求人票の作成、広告掲載、書類選考、日程調整、面接、内定通知・・・。
人材採用には諸々の作業工程があり、担当者としてはもっと効率よく業務を進めたいと思うものです。
このような課題を解決すべく注目されているのが採用管理システム。
でも「種類が多すぎて選び方がわからない」という人も多いのではないでしょうか。
この記事では人事担当者をサポートする採用管理システムの概要、機能性、選び方、おすすめのサービスなどをご紹介します。
あなたの会社で採用管理システムを導入するお手伝いになれば幸いです。
採用管理システムとは
採用管理システムとは、応募から採用に至るまでの一連のプロセスを一元管理するシステムです。
英語でＡＴＳ（Applicant Tracking System/応募者追跡システム）と呼ばれており、大きく分けて以下４つの機能を有します。
- 求人情報管理
- 応募者情報管理
- 応募者とのコミュニケーション
- 採用活動の分析
順番に機能を見てみましょう。
1.求人情報管理
- 自社求人サイトを作成する
- 複数の求人媒体に掲載する募集内容を一括登録・変更する
求人情報を掲載し、母集団形成をするための労力を軽減します。
2.応募者情報の管理
- 複数の求人媒体から応募のあった候補者情報を一元管理する
- 履歴書情報や面接の評価などを登録する
すべての応募者情報を単一のシステム内で見ることができます。
複数の求人媒体管理画面を確認したり、Excelに応募者情報を手入力したりといった手間を省きます。
3.応募者対応
- 面接日を設定すると自動でカレンダーに登録する
- 面接日を設定すると、テレビ会議システム(ZOOMなど)に自動で予約する
- 採用管理システム自体がテレビ会議機能を搭載する場合も
- ＬＩＮＥなどと連携し、システム内で応募者とのコミュニケーションができる
カレンダー、メール、テレビ会議システムなど多数のツールを行き来せず、
単一のシステムで応募者とコミュニケーションがとれます。
4.採用活動の分析
- 求人媒体ごとのアクセスや応募数、採用率を分析する
- 情報を自動グラフ化する
採用活動の課題抽出や、経営陣・他部署への情報共有を容易にします。
採用管理システムが注目される背景
採用担当者の間では一層、採用管理システムに注目が集まっています。
その背景には企業の人材難や技術の進化による採用活動の複雑化、多様化があります。
採用手法の多様化
企業が人材を獲得するための手段が多様化しています。
例えば１０数年前までの中途採用は「リクナビNEXT」や「マイナビ転職」などの求人広告で応募者を獲得し、履歴書を持参させた上面接に臨む手順が主流でした。
しかし近年「転職エージェント」や「スカウトサービス」、採用ホームページの強化やSNS採用など母集団形成の手段がどんどん増え、
また選考フローも「カジュアル面談」「仕事体験」「オファー面談」などが当たり前になりました。
このような採用活動に関する一連の情報を管理するため、採用管理システムが重用されています。
採用活動に用いるツールの多様化
コミュニケーション手段も変化しています。
従来、採用活動のプロセスにおいてはＥメールや電話でのコミュニケーションが主流でした。
しかし昨今は候補者との主なコミュニケーションツールがＬＩＮＥやスラッグなどのチャットに置き換わり、
企業情報の発信がTwitterやフェイスブックなどのSNSに置き換わり、面接は直接対面からWEB面接に置き換わっています。
採用担当者は多くのデジタルツールを活用する必要がありますが、それらを個別に使い分けるのは非常に煩雑です。
そこで他システムとの連携により作業工数を大幅に減らせる採用管理システムの人気が高まっているのです。
採用管理システムを利用するメリット
採用管理システムを導入するときは、メリットがあります。
どのようなメリットがあるのか確認しておくことで、導入を前向きに検討することができるでしょう。
採用管理システムを導入することには以下のようなメリットがあります。
採用するスピードが速くなる
採用管理システムを導入するなら、人材採用するときのスピードを速くすることが可能です。
採用活動する際は、いろいろなプロセスを踏むことで進めていきます。
ただ、求人案件の管理や応募者情報の管理、選考の進行状況の管理、内定者の管理など、それぞれの工程で準備や処理をしなくてはいけないため、作業が多くなると負担も増すことになるでしょう。
しかし、採用管理システムを導入するなら、工程や手順を簡略化することができるため、作業効率を向上させることができ、採用するスピードも必然的に速くなることが期待できます。
もし、採用活用に時間がかかり過ぎているなら、採用管理システムの利用を検討してみましょう。
応募者への返信もスムーズに行える
