日程調整ツールを徹底比較！ポイントや特徴など紹介。

「会議や商談の日程調整に時間がかかっている」「うっかり予定がダブルブッキングしてしまった」といったことはありませんか。

複数人で日程を合わせる場合、調整が終わるまでに何度もやりとりが必要になって時間がかかったり、ミスが発生したりしてしまいます。

そんなときは、日程調整ツールを利用するのがおすすめです。

日程調整ツールを利用すれば、無駄な作業や時間が一気になくなって、本業に集中できるようになります。

本記事では、日程調整ツールを導入するメリットやツールを選ぶポイント、おすすめの日程調整ツール3つを紹介していきます。

日程調整ツール導入によって業務効率化を実現したい人は、ぜひ最後までご覧ください。

日程調整ツールとは

日程調整ツールは、会議や商談、イベントなどの日程調整を自動的に行うツールです。

社内・社外を問わず何人でも参加できて、簡単に日時をすり合わせて決めることができます。

日程調整ツールの基本的な使い方は、以下の3ステップです。

1. 予定を作成し候補日を選んでURLを発行する
2. URLを参加者に送る
3. 参加者がURLから希望日時を選択する

日程調整ツールを使えば参加者一人ひとりに予定を確認する手間が省けるため、大変便利です。

また、ツール上で作成したURLを共有するだけで、参加者たちに予定の告知ができます。

カレンダーツールと連携するツールなら、自分の空き日時から希望日を自動的に選択してくれるため、ダブルブッキングを防げます。

働き方の多様化により予定を合わせにくくなっている昨今において、日程調整ツールの需要は今後も伸びていく可能性が高いでしょう。

日程調整ツールを導入するメリット

日程調整ツールを導入することで、日程調整や予定の説明に関する手間が省けて業務効率化につながります。

さらに、さまざまな端末や利用スタイルへ対応できるツールが多く、使いやすいシステムであると言えます。

それでは、日程調整ツールを導入するメリット3つを紹介していきます。

1. 複数人との日程調整を行う手間と時間が省ける
2. 予定の詳細を参加者一人ひとりに説明する必要がない
3. さまざまな端末や利用スタイルへ柔軟に対応できる

1．複数人との日程調整を行う手間と時間が省ける

日程調整ツールでは、あらかじめリスト化しておいた参加者たちへ、一斉に日程調整URLを送信できます。

その後は、参加者がそれぞれURLリンク先で希望日程や出欠を選択します。

そのため、参加者一人ひとりへ個別に予定を確認する必要がなく、日程調整にかかる手間を時間を大幅にカットできます。

日程調整が簡単にできるようになれば、ほかの業務に時間を充てられるようになって業務効率化につながるはずです。

特に、最近ではテレワークやフレックス制度など働き方の多様化が進んで、予定を合わせることが難しくなっています。

しかし、日程調整ツールを導入することで、より簡単に予定を合わせられるようになります。

また、希望が多い日程が参加者側へ自動的に表示される機能もあるため、参加者にとっても予定を合わせやすいメリットがあります。

2．予定の詳細を参加者一人ひとりに説明する必要がない

何かしらのイベントを開催する際、日程調整を行う前に参加者へ詳細を説明する必要があります。

参加者へ一度に告知できれば楽ですが、個別にしか連絡できない場合は説明の手間が多くかかります。

そこでおすすめなのが、イベントや予定の詳細を自動的に告知できる日程調整ツールです。

参加者へ送ったURLへリンクすれば、作成したイベントの内容を確認できるようになっています。

そのため、メールやLINEといった方法で参加者へ個別に説明を行う必要がありません。

日程調整ツール導入によって日程調整の負担が大幅に減って、業務効率化を実現すると言えます。

3．さまざまな端末や利用スタイルへ柔軟に対応できる

日程調整ツールにはアプリ版やWeb版があるほか、iOSやAndroidの両方に対応できるものも存在します。

そのため、スマートフォンのアプリで使いたい人や業務用PCで使いたい人など、複数の利用スタイルへ柔軟に対応できます。

さらに、iOSとAndroidの両方に対応しているツールであれば、幅広い人に使ってもらいやすいです。

社内での利用はもちろんのこと、さまざまな端末や利用スタイルに対応できるツールなら、社外の人との日程調整手段としても最適です。

日程調整ツールを利用するデメリット

日程調整ツールを利用するときはデメリットがあるため、確認しておくべきです。

デメリットを把握しておくことにより、マイナス要素を減らして利用することができます。

日程調整ツールを利用するときのデメリットは以下の点です。

・コストがかかる

・操作に慣れるまでに時間がかかる

・取引先や営業先によってはツール導入が難しいこともある

コストがかかる

日程調整ツールを利用する場合はコストがかかります。

費用によって毎月ランニングコストが発生するため、その分の費用を計算して経費負担にならないか確認しておく必要があります。

コストは各業者によって違い、数百円から始めることができるものもあれば数千円かかるものなど様々です。

ただ、業者によってオプション追加などを行うなら、その分費用が加算されることもあるため、利便性の向上を図るなら、事前に計算しておく必要があります。

また、少ないコスト負担でも毎月の費用は痛手を被ることもあり、経営を圧迫する可能性もあります。

そのため、日程調整ツールの導入を行うときは、コスト計算して、経営の安定が図れることを確認してから利用するようにしましょう。

操作に慣れるまでに時間がかかる

日程調整ツールを利用するなら、操作に慣れるまでに時間がかかることを明記しておくべきです。

今まで日程調整をしていたときに、紙などのアナログな方法で行っていた場合は操作に慣れるまでに時間がかかります。

日程調整ツールは各提供業者によって画面や使い勝手は違いがあるため、複雑な使用になっている場合は従業員が慣れることができず、業務効率が低下することになります。

また、アナログに慣れているなら日程調整ツールの内容を把握するまで時間がかかり、場合によっては面倒になって元のやり方に戻ってしまう可能性もあります。

日程調整ツールに慣れるまでには時間がかかる場合もあるため、事前周知や導入する際のオペレーションをまとめておく、操作マニュアルを作成しておくなど対策を講じておくようにしましょう。

取引先や営業先によってはツール導入が難しいこともある

取引先や営業先によっては、ツールの導入が難しいこともあるため注意しておくべきです。

自社側ではツールの取り扱いや従業員の認知などを行って準備ができていても、取引先でツールを活用していない場合は利用できないことがあります。

特に相手企業がアナログに慣れている場合は、日程調整ツールに対応できない場合が多いため、導入したのに無駄なコストで終わってしまうこともあります。

そのため、取引先や営業先に事前に利用することができるのか確認しておくべきです。

その際に、使用方法や用途などについて説明しておくなら、取引先もツールの使用に応じてくれる可能性があります。

利用方法は難しいものではありませんが、自社側の都合ばかりを優先せず、取引先との関係性も考慮してから導入するようにしましょう。

日程調整ツールの利用シーン

日程調整ツールを利用するのは、どのようなシーンがあるのか確認しておきたいでしょう。

日程調整ツールの利用シーンを確認することで、自社で利用するときに参考にすることができます。

以下のようなシーンで利用できます。

取引先との営業アポイントで利用

日程調整ツールを利用するときは、営業のアポイントで利用することができます。

取引先との交渉などの際に「面談が可能な時間についてお知らせください」とメールを送信しても「別の時間で取引お願いします」と返信されれば、再度メール送信しなくてはいけないため、面倒に感じることもあるでしょう。

しかし、日程調整ツールでは予約受付型で空いている時間を、自動で抽出できる機能が備わっているものもあります。

その場合、メール送信することなく、相手や自分の空いている時間で共通する日付で商談の予約が直ぐに行えるため、アポイントをスムーズに行うことが可能です。

さらに、2回目のアポイントでも日程調整ツールを利用して、URLを送信するなら直ぐに日程を決めることができるため、営業面の効率が向上するでしょう。

人事採用の面接や面談で利用する

人事採用などの場面で面接や面談を行う際も、日程調整ツールを利用することで完了させることができます。

人事採用するときは人数が多いほど日程調整するのが複雑になり、ミスなども生じやすくなります。

しかし、日程調整ツールを利用するなら、URLを送信して相手に日程を選んもらうだけで完了できるため、大変楽に管理が可能です。

申込みがあった場合も自動返信メールにしておくと効率性が向上できるでしょう。

打ち合わせの日程調整でも利用できる

日程調整ツールは、打ち合わせにも活用することができます。

広告代理店や税理士、弁護士との打ち合わせがある際、日程調整をする点でお互いコミュニケーションを取るのが難しい場合もあるでしょう。

日程調整ツールにより予約のURLを送信するなら、毎回相談しなくてもやり取りできるため、時間の節約にもなります。

打ち合わせの忘れ防止にもなるため、利用を検討してみましょう。

日程調整ツールを選ぶポイント

日程調整ツールと一口に言っても、とても多くのツールがリリースされているため、どのツールを選べば良いか迷ってしまいますよね。

日程調整ツールは機能が多ければ多いほど良いというものではなく、参加者の使いやすさを重視して選ぶことが大切です。

しかし、参加者にとっての使いやすさは、どのようなポイントで判断すれば良いのでしょうか。

ここからは、参加者にとって使いやすい日程調整ツールを選ぶためのポイントを解説していきます。

1. 利用目的にあったツールを選ぶ
2. 操作が簡単なツールを選ぶ
3. 連携したいサービスに対応したツールを選ぶ

1．利用目的にあったツールを選ぶ

日程調整ツールは、日程調整の方法によって大きく3種類にわけられます。
※例外もございます。

日程調整方法にはそれぞれ向き不向きがあるため、利用目的に合わせて選ぶのがおすすめです。

例えば、予約受付型は候補日の提案が不要な点では便利ですが、日程は参加者の希望に合わせることになります。

そのため、自分でスケジュール管理したい人には予約受付型はあまりおすすめできず、候補提案型が最適と言えます。

また、大人数での飲み会やイベントの日程調整の場合には、参加希望者が多い日程が一目でわかる投票型が良いでしょう。

利用目的によってベストな日程調整方法は異なるため、利用シーンを明確にしてから、最適なツールを検討してください。

2．操作が簡単なツールを選ぶ

日程調整ツールには、多くの機能が搭載されているものも少なくありません。

しかし、多機能なツールを安易に選ぶと、うまく使いこなせずに後悔するおそれがあります。

そのため、自分にとって、また参加者にとっても使いやすいツールかどうかを考えることが大切です。

実際にツールを使用するときは、ツールから発行されたURLを送付して相手に希望日時を選んでもらいます。

そのときに複雑でわかりにくいシステムだと、日程調整に余計な時間がかかり、相手にストレスを与えて関係性にヒビが入るかもしれません。

まずはシンプルでわかりやすく、操作が簡単なツールを選ぶのがおすすめです。

3．連携したいサービスに対応したツールを選ぶ

日程調整ツールは、カレンダーをはじめとした数多くのサービスと連携できます。

Web会議やチャットといったサービスと連携すれば、より業務を円滑に進められるはずです。

もし、「日程調整ツールを導入したのに、自社で使っているサービスと連携できない」という事態になると、二度手間になったりミスにつながったりといった問題が発生して本末転倒です。

ツールによって連携できるサービスは異なるので、日程調整ツールを最大限活用するためにも、現在利用しているサービスと連携しているかどうかは事前に確認しましょう。

おすすめ日程調整ツール5選

ここからは、おすすめな日程調整ツールを厳選して紹介します。

それぞれ強みが異なるため、自社にとってベストなツールはどれかを考えながらご覧ください。

スケコン

1つ目は、スケコンです。

スケコンは、日程調整とオンライン名刺交換ができるツールです。

1対1でも複数人でも予定調整が可能です。

GoogleカレンダーとOutlookカレンダーと連携が可能で、ログインしても、ログインしなくても自由に使えます。

決定した予定は自動でGoogleカレンダーやOutlookカレンダーに入力されます。

また、日程調整だけではなく、オンライン名刺交換がURL不要で可能で、交換した名刺はアドレス帳に自動で登録されます。

VIVITLINK

2つ目は、VIVITLINKです。

VIVITLINKは、チーム活用で効果を最大化する日程調整ツールです。

GoogleカレンダーやOutlookとリアルタイム連携してお客様との日程調整を完全自動化することができます。

日程後補の抽出や、スケジュールの仮押さえ、メールや電話のやり取りなど今までの手間を自動化し、約97.5％の時間コストの削減を実現可能です。

管理画面は、チーム利用を前提に各機能を最適化されており、他メンバーの動きも簡単に確認できます。

権限管理を利用することで、メンバーの招待/削除もでき、基本ルールの設定もすぐに柔軟に可能です。

無料トライアルも実施しているので、まずは実際に利用してみてはいかがでしょうか。

Spir

3つ目は、Spirです。

Spirは、比較的新しい日程調整ツールです。

カレンダーと連携することで、リアルタイムで日程を選べます。

カレンダー機能が充実しているのが特徴で、ビジネス用・プライベート用など複数のカレンダーアカウントをひとつに統合して、同時に予定を管理できます。

さらに、日程調整が完了すると自動的にリモート会議URＬが設定されて、あらためて連絡する手間が省けて便利です。

また、あらゆるビジネスシーンに対応できるよう、日程調整の提案方法も複数用意されています。

リリースされてからまだ間もないにも関わらず、アップデートでさまざまな機能が追加されていて、今後さらに進化していく日程調整ツールと言えるでしょう。

調整アポ

4つ目は、調整アポです。

調整アポは、複数人の日程調整を自動化するサービスです。

日程調整だけでなく、当日までのフォローアップも自動で行われます。

シンプルでわかりやすい操作画面と、使いやすい機能には定評があり、『ユーザーが選ぶ「最強ITツール」ランキング50』では2位を獲得しました。

また、調整アポの最大の魅力は連携ツールの豊富さです。

グループウェア・Web会議システム・チャットツールなどさまざまなツールと連携できることから、既存のシステムに取り入れやすいでしょう。

Chrome拡張機能や、Garoonカレンダーも使えるため、どの日程調整ツールを選ぶか迷っているなら調整アポを試してみるのがおすすめです。

Jicoo

5つ目は、Jicooです。

Jicooは、オンライン業務を効率化する多彩な機能を搭載した日程調整ツールです。

基本となる日程調整はもちろん簡単にできるうえに、予約枠を柔軟に設定できるのが大きなメリットです。

例えば、60分枠で「50分会議+10分休憩」といった設定もできて、あらゆるビジネスシーンに対応できるでしょう。

さらに、Jicooには日程調整以外にも素晴らしい機能があります。

タスクの作成やWeb会議のドキュメント作成に加えて、議事録も作成できるため、業務の効率化に役立つはずです。

また、アプリをインストールすれば、ワークフローをまとめて情報を一元管理できます。

まとめ：日程調整ツールを活用して効率を高めよう

日程調整ツールは、ツール上で作成したイベントのURLを参加者に送付するだけで、自動的に日程調整ができるツールです。

自社に適した日程調整ツールを利用すれば、あらゆるビジネスシーンでやりとりの手間を省けて、業務の効率化に役立つことでしょう。

また、多くの日程調整ツールでは無料お試し期間が用意されています。

まずは、どのツールが自社に合うのかを試してみることをおすすめします。

業務効率化や生産性の向上を実現するため、本記事で解説したポイントを踏まえながら、日程調整ツールを選んでみてはいかがでしょうか。