企業によってはミーティングや打ち合わせなどで、会議室を利用することもあるでしょう。
会議室を利用する際、他の利用者と被ってしまった経験はありませんか？
ダブルブッキングを解決するのに有効なのが「会議室予約システム」です。
この記事では、会議室予約システムそれぞれの特徴を交えながら比較・紹介しています。
会議室予約システムを利用する際の参考になれば幸いです。
会議室予約システムとは
会議室予約システムとは、その名の通り会議室を利用する際システム上で予約するシステムです。
会議室を利用する他の人にも利用状況を共有できます。
利用状況が共有できるので、会議室利用のダブルブッキングを防げ、スムーズに会議ができます。
会議室予約システムで行えること
会議室予約システムで行えることは以下の通りです。
- 予約
- 予約のキャンセル
- 予約の変更
- 会議室使用状況の確認
スマホ・PCから予約しキャンセルできます。
変更も簡単に行え、振替日の確認もすぐにできます。
予約からキャンセル・変更までの一連の流れを1つのシステムの中で出来るので、利用者・管理者共にとても効率のいいシステムです。
会議室だけでなくビジネスに活用する場合、顧客管理や集客・販売促進など、他にもさまざまな機能があります。
ですのでシステム導入をお考えの方は、まず使用目的を明確にしましょう。
使用目的によってシステムの機能はガラリと変わります。
会議室予約システムの利用パターン
会議室予約システムの利用パターンをいくつかピックアップしました。
- ビルの共有会議室の予約
- 自社会議室の予約
- 貸し会議室の予約
- 対個人向けのサービスの予約
詳しく解説します。
ビルの共有会議室の予約
会議室予約システム利用パターンの一つに、ビルの共有会議室の予約があります。
オフィスビルに複数社テナントで入っている場合、会議室を共有する必要があります。
会議室の使用状況を把握し、各社がスムーズに会議できるように会議室予約システムを導入します。
自社会議室の予約
会議室予約システム利用パターンの一つに、自社会議室の予約があります。
従業員が数名の会社であれば問題ありませんが、従業員が100名を超える規模の会社になると会議室の利用が混雑する可能性があります。
会議室予約システムがあると、使用状況を一目で確認できるので、効率よく会議の時間を確保できるでしょう。
貸し会議室の予約
会議室予約システムには、一般開放されている以下の施設でシステムを利用するパターンがあります。
- 市民会館
- 市役所
- その他公共の施設
利用者はネットで空きを確認し予約ができるので、直接現地に行く手間がかかりません。
対個人向けのサービスの予約
会議室予約システム利用パターンの一つに、対個人に対してのビジネスで利用されるパターンがあります。
以下のビジネスが該当します。
- 飲食店
- スポーツジム
- 教室を利用する習い事
- フィットネスクラブ など
利用者が予約システムで空きを確認し予約を入れられるので、効率よくビジネスを行えます。
会議室予約システムを導入するメリット
会議室予約システムを導入するメリットをいくつかピックアップしました。
- 時間を有効活用できる
- 予約管理を簡単に行える
- 会議室の運用に役立つ
詳しく解説します。
時間を有効活用できる
クラウド型の会議室予約システムを導入すると、直接会議室に行かなくてもPCやスマホからいつでも予約ができるので、時間を有効活用できます。
会議室に専用端末を設置しその場で予約するシステムの場合、予約側は特別な装置が必要ないので、手軽に利用できる点がメリットです。
予約管理を簡単に行える
会議室予約システムを導入すると、予約管理が簡単に行えます。
会議室の管理側が避けたいのは、無断キャンセルではないでしょうか。
無断キャンセルが発生すると、その時間に会議室を使いたい人が他にいるにもかかわらず、会議室が使用できず無駄になってしまいます。
システムの中には予約時間から少したってもチェックインされない場合、自動予約キャンセル機能を備えているものもあります。
会議室使用の無駄を減らせるでしょう。
会議室の稼働率を上げるため、以下の機能を備えているシステムもあります。
