あなたの会社ではどんな方法で社員の給与を計算していますか。
もし目視での数字の確認や手入力作業を大変と感じる、またはミスが発生しているのであれば、給与計算システムの導入または変更を検討してはみてはいかがでしょうか。
この記事では給与計算システムの概要やタイプごとの特徴、おすすめのサービスをご紹介します。
貴社の業務効率化のお役に立てれば幸いです。
給与計算システムとは
給与計算システムとは、各従業員の基本給に時間外労働時間、インセンティブ、諸手当などを加えた各社員の給与総支給額を計算するシステムのことです。
近年では給与計算以外にも人事管理機能全般をカバーするものなど、様々な給与計算システムが開発されています。
なぜ給与計算システムが必要なのか
会社によって給与支給額の計算方法は様々ですが、社員に支給する金額を計算するには様々な情報が関係してきます。
給与計算システムを導入していない企業の場合、以下のような手順で社員の支給額を計算します。
とある営業社員の給与計算手順
- 社員の固定給をExcelなどの表計算ソフトに手入力
- 勤怠情報にアクセスし、残業時間に応じた残業手当を手入力
- 売上情報にアクセスし、販売額に応じた歩合給を手入力
- 各情報にアクセスし、税金・保険料などの控除額を手入力
- 間違いがないかチェックする
社員数が増えるとこの計算を人力で行うのがとても大変！
しかも給与支給額の誤りが発生すれば社員からの信頼を損いかねません。
そこで給与計算システムがあれば勤怠情報や評価情報、売上情報、家族構成情報などと連携し、各社員の給与額を自動で計算してくれます。
これにより人事担当者の業務負担減と人ヒューマンエラー防止を両立させることができるのです。
給与計算システムのメリット
給与計算システムをいろいろありますが利用するこことにはメリットがあります。
どのようなメリットがあるのか知っておくことにより、前向きに利用を検討することができるでしょう。
給与計算システムを導入するときは、以下のようなメリットがあります。
給与計算業務を効率化させることができる
給与計算システムを導入するなら、作業を効率化させることが可能です。
給与計算システムには設定された自動計算ルールと従業員の情報が記載されているため、勤怠データを入力することで全従業員の自動計算を一括で行うことが可能です。
従業員が手動で行うなら、入力や集計するだけでも何日もかかってしまうため、時間がかかることがあります。
従業員数が多い事業所であるほど、集計の負担も大きくなりますが、給与計算システムを導入するなら、スピーディーに1日で終えることもできるため、別の業務に集中することも可能です。
さらに、給与明細の印刷にかかるコストや郵送にかかるコストもデジタル化することができるため、配送も楽にすることが可能です。
効率化向上としていろいろなメリットを得ることができます。
給与の人的ミスを防ぐことが可能
給与計算システムを導入するなら、給与の人的ミスを防ぐことも可能です。
給与の計算を行うときに従業員が行うなら、情報や時間の漏れが発生して集計して給与を出すときにミスが発生することもあります。
給与の面でミスが発生してしまうと会社の信頼を損なうことになり、従業員からも不信感を持たれることがあります。
しかし、給与計算システムだと設定にミスがない限り、集計結果は正確に出されるため人的な計算ミスや漏れは発生しません。
給与の面で従業員とトラブルになることが防げるのも魅力的と言えるでしょう。
法改正対応の負担を軽減できる
給与計算システムを導入するなら、法改正対応の際に負担を軽減することができます。
給与計算においては法改正が生じることもあり、そのときは集計において変化しなくてはいけません。
しかし、給与計算の変更は簡単に行えないこともあり、複雑な場合は時間や手間を要することもあるでしょう。
しかし、給与計算システムを利用するなら、法改正は基本的に提供先が法律に沿って変更してくれるため利用者側に大きな負担はありません。
オンプレミス型の場合はシステムの更新作業が発生することもありますが、改修や設定修正はサポートで実施されるはずなので手間はかかりません。
法改正ごとに従業員で対応するのを防ぎたいなら、給与計算システムの導入は大きな効果を発揮してくれるでしょう。
雇用の多様化や入れ替わりなどにも対応できる
給与計算システムを導入するなら、雇用の多様化や入れ替わりなどに対応することも可能です。
新しく従業員を雇用したときや、異動によって従業員の入れ替わりがあるなら、その都度給与の計算も対応しなくてはいけません。