求人情報を出して求職者から問い合わせや応募、問い合わせなどがあれば、返信する必要があります。
しかし、いろいろな業務によって返信が遅れてしまうことになれば、求職者は他の企業の求人に応募して内定が決まってしまうこともあります。
求職者に対して内定を出していても、会社側で返信に不手際があれば、信用を失って別の会社を選ばれることもあるでしょう。
採用活動でスムーズで迅速なやり取りを行うことは大事なポイントになるため、不手際を起こさないようにするためにも、採用管理システムで返信を見逃さない仕組みを構築しておくことは大事です。
管理システムを利用することにより返信をしっかり行えて、求職者からの信頼を維持しやすくなるでしょう。
採用担当者が業務に集中できるようになる
採用管理システムを導入するなら、採用担当者は求人情報から内定情報まで、採用プロセスに関する情報は全て一元管理することが可能です。
採用活動するときは個々の従業員が別々に作業することもありますが、その場合は情報共有することが難しくなり、採用活動がスムーズに行えないこともあります。また、情報を共有していないことでミスが生じることもあるため、会社としても損失を被るリスクがあると言えます。
その点、一元管理することができれば、情報は1つのシステム上に保存されるようになるため、他の人が収集した情報も集めることが可能です。
面接のスケジュールや社内での意思疎通も迅速に行えるようになるため、意思決定や求職者への連絡が遅れることも防ぎやすいです。
選考に集中する環境づくりにもなるため、人事の環境を整備するときに利用することもできます。
多くの人材を集めやすくなる
採用管理システムを構築するなら、多くの人材を集めやすくなります。
採用管理システムは求職者に向けての募集ページを作成することができるため、自社で全ての作業を賄うことが可能です。
企業の公式ホームページとして採用情報を掲載するときは、WEBデザイナーやWEB制作会社などの専門家に依頼することもあるはずですが、その場合は打ち合わせによる時間や費用もかかるため、手間とコストに負担がかかります。
しかし、採用管理システムではテンプレートが準備されているため、募集ページを簡単に作成でき、しかもデータは蓄積されるため、欠点を改善して情報を発信することも可能です。
多くの優秀な人材を集める点で良いサポートを受けられるでしょう。
採用管理システムを利用するデメリット
採用管理システムを導入するときは、デメリットもあります。
どのようなデメリットがあるのか知っておくと、思わぬ事態になることを避けることも可能です。
以下のようなデメリットがあるので、相違がないか確認してみましょう。
自社採用フローと合わない場合もある
採用管理システムを利用する際は、自社の採用処理とフローが合わない場合もあります。
もし一致しないようなら、スムーズな採用活動にならずかえって時間がかかることになります。
また、採用処理フローで必要な機能がシステムに搭載されていないなら、効果的なサポートにもつながりません。
そのため、採用管理システムの選考段階で必要な機能が備わっているのか、課題を解決することができるのか確認しておく必要があるでしょう。
システムの操作に慣れない
採用管理システムを導入するなら、システムの操作に慣れる必要がありますが、いろいろな機能が増える分複雑になることもあります。
もし、機能が増えたなら、従業員の方もどれを使用すべきなのか最初は迷ってしまいますし、使いこなすためには時間がかかることも予想されるので、導入し始めは非効率になるでしょう。
早く慣れてもらうためには、会社でマニュアルサポートを作成しなくてはいけないこともあり、その場合は手間と時間がよりかかることも認識しておきましょう。
採用管理システムの選び方
やはり担当者としては自社にあった採用管理システムを選びたいところ。
採用管理システムを選ぶポイントをお伝えします。
1.効率化させたい業務を明確にする
自社の課題に合わせてシステムを選ぶことが重要です。
現在あなたの会社で課題と捉えているのは次の内どれでしょうか。
- 求人情報管理「求人情報を管理するのが大変！」
- 応募者情報管理「応募者の情報を集約するのが大変！」
- 応募者対応「応募者との連絡、日程管理が大変！」
- 採用活用の分析「採用活動のデータ集計が大変！」
採用管理システムによって得意な機能が異なります。
予め自社の課題を明確にし、それを補う機能があるかどうかをチェックしてシステムを選ぶと良いでしょう。
2.使用する求人媒体と連携できるか
採用管理システムは連携する求人媒体からの応募情報を自動登録してくれます。
しかし両者の相性が悪く連携できない場合、
毎日求人媒体の管理画面にアクセスして応募者情報をチェックし、採用管理システムやExcelの管理表に手入力することになります。
これは大変な手間です。