- 会議が予定より早く終了した場合、次の会議時間まで使用可能にする機能
- 会議室使用延長機能
会議室を管理する側は、システムを導入すると予約管理の手間を減らせます。
会議室の運用に役立つ
会議室予約システムを導入すると、会議室の運用に役立ちます。
システムの中には、以下のデータを予約履歴から分析しグラフ化してくれるものもありま
す。
- 利用の多い会議室
- 利用の多い時間帯
- 利用時間 など
会議室の利用状況が数値やグラフで明確になると、必要な会議室数が明確になり管理コストを見直すきっかけになるでしょう。
利用率の低い会議室の別の使い道を考えるきっかけにもなります。
会議室予約システムのデメリット
会議室予約システムを利用するときはデメリットもあります。
どのようなデメリットがあるのか確認しておくことで、システムの導入で思わぬ事態になることを防ぐことが可能です。
会議室予約システムを利用する際は以下のようなデメリットがあります。
初期費用などのコストがかかる
会議室予約システムを利用するときは、コストがかかることを覚えておくべきです。
コストは各サービスによって料金形態などに違いがあり、初期費用が高額なケースになりやすいため、その部分のみに注目してしまう場合もあるでしょう。
しかし、システムは継続して支払う必要があるため、最初の初期費用だけでなく、ランニングコストなども確認しておくべきです。
どれくらいの費用が必要になるのか、計算しておかないと、運営のコストが大きくなり、企業にとっては大きな負担となる場合もあるでしょう。
事前に各サービス会社に見積もりを取り、機能面とのバランスを考慮しておくと、計画も立てやすくなるはずです。
初期費用などのコストを確認したうえで会議室予約システムの利用を検討するようにしましょう。
予約システムの使い方を覚えなくてはいけない
会議室予約システムを導入した場合は、従業員にとってはこれまでになかった作業が発生することになり、使用方法を新たに覚える必要が生じます。
既存のシステムとは違う部分もたくさん生じるはずなので、操作方法を覚えるまではミスが生じるなど、効率性が落ちてしまうこともあるでしょう。
また、インターネットの利用に慣れていない場合は、予約システムをしっかり扱うまでに、かなりの時間を要することもあります。
ITリテラシーによっては上手く効果が出ないこともあるため、事前に従業員の扱いが計画通りに行くのか調査しておく必要もあるでしょう。
また、予約システムを扱う専任者を決めていない店舗では、新しい従業員が加わるたびに操作方法を教える手間も生じます。
会議室予約システムを導入するときは、手間や時間を浪費することも計算しなくてはいけないため、メリットばかりを注目しないようにしましょう。
利用しているスケジュール管理とシステムを連動させる必要がある
会議室予約システムを利用するときは、スケジュール管理と連動させることも検討すべきです。
会議室予約システムはスケジュールシステムと連動させることで、会議の参加者を自動的に登録することができ、わざわざ報告や名簿の確認などをしなくて済みます。
また、参加者にわざわざ時間や場所を知らせる必要もないため、効率よく会議室の予定確認や案内を行うことも可能です。
ただ、利用しているスケジュール管理によっては上手く連動できない可能性もあるため、しっかり確認しておく必要もあります。
スケジュール管理とシステムの連動を把握しておき、問題無さそうであれば効率をさらに向上させることにつながるため、押さえておきましょう。
会議室予約システムの選び方
会議室予約システムを利用するときは、どのポイントを把握すれば良いのか分からないこともあるでしょう。
サービス数も多いため、以下のポイントを参考にしてみてください。
- コストの妥当性
- 使用目的に合った機能
- モバイルでの利便性
- セキュリティの安全性
- シンプルな操作性
詳しく解説します。
コストの妥当性
会議室予約システムを選ぶ際は、コストの妥当性が大切です。
会議室予約システムを利用するときに便利な機能が備わっているなら、よりスムーズに活用することができます。
高性能なシステムほど料金が高額です。
