるのか分からなくなってしまったケースはありませんか。
IT資産管理ツールを利用すれば、ライセンスやソフトウェアの情報管理および、問題の検出、ソフトウェアアップデートを一元化・見える化でき、あらゆる処理が一括でおこなえるようになります。
インストールも一括でできるので、時間の効率化にも大きく貢献するはずです。
セキュリティの強化
IT資産管理ツールは、セキュリティを強化するためのさまざまな機能を備えています。
企業にとって、個人情報や機密情報は必ず守らねばならず、漏洩・流出対策は必須です。
- IT資産管理ツールを利用すれば、
- セキュリティパッチをタイムリーに適用する
- 許可されていないソフトウェアのインストールや起動を制限する
- 外部デバイスを制御する
- 情報の持ち出しを防ぐ
- 操作ログの収集による情報漏えいの抑止
- 使用禁止ソフトウェアの起動を抑止
といった、あらゆるセキュリティ対策を効率よく実施できます。
セキュリティソフトの更新を怠り、脆弱性が高まるのを防ぐだけでなく、万が一外部からの脅威に晒されても、迅速に適切な対処が可能です。
コスト削減
タイムリーに最新の管理情報が手に入らないと、企業内にあるにもかかわらず新規で購入し、経費が無駄になるかもしれません。
しかし、IT資産管理ソフトを利用すれば、重複して同じ機材や似たソフトウェアを購入する心配がなくなり、コスト削減につながるというメリットがあります。
情報更新もWebでいつでもどこからでもできるため、手間も省けるでしょう。
また、検索機能が優れているのも便利です。
ソフトウェアでいうと、もう利用していないサービスなどのライセンスを一目で把握できます。
自動更新せず、利用停止するといったコスト削減につながり、業務の効率化による人件費の削減も期待できるでしょう。
IT資産管理ツールの管理対象
IT資産管理ツールを導入するときは、管理対象について確認しておきましょう。
管理対象を把握しておくことにより、自社の目的に合っているのか判断しやすくなります。
管理対象は以下のようになっているため紹介しましょう。
パソコンやサーバー
IT資産管理ツールの管理対象は、パソコンやサーバーなどのハードウェアです。
パソコンは会社でもたくさん使用されているため、それぞれどのようなソフトウェアや型番を使用しているのか確認することが大事です。
サーバーも同じく、どのパソコンが使用しているのか管理しておくとセキュリティについても確認できます。
パソコンやサーバーをツールで管理するためには、
・資産名
・固有の資産暗号
・取得年月
・帳簿上の価格
・導入先の部門
・使用者名
が必要です。
それぞれの項目は各会社によって違いはあるため、他に追加する項目もあるでしょう。
しっかり把握できるようにすることが大事になるため、自社の管理方法や業務に合わせて、パソコンやサーバーの情報を記入しておくのが良いでしょう。
ソフトウェアとライセンス
IT資産管理ツールを導入するときは、アプリケーションやソフトウェアのライセンス管理も入力しておくことが大事です。
IT資産管理ツールは、どんなソフトウェアが入っており、ライセンス形態がどのようになっているのか管理する必要があります。
また、ソフトウェアによってインストールできる状態であるのか、不具合などが生じていないのか確認することもできるため、ライセンス形態の情報は大事です。
ソフトウェアやライセンスが把握できるようになれば、インストールの内容も理解でき、コンプライアンスの点でも管理しやすくなるため、対象とすることができるでしょう。
セキュリティ
IT資産管理ツールでは、セキュリティ関連も対象になります。
セキュリティはアラートシステムを導入しているなら、許可しているいないソフトウェアのインストール制限や警告などを発することができるため、管理することが可能です。
また、それぞれの企業で決めたセキュリティポリシーに沿って運用することは有効的になるため、インストール可能なソフトウェアとの分別を行うことも可能です。
セキュリティソフトを導入しているなら、IT資産管理ツールの対象外にしても問題ないという見方もありますが、セキュリティはITの中でも重要なので強化しておきたいなら、ツールの対象にしておくのがおすすめです。