特に、派遣や契約社員を多く雇用しているなら、従業員の入れ替わりも激しいため、給与の集計対応に追われて負担が大きくなることもあるでしょう。
しかし、給与計算システムを導入するなら、新たな雇用形態や勤務形態が発生しても、設定を行うだけで直ぐに対応することが可能です。
入れ替わりが激しくても組織情報と連携することで毎月の給与計算を問題なく、楽に行うことができるため、導入を検討してみることができるでしょう。
給与計算システムのデメリット
給与計算システムを導入することにはメリットばかりではなく、デメリットも存在します。
しっかりデメリットを確認することで、給与計算システムを導入する際に慎重に自社の目的に合っているのか確認できます。
以下のデメリットがあるのでご覧ください。
カスタマイズによってコスト負担が重くなることもある
給与計算システムは自社の必要に応じて、必要な機能をカスタマイズすることが可能です。
カスタマイズすることで、より効率性を向上させることができますが、その分コストがかかることになります。
自社の独自計算ルールや条件を追加しやすくなりますが、コストが大きくなれば費用面が圧迫されて経営に支障が生じることも懸念するでしょう。
しかし、費用を気にしてカスタマイズしないと効率が思うように伸びない場合もあるため、バランスを取ることが難しいこともあります。
種類によって自社対応も必要になる
給与計算システムにはオンプレミス型とクラウド型があります。
オンプレミス型の場合はシステムの管理と運用担当が必要になり、法改正対応のシステム更新作業や従業員の問い合わせ対応など、作業範囲外は自社で管理しなくてはいけません。
クラウド型の場合は給与計算システムを利用するときに、自社で管理しなくて良いので全て任せることができますが、インターネットの環境が必要になるため、通信環境に何かのトラブルが発生した場合は使用することができなくなります。
このように種類によって自社対応が必要になることもあるため注意してください。
給与計算システム導入手順
給与計算システムを導入したい場合は、導入手順について内容を確認しておきたいでしょう。
給与計算システムの導入の流れについて確認しておくと、スムーズに利用することが可能です。
以下のような流れになっているので紹介しましょう。
どの給与計算システムを導入するのか選択
給与計算システムを導入するときは、どのサービスを利用するのか選択する必要があります。
給与計算システムは、各サービス業者によって内容が違っています。
例えば、機能面やコストなどはサービス内容によって異なる場合があるため、問い合わせや資料請求などを行って慎重に選択するようにしましょう。
また、自社の課題や改善点を確認した上で選択することも大事です。
性急に選択をしてしまうと、給与計算システムを導入しても効果をあまり期待できないこともあります。
自社の課題分析と選択を行い、一致するものが見つかれば連絡をして進めていきましょう。
給与計算システムの契約を行う
自分の利用したい給与計算システムが見つかれば、契約を行うために交渉しましょう。
給与計算システムの内容が予想通りであるのか、交渉する際に確認して疑問点があれば質問や問い合わせをして内容に問題ないのか最終チェックすべきです。
全ての内容に問題内容であれば契約を行いシステムの導入を行います。
システム導入には時間がかかることもあるため、事前にスケジュールを組んで計画的に行うことができるのかチェックしておきましょう。
見積もりの段階で支払う金額も把握することができるため、導入後にしっかり支払いを行うようにもしましょう。
就業規則や法律に応じた計算式の設定
給与計算システムを導入するときは、設定を行う必要があります。
給与計算システムの設定は
・職種
・役職
・雇用形態
・勤怠状況
・各種手当
・直接費
・社会保険料
などの設定が必要であり、全ての条件をそれぞれ適切に入力すべきです。
この段階で設定をしておかなくては試算表で内容を仕様書にまとめるときに抜け漏れしてしまうこともあり、後にトラブルになることがあります。
自社のみで計算ルールをまとめることが難しい場合は、コンサルティングなど外部のサービスに依頼することで適切な項目設定を行えるため、検討してみましょう。
各種マスタデータの入力を行う
給与計算システムの導入には、マスタデータを入力する作業も必要です。
マスタデータは、給与計算に必要な固定の情報であり、従業員の個人情報や給与明細の出力する項目、または税率などがあります。
個人情報は名前や職種、役職、雇用形態、家族構成など、給与明細は出勤日数、休暇日数、口座振替などがあります。
それぞれ入力すると手間がかかりますが、人事システムや労務管理システムがあるなら連携することで手間を削減することもできるため利用してみましょう。
