脱Excelの代替品として、テレビCMで「kintone」という言葉を聞いたことがある方は多いでしょう。
しかし、kintoneを利用している方の中には下記について課題を感じている方もいます。
・キントーンへの転記作業に時間が、取られている。
・転記作業のミスが、多い
このように、Kintoneの入力にストレスを抱えている方は、多いのではないでしょうか。
この記事では、RPAとkintoneを連携させて業務改善する方法を紹介しています。
また、kintoneとRPAの連携のメリットや事例も載せていますので、お読みください。
RPAとは
まずは、RPAの定義について説明します。
RPAとは、簡単に言うとロボットによる業務自動化です。
英語ではRobotics Process Automation と言います。なぜ、RPAが広まったのかそれは、日本の労働生産人口が減少しているので、それを補完するためのものです。
RPAを導入したことによりどのような効果があったのか、RPAを導入した企業の事例を紹介しながら
説明しましょう。
大手都市銀行では、煩雑な事務処理が起因して従業員の残業時間が多かったです。そのため、RPAを導入したことにより年間で8,000時間削減することに成功しました。
このように、RPAを導入したことにより残業時間の削減に成功しました。
kintoneとは
kintoneについてご存知の方もいるかと思いますが、少し触れておきます。
kintoneはサイボウズ社が開発した業務改善ツールです。
データの一元管理、問い合わせ管理、採用進捗管理、タスク管理、交通費申請などかなり豊富な機能があり、その中から自社に必要なモノだけを利用することができます。
kintoneを利用して、情報やデータを集約することで、管理も楽になり、情報やデータも活用しやすくなります。
RPAのメリットについて
また、話をRPAに少し戻します。
RPAのメリットにはどんなものがあるでしょうか。
24時間稼働
RPAにインプットされた内容を、RPAが実行さえすれば夜中でも動いてくれます。
例えば、1つの定型作業をRPAにインプットしたと仮定しましょう。
退社するときに、RPAを実行すれば翌朝にその作業は、完了していることになります。
つまり、RPAを業務時間外に稼働させることで定型作業を完成させることが可能になります。
ミス防止
定型作業というのはほとんどが難しいものではないと考えております。
しかし、人がデータの転記作業をするためにミスはつきものです。
それをRPAに任せることで、そのミスを「ゼロ」に近づけることが可能になります。
人件費削減
RPAを稼働されることで、人件費を削減することが可能です。
RPAに任せたことで、時間が削減できればその時間と時給をかけ合わせたものが削減された人件費になります。
RPAのデメリットについて
RPAのデメリットにはどんなものがあるでしょうか。
情報漏洩の可能性
RPAの管理システムから複数のRPA実行端末へ命令を送るときに、端末のIDとパスワードを送付しています。
そのため、システム障害が起きたときに万が一第３者に漏洩すると、情報が盗まれる可能性があります。
この対策としては、セキュリティ対策をしっかりすることでリスクを軽減できるのでご安心下さい。
業務が停止する
RPAがある日突然停止する可能性があります。
RPA提供元に何かしらの問題があった場合などが理由になります。
よく、WEBサービスを利用していると突然利用できなくなることがありますが、その感じと近しいです。
googleなどの大手サービスでもごく稀ですが障害が起きているので、RPAサービスも起きる可能性が0とは言えないでしょう。
間違った進行
当たり前ですが、指示する内容通りにRPAは動きます。
そもそもの指示内容が正しくでなければ、RPAは正しく稼働しません。
そのため、稼働させる前には十分にチェックし稼働させることが重要になります。
RPAを導入するときのポイントとは
RPAを導入するときのポイントは、自動化を検討している対象業務を棚卸することです。
では、業務の棚卸とはどのような方法で進めるのか解説します。
まずは、業務の洗い出しが必要になります。
業務の洗い出しについては、緊急度や業務に必要なスキルの難易度も並行して振り分ける必要があります。
例えば、仕事内容の難易度が低く作業時間にかかる場合は、定型作業に該当するので業務改善の対象になると判断できます。
このように、RPAを導入するときは業務の棚卸が必須になります。
kintoneを入力するときの問題点
Kintoneへの入力作業は、アプリの入力項目を人力で作業することが多いので入力ミスが発生します。
そのため、チェックする側も時間が取られます。
例えば、採用状況をkintoneで管理している場合は、問い合わせ内容をkintoneに入力する作業があります。
その時に、問い合わせ内容を転記するのでヒューマンエラーが起きやすい環境です。
また、この作業は定型作業になるので、生産性がない作業は従業員にストレスが生じるでしょう。
Kintoneの入力作業は、意外に時間を使うことになるので業務効率化が進まないでしょう。
RPAとkintone連携のメリット
RPAとkintoneの連携のメリットは、kintoneに入力する作業が自動化され瞬時にデータが見られるようになることです。
例えば、採用進捗管理をkintoneで管理している会社の事例を使って説明します。
応募の問い合わせがあったときに、問い合わせの内容をメモするシートがあります。それを使ってヒアリングをした後にキントーンに入力する作業があります。
その作業に時間を費やし、リアルタイムの情報が抽出できない現状がありました。しかし、RPAと連携することでその作業時間が短縮されたことにより、リアルタイムで情報を見ることが可能になりました。
その結果、応募から面接までの転換率が高くなり採用の歩留率が向上しました。
RPAとkintone連携の事例
ここからは、RPAとkintoneを上手く連携している会社の事例を紹介します。
この事例のポイントは、集計や転記作業を完全自動化させたことです。
具体的には、データ集計のためにKintoneにデータをまとめるのに４時間かかっている状態でした。
このような状態を改善するために、RPAを導入し転記作業の自動化を実現しました。
RPAを導入した後は、4時間かかっていた作業が削減できました。
その結果、転記作業のミスが減りチェックする側の負担も軽減できました。
この結果、他の仕事に時間を使えるようになり生産性が高まったと言えるでしょう。
まとめ：RPAとkintoneを連携させて生産性向上！
ここまでは、RPAとkintoneを組み合わせることで生産性を高める方法を紹介してきました。
その中で、kintoneに入力する作業のほとんどが定型作業であるためRPAで自動化することが可能です。
この作業を自動化することが可能になれば、転記作業ミス及び時間の削減に繋がります。
また、チェックする側の時間も削減できます。
結果、kintoneとRPAの連携は相性が良く、更なる業務効率化が期待できます。
この機会にkintoneとRPAの連携にて業務改善をご検討下さい。
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