管理体制として導入を考えておきましょう。
IT資産管理ツールのデメリット
IT資産管理ツールを導入する際は、デメリットがあることを把握しておくべきです。
デメリットを理解しておくことにより、リスクを管理して利用することができます。
以下のようなデメリットがあるため解説しましょう。
社内ネットワークに接続されていないデバイスは対象外になる
IT資産管理ツールを利用するときは、社内ネットワークに接続していなければ意味がありません。
IT資産管理ツールではインターネットが必要になるため、もしネットワーク環境が整備されていない状態であれば、まずは必要なものから揃えていくことが大事です。
また、対象外になることを防ぐためには、会社自体でネットワーク管理が行われていることを周知させることが大事なので、必要な機器があるなら、接続できるような状態にしておく必要もあるでしょう。
特に、ネットワーク接続せずに使用しているデバイスや普段は電源が落ちている予備機などもツールで管理したい場合は、事前に確認しておかないと対象外になってしまう可能性もあります。
どの機器やデバイスを登録する必要があるのか確認しつつネットワーク接続も確認するようにしましょう。
ポリシーやルール策定をしなくてはいけない
IT資産管理ツールを利用するときは、ポリシーやルール策定をしなくてもいけません。
IT資産管理をする場合はどのように行いたいのか、明確なルールを決定しなくてはいけないからです。
ただ、ポリシーやルール策定はプロセスが大事になり、ポイントを押さえておかなければトラブルにつながることや効果を発揮できないこともあります。
そのため、ルール作成をするのにも時間と手間がかかることが予想されます。
一般社団法人ソフトウェア資産管理評価認定協会などのホームページにアクセスするなら、内容を把握できますが、参考程度なので会社によっては策定に手間取ることもあるでしょう。
この点を把握して導入を検討しましょう。
利用目的がそぐわない場合もある
IT資産管理ツールにも、いろいろな製品が存在しているため、利用目的がそぐわないこともあります。
もし、ツールを導入したのに目的がそぐわないようであれば、コストや時間が無意味なものになるため、大損してしまうことになるでしょう。
規模が大きいほど高額になるため、コストに見合った効果を発揮することができるのか問い合わせなどで確認しておくようにしましょう。
IT資産管理ツール導入の注意点
IT資産管理ツールを導入するときに気をつけて欲しい注意点をご紹介します。
どのツールを選んだとしても、導入したらすぐに資産管理がスムーズに出来るというわけではありません。
導入する目的は何か、サポート体制が充実しているか、機能は十分かなど、さまざまな点から評価し、検討する必要があります。
- 形態・形式
- 導入サポート体制
- 機能・特徴
の3つは必ず導入前にチェックしましょう。
形態・形式
IT資産管理ツールには、オンプレミス型とクラウド型があります。
まずは2種類のうち、どちらが自社に適しているのかを検討しましょう。
現在は、テレワークも普及もあり、クラウド型の人気が高まっています。
クラウド型とオンプレミス型、両方を選択できるツールも増えているので、下記のそれぞれの特徴を比較してみてください。
<オンプレミス型の特徴>
・自社サーバーで運用
・自社ネットワークなので外部への依存が少ない
・管理・保守する人間の責任比重が強い
・導入コストが高い
<クラウド型の特徴>
・導入の手間が少ない
・導入コストが安い
・サービス提供企業のサーバーを利用するので、サーバートラブルなどはサービス元に依存
・ネットワーク環境が整っていればどこからでも可能（リモートワーク対応可）
・スマホやタブレットなどモバイルでも利用可能
導入サポート体制
導入後の運用者がITの知識が乏しいと、さまざまな不明点やトラブルに対応できないかもしれません。
また、社内のシステム担当者だけでは解決できないケースもあるでしょう。
そういったときにサポート対応が期待できれば安心です。
システムを導入したものの、運用ができなければコストをかけても無駄になってしまいます。