コスト的に厳しい場合は、本当に必要な機能をピックアップして選択するようにしましょう。
使用目的に合った機能
会議室予約システムを選ぶ際は、使用目的に合った機能が備わっているかが大切です。
提供業者によってサービス内容に違いが生じます。
予約管理に特化している、他のサービスとの連携に特化しているなど、強みにも違いがあります。
状況や規模に加えて、自社の使用用途に合ったサービス内容となっているのか確認して選択してください。
モバイルでの利便性
会議室予約システムを選ぶ際は、モバイルでの利便性が大切です。
予約を出先で行いたい人も多いのではないでしょうか。
そんなときにスマホで予約しやすい仕様になっていないと、予約に苦戦します。
導入時にはモバイルでの画面や操作も確認しておきましょう。
セキュリティの安全性
会議室予約システムを選ぶ際は、セキュリティの安全性が大切です。
システムは以下の個人情報を取り扱います。
- 氏名
- 住所
- 電話番号
- 会社名
- 所属部署
利用者の個人情報が流出してしまうと、賠償問題になる可能性があります。
ですのでシステムを選ぶ際は、システム提供会社のセキュリティ対策について確認しましょう。
シンプルな操作性
会議室予約システムを導入する際は、シンプルな操作性のシステムを選びましょう。
性能がいいシステムでも操作が難しいと、使う人が限られてしまいます。
システムを導入する前に実際に操作する機会をもらい、操作性を確認しましょう。
会議室予約システムの導入流れ
会議室予約システムを導入する際は、流れについても把握しておくべきです。
流れを把握しておくとスムーズな短期間による導入を目指すことが可能です。
会議室予約システムの導入では以下の流れを把握しておきましょう。
問い合わせを行う
会議室予約システムを利用するときは、問い合わせを行うようにしましょう。
まずは自社に適したサービスを選ぶために、課題や改善点などを把握して、各サービスを比較しながら考えるのがおすすめです。
会議室予約システムと自社の目的が合わない場合、連動が上手くいかず効率性という部分が低下することもあるからです。
必要であれば問い合わせをして、どのような機能や使い方ができるのか確認するようにしましょう。
もし、システム導入の会社を選ぶことができたなら、サイト上の問い合わせから契約について伝えることもできます。
見積もり金額やプランについて提示してもらえるため、後日回答して会社の選択を行いましょう。
無料トライアルので動作などを確認
会議予約システムを利用するときに無料トライアルがあるなら、動作などを確認するようにしましょう。
実際に使用してみないと、既存システムとの連携や目的に合った操作を行うことができるのか確認できません。
また、実際に無料期間中の予約サービスシステムを活用することにより、不便だった部分や要望についても確認できるため、業者側に問い合わせして不足しているところを実現できないか、相談してみることができます。
正規版の申込みと運用
会議室予約システムを導入することにより、正規版の申込みと運用を開始することも検討しましょう。
正規版の申込みは再度予約する機能や導入費用を注意深く確認して申込みするようにしてください。
予約システムの設置作業が必要となるため、正規版サービスの完全納品まで約1週間ほど待たなてはいけないでしょう。
システムが導入されれば実際に運用を開始してみましょう。運用によっては改善点が出ることもあるため、見つかれば再度問い合わせて相談してみることもできるでしょう。
おすすめ会議室予約システム比較【5選】
早速、いくつか会議室予約システムを比較していきます。
| ツール名 | 料金 |
| Airリザーブ | フリープラン：無料 ベーシックプラン：5,500円／月 プレミアムプラン：お問い合わせ |
| STORE予約 | フリー：無料 ライトプラン：8,778円 スタンダードプラン：26,378円 プラチナプラン：66,000円 |
| ダイレクトリザーブ | 標準版：3,000円／月 カスタマイズ版：20,000円／月 |
| ACALL MEETING | 料金は問い合わせ |
| Touch-mee | 基本料金：月額3,500円／1室 無料トライアルあり |
