会社の心臓と言っても過言ではない総務部ですが、日々のルーティンワークに追われている担当者の方はいないでしょうか。
本来やりたい仕事が出来ずに1日を終えてしまうという担当者の方も多いでしょう。
この記事では、RPAを活用することで総務部が抱えている定型作業の時間を削減し、本来総務部がすべき仕事に時間が費やせるようにRPAの活用術を紹介していきます。
この記事を読むことで、明日からRPAを導入するための役立つ材料が揃っています。
例えば、どのような視点でRPAを活用することにより総務部の定型作業の時間を削減できるかなどポイントを紹介しています。
このように、総務部がRPAを活用することは従業員のエンゲージメントを向上に繋がり、会社全体の価値を高めます。
RPAとは
RPAとは、繰り返し行われる作業をロボットが担い自動化する仕組みです。
採用のホームページから応募があった場合、その情報を他のファイルに転記する作業があったと仮定しましょう。
その定型作業をRPAに任せることで、その作業時間を削減することが可能になります。
なぜなら、RPAに定型作業をインプットさせることでその作業を自動化出来るからです。
今まで、人力でしていた定型作業を自動化する仕組みがRPAとなります。
また、RPAは定型作業を効率化する為の最適にツールと言えるでしょう。
RPAに向いている作業
RPAに作業を覚えさせることで自動化することが可能になりますが、全ての作業において向いているとは限りません。
ここからは、RPAに向いている作業を紹介しましょう。
RPAに向いている作業は、決まったルールの中でする作業です。
なぜなら、RPAに作業を覚えさせるときは複雑なルールだとRPAが正常に動かない可能性があるからです。
決まったルールの中でする作業とは、どのようなものでしょうか。
具体的には、下記の業務が適しているでしょう。
- データ入力作業
- 自動メール送信
- 決められたファイルのアップロード
- データ集計作業
- データ収集作業
などです。
まだ、他にもありますがここでは割愛します。
このように、上記作業は決められたルールの中で出来る作業と言えるでしょう。
さらに、総務のテータ入力作業は会社の規模や従業員の規模によって捌かなければならない作業量が変わってきます。
作業量が多いほど、RPAは大いに活躍します。
RPAに向いていない作業
RPAの導入を検討するにあたっては、作業がRPAに向いている作業かを判断しなければなりません。
それを判断するためには、RPAに向いていない作業を知る必要があるので、解説しましょう。
RPAに適していない作業とは、下記の通りです。
- 複雑な処理が求められる業務
- 判断が必要な業務
などです。
なぜ、上記の作業がRPAに適していないのか。
その理由は、RPAにその時々の状況によって判断させるプログラムを覚えさせることが難しいからです。
例えば、人事に関わるニュースを探してチーム内に共有する仕事があると仮定しましょう。
人事に関わるニュースの判断というのは、人の価値観によって異なります。
このように、複雑な処理やその都度で判断が必要な業務はRPAには適していません。
RPAは総務の仕事の救世主
RPAは総務の仕事の救世主になるでしょう。
なぜなら、総務の仕事はルーティンワークが多いからです。
例えば、下記のものが総務部のルーティンワークと捉えています。
- 備品管理
- 年末調整処理
- 退職金の手続き
- 社員の勤務状態
- 採用管理
などです。
上記の仕事は、時期的な仕事はあるものの日常のルーティンワークがほとんどです。
難しい仕事ではないが、大量の情報を捌かないといけないので仕事を費やします。
そこで、救世主となるのがRPAになります。
総務部のRPA活用事例
RPAを総務部がどのように活用しているのか、その事例を2つ紹介しましょう。
RPAを活用した勤怠管理術
勤怠管理については、残業時間数や有休取得状況の確認をして上長や本人メールするなど総務課のルーティンワークの一つです。
しかし、従業員数の規模によっては有給取得状況や残業時間の集計や抽出作業に時間がとられます。
この作業をRPAに任せ自動化する仕組みを作りました。
具体的には、有給取得状況及び残業時間のデータ抽出及び集計からメール送信までを自動化させることに成功しました。
採用管理の一部自動化
RPAの導入前は、ホームページから応募が来た方の個人情報を採用管理システムに転記していました。
人が転記作業するため、ヒューマンエラーで転記ミスが起きていました。
その結果、データ転記作業はRPAを活用したことで転記作業のミスがなくなり転記作業及びチェック時間の削減に繋がりました。
2つの事例を紹介してきましたが、どれもルーティングワークの作業時間を削減できました。
その結果、他の仕事に時間を費やすことが可能になりました。
RPAを総務部に導入した場合の効果
RPAを総務部の導入したときの効果は、会社全体に良い効果を生みだすと考えています。
なぜなら、定型作業の作業時間を削減できたことで従業員のエンゲージメントを向上させるための仕事に時間を費やせるからです。
総務課の本来の仕事は、従業員のエンゲージメントを向上させるために人事制度の作成や見直し及び離職の防止を考えることが本来の仕事ではないでしょうか。
さらに、本社の人間から生産性の向上を目指すのは会社全体にも良い影響を与えることになるでしょう。
まとめ：総務業務へのRPA導入は効果的な可能性が高い！
ここまでは、総務部がRPAを導入したときの効果や他社の活用事例を中心に紹介してきました。
総務部は会社の心臓部だからこそ、多岐に渡ってする作業が多いでしょう。
その中で、少しでもルーティンワークの仕事を削減することで生産性が向上し、総務課が本来すべき仕事に時間を費やせるようになります。
しかし、RPAの活用は総務だけではなく全社に広めることが大事になります。
そのため総務の担当者の方は、RPAの知識を深めましょう。
さらに、各社員が業務効率化という意識を持つことでその会社全体の生産性は向上するでしょう。
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