利用マニュアルがあるのはもちろん、サービス提供会社によるサポート体制が充実しているのか確認しておくといいでしょう。
また、メール、電話、チャットなど、どのような方法でサポートが受けられるのかも把握しておくと安心です。
機能・特徴
導入前には、必ずIT資産管理ツールを導入する目的を明確にしましょう。
目的にはどんな機能が必要なのかを考え、十分な機能が搭載されているツールを選ぶ必要があります。
例えば、
- ログを収集して確認できるようにする
- ログをもとに監視してアラートを設定する
- アラートと共にネットワークを遮断するような防止策をとる
など、細かい要望に沿ってツールを選定してください。
機密情報の持ち出しを防ぐという目的なら、ファイルサーバーへのアクセスログのみでなく、当該ファイルの編集履歴、メールへの添付記録、USBメモリ、印刷の利用有無まで確認できる方がいいでしょう。
適切な運用をおこなうためにも、ニーズを全て洗い出し、導入目的をはっきりさせるのが大切です。
おすすめIT資産管理ツール比較6選
ここからは、おすすめのIT資産管理ツールを6つご紹介します。
料金は企業規模やプランによって異なるので、一概には言えないものの、機能は各ツールによってさまざまです。
導入時の注意点を参考に、比較検討してみましょう。
| サービス名 | 形態 | 料金 | 運営会社 |
| SKYSEA Client View | クラウド型、オンプレミス型 | 要問い合わせ | Sky株式会社 |
| マネーフォワード Admina | クラウド型 | 要問い合わせ | マネーフォワードi 株式会社 |
| Asset View | クラウド型、オンプレミス型 | 要問い合わせ | 株式会社ハンモック |
| ISM CloudOne | クラウド型 | 要問い合わせ | 株式会社大塚商会 |
| LanScope | クラウド型、オンプレミス型 | 要問い合わせ | エムオーテックス株式会社 |
| Assetment Neo | クラウド型 | 月額40,000円〜 | 株式会社アセットメント |
SKYSEA Client View
・万全なセキュリティ診断機能
・暗号化を促すメッセージを表示し、組織内PCの暗号化徹底を支援
・サーバー障害によるログ消失に備え、画面操作ログもPC上に一時保存
SKYSEA Client Viewは、情報漏洩対策・サイバー攻撃対策・デバイス使用制限など様々な機能を持ち合わせた総合型ツールです。
提供しているSky株式会社は、デジタル複合機やクライアント運用管理ソフトウェアなど、広い分野でシステム開発をおこなっています。
クライアントの声を取り入れ、毎年バージョンアップしており、直感的に使える点が人気です。
また、オンプレミス型とクラウド型のどちらも選べるので、自社に合った形態で導入できます。
導入会社も18,000社以上と十分な実績があり、幅広い分野の企業が採用しています。
マネーフォワード Admina
・SaaSの情報とアカウント情報もを一元化
・利用している情報から、どのSaaSにどれくらいのユーザが、いつ、誰が利用しているのかを自動的に検出
・見積りやライセンス追加が必要なツールを自動検出
会計システムで有名な株式会社マネーフォワードは、IT管理システムも提供しています。
「マネーフォワード Admina」は、SaaS管理を劇的に効率化できるSaaS管理サービスなので、株式会社マネーフォワードのネームバリューもあることから、安心して導入しやすいのではないでしょうか。
sansan、ジョブカン 、wantedlyなど約80個のサービスと連携しているのも大きな魅力です。
シンプルで直感的に操作できる画面で、ライセンスや権限の確認、2要素認証設定の有無など、あらゆる情報を簡単に把握・管理できます。
自動化機能も豊富で、連携したSaaSは常に最新の状態が保たれ、改めて同期をする必要もありません。
無料プランや無料トライアルがあり、解約費用や最低利用期間もないので、まずは自社に合っているか確認してみるのがおすすめです。
料金は、利用ID数に応じて変わります。
Asset View
・必要な機能だけを選んで利用できる
・途中で機能を追加・減らすことも可能
・社内で稼働するハードウェア、アプリケーションの情報を自動収集
Asset Viewは、企業の情報を守るための機能が詰まった管理ツールです。
株式会社ハンモックは、法人向けの営業・業務改善ソリューションを提供しており、業種・規模問わずさまざまな企業が導入しています。
必要な機能を必要な分だけ選択して使用することができ、オーダーメイドでツールプランを組めるのが最大の特徴です。
複数の機能があるため、効率的な管理・運用ができるでしょう。
ITreview Grid Award 2023 Winter「Leader」を7部門で受賞していることからも、人気の高さがうかがえます。
また、運用の手軽さを重視し、ひとつの画面で操作できるように設計しているため、複雑な操作も必要ありません。
ISM CloudOne
・ユーザーファーストの管理画面で見やすい
・トラブル時に遠隔コントロールができる
・禁止されている操作などはアラートとして一覧表示
ISM CloudOneは、世界55ヵ国で用いられているグローバルなツールです。
クオリティソフト株式会社は、設立時は翻訳事業や資料作成を中心に事業をおこない、現在ではシステム開発を展開しています。
ISM CloudOneは資産情報の収集を自動で進め、詳細な結果をレポートとして出力する機能を搭載。
クラウド型のため、インターネットに接続するだけで端末を管理できる手軽さがメリットです。
もちろんセキュリティ対策も万全で、わかりやすい管理画面で誰でも簡単に操作できます。
IT管理者の管理工数を大幅に削減でき、フィルタリングを設定すればIT資産の棚卸しも簡単です。
LanScope
・使いやすい管理コンソール
・Apple と Google のプログラムに対応した充実のスマホ管理
・困った時にはチャット、電話、メールどれでも対応
LanScopeは、資産管理・ウイルス対策・情報漏洩対策などができる総合マネジメントツールです。
上場企業4社に1社、金融機関の3社に1社といった高いセキュリティ水準を求める企業を中心に採用されています。
20,000社以上の導入実績を誇り、継続率も93％とであることから、導入企業に高く評価されているといえるでしょう。
サービス開始から10年間で培った経験や知識で、充実したIT資産管理を実現しています。
また、スマートフォンやパソコンに限らず、USBやルーター、プリンターなどの周辺機器を管理できるのも強みのひとつです。
Office365、Google Apps for Work、Dropboxの利用パターン1,800項目のテストを自動化し、毎日確認しているので、環境の変化に素早く対応できます。
導入から運用までサポートが手厚いので、運用が不安な企業にもおすすめです。
Assetment Neo
・汎用性・拡張性が高い台帳管理をサポートする機能あり
・リース専用のソフトに負けない本格的なリース契約管理機能あり
・さまざまな貸出業務に対応した機能あり
Assetment Neoは、台帳管理をサポートしてくれるクラウド型のツール。
提供している株式会社アセットメントは、「資産管理のことばかり考えているマニアック集団」を自負し、資産管理に特化した企業です。
IT資産管理以外にも、「固定資産の棚卸」や「デモ機の貸出管理」「リース品の費用管理」など、管理業務に特化した機能が充実しています。
バーコードやQRコード、RFIDを活用した現物管理で、社内資産における管理業務の効率化が実現できるでしょう。
また、複数の機能の中から必要な機能を選び、組み合わせて使うことができます。
ほかのIT資産管理ソフトとの連携にも多数対応しており、現在使用しているツールがあっても安心。
料金は、資産管理数に応じたプランによって異なります。
プランによっては個別見積りになるので、まずは公式サイトをチェックしてみましょう。
まとめ：IT管理システムの機能・特徴を比較！
ここまでIT管理システムについてまとめてきましたが、いかがだったでしょうか。
導入する際には、目的を明確にしてから、自社に合うシステムの導入を検討しましょう。
サポート体制や、機能もしっかりとチェックしておくと、スムーズな導入・運用が可能です。
IT資産管理ツールを導入し、業務の効率化を目指しましょう。