必ず自社で利用中の求人媒体との相性を確認してください。
3.新卒メインか、中途メインか
新卒社員を獲得したいのか、中途社員を獲得したいのかによって採用プロセスは大きく異なります。
例えばLINEと連携し応募者のLINEでコミュニケーションができる採用管理システムがあります。
このような機能は応募者がLINEに慣れ親しんだ学生ばかりの新卒採用で非常に有効です。
逆に中途採用の場合は「同じタイミングで」「複数の職種を」「複数の求人媒体に」掲載することが多いです。
そのため前述した媒体との連携がより重要になり、且つ自社の採用フローに合わせ柔軟にカスタママイズできるものが望ましいです。
ただ、システムによって新卒・中途関係なく利用できるものもあります。
採用管理システムの導入手順
採用管理システムを導入する際は、手順について確認しておくことも大事です。
採用管理システムの手順を把握することで、スムーズにつなげることが可能です。
採用管理システムの手順は以下のような流れになります。
ニーズを評価する
採用管理システムを導入する前に、まずはニーズの評価を行います。
採用管理システムを導入することにより、企業のどのような課題を改善することができ、またどのような効果を得ることができるのか検討しましょう。
もし、課題を話し合わず、採用効率を向上させたいためだけに導入を行っても目的通りの効果を得ることはできません。
システムを導入しても課題は改善されないままの可能性が高いため、以前と効率性が変わらず、コスト負担のみが増加してしまうことになるでしょう。
採用プロセスの課題は多岐にわたる可能性があるため、しっかり現状を把握してシステムによる改善などを考慮しておきましょう。
システムを選択してトレーニングを行う
採用管理システムは、各サービスによって違いがあります。
特徴や強みなども異なるため、しっかり内容を把握して、自社の課題を改善することができるのか確認して選ぶ必要があります。
システムだけでなく予算やニーズについても選択する必要があるため、総合的に判断して自社の目的に合うのか確認しましょう。
また、システムを導入して効果を確かめたい場合は無料のトライアルを行ってみることもできます。
無料トライアルによって、自社のシステムとの互換性、また従業員の使い勝手などをチェックしてみると、導入すべきか検討しやすくなります。
ユーザーのトレーニングは含まれている場合は、従業員に慣れてもらえるかチェックする判断材料にもなるため利用してみることができるでしょう。
テストと運用の改善
選択したシステムのテストを行って、実際に正常に動作することを確認できれば導入して採用管理として利用しましょう。
ただ、導入後も細かな改善が出てくることもあるため、定期的にフィードバックをして課題の改善に役立てるようにすべきです。
採用管理の点で改善を行っていくなら、管理システムのメリットをより得ることができるでしょう。
採用管理システムを導入すべき企業の特徴
採用管理システムを導入する際は、企業の特徴についても把握しておくべきです。
採用管理システムは企業の状態や環境によって導入の効果も変わってくるからです。
採用管理システムの導入で以下の企業は利用を考えてみることができるでしょう。
従業員の数が多い
従業員の数が多い企業の場合は、採用管理システムの導入を検討してみることができます。
従業員数が多い場合は、どの部署にどのような人材が欲しいのか、またどのようなスキルが必要なのかなど、求人情報数や応募者情報を管理するのが難しいからです。
また、ツールの数も多い傾向があるため、採用情報をまとめるのに時間がかかることも予想されます。
しかし、採用管理システムを導入すると、情報を一元管理することができるようになるため、従業員数が多い、または複数のツールを使用していたとしても、簡単にまとめることが可能です。
求人広告の出稿先の統一や応募者の面接スケジュールも管理しやすくなるため、従業員が多いために生じる重複なども避けられる傾向があります。
トラブルの防止として導入を検討できるでしょう。
採用を積極的に行っている
人事採用を積極的に行っている企業であれば、採用管理システムの導入を検討することができます。
採用活動は時間と手間がかかり、例えば面接の準備をするだけでも、担当者から応募者の管理まで徹底的に行わなくてはいけないため、準備が大変です。
頻繁に採用活動をしているなら、その分負担も大きくなるため作業の効率化を行うために、システムを導入して改善を期待してみることができます。
システムを導入することで、面接の日程を自動化することができたり、応募者情報を自動的に抽出できたりします。
人手不足による採用活動の停滞を防ぐこともできるため、採用活動の多い企業は内容の確認をしてみてください。
採用活動で失敗した経験がある