セキュリティの設定と他システムとの連携
給与計算システムをは個人情報が掲載されているため、ユーザーグループ管理とアクセス制御の設定が必要です。
もし、設定が甘いようなら、セキュリティを強化することが難しくなるため、大きなトラブルに発展してしまう可能性もあるでしょう。
既存システムと同じ設定方法だと、問題なく利用できる可能性もありますが、少し違いが生じるようであれば設定は慎重に行う必要もあるため、注意しましょう。
また納税や部門別などの統計を取りたい場合は、他のシステムと連携を取れるようにしておくことも大事です。
しっかり連携させることで、経理の効率をさらに向上させることができるため、考えてみましょう。
給与計算システム導入がおすすめの企業
給与計算システムを導入するときは、どのような企業がおすすめなのか把握しておきたい場合もあるはずです。
給与計算システムは企業の目的や状況によって期待できる効果の大きさに違いが生じるからです。
給与計算システム導入のおすすめ企業は以下のようになります。
給与計算するときに時間がかかってしまう
給与計算をするときに時間がかかってしまうようなら、給与計算システムの導入を考えてみるのがおすすめです。
給与の計算は複雑であり、従業員数が増えるほど複雑になっていきます。
もし、給与計算する経理部門などで人が少なく、作業が追いつかない場合は大幅に遅れてしまうこと、また計算ミスや残業代の見落としなども発生して、信頼が失われることもあります。
経理部門の負担を軽減するためにも、給与計算システムを導入して効率を上げることがおすすめです。
労働基準法違反のリスクを軽減させたい
給与計算をするときに残業代の見落としや計算ミスなどで未払金が発生すると、労働基準法違反となり後々トラブルになることもあります。
直ぐに気付けば問題ありませんが、問題が大きくなると損害賠償や世間に悪いイメージを与えることになるため、リスクが大きくなります。
システムの導入で正確な給与を支払うことができるため、リスク管理として導入してみることもできるでしょう。
給与計算システムのタイプ
一言で給与計算システムと言っても種類によりその機能性も様々。
大まかには、
- 給与計算特化タイプ
- 総合労務管理タイプ
- ERPタイプ
の３種類に分類することができます。
高性能なシステムはそれだけ導入コストも高くなり、また多機能であるがゆえに使いこなすための従業員インフォメーションも複雑になります。
給与計算だけできればよいのか、他の業務も自動化させたいのか。
あなたの会社で解決したい課題を明確にして給与計算システムを選ぶようにしましょう。
給与計算特化タイプ
【機能性】低い
【コスト】低い
社員情報や勤怠管理システムとの連携機能がないため目視での確認や手入力項目は増えますが、給与明細の電子化や控除金額は自動で計算してくれます。
自動化できる範囲が限定されている分、コストを抑えて導入できるメリットがあります。
総合労務管理タイプ
【機能性】中間
【コスト】中間
人事管理機能が一体になった給与計算システムです。
- 社員情報にアクセスし「家族手当」や「通勤手当」を自動計算、
- 勤怠情報にアクセスし「残業手当」「時間外勤務手当」などを自動計算
など人事系の情報と連携することで給与計算業務をサポートするほか、
社会保険の入退会手続きの機能を持ったものもあります。
ERPタイプ
【機能性】高い
【コスト】高い
ERPとはEnterpise Resource Planningの略。
会社の主要情報を統合的に管理するための仕組みやソフトウェアのことです。
給与計算機能の加わった会社全体の業務基幹システムと言えばイメージしやすいかもしれません。
給与計算などの人事情報以外に売上、会計、プロジェクト管理、資産管理など、会社運営に関わる情報を網羅的に管理するシステムです。
給与計算システムのタイプの中では最も多くの情報と連携できるので業務効率化への貢献度は高いですが、その分コストも大きくなります。
タイプ別おすすめ給与計算システム【7選】比較！
では、おすすめの給与計算システムについてご紹介します。
・給与計算特価
・総合労務管理
・ERP
タイプ別に分けてみていきます。
給与計算特化タイプ2選
給与計算特化タイプのシステムは対応できる業務の幅が狭い代わりに、コストを抑えて導入できるメリットがあります。
また他部署や担当者を巻き込まず気軽に活用できる点も魅力です。
従業員30名くらいまでの比較的従業員数の少ない会社や、基本給以外の手当項目が少ないシンプルな給与体系の会社におすすめです。