Airリザーブ(AirRESERVE)
Airリザーブはクラウド型会議室予約システムです。
月0円で使用できるフリープランと月5,500円のベーシックプラン、企業に合ったプランを提供するプレミアムプランの3つがあります。
代表的な機能を以下の一覧表にまとめました。
| 代表的な機能 | 主なメニュー |
| 予約受付 | ・電話予約 ・予約キャンセル待ち ・仮予約受付 |
| 予約管理 | ・予約状況表示 ・予約変更 ・予約キャンセル |
| 予約メニュー設定 | ・営業時間設定 ・メニュー登録 ・リソース管理 |
| ネット予約サイト | ・ネット予約 ・デザイン設定 ・メニュー説明文の設定 |
| 顧客管理 | ・顧客検索 ・顧客の予約履歴検索 |
| 通知・メール配信 | ・予約確認メール返信 ・予約リマインドメール配信 ・メール署名欄の設定 |
| 店舗管理 | ・通知メールの配信アドレス設定 ・営業時間による受付停止設定 ・休業日の受付停止設定 |
| 権限管理 | ・スタッフ登録 ・スタッフの店舗権限登録 ・スタッフの役割ごとの権限管理 |
| セキュリティ | ・安全な情報通信 ・固定IPアクセス制限 |
| 外部連携 | ・Airレジ連携 ・Airウエイト予約情報連携 |
フリープランで使用できる機能は次の通りです。
- 月間予約件数無制限
- 予約管理
- 顧客管理
- 予約確認メール配信
- 安全な情報通信
- スタッフの店舗権限登録
操作性はシンプルで一元管理も行えるため、初心者の方でも十分機能を使いこなせます。
自社の会議室の空き状況だけでなく、貸し会議室の予約も行うことができるため、大企業だけでなく中小企業の方にもおすすめです。
まずはフリープランから利用してみて、足りない機能があればベーシックプランに切り替えて使用してみてはいかがでしょうか。
STORES予約
STORES予約は導入費用が無料の会議室予約システムです。
料金プランは次の4つがあります。
- 月0円で使用できるフリープラン
- 月8,778円～のライトプラン
- 月26,378円～のスタンダードプラン
- 月66,000円～のプラチナプラン
代表的な機能を以下の一覧表にまとめました。
| 代表的な機能 | 主なメニュー |
| 予約管理・設定 | ・予約カレンダーの埋め込み ・レッスンの振替予約 ・スタッフ管理 |
| 決済手段 | ・月額課金機能 ・回数券 ・ネット決済 |
| 顧客管理・対応 | ・予約受付/キャンセル/変更期限 ・予約者情報カスタマイズ ・予約通知メールのカスタマイズ |
| 集客・販売促進 | ・メルマガ・ＤＭ配信 ・検索/予約サイトCoubIcに掲載 ・SEO対策 |
| セキュリティ | ・SSL/暗号化全対応 ・サービス品質保証 ・万全の情報漏えい対策 |
フリープランで使用できる機能をいくつかピックアップしました。
- SEO対策
- お客様向け会員アプリ
- 最大1項目のアンケート
- 予約受付・キャンセル・変更期限
- 管理者様向けアプリ
- 顧客管理
- 現地払い
- クレジットカード事前決済
- 回数券・月謝の販売
利用者の多い会議室になると有料プランへの切り替えが必要ですが、会議室の少ない中小企業や会議の頻度の少ない企業なら無料プランで十分です。
予約業務を全面的にサポートするための「集客、予約、顧客、決済」の管理機能が揃っています。
集客や販売促進機能もあり、セキュリティ面もバックアップや個人情報の保護など万全です。
会議室の管理だけでなく、さまざまな業種で利用できるサービスです。
ダイレクトリザーブ
ダイレクトリザーブは、迅速かつ丁寧なサポートをモットーとしている会議室予約システムです。
会議室予約に限らず、対個人のビジネスに使われるケースが多いサービスになります。
月3,000円で使用できる標準プランと、月20,000円～使用できるカスタマイズプランの2つがあります。
代表的な機能を以下の一覧表にまとめました。
| 代表的な機能 | 主なメニュー |
| 予約管理・設定 | ・予約分析 ・会員予約キャンセル機能 ・予約フォーム項目カスタマイズ ・休店日管理機能 |
