リモートワークの普及とともに、社員同士や取引先とのコミュニケーションが取りづらくなったと感じていませんか。
業務を円滑に進める上で、ビジネスチャットツールは必須になりつつあります。
しかし、膨大な数のサービスの中でどれを選んだらいいのかわからない場合も多いでしょう。
本記事では、おすすめのビジネスチャットツール5選とともに、ビジネスチャットツールを選ぶポイントと導入理由について詳しくご紹介します。
おすすめのビジネスチャットツール比較【5選】
早速、おすすめのビジネスチャットツールを比較していきます。
| サービス名 | 特長 | 料金（1ユーザーあたり年間契約） |
| Chatwork | ・簡単にグループチャットが作れる ・ファイルも添付可能 ・どのメッセージへの返信なのかがわかりやすい |
フリー：無料 ビジネス：500円/月 エンタープライズ：800円 |
| Talknote | ・1,100社以上が導入 ・投稿にコメントが紐づくフィード型 ・自分や相手のタスクを管理できる機能あり |
要問い合わせ 初期費用+基本プラン+オプション料金 |
| Slack | ・世界各国で使われている ・個人及びグループでも利用できる ・外部サービスとの連携も可能 |
フリー：無料 プロ：850円/月 ビジネス：1600円/月 エンタープライズ：要問い合わせ |
| Microsoft Teams | ・他言語対応 ・Officeユーザーであれば使い勝手が良い ・チャットやビデオ通話が可能 |
Office365 Business Premium：1360円/月 Office 365 E3：2170円/月 |
| LINE WORKS | ・LINEのビジネスver ・スタンプなどが豊富 ・チャット感覚で使いやすい |
フリー：無料 ライト：300円/月 ベーシック：500円/月 プレミアム：1000円/月 |
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Chat&Messenger |
・Web会議やスケジュール管理、文書管理や勤怠管理機能あり ・リアルタイムでの画面ペイントや多言語翻訳、議事録作成機能 ・オンプレミスにも対応 |
フリー：無料 オンプレミス：150円/月 クラウド：300円/月 |
Chatwork
・簡単にグループチャットが作れる
・ファイルも添付可能
・どのメッセージへの返信なのかがわかりやすい
1つ目はチャットワークです。
Chatworkは、国内利用者数3年連続1位を達成している、国内産ビジネスチャットツールです。
中小企業向けとうたっていますが、大企業や官公庁でも導入実績があり、導入企業は365000社を突破しています。
知名度が高い上、IDを知っている人なら社内外を問わず簡単にやりとりできるので、ビジネスチャットツールを導入するのが初めてな企業にもおすすめです。
また、自分に振られたタスクを登録できるのも便利なポイント。Chatworkひとつでファイル共有、ウェブ会議、タスク管理とさまざまなビジネスシーンに対応できます。
フリープランも、1ユーザーごとに7グループチャット使用でき、ユーザーも100人まで無料と充実しているので、まずはお試しで使ってみるのもいいでしょう。
Talknote
・1,100社以上が導入
・投稿にコメントが紐づくフィード型
・自分や相手のタスクを管理できる機能あり
2つ目はTalknoteです。
導入に不安があり、手厚いサポートを受けたいならTalknoteがおすすめです。
担当者が丁寧にフォローしてくれます。
もちろん、メッセージのやりとりといった基本機能も十分。タイムライン機能やタスク管理、
予約投稿も可能です。気軽に使えるスタンプもあるので、社内でのコミュニケーションを活性化できるでしょう。
また、独自の特徴としてAIを搭載しています。利用データの解析機能を使えば従業員の心理面フォローが可能です。
以下のような解析ができます。
・仕事への積極性を把握するアクションリズム解析
・オーバーワーク検知
・コミュニケーション状況を把握するメッセージのやりとり数ランキング表示
・組織のコミュニケーション活性度を数値化する組織活性スコア機能
・メンバーに感謝を伝えるサンクス機能
Slack
・世界各国で使われている
・個人及びグループでも利用できる
・外部サービスとの連携も可能
3つ目はSlackです。
Slackは世界シェア1位のビジネスチャットツールです。
導入企業も多く、Chatworkと国内人気を二分しているといっても過言ではないでしょう。
プロジェクト、チーム、顧客ごとなど自由に専用チャンネルを作り、メンバー間で仕事のやりとりをスムーズにできます。
メッセージやスタンプはもちろん、資料もドラッグ＆ドロップでアップロードできるのも便利です。
チャンネル内でスレッドを立てれば、テーマごとにやりとりを管理しやすくなるのもメリットでしょう。
外部連携サービスも豊富で、メール、各種SNS、Googleなど2400種類以上と連携できます。
拡張性の高さもメリットのひとつですが、シンプルでわかりやすさを求めるなら使いにくいかもしれません。
また、料金プランもやや高めなので、まずは無料プランから試すのがおすすめです。
Microsoft Teams
・他言語対応
・Officeユーザーであれば使い勝手が良い
・チャットやビデオ通話が可能
4つ目はMicrosoft Teamsです。
Office365を利用している企業ならMicrosoft Teamsの検討も欠かせません。
Microsoft TeamsはOffice365の有料プランに入っています。
Office365との連携は抜群なので、WordやExcelを多用する、Teamsで会議を行う企業はスムーズに導入できるでしょう。
Outlookのスケジュールやタスクとも連動できるので、予定を忘れることもなくなります。
チームやプロジェクトごとにチャットルームを作成し、自由にやりとりや資料共有をおこなえます。
また、78言語に対応しており、オンライン会議には最大で1000人が参加できるので、グローバル企業にもおすすめです。
料金は高めですが、無料版でも基本的な機能は十分備わっています。
強いて言えば、アプリだと利用できる機能に制限があるというデメリットはありますが、Office365に慣れている企業なら間違いなく便利なビジネスチャットツールです。
LINE WORKS
・LINEのビジネスver
・スタンプなどが豊富
・チャット感覚で使いやすい
5つ目はLINE WORKSです。
国内でLINEを使っていない人はほとんどいないでしょう。
そのくらいLINEは人々の生活に欠かせないサービスになりました。
LINE WORKSは、LINEのサービスがそのままビジネスチャットになっています。
LINEに慣れていれば直感的に操作できる点が大きな魅力です。LINE WORKSユーザー同士はもちろん、LINEユーザーともやりとりできます。
スタンプや未読・既読確認に加えてカレンダーやアンケート機能もあり、さまざまなビジネスシーンに活用可能です。
デメリットとしては、音声/ビデオ通話やLINEユーザーとの会話は1対1のみなのでウェブ会議や大勢でのやりとりはできません。
また、スタンプが使いにくい、既読機能がプレッシャーに感じる場合もあるといった点もあげられるでしょう。
Chat&Messenger
・Web会議やスケジュール管理、文書管理や勤怠管理機能あり
・リアルタイムでの画面ペイントや多言語翻訳、議事録作成機能
・オンプレミスにも対応
6つ目はChat&Messengerです。
Chat&Messengerは、ビジネスチャットやファイル共有などの基本機能はもちろん、
Web会議やスケジュール管理、文書管理や勤怠管理まであらゆるビジネスプロセスにおいて統合して使えるプラットフォームとなっています。
中でも、Web会議機能ではリアルタイムでの画面ペイント共有や多言語翻訳、議事録作成など
様々な機能を有しているので、オンラインであっても会議の品質向上が期待できます。
また、オンプレミスとクラウドの両方に対応しており、政府機関や大企業などでの活用事例もあるのも特徴的です。
基本機能は無料で使用可能なので、まずはお試して使ってみるのも良いかもしれません。
なぜビジネスチャットツールを導入するのか？
コロナウイルスによるリモートワークの普及が代表的ですが、近年は時間や場所を選ばない働き方が主流になりつつあります。
会社に出勤するのが当たり前の時代ではなくなったからこそ、社内外のコミュニケーションはしっかりとらなければなりません。
そんなときビジネスチャットツールを使えば、気軽にやりとりが可能です。
ビジネスチャットツールなら、メールよりも簡単に大勢とやりとりでき、タスク管理もできるため見落としも防げます。
セキュリティもしっかりしているので情報漏えいの心配がないのも大きなポイントです。
迅速なコミュニケーションとタスク管理をはじめとする充実した機能を持つビジネスチャットツールは、今後ますます需要が上がっていくでしょう。
ビジネスチャットツールを利用するメリット
ビジネスチャットを利用するメリットには、何があるのか知っておきたいでしょう。
メリットを知ることで、よりビジネスチャットの利用を前向きに検討することができます。
ビジネスチャットを利用するときは以下のようなメリットがあります。
メッセージを確実に届けることができる
ビジネスチャットツールを利用するなら、メッセージを確実に届けることができます。
メールの場合は人によって毎日大量のメールを受信してメッセージ対応しなくてはいけません。
取引先や同僚からのメール以外にも、スパムメールなど、いろいろな種類のメールが送られてくるため、どのメールが急ぎで直ぐに対応しなくてはいけないのか判断できない場合もあります。
また、メールによってはフィルタリングされてしまうこともあり、気付かずに放置してしまうこともあります。
その点、ビジネスチャットツールでは、メッセージが投稿されるなら、画面で知らせてくれるため直ぐに対応することができ、メンバーごとにチャットルームが分かれているため、メッセージを見落とすこともありません。
そのため、メッセージを確実に見て返信することが可能です。
ファイル管理もしやすい
ビジネスチャットツールを利用するなら、ファイルの管理もしやすくなります。
仕事では必要なファイルをメールで添付して上司やプロジェクトリーダーに送信することもあるでしょう。
しかし、添付したファイルのメールを無くしてしまうと、再度送信してもらわなくてはいけないため手間がかかり、場合によっては信頼を失うことになります。
また、複数人の方とメールのやり取りを行うなら、一斉にメールが来ることもあり、どのファイルに必要な添付が貼られているのか混乱してしまうこともあるでしょう。
その点、ビジネスチャットツールであれば、特定のユーザーやグループでファイル添付ができるため、紛失するリスクは格段に下がります。
さらに、ツールの共有システムを利用するなら、複数人と共有できるため、他のメンバーに個別で送信する手間も省くことが可能です。
タスクの管理を行える
ビジネスチャットツールを利用するなら、タスク管理を行うことが可能です。
ビジネスチャットツールには、タスク管理機能が備わっており、メンバーごとに必要な作業を振り分けて管理することは可能です。
タスクを管理できれば、プロジェクトメンバーのスケジュール管理も効果的に行うことができ、遅延などを防ぐこともできます。
メールであれば個別に行い、全体で共有することが難しいため、メンバーによってスケジュール管理ができず、ある分野で遅延するリスクも高まります。
また、連絡が上手くできないことで、余計な費用がかかることもあるでしょう。プロジェクトをスムーズに進めることと、全体の予算を抑える目的として、チャットツールは活用できるでしょう。
グループチャットが行える
ビジネスチャットツールを利用するなら、グループチャットを行うことが可能です。
グループチャットはメンバー全員でメッセージやファイルの共有を行うことができ、やり取りも時系列で情報共有することが可能です。
どのメンバーがどの時間帯にチャットで連絡をくれたのか分かるため、それぞれに応じて対応することが可能です。
メールではグループで送信ができても、それぞれ個別にメールが来るため、全体で情報共有することができません。
チーム全体の内部統制を高めることができ、さらにグループチャットを利用した方が効率性が向上することも期待できるでしょう。
ビジネスチャットツールを利用するデメリット
ビジネスチャットを利用するときには、どのようなデメリットがあるのか確認しておきたいでしょう。
デメリットを知っておくことで、自社へのマイナス点が大きいのか判断することができます。
以下のようなデメリットがあります。
コミュニケーション量が増えることになる
ビジネスチャットを利用するなら、コミュニケーションの量が増えることになります。
ビジネスチャットを導入するなら連絡がスムーズになりますが、その分グループチャットなどでメンバーが増加すると、全員から一斉にメールが来るため、それぞれの対応負担が大きくなることもあります。
また、チャットの場合はスタンプなども付けることができるため、業務に関係ない内容やプライベートの話題なども増えてしまい、無駄なやり取りでストレスを感じることもあるでしょう。
業務とプライベートの境目があやふやになり、苦労することもあります。
対面でのコミュニケーションが減少する
ビジネスチャットを活用するなら、対面でコミュニケーションを取る機会は激減することになる可能性もあります。
チャットツールを利用すれば反応が早く返ってくることもあり、チャットで済ませてしまうことが多くなります。
会社に帰らずそのまま帰宅できる良い面もありますが、ニュアンスによって間違った解釈や相手の状態をうまく理解できないなど問題もあるため、対面での会話を意識的に増やさないといけません。
ビジネスチャットツールの選び方ポイント
ビジネスチャットツールはコミュニケーションをスムーズにし、プロジェクトを円滑にすすめるために導入するものです。たくさんの数がリリースされており、選ぶのも迷ってしまうでしょう。
重要なのは、自社に最適なツールを選ぶことです。
今回は、ビジネスチャットツールを選ぶポイントとして、以下をご紹介します。
・利用する全員にとって使いやすいか
・セキュリティがしっかりしているか
・必要に応じてカスタマイズすることができるか
・社外の人と円滑なコミュニケーションが行えるか
・必要機能のコストバランスが合っているか
利用する全員にとって使いやすいか
最も良くないケースは、導入しても使ってもらえないことです。
今まで対面でおこなっていたコミュニケーションをツールで補うには、使いやすさが必要不可欠になります。
1人でも使わない人が出てくれば、全員で情報共有できてコミュニケーションがとれるというビジネスチャットツール最大のメリットがなくなってしまうでしょう。
まずは、全員が使いやすいビジネスチャットツールを選ぶことが重要です。ITに不慣れな人が多く、導入が不安ならサポートがしっかりしているサービスを選ぶのもいいでしょう。
まずはフリープランで、直感的に操作できるか確認してから導入するのがおすすめです。
セキュリティがしっかりしているか
ビジネスチャットツールは、社外秘の資料を共有する場合もあるためセキュリティがしっかりしているサービスを選びましょう。
業務上のやりとりの中には、重要な顧客情報や、取引情報が含まれていることもあります。
もし情報が盗まれたり、漏えいしたりすると大きな問題になってしまうでしょう。最悪の場合、裁判に発展する、経営破綻につながるといった可能性も考えられます。
ビジネスチャットツールを検討する際は、セキュリティ面に心配がないかどうかもきちんと確認してください。
必要に応じてカスタマイズすることができるか
ビジネスチャットツールを利用するときは、カスタマイズを必要に応じて行えるのか確認すべきです。
ビジネスチャットツールは基本的に難しい操作ではなく、簡単で直感的に操作することができるようになっています。
ただ、チャットツールには共有機能やタスク機能など多くのものが備わっており、効率的に連絡を行っていきたい場合は、カスタマイズすることも考えるでしょう。
機能面で必要なものを付帯することができれば、従業員もより使いこなすことができて業務効率を向上させることができるでしょう。
ただ、上記でも紹介してましたが、多く機能を付帯させると混乱させてしまい、ビジネスチャットツールを導入しても期待した効果ができないこともあります。
コミュニケーションとして、効率性の向上を目指してビジネスチャットツールの利用を検討することができますが、どれほどのITリテラシーがあるのか確認してから利用すべきです。
社外の人と円滑なコミュニケーションが行えるか
ビジネスチャットツールを利用するときは、社外の人とコミュニケーションを取ることができるのか確認しましょう。
業務を行うときは社内の従業員だけでなく、社外の人とやり取りをしなくてはいけないこともあるでしょう。
例えば、外部委託をする業務がある場合やプロジェクトを組んでいる場合などです。
業務効率化のために社外の人とスピーディーにやり取りをする必要がある場合、機能性も大事ですが、セキュリティ面もしっかり対策を行えているのか把握しておくべきです。
ビジネスチャットツールを利用した際にプロジェクトの内容が外部に漏洩すると、会社にとっても大きなダメージになってしまうこともあるでしょう。
社外でも限定した人のみとメッセージ交換を行うことができるのか、また社内に限定したコミュニケーションを取りたい場合は、それに特化したツールであるのか確認しておくことが大事です。
自社で社内と社外どちらで業務を行うことが多いのか分析してから、選ぶのが良いでしょう。
必要機能のコストバランスが合っているか
ビジネスチャットツールを利用するときは、必要機能とコストバランスが合っているのか確認すべきです。
ツールを利用するときはコストがかかるため、まずは費用を継続して支払えるのかチェックしましょう。
ビジネスチャットツールのコスト負担は大きくありませんが、業務内容によって保守や拡張を行う場合は、さらに出費が追加される場合もあります。
そして、チャットツールによって機能面でも、連絡のしやすさや共有の機能など、違いが生じることもあります。
機能を使用して作業効率を向上できても、コスト負担が大きいと費用対効果が悪いです。
バランスを保つことことができるように効果と数値を算定しておくのが良いでしょう。
ビジネスチャットツールの成功コツ
ビジネスチャットツールの、成功のコツについて把握しておくことも大事です。
ビジネスチャットツールには成功のポイントがあるので、コツを把握しておくと予想した成果を得やすいです。
以下のような成果を得られる可能性があるため紹介しましょう。
・使い方やルールを決定しておく
・教育や研修の体制を整えておく
使い方やルールを決定しておく
ビジネスチャットツールを利用するときは、使い方やルールを決定しておくことが大事です。
いつ、どのような業務で、どのようにビジネスチャットを利用する必要があるのかと、明確にルールを決定しておくと、社員は使い方に迷うことなくビジネスチャットツールを利用することができます。
また、使用方法を定めておくことも情報共有のクオリティを高めることができます。
社内がバラバラに使用していると情報共有の面で質が落ちてしまうことになりますが、例えばメッセージは業務内の時間のみやリアクションは絵文字やスタンプを利用など、ルールを定めると従業員も安心して使用することが可能です。
プライベートとビジネスとの境界線も張れるため考えてみましょう。
教育や研修の体制を整えておく
教育や研修の体制を整えておくことも大事なポイントです。
ビジネスチャットツールは直感的な操作を行うことができますが、利用方法をしっかり把握しておくことで効果を発揮します。
使用マニュアルを作成して、利用方法に関して意識や理解を統一するために研修講座を開催した方が従業員の誤解も解くことができるでしょう。
また、教育体制を構築する一環として、質問できる問い合わせ窓口を開設しておくことも有効です。
現場と本社のように社員同士が離れた場所で働いている場合、対面で問い合わせすることができないため、詳細な部分まで把握できないことがあります。
サポート体制を整えておくことで研修成果を向上させることもできるため考案してみましょう。
まとめ：ビジネスチャットツールを比較し、注意して選びましょう
ここまで、ビジネスチャットツールのおすすめ5選と選ぶポイント、導入理由について紹介してきました。
ビジネスチャットツールはこれからますます需要が高まっていき、ビジネスシーンに必須になっていきます。
自社に最適なツールを導入すれば、社員同士が気軽にコミュニケーションができるので関係が深まり、情報共有することでスムーズに仕事が進められるはずです。
後悔しないツール選びのポイントとして、使いやすさとセキュリティ面を重視してツールを選びましょう。
まずは本記事を参考に、フリープランからはじめるのがおすすめです。