おすすめのマイナンバー管理システム【比較5選】

社員のマイナンバーを簡単に、安全に管理したい。

そんな悩みはありませんか。

本記事では、マイナンバー管理システム導入のメリットから、選ぶポイント、おすすめのマイナンバー管理システムを詳しく紹介します。

マイナンバー管理システムとは

新しく社員のマイナンバーを管理する必要が出てきて、煩わしさを感じる企業も多いでしょう。

個人情報のため、厳重に保管しなくてはなりません。

紙媒体での保管は、企業規模が大きくなると負担も大きくなります。

マイナンバー管理システムを利用することで、安全かつ簡単にマイナンバーを管理することが可能です。

導入することで以下の機能が利用できます。

・社員のマイナンバーを安全に管理できる

・長い個人番号をミスすることなく管理できる

・関係システムと連携させ、役立てることができる

マイナンバー管理システム導入のメリット

マイナンバー管理システム導入のメリットは以下の3つです。

・万全なセキュリティで社員のマイナンバー管理できる

・担当者の負担を減らすことができる

・関係システムと連携させれば、さらに手間を減らせる

順番に説明していきましょう。

万全なセキュリティで社員のマイナンバー管理できる

マイナンバーは個人情報のため、厳重な管理が求められます。

社員に提出してもらうのも大変ですが、管理するのも大変です。

近年では社員がページにアクセスし、マイナンバーを入力してもらい本人確認まで完了する管理システムもあり便利です。

セキュリティ面も、信頼できるシステムのものが続々と登場し、利用社数も増加しています。

担当者の負担を減らすことができる

マイナンバー管理システムを利用することで、担当者の負担を減らすことが可能です。

管理のためのひな壇やテンプレートを作成する必要はなく、システムに従って入力していけば完了します。

クラウド型での管理システムが多く、セキュリティも高いので情報漏洩の心配も少ないです。

あらかじめ社外でマイナンバーを管理するメリットともいえます。

関係システムと連携させれば、さらに手間を減らせる

マイナンバーは単に企業が管理するだけではなく、必要に応じて提出する必要があります。

こうした書類作成システムとも連携させることができるため、マイナンバー管理システムは便利です。

マイナンバー管理システムには、大きく分けて2種類が存在します。

1つ目は、労務管理・人事管理などのシステムにマイナンバー管理機能が付属しているものです。

2つ目は、マイナンバー管理に特化したシステムです。

もともと自社で使っている人事・労務システムをそのまま使い続けたい場合は、2つ目のマイナンバー管理に特化したシステムを利用するのがおすすめです。

マイナンバー管理システムを選ぶポイント

マイナンバー管理システムを選ぶときは、以下のポイントをあらかじめ確認しておきましょう。

自社に必要な機能が揃っているか

マイナンバー管理システムといっても、実際のところはマイナンバーのみを管理するシステムは少ないです。

その理由はマイナンバーと紐づけして、関連書類を作成するシステムの一部にマイナンバー管理機能があるものが多いからです。

マイナンバー管理機能を持った、勤怠管理から人事・労務までを一元化して管理できるシステムを利用すれば、必要な情報が集約できるので、そのシステムだけで完結できます。

こうしたシステムにもどんな機能が使いたいかなどをオプションで追加できるなど、選択の幅がありますので、自社の働き方などとあわせて利用しやすいものを選ぶとよいでしょう。

マイナンバーを管理する社員の数

マイナンバー管理システムは、多くのものが管理する社員数によって利用料が変化します。

何人以下であれば月額いくら、という利用料設定もあります。

社員の人数に応じて適切なプランを選びましょう。

おすすめマイナンバー管理システム5選を徹底比較

人事労務freee

・勤怠管理からマイナンバー管理管理まで完結

・プランによっては電話でのサポートもある

・企業規模を問わず導入しやすい

人事労務freeeは、freee株式会社が提供するマイナンバー管理システムです。

マイナンバー管理だけではなく、人事・労務に関する様々なことが、このシステムで完結できます。

利用にあたっては、基本料金に従業員数と月額利用料をかけたものを合算した使用料が必要になります。

ベーシックプランでも、勤怠管理や給与計算・年末調整・労務手続きなどが可能です。

プロフェッショナルプランでは、さらにフレックス制に対応した機能と勤怠管理の申請や承認も可能になります。

エンタープライズプランでは、従業員によってカスタムする項目を設けることや、給与計算のチェック機能まで利用できます。

ベーシックプランでは、質問があったときはメールとチャットでの対応が可能です。

プロフェッショナルプラン以上では、追加で電話での相談も可能になります。

分からないことがあったときに、すぐに電話で解決したい場合は、プロフェッショナルプラン以上がおすすめです。

人事労務freeeは、基本料金以外は従業員数に応じて利用料が変化していくので、小規模の企業から大企業まで、企業規模を選ばないシステムといえるでしょう。

SmartHR

・15日間の無料トライアル期間がある

・登録社数50,000以上の実績あり

・マイナンバー管理以外にも、人事・労務で活躍するシステム

SmartHRは、株式会社SmartHRが提供するマイナンバー管理システムです。

15日間の無料トライアル期間があり、使い心地を確かめてから導入することができます。

SmartHRを広告で見かけたことがある人も、いるかもしれません。

登録社数が50,000社以上と実績の豊富な管理システムです。

マイナンバー管理以外にも、活躍する多数の機能が付属しています。

人事のための従業員のデータベースや組織図の作成・労務管理のための社会保険や雇用保険・年末調整・給与明細などが作成可能です。

そのうえプランによっては、人事評価や日本語以外にも対応できるなどサポート機能が充実しています。

必要に応じてプランを選びましょう。

SmartHRは、従業員の数が30人までの小規模事業者に向けて、\0プランがあります。

人事・労務改革を後押しすることが目的で、使用できる機能は少なくなりますが、無料で使用できます。

また、従業員50人以下の企業であれば、労務管理プランもおすすめです。

こちらは、すべての機能を利用することができます。

SmartHRの提供するプランは、費用は要問合せとなっています。

PROSRV on Cloud

・クラウド型なので、どこからでも使用できる便利さ

・2,000社以上の人事給与業務代行実績がある

・電話でのサポートもある

PROSRV on Cloudは、三菱総研ＤＣＳ株式会社が提供するマイナンバー管理システムです。

マイナンバー管理以外にも人事管理や給与計算・事務全般に関わる機能を使うことができます。

マイナンバー管理はあくまでも、それらの機能の1つです。

PROSRV on Cloudを導入する場合は、社内の人事管理や事務に係るシステムを一括して変更することがおすすめです。

PROSRV on Cloudを導入することで、分けて使用していた多くのシステムが一括管理できるため手間を省くことができるでしょう。

2,000社以上の人事業務代行実績もあり、信頼して利用できます。

さらに、サポートは安心の電話で受けることが可能です。

平日の場合は9:00～17:30まで電話でのサポートがあります。

メールでのサポートもあり、平日は24時間対応しています。

予算と必要な機能に合わせたサービスの提案がしてもらえるので、問い合わせをしてみるのがおすすめです。

MFクラウドマイナンバー

・マイナンバー管理に特化しており使いやすい

・高いセキュリティで安心

・小規模から中規模の企業におすすめ

MFクラウドマイナンバーは、株式会社マネーフォワードが提供するマイナンバー管理システムです。

マイナンバー管理に特化したシステムとして独立しているため、他の給与管理や人事管理は別のシステムで管理している企業におすすめです。

追加のオプションを利用すれば、他のシステムと同様にマイナンバー管理だけではなく、経費や給与・勤怠管理なども行うことができます。

MFクラウドマイナンバーの特長は、セキュリティの高さです。

関係する情報はすべて高度に暗号化されてやりとりされるため、安心して利用できます。

個人情報であるマイナンバーの管理は、確実かつ安全に行う必要がありますので、セキュリティの高いシステムを選ぶようにしましょう。

MFクラウドマイナンバーの料金プランをみると、個人向け・法人向け（50人以下）・法人向け（51人以上）の3つに分かれています。

このことから、MFクラウドマイナンバーの主なターゲットは、個人から中小企業であることがわかります。

企業規模が合うようであれば、候補に入るマイナンバー管理システムです。

オフィスステーション マイナンバー

・30日間の無料トライアル期間がある

・マイナンバー管理に特化しており使いやすい

・利用社数25,000以上で継続率99.3%

オフィスステーション マイナンバーは、株式会社エフアンドエムが提供するマイナンバー管理システムです。

マイナンバー管理に特化したシステムなので、マイナンバー管理だけの機能があるシステムを探している企業にはぴったりでしょう。

無料トライアル期間が30日間あり、使い心地を確かめてから申し込むことができます。

オフィスステーション マイナンバーは、利用社数25,000社以上と導入企業が多いです。

さらに、継続率も高いので、使いやすいシステムといえるでしょう。

クラウド型なので、どこからでも作業できます。

もちろんセキュリティ面も高く、2段階認証や暗号化が用いられています。

中小企業におすすめのマイナンバー管理システムです。

まとめ：マイナンバー管理システムを導入し、スムーズな管理を。

本記事では、マイナンバー管理システム導入のメリットから、選ぶポイント、おすすめのマイナンバー管理システムを詳しく紹介しました。

小規模から大規模な企業でも導入できるものや、導入実績が豊富なものまで様々な種類があります。

記事を参考に自社に合ったマイナンバー管理システムを探してみてはいかがでしょうか。