採用活動をしている企業の中で失敗した経緯があるなら、システム管理システムの導入を考えてみることができるでしょう。
採用管理システムを導入することにより、面接官の評価基準や応募者の選考基準などを統一化することが可能です。
採用活動を行うときは、選考基準がぶれてしまうこともあるため、面接で採用した人材でも実際には改善に結び付かないこともあります。
また、過去の採用基準では更新されておらず、採用の見直しに時間がかかってしまうこともあるでしょう。
採用管理システムを導入することで、時間の節約をすることができ、課題に見合った人材を採用しやすくなります。
また、過去の採用データを分析することで、原因を特定して今後の採用活動に活かすこともできるため、導入を検討してみるのがおすすめです。
おすすめの採用管理システム比較[8選]
ここでは、おすすめの採用管理システムをいくつか比較していきます。
i-web（アイウェブ）
・多数の大手就活サイトと連携
・独自のWEB面接機能搭載
i-webは、新卒向けではNO１シェアを誇る採用管理システムです。
「リクナビ」「キャリタス就活」「ONE CAREER」「外資就活ドットコム」など多数の大手就活サイトと連携しています。
i-web LIVEというWEB面接機能が搭載されており、SkypeやZoomなど他のシステムを使わず面接を完結できる他、
大勢に説明会を行う「オンラインセミナー機能」
就活生が選んだ自社社員との面談をマッチングする「オンライン社員訪問システム」
「採用ページ作成機能」など、新卒採用に必要なありとあらゆる機能が盛り込まれています。
【料金】
要問い合わせ
MUSUBU＋
・採用コンサルと採用ツールのハイブリット
・専属の担当者が手厚いサポート
・サイト作成機能
・応募者対応機能
MUSUBU＋は、採用コンサルと採用ツールのハイブリット型のサービスです。
MUSUBU＋の採用ツールを利用することで、採用サイトの作成や応募者対応などをカンタンに行うことができます。
また、採用ツールだけではなく、MUSUBUのコンサルタントがサポートを行い、採用チャネルの最適化をしてくれます。
その他、LINE応募への対応機能や応募者情報のCSVダウンロードなど役立つオプションも利用できます。
【料金】
導入費用：30万円
月額費用：3万円
AUTOHUNT
・SNSなどの膨大なオープンデータから候補者を検索できる
・中長期的な接点作りを見据えたタレントプールを構築
・母集団形成からアプローチ、採用までの一連の流れを一元化
AUTOHUNTは、今まで出会えなかった優秀な人材を見つけ出すことのできる採用ツールです。
ソーシャルリクルーティングを加速し、転職プラットフォームには登録していない転職潜在層にもアプローチが行えます。
また、管理面では、候補者の母集団形成からアプローチ、採用までの一連の流れをワンプラットフォームで実現可能です。
採用関連業務を一元化することにより、業務工数を大幅に削減できます。
各企業に合わせた柔軟なプラン・料金を設定できるため、採用課題と合わせてまずは相談してみてください。
【料金】
企業課題によって異なる
ACCESS ONLINE（アクセスオンライン）
・NO1新卒就活サイトであるマイナビ社が提供
・新卒採用プロセスを一気通貫で対応
アクセスオンラインは登録学生数、企業数ともにNO1就活サイトであるマイナビ社が提供する新卒採用管理システムです。
マイナビの登録情報や適性検査の結果、説明会やインターンシップの参加状況などがシームレスと連携しています。
LINEとの連携によるスムーズな学生とのコミュニケーションや内定後フォロー、学生への入社書類のやりとりなどを完全WEB化することができ、
選考期間以外の長い新卒採用プロセスにずっと付き添ってくれるシステムです。
マイナビ登録企業であれば必ず導入を検討すべきシステムでしょう。
【料金】
要問い合わせ
HRMOS採用（ハーモス）
・大手人材サービスのビズリーチ社が提供するシステム
・細かな情報を可視化し、採用計画立案にも貢献
・専任スタッフによる導入や運用サポートあり
HRMOSは「ビズリーチ！」のCMでお馴染みのビズリーチ社が提供する採用管理システムです。
各媒体からの応募者情報や面接日程を一括管理し採用業務効率を高めるほか、
採用活動のデータをわかりやすく可視化する分析機能に優れた採用管理システムです。
同じくビズリーチ社が提供するタレントマネジメントシステム「ＨＲＭＯＳ タレントマネジメント」と連携することで、
自社の求めるスキル所持者やマッチ度の高い人材を絞り込むことができ、さらに有効活用できます。
ビズリーチ社の採用ノウハウを有した専任担当者による手厚い導入サポートを受けられる点も魅力です。
