人事部へのRPAの導入により作業効率が大幅改善！メンバーのモチベーションアップも実現！

「RPAを導入したい！」

「PRAで業務の効率化を図りたい！」

などとお考えの方もいるのでしょうか。

今回は、実際に人事部にRPAを導入した実際の事例を見ていきます。

人事部の方は特に、それ以外の部署の方も参考になる内容となっていますので、ご覧ください！

人事部にRPAを導入した背景

私はメーカーで人事部に所属しており、従業員の労務管理に従事しております。

労務管理はマニュアル化されていて、「この基準に達した場合はこの作業をする」というようにある程度ルール化されている業務が多く、RPAに向いていることから導入を検討するようになりました。

また、人事部は以前から人手不足であり、残業が常態化していたことから業務を効率化することで工数を削減することも目標としていました。

人事部に導入したRPAとその理由

今回導入したRPAは「ロボパット」です。

ロボパットを導入した理由は主に以下の3つです。

・無料トライアルができる
・販売資料がわかりやすかった
・勉強用資料や問い合わせチャットツールが充実している

具体的に3つの理由について解説していきます。

無料トライアルができる

無料トライアルができることで、コストなしでRPA運用のシュミレーションができました。

導入前は一部の従業員から「返って業務が煩雑になるのではないか」「慣れ親しんだ今までの業務のやり方の方がいい」という反発がありました。

従業員からの理解を得るのに、無料トライアルはとても役立ちました。

無料トライアルの前の相談の際に、RPAでできそうな業務を事前に数個洗い出し、実際に無料トライアルでその業務をRPAに落とし込みました。

どの業務をどのようにRPAに落とし込むかについても、無料トライアルを申し込む際に、ロボパットの営業担当の方に相談ができ、アドバイスをもらえたため、一から作り上げなければいけないわけではなく、その点も安心感がありよかったです。

販売資料がわかりやすかった

他のRPAツールを販売している企業よりも販売資料がわかりやすいように感じました。

イラストを多用していたり、漫画形式のものもあったりして親しみやすく、人事部の他のメンバーからも好評でした。

「自分はパソコンが苦手だからRPAなんてできる気がしない」と言っていたメンバーも資料がわかりやすいので、気構えることなく、興味をもつことができました。

勉強用資料や問い合わせチャットツールが充実している

勉強用の資料が充実しているので、パソコンが苦手なメンバーも取り残さずに運用することができました。

動画の教材もテキストベースの教材もどちらも用意されているので、各個人が自分の好きなタイミングで好きな形の資料で勉強することができました。

わからない部分は何度も繰り返し確認できるので、置いて行かれるメンバーもおらず、どんなメンバーも苦労をせずに習得が可能でした。

また、わからないことがある場合は、すぐにチャット機能で調べることができるので、実際に利用する際にとても便利でした。

人事のどの業務にRPAを導入したのか

以下3点の人事業務にRPAを導入しました。

・残業時間が月45時間を超過している社員への注意喚起メール
・人事考課の結果を給与計算システムへ入力する業務
・求人応募者データの管理

一つ一つ具体的に詳細を記載します。

残業時間が月45時間を超過している社員への注意喚起メール

従業員が時間外勤務を長時間しすぎないように、残業時間が月45時間以上の社員とその上司を勤怠管理システムで抽出して、注意喚起メールを送付していました。

この業務をRPAで勤怠管理システムから自動的に対象者を抽出し、メール送信できるようにしました。

送信するメールの内容は毎回同じもので、作業化していた業務だったため、工数が削減できて大変助かりました。

さらに、RPAにしたことで間違った対象者にメールをすることがなくなった点もよかったです。

人事考課の結果を給与計算システムへ入力する業務

人事考課のシステムと給与計算のシステムが違うため、これまでは人事考課の結果を給与計算システムに入力しなければいけませんでした。
RPAを利用し、この業務も自動化しました。人事考課用のシステムから抽出し、一括で給与計算システムへ入力するようにRPAに落とし込みました。
この業務は人事部のメンバーから「給与計算に関わるデータなのでミスがないか心配」「人事考課の結果は個人情報とされるので多くのメンバーでできないからひとりひとりの負担が大きい」と以前から不満が多い業務だったので、今回RPAで人力に頼らずできる形となって、かなりメリットがありました。

求人応募者データの管理

複数のWEBサイトで求人を募集していたため、応募者の情報をそれぞれのWEBサイトから、随時一つのエクセルファイルにまとめる作業があったのですが、その業務もRPAで自動化することができました。

応募者がエントリーするごとに、RPAで情報を抽出し、自動でエクセルに転記するようにしたため、漏れなく応募者情報をまとめられるようになりました。

RPA導入前と導入後の比較

RPAの導入により、以前と比べ作業時間が減り、そのため残業時間も大きく減少しました。

また、業務を自動化することでケアレスミスの心配がなくなり、メンバーの心理的負担も軽減されました。

特に、人事考課の結果を給与計算システムに入力する業務は、従業員の給与に関わることであり、トリプルチェックをしていた業務になるので、自動化できたおかげで工数も大幅に削減できてよかったです。

作業的な業務をRPAで仕組化することで、制度の企画のような発展的な業務に時間を使えるようになったのも大きな改善点でした。

人事部へのRPA導入のメリット

前述の導入前後の比較の部分でも記載しておりますが、RPA導入によるメリットは以下3点です。

・業務時間の削減
・ケアレスミスの減少
・メンバーのモチベーションアップ

これまで、マンパワーで行っていた業務をRPAで自動化できたため、業務時間が大幅に削減できました。

特に、重要なデータの入力作業を自動化することで、ケアレスミスがなくなり、メンバーの心理的なストレスも軽減されました。

さらに、作業的な業務をRPAで減らすことができたため、人事制度の企画や問い合わせ対応のように従業員満足度に直結するような業務に多くの時間を費やせるようになったことが大きなメリットです。

人事部へのRPA導入のデメリット

一方でRPAを導入する上でデメリットに感じた部分は以下2点です。

・RPAを使用するための事前学習に時間がかかる
・導入前のメンバーのRPAに対する苦手意識

どちらも仕方がないことですが、RPAを実際に運用するための事前学習と構築作業に時間がかかりました。

事前学習については6～10時間以内に完了する内容となっていますが、RPAの構築は、実際にその業務を担当している人しかできないため、分担できず負担となりました。

ひとつひとつの業務の工程をRPAにしていくことには時間がかかり、その点も大変でした。

導入前についても、一部のメンバーからはRPAに対してあまり馴染みがないため、導入に対して不安や反発があり、説得が必要でしたが、今回のロボパットについては前述の通り、無料トライアル期間があったり、資料がわかりやすいことから、最終的には理解を得ることができました。

どちらのデメリットもRPAの導入には避けられない部分であり、実際に導入してしまえば、多くの時間が削減できるため、回収できるデメリットだと思います。

まとめ：RPAを導入して人事業務が効率的に！

結論としては、RPAを導入してとてもよかったと思います。

人事部のメンバーからも好評で、実際にRPAを利用し始めてからは「もっと早く利用しておけばよかった」という声もでています。

確かに、事前学習や準備は必要ですが、それはRPAを利用しなかったとしても初めての業務にはつきもののため、それならRPAを使用して、ケアレスミスがなく効率的な業務ができる方がよいと感じました。

まだ、RPAを利用している業務は少ないですが、今後も業務を見直し、他の業務にもRPAを活用していきたいと考えています。