PCA給与DX
PCA給与DXはピー・シー・エー株式会社が提供、約20,000社の導入実績を誇るクラウド型の給与計算システム。
勤怠項目や売上実績を入力するだけで固定給以外の支給額と控除額を自動計算するシンプルな設計です。
単独での労務管理機能はありませんが、同社の別システム「PCA人事管理DX」と連携することで勤怠情報や住所、扶養情報にアクセスし、手当の入力を自動化させることもできます。
やよいの給与計算22
やよいの給与計算22は弥生株式会社が提供する、インストール型の給与計算システムです。
シンプルでわかりやすい操作性、充実のサポート体制や電話での問い合わせ窓口の設置など、はじめて給与計算ソフトを導入する企業でも安心です。
パソコン一台一台にアプリケーションをインストールする必要があるので、給与計算担当者１～２名の小規模事業場におすすめです。
総合労務管理タイプ3選
総合労務管理タイプの給与計算システムは
- 勤怠情報との連携により時間外手当や深夜手当、休日出勤手当の支給額を自動計算する
- 社員情報との連携により家族手当や交通費、役職手当の支給額を自動計算する
など給与支給額に関わる人事情報を目視したり、手入力したりする必要がなくなり、大幅な工数減とミス防止が期待できます。
給与奉行クラウド
給与奉行クラウドはオービックビジネスコンサルタントが提供するクラウド型の給与計算システムです。
労務データとシームレスに連携し給与、賞与額の支給額を自動計算するほか、社会保険の電子申請にも対応し行政機関への訪問や書類郵送の手間を省きます。
法改正に合わせ給与計算の設定を自動でアップデートしてくれるので、メンテナンスの労力もかかりません。
ジョブカン給与計算
ジョブカン給与計算は株式会社Donutsが提供するクラウド型の給与計算システム。
社労士監修の元、給与計算担当者のあらゆる要望を実現するべく開発されました。
雇用形態に合わせた複雑な支給額計算の設定や法改正に合わせたアップデートにも対応しています。
30日間の無料トライアルを受け付けているので、一度給与計算システムを試してみたいという企業であれば試してみてはいかがでしょうか。
COMPANY
COMPANYは株式会社Works Human Intelligenceが提供する大手法人向けの人事管理システム。
国内大手の約3社に1社が導入しているといわれています。
給与計算以外にも要員分析や研修管理、タレントマネジメント、労務手続きなど、人事に関するあらゆる情報を単一のシステムで管理できます。
「人事データを各システムで個別に扱うのが煩雑」と感じている企業には特におすすめです。
ERPタイプ２選
ERP(Enterprise Resource Planning)は給与計算の機能を包括した業務基幹システムです。
人事情報以外に販売、仕入れ、経理等の情報もシステム内で一元管理しており、
- 営業スタッフの販売実績に応じ歩合給を自動計算
- 各社員の評価データと連携し、ベース給与・賞与を自動計算
- 経理データと連携し各社員への銀行給与振り込み処理まで完結
以上のようなシームレス化を実現します。
社員数が多い企業や、多様な職種の社員が在籍していて給与計算方法が複雑な企業におすすめです。
Clovernet ERPクラウド
Clovernet ERPクラウドはNECネクサソリューションズ株式会社が提供する販売、在庫、仕入、社員情報、勤怠、会計、収支管理までを網羅した、クラウド型ERPサービスです。
企業活動のあらゆるデータを一元管理しバックオフィス全体を効率化させるだけでなく、部署ごとの収支管理まで自動で行い経営の可視化を実現します。
スマイルワークス
スマイルワークスは株式会社スマイルワークスが提供する販売、在庫、会計、収支、人事の各管理機能を有した業務基幹システムです。
給与や年末調整の自動計算以外にも社保手続きや社員情報の管理はもちろんのこと、営業社員の見積書の作成や売上報告、在庫の管理や経費の精算、部署ごとの収支計算などもシステム内で完結できます。
ERPの導入は人事部以外の部署も巻き込む一大プロジェクトといえますが、導入支援はもちろん運用開始後の電話問い合わせ窓口が整備されているなど、心強いサポートを受けられる点も魅力です。
まとめ：自社に合った給与計算システムを導入しましょう！
ここまで給与計算システムについてまとめてきました。
給与計算システムを有効に活用することでバックオフィスの業務効率を一気に高めるとともに、社員からの信頼を大きく損なう「給与額計算のミス」を防止することにも貢献します。
コストと機能性、現場の事情も鑑み、自社に合ったシステムを選んでください。