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HERPHire（ハープ ハイヤー）
・近年注目の「スクラム採用」システム
・入社後のミスマッチが発生しづらい
HERPHireは株式会社HERPが手掛ける「スクラム採用」特化型の採用管理システムです。
スクラム採用とは人事手動ではなく現場社員を積極的に巻き込んだ採用活動のこと。
HERPHireを活用することで
- 現場メンバーが求人掲載内容に意見できる
- 応募者情報を閲覧しマッチ度や再現性に関して意見できる
- どんな人材を採用すべきか意見できる
- 現場メンバーに採用活動状況を共有できる
など、現場スタッフと一体になった採用活動を実現します。
採用担当者の負荷軽減、ミスマッチが起こりづらい、現場メンバーが納得できる採用の実現といったメリットがあり、
ITエンジニアなど専門性の高い職種の採用に特におすすめです。
【料金】
要問い合わせ
HITO-Linkリクルーティング
・業界トップのカレンダー、求人媒体連携数
・多面的な採用活動を行う企業におすすめ
HITO-Linkリクルーティングは人材大手のパーソルグループが手掛ける採用管理システム。
業界トップのカレンダー連携数（Outlook、Googleカレンダー、サイボウズofficeなど）と業界トップの求人媒体連携数（求人広告、転職エージェントなど４０種類以上）を誇り、あらゆる企業で導入可能な汎用性の高さが魅力です。
営業、企画、人事、広報など採用職種が多い企業や、新卒、中途、アルバイトと様々な雇用形態のスタッフを募集する＝多数の求人媒体を運用する企業には特におすすめです。
【料金】
要問い合わせ
MOCHICA（モチカ）
・キャッチフレーズは“企業と応募者の距離を”もっとちかくに”
・LINEと使ったコミュニケーションで歩留まりUP
MOCHICAは株式会社ネオキャリアが提供する採用管理システム。
LINEと連携した応募者とのスピーディーなコミュニケーションが特徴です。
メッセージの応答率を向上させ「学生と連絡がつかない」というケースを防いだり、
カレンダーに面接日時を登録すれば自動的に候補者へLINE日程連絡をするなど、
密なコミュニケーションの実現、工数減やミスの防止が期待できます。
面接官ごとにアカウントを発行し面接直後に評価を入力でき、応募者同士をリアルタイムに比較することができます。
【料金】
0円〜65,000円/月額
※0円(フリープラン)は上限応募者数が30名になります。
無料で導入できる採用管理システム２選
初期費用、月額費用ともに無料で利用できるシステムをご紹介します。
現在採用管理システムを使用していないなら、ぜひ導入をご検討してはいかがでしょうか。
Hirehub（ハイヤーハブ）
・複数サイトの応募者情報を一元管理
・無料で一切の機能制限なく利用できる
・他システムとの連携で自社採用ページが作成できる
Hirehubはエン・ジャパン社が提供する無料の採用管理システム。
データ分析やSNSとの連携機能はありませんが、複数の求人メディアと連携し応募者情報を自動取り込みし一元管理する、採用管理システムの本質はしっかり押さえています。
同じくエン・ジャパン社が提供する採用支援システム「engage」との連携により採用サイトも作成でき、応募者管理以外にも母集団形成に貢献が見込めます。
【料金】
無料
リクナビHRTech
・複数サイトの応募者情報を一元管理
・無料で一切の機能制限なく利用できる
・分析やカレンダー連携機能あり
リクナビHRTechは、人材最大手のリクルート社が提供する無料の採用管理システム。
操作感がExcelと似ていてとてもシンプル。使いやすさに定評があります。
こちらもＳＮＳとの連携機能はありませんが、カレンダー連携や採用活動の分析機能を有しています。
無料とは思えないほど多くの情報を管理でき、応募者対応や採用活動レポートを効率化できます。
【料金】
無料
まとめ：機能や料金比較をして採用管理システムを選びましょう
採用管理システムとは・・・
- 採用業務のプロセスを一元管理するシステムのこと
- 求人情報や応募者情報の管理、採用活動分析の機能がある
- 採用の手法やツールの多様化により注目度が高まっている
選ぶ際のコツは・・・
- 効率化させたい業務を明確にしてシステムを選ぶ
- 自社で使っている求人媒体と連携できるシステムを選ぶ
- メインの採用が新卒か中途かでシステムを選ぶ
採用管理システムを有効に活用することで、より効率的に、訴求力のある採用活動を実現できます。
一言で採用管理システムといっても求人サイトとの連携に強い、カレンダーやテレビ機能がある、LINEやチャットができるなどその種類は多種多様。
それぞれの特徴をしっかり捉え、自社に合ったシステムを導入してください。
御社の採用活動のご成功をお祈りしております！