| 決済手段 | ・月額課金機能 ・回数券 ・ネット決済 ・クレジット決済 |
| 顧客管理・対応 | ・予約忘れ防止メール機能 ・来店後お礼メール機能 ・アンケート管理 ・会員マイページ ・複数店舗管理機能 |
| 集客・販売促進 | ・既存HPへの組み込み ・SNS連携 ・SEO対策 ・座席割当、整理番号発行 |
| セキュリティ | ・SSL/暗号化全対応 ・サービス品質保証 ・万全の情報漏えい対策 |
既存HPへの組み込み～会員予約キャンセル機能まで標準プランで利用できます。
ダイレクトリザーブでは営業時間以外でも、24時間自動予約の受付を行っているため、夜中でも直前でも忙しい時間帯でも、自動で予約を受付けすることが可能です。
予約日が近づくとお客様に自動でお知らせを送ってくれるので、予約忘れを未然に防げます。
アンケートや予約分析など1人のお客様に対してストレスなく全ての対応を行うことができます。
リピーター獲得に向けて活用できるのも嬉しい点です。
企業側にとってもメリットがありますが、顧客にとっても操作性が高いのが特徴的です。
WorkstyleOS
WorkstyleOSはシンプルな予約だけでなく、取引先とのアポイント管理や顧客データの蓄積などの機能があるため、ビジネスを包括的な機能で効率化できる会議室予約システムです。
料金は機能と人数の組み合わせによって変わります。
代表的な機能を以下の一覧表にまとめました。
| 代表的な機能 | 主なメニュー |
| 人に紐づく機能 | ・スポットチェックイン ・ステータスの共有 ・居場所の検索 |
| 場所に紐づく機能 | ・受付チェックイン ・退館処理 ・座席予約 |
| 「はたらく」中のデータ管理 | ・ダッシュボード ・カレンダー連携 ・マルチテナント機能 |
パソコンやリアルタイムで状況把握することができるため、どこでも簡単に会議室やワークスペースを予約することができます。
Googleカレンダーなどと連携することができれば、予定作成画面へ予約状況を反映させることができるため、スケジュール管理をしっかり行うことが可能です。
予約時間が過ぎても入室がない場合は、自動で予約がキャンセルされる仕組みになっており、早く開いたときも空室として利用できるように管理できます。
利用状況もダウンロードできるため、データ分析により課題と解決策を見つけることができます。
経過時間や残り時間などのアラートやアナウンスで機能もついています。
Touch-mee
Touch-meeは、専用の端末やパネルが一切必要なく専用アプリと連動させることでスケジュール情報を一元管理する、オーソドックスな会議室予約システムです。
NFCシートを活用した会議室予約システムなので、スマホがあれば誰でも活用できます。
シートは自由にデザインして印刷することができるため、オフィスに合わせて作成できます。
料金は1室月3,500円で利用でき、初期費用はかかりません。
代表的な機能を以下の一覧表にまとめました。
| 代表的な機能 | 主なメニュー |
| 利用状況を把握 | ・利用履歴を記録 ・利用履歴をファイル出力 ・ツールで利用履歴を一覧化 |
| 会議室の稼働率アップ | ・自動キャンセルで空予約防止 ・会議終了時間をお知らせ ・会議終了で部屋は解放 |
| 利便性の向上 | ・スマホで空室を検索 ・スマホで利用延長 ・情報漏えいに配慮した確認機能 |
会議室以外に集中ブースやフリースペースなど活用範囲を拡大させることもできるため、会議室ではない場合も用途に応じて利用することができます。
利用状況をマップ表示して可視化する機能を月5,000円で利用できます。
オフィスにサーバーなどの機器を配置する必要もなく、直ぐに導入可能です。
無料トライアルもあるため、お手軽に試してみてはいかがでしょうか。
まとめ：会議室予約サービスを利用してストレスフリーな利用を促進！
会議室予約サービスの内容について紹介してきました。
会議室予約サービスにもいろいろな種類がありますが、機能面や強みに違いがあるため、よく熟考することが大切です。
無料トライアルがあるサービスについては導入前に試し利用してみるのが良いでしょう。