RPAの業務フローとは？徹底解説します！

RPAを導入するにあたっては、業務フローの作成が必要になります。

しかし、業務フローの書き方が分からない人が多いのはないでしょうか。

RPAを導入するための成功の鍵は、業務フローの完成度で決まると言っても過言ではありません。

この記事では、RPAの業務フローを作成するポイントを書いています。

RPAとは

RPAとは、簡単に言うとロボットによる業務自動化です。英語ではRobotics Process Automation と言います。

なぜ、RPAが広まったのかそれは、日本の労働生産人口が減少しているので、それを補完するためのものです。

RPAを導入したことによりどのような効果があったのか、RPAを導入した企業の事例を紹介しながら説明しましょう。

大手都市銀行では、煩雑な事務処理が起因して従業員の残業時間が多かったです。そ

のため、RPAを導入したことにより年間で8,000時間削減することに成功しました。

このように、RPAを導入したことにより残業時間の削減に成功しました。

RPAの導入前にすべきこと

RPAの導入前にすべきことは、目的を設定することです。

その理由は、目的を設定せずにRPAを導入すると途中で離脱する可能性があるからです。

では、目的設定をどのようにするか具体例を使って説明しましょう。

例えば、「業務効率化」や「ヒューマンエラー防止」といった目的を設定します。

ヒューマンエラーを防止するためには、定型作業を自動化させることが効果的です。

このように、RPAを導入する目的を明確にすることで課題が抽出されます。

RPAの業務フローとは

業務フローと聞くと、難しい記号使った表をイメージする方が多いでしょう。

業務フローは、業務の一連の流れを図式化したもので決して難しいものではありません。

なぜなら、業務フローは業務の開始から完了までの手順を可視化させることが目的だからです。

例えば、業務フローを簡単に表したものが下記の通りです。

基幹システムからデータ抽出→会議資料Ｅｘｃｅｌを開く→ＥｘｃｅｌのＣ列にデータを転記

このように、業務の流れを把握するには業務フローが有効です。

また、業務フローを作成することでそれぞれの担当者が明確になります。

RPAの業務フローの必要性

RPAの業務フローが必要なのは、業務効率化するためにどこがボトルネックになっているかを抽出するためです。

その理由は、RPAには向き不向きな作業があるからです。

例えば、RPAが向いている作業はデータの転記作業やメールを決まった人に送信するなどの定型作業が向いています。

一方で、向いていない作業は、RPAが考える作業は向いていません。

RPAは、AIではないので自分で考えて答えを導き出すことが不可能でしょう。

このように、RPAが向いている作業を振り分けるために業務フローは必要になります。

RPAのメリットについて

また、話をRPAに少し戻します。

RPAのメリットにはどんなものがあるでしょうか。

24時間稼働

RPAにインプットされた内容を、RPAが実行さえすれば夜中でも動いてくれます。

例えば、1つの定型作業をRPAにインプットしたと仮定しましょう。

退社するときに、RPAを実行すれば翌朝にその作業は、完了していることになります。

つまり、RPAを業務時間外に稼働させることで定型作業を完成させることが可能になります。

ミス防止

定型作業というのはほとんどが難しいものではないと考えております。

しかし、人がデータの転記作業をするためにミスはつきものです。

それをRPAに任せることで、そのミスを「ゼロ」に近づけることが可能になります。

人件費削減

RPAを稼働されることで、人件費を削減することが可能です。

RPAに任せたことで、時間が削減できればその時間と時給をかけ合わせたものが削減された人件費になります。

RPAのデメリットについて

RPAのデメリットにはどんなものがあるでしょうか。

情報漏洩の可能性

RPAの管理システムから複数のRPA実行端末へ命令を送るときに、端末のIDとパスワードを送付しています。

そのため、システム障害が起きたときに万が一第３者に漏洩すると、情報が盗まれる可能性があります。

この対策としては、セキュリティ対策をしっかりすることでリスクを軽減できるのでご安心下さい。

業務が停止する

RPAがある日突然停止する可能性があります。

RPA提供元に何かしらの問題があった場合などが理由になります。

よく、WEBサービスを利用していると突然利用できなくなることがありますが、その感じと近しいです。

googleなどの大手サービスでもごく稀ですが障害が起きているので、RPAサービスも起きる可能性が0とは言えないでしょう。

間違った進行

当たり前ですが、指示する内容通りにRPAは動きます。

そもそもの指示内容が正しくでなければ、RPAは正しく稼働しません。

そのため、稼働させる前には十分にチェックし稼働させることが重要になります。

RPAの業務フロー作成するときのポイント

RPAの業務フローを作成するときのポイントは、３つあります。

開始と終了を明確にする

時系列を追いやすくする

現場担当者にヒアリングしながら作成する

以上です。

まずは、業務の開始と終了は必ず明確にする必要があります。

その際は現場担当者にも確認をとりましょう。

その理由は、作業がいつ始まり、いつ終わったのかのポイントが分からないので業務フローを作成するための流れが把握出来ないからです。

次に、時系列を追いやすくする目的は作業の前後を把握するためです。

つまり、単体の作業を把握しても前後の作業を把握しなければ最適な業務フローは作成出来ないからです。

重要な作業が抜けたり、業務が逆流したりする可能性が十分に考えられるからです。

まとめ：RPAの業務フローを把握し、有効に活用しましょう

ここまでは、RPAの業務フローの必要性や作成するときのポイントを中心に解説してきました。

業務フローは、業務の棚卸をするだけではなく業務の全体の流れを把握することで作業の「ムリ・ムダ」が発見できます。

しかし、業務改善担当者が独断で業務フローを作成することは止めましょう。

現場担当者にヒアリングしながら作成することで、重要な作業の抜け漏れや作業の逆流を防ぐことが可能になります。

現場担当者と相互理解した業務フローが最適な業務フローになります。

RPAの導入を決めた業務改善担当者の方は、この機会にもう一度業務フローを見直してみてはいかがでしょうか。