サラリーマンをしていれば、一度や二度は、出張に行ったこともあるのではないでしょうか。
出張する回数が増えると、各社員の出張を管理する必要も出てきます。
年数回であれば、管理に支障はないかと思いますが、回数が増えると管理も難しくなります。
そんなときに利用検討をしたいのが出張管理システムです。
今回は、おすすめの出張管理システムの比較、機能、選び方などについて紹介していきます。
出張管理システム比較【5選】
早速、いくつか出張管理システムについて紹介していきます。
| サービス名 | 特徴 | 価格 |
| コンカートラベル出張管理 | 出張の手配と予約、旅程変更の確認 出張ポリシーの実施と規定の遵守を徹底 柔軟に設定可能なワークフローと自動連携 |
問い合わせ |
| AIトラベル | シンプルで使いやすいUIと利便性 ROIの高いトラベルマネジメント 経理業務に精通した圧倒的な効率化 |
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| BTコンパス | PC/スマートフォン/タブレットから利用可能 会社一括請求のため立替や現地精算不要 一括請求で支払いの一元化 |
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| スマートBTM | クラウドサービスでかんたん導入/一括管理 オンライン予約とチャットの併用で生産性向上 手配の見える化＆ルール化で経費削減 |
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| J'sNAVI NEO | 導入時・稼働時も担当者がサポート 会計システムとの連携可能 出張手配機能あり |
月額3万円〜50ユーザーまで |
コンカートラベル
・出張の手配と予約、旅程変更の確認
・出張ポリシーの実施と規定の遵守を徹底
・柔軟に設定可能なワークフローと自動連携
コンカートラベルは、出張管理に必要な業務を一元管理することが可能です。
機能としては、全ての出張や支出データの取り込み、統合されたデータを1つのダッシュボードでチェック、ポリシー遵守を従業員に共有、柔軟に設定可能なワークフローと自動連携などがあります。
それぞれ自社の用途に合わせて出張費用を管理できるため、経理担当者の業務改善も行えることが期待できます。
また、モバイルにも対応しており、出張の手配と予約、旅程の変更や確認、プランの確認を行うことが可能です。
経費はレシート写真を経費精算の行項目に割り当てるだけで完了でき、トラベルサプライヤーになっておけばEレシートを自動送信することもできるため、社員は手間を削減することができるでしょう。
プランニング改善として出張申請をカスタマイズすることができ、出張ポリシーの実施と規定を徹底させることができるようにしています。
モバイルアプリをインストールしておくことで、出張中の空き時間に精算を終わらせることもでき、プロダクトの併用で拡張性も高いので、効率化も期待できるでしょう。
AIトラベル
・シンプルで使いやすいUIと利便性
・ROIの高いトラベルマネジメント
・経理業務に精通した圧倒的な効率化
AIトラベルは手配要件を入力するだけで、国内や海外のホテルや航空券、新幹線などを検索して予約することが可能です。
一括検索することができるようになっているため、出張パックやレンタカーの手配、海外出張の際に予約したもの旅程として一括管理が行えます。
また旅程以外の出張経費に紐付けて登録することもでき、旅程をリアルタイムで把握することも可能です。
事前申請や承認機能がサービス内で完結させることが可能です。出張に行くと旅費以外の費用が発生することもありますが、一括請求書払いで立替精算も解消することができるため、経理負担も削減することができるでしょう。
他にも旅費規定の自動チェックによって複雑な規定でも検索ロジックに反映することができ、会計ソフトへのデータ出力も各フォーマットに対応しているため、扱いも問題なく行えるはずです。
内部統制の強化や経営の負担軽減として、利用を考えてみることができるでしょう。
BTコンパス
・PC/スマートフォン/タブレットから利用可能
・会社一括請求のため立替や現地精算不要
・一括請求で支払いの一元化
BTコンパスは、航空券や新幹線、宿泊施設の予約を1つのポータルに結合した独自の出張システムです。
出張情報をシステム上で一元管理することで総務や経理業務を効率化することができ、出張者の利便性向上を狙うことができます。
航空券や新幹線、ホテルなどは統合されているため、各サイトに毎回ログインしなくても予