RPAのメリット・デメリットを具体的に解説！

「単純作業ならRPAを使えないのか？」

「この部分はRPAにしたほうが効率的だよね。」

ビジネスシーンでこういった会話がされるようになって久しいですね。

2016年頃からRPAという言葉が使われはじめ、現在はIT用語としてすっかりビジネスシーンに浸透しました。

ただ、「RPAという単語は聞いたことがあるけれど、詳しくは知らない」という方も未だ多いのが現状です。

今回はそんな方々に向けて、改めてRPAを導入した際のメリット・デメリットについてまとめました。

RPAとは？

RPAとは「Robotic Process Automation」の略語で、日本語ではロボによる業務の自動化という意味です。

デスクワーク、主にパソコンを使った事務作業について、ソフトウェア型のロボットを使い、自動化・効率化する仕組みのことを指します。

RPAは、パソコン上で人間が日常的に行っている動き（マウス操作やキーボード入力など）の手順を記録し、実行させることができます。

RPAのメリット

RPAを導入することによるメリットは、大きく分けて以下の５つです。

RPAのメリット1：労働時間削減による人件費削減

RPAを導入することによって、人間の手がこれまでの業務時間分空くため、単純にその時間の人件費を削減することができます。

更にRPAは２４時間３６５日動き続けることが可能ですが、システムなので、人間と違って残業代や休日手当も不要です。

人間の雇用を維持していくには社会保険料など様々なコストが発生しますが、対してRPAはメンテナンスだけで使い続けていくことが可能なので、一度導入してしまえば、継続的なコスト削減効果が得られます。

RPAのメリット2：自動化による生産性向上

RPAが行う業務は、基本的に単純作業です。

人間とRPAの１件あたりの処理時間を比較したときにもし同じだったとしても、RPAは24時間稼働できます。

人の１日あたりの労働時間は８時間程度と考えると、RPAを導入した場合、単純に約３倍の作業が処理できます。

人のように疲れによって作業が遅くなったりすることもなく、ミスもないので、実際には３倍以上の生産性向上が見込めると言えるでしょう。

更に「決められた時間にデータがあるか確認し、対象データがある場合には作業をする」といった業務でRPAを導入した場合には、担当者の時間的制約が無くなります。

時間を気にしながら作業することが無くなるので、他の業務に集中することができます。

RPAのメリット3：人的ミスの防止による品質向上

前項でも少し触れましたが、人が行う作業はどうしてもミスが起きるものです。

しかし、RPAはシステムに記録された作業を正確に実行することができるため、最初の記録さえ間違えなければ、ミスは絶対に起きません。

つまり、結果的に品質向上に繋がります。

ミスが起きないということは、ミスをリカバリする時間も不要なので、実務担当者にとっては嬉しいですね！

RPAのメリット4：実務担当者レベルで設計が可能

RPAはプログラミングの知識がなくても使えるものが多いです。

RPAへの作業の記録は感覚的にできるため、導入のハードルが低く、慣れると「この業務はRPAにやってほしいな」と思ったら担当者自身がすぐ導入に着手できます。

ただし、業務が細分化されている大企業などでは、RPA対象業務の洗い出しや優先順位付けに時間がかかるため、担当者自身が気軽に導入するような環境になるまでは時間がかかるでしょう。

RPAのメリット5：より付加価値の高い仕事に注力できる

単純作業の仕事ばかりでは、気が滅入ってしまう方もいます。

RPAを導入し、これまで行っていた単純作業の時間を無くすることにより、プロジェクトの推進や業務効率化など、会社にとってより付加価値の高い仕事に注力することができます。

作業から考える仕事に業務内容がシフトすることで、社員のモチベーションアップにも繋がります。

実際にRPAの導入を進める中で、会社全体が「業務効率化を考える仕事をしよう」という雰囲気になったことには驚きました！

RPAのデメリット

RPAを導入することによるメリットは、大きく分けて以下の3つです。

RPAのデメリット1：業務がブラックボックス化してしまう

実際にRPAを使って業務をしていると、RPAでおおよそどういった業務を行っているかはわかっているものの、詳細は把握していない場合や、自動で業務が終わるために「やっていない」と認識され、業務の存在自体が忘れ去られる場合があります。

担当変更や前任者が退職した場合に、問題が表面化しやすいので、人の入れ替わりが激しい会社では特に注意が必要です。

業務内容の把握はもちろんですが、RPAの管理者を明確にするようにしましょう。

業務に人の手を介さないことによる、RPAならではのデメリットと言えます。

RPAのデメリット2：業務変更時にはメンテナンスが必要

RPAは記録された作業しかできないので、例えば元のフォーマットが少しでも変更になった場合には、誤作動や意図しない処理が行われてしまいます。

特に、前述の業務の存在自体が忘れ去られた状態で、フォーマットの変更などを行った場合には、思わぬところで突然エラーが発生するために、原因を突き止めることに苦労するので注意したいですね。

業務に変更があった際には、関連するRPAの内容をよく確認し、速やかにメンテナンスを実施しましょう。

RPAのデメリット3：システム障害による停止

実際に、「翌朝までに翌日の業務の準備をしておくRPA」を実行させて退勤しましたが、パソコンのセキュリティパッチが自動ダウンロードされたために、作業が完了していなかったことがありました。

他にも、バージョンアップによる再起動などでもエラーになる恐れがあるようです。

結局もう一度RPAを実行して事なきを得ましたが、こういったエラーのことも考えると、時間に余裕がない業務にRPAを導入することはあまりおすすめしません。

まとめ：RPA導入によるメリットとデメリットを理解しよう

ここまでRPA導入によるメリットとデメリットを説明してきました。

RPA自体はとても便利な仕組みですが、もちろんデメリットもあります。

ビジネスシーンにおいて身近になったからこそ、メリットデメリットを事前にしっかり把握して導入を検討したいですね。