おすすめ契約書管理システム5選を比較！クラウドで業務を効率化。

「契約書の内容って何だったかな？」「契約書管理って面倒！」「今の契約書管理システムは古いし、新しいのがどんどん出てきてコストがかかるんだよな」とお考えの法務担当者は必見です。

そこで、今回は契約書管理システム概要、商品概要を詳しく説明していきます。

契約書管理システムとは

取引先との契約後、法務担当者が契約書の入力、契約内容の検索や、契約満了などアラート機能を備えたシステムです。

契約書管理システムには、自社内サーバーやネットワーク機器で設置、自社で運用していく「オンプレミス型」とインターネット上での外部リソースである「クラウド型」があります。

特に「クラウド型」はコスト面でオンプレミス型よりも安価で、インシデント発生時はクラウド業者の復旧作業のため、自社による管理運用の手間を省くことができるなどのメリットがあります。

最近は、クラウド型のシステムが増えつつあります。

契約書管理システムを利用するメリットとは？

契約書管理システムを利用するなら、メリットについて知っておくべきです。

メリットを知ることで、前向きの契約書管理システムを利用することができます。

以下のようなメリットがあるので確認していきましょう。

業務の効率化を向上できる

契約書管理システムを利用することで、業務効率を向上させることが可能です。

必要な書類や資料があるときに、逐一保管場所に行き目的の物を探すのは、時間や労力を消費するのみになるため、効率が低下することになるでしょう。

その点、契約書管理システムの場合は、検索機能によりオンライン上で必要な書類を直ぐに取り出すことができます。

在宅や外部の支社などからでも集約して登録されている契約書であれば、閲覧やダウンロードをして直ぐに準備することが可能です。

登録の際は複合機からスキャンすれば紙媒体で管理しなくてはいけないシステムも共有することができ、OCR機能を使用できるなら契約書内容の検索も可能になり、直ぐに必要書類を見つけ出すことが可能です。

契約書管理システムであれば検索データも共有しやすくなり、業務効率を格段にレベルアップさせることができるでしょう。

コスト削減

契約管理システムによる電子契約の機能を利用するなら、デジタル化することができるため、使用していた用紙類やインクなどを節約することが可能です。

毎回書類を印刷するなら用紙代やインク代によって出費が大きくなることもあります。

また、契約書に承認するため出先から帰社して確認することや在宅ワークでも出勤しなくてはいけないなど、工数や交通費がかかることもあれば、書類の保管場所を確保のために、事務所や倉庫の賃料を支払うこともあります。

そのようなコストも契約書管理システムを導入するなら、検索データも共有できるため帰社や出勤も必要なく、データで保管することができるため倉庫や事務所の賃貸も必要ありません。

さらに，電子契約であれば印紙税を負担する必要もないため、無駄な出費を極力減らしてスマートにしたい目的として、導入を考えてみることができるでしょう。

セキュリティを強化できる

契約書管理システムを利用するなら、セキュリティを強化することができます。

紙の場合は誰がどの文書を操作したのか分からず、資料室へ入室したのも、誰なのか分からないことがあります。

また、プライバシーの情報も紙の書類だと社外に持ち出されると漏洩して大きな損害やトラブルにつながることもあるでしょう。

契約書管理システムの場合は部署や個人単位でアクセス権を設定することができ、ログによる記録も行われるため、誰がいつどの文書を操作したのか後から検証することが可能です。

また、契約書などで個人情報を扱う企業にとっても、セキュリティ対策を利用することができるため、プライバシー保護や情報漏洩防止策とすることが可能です。

社内だけでなく外部からのサイバー攻撃への対策も行えるため、テレワークや在宅ワークでも安心して書類の操作を行うことができるでしょう。

契約書管理システムを利用するデメリットとは？

契約書管理システムを利用するときは、デメリットについても把握しておくべきです。

デメリットを把握しておくことで、自分の要望通りであり後悔することを回避することができます。

以下のようなデメリットがあります。

システムの使い方を覚えるまでに時間がかかる

契約書管理システムを導入するときは、システムの使い方を覚えるまでに時間がかかります。

特に、今まで紙の書類で保管や作業をしていた従業員が多い場合は、デジタルについて何も分からないこともあるため、浸透させるのに時間がかかってしまうことも予想されます。

業務効率化のために導入した契約書管理システムも、始めのうちは覚えるまでに時間がかかるため作業負担が増すことは理解しているでしょう。

ただ、当社の計画通りに従業員がやり方を覚えてくれるわけでもないため、より時間がかかって業務効率が低迷することもあります。

システムの使い方を覚える時間を少しでも短くしたいなら、サポート体制が充実しているところや、操作が分かりやすくて使いやすいシステムを選ぶことが大事です。

導入する際のコストがかかる

契約書管理システムを導入することになれば、その分の費用がかかります。

契約書管理システムは初期費用と月額または年額のコストがあるため、それぞれの費用と経営状態を考慮して、プランを選択しなくてはいけません。

システムを導入するなら紙やインク代を節約することはできますが、その分維持費がかかるため、どちらの方がコストがかかるのか確認しておくことも大事です。

システムを導入することで費用負担が増すなら、節約効果を見込めないことにもなるでしょう。

長期的な計画と短期的な目線から、導入する際のコストを削減することができるのか、しっかり把握しておくようにしましょう。

契約書管理システムの選び方

契約書管理システムを選ぶ際、どのようなことに気をつければいいのでしょうか。

セキュリティ対策がしっかりしているか

契約書管理システムを検討する上で、セキュリティ対策も重要です。

「オンプレミス型」は自社でシステム運用を行っているため、自社によるセキュリティ対策がしっかり取られていれば、特に問題ないと考えます。

一方「クラウド型」の場合、クラウド業者が管理するため以下のリスクが考えられます。

クラウド業者のサーバーにコンピュータウィルスに感染しデータ流失
IDやパスワードがクラウド業者から流出し、自社データにアクセス

ただし、「クラウド型」も以下の対策を行うことができるかを確認する必要があります。

クラウド業者が実施するセキュリティ対策やサービス運用方法を調査することが可能か？
契約後にクラウド業者を自社向けのサービス運用として監査を行ったり、クラウド業者が行った内部監査の結果を精査することができるか？

機能はわかりやすく使いやすいか

どのようなシステムを導入する時でも、最初は慣れないためシステム操作に時間を要するため、わかりやすく使いやすいシステムであるかを導入前に確認することです。

また、利用する人のITリテラシーが高いのであれば問題ないですが、あまり高くない場合はなおさらです。

お試しで使ってみることができるか、もしくは操作性がより効率よく行えるようカスタマイズが可能であるかについても確認することも必要であると考えます。

おすすめ契約書管理システム５選

おすすめの契約書管理システムを5つほどご紹介しますので、参考にしてください。

サービス名	料金	運営会社
LegalForceキャビネ	要問い合わせ	株式会社LegalForce
ContractS CLM	要問い合わせ	ContractS株式会社
クラウドサイン	要問い合わせ	弁護士ドットコム株式会社
MyQuickクラウド	要問い合わせ	インフォコム株式会社
Ofigo契約書管理Fácil	月額33,000円〜	株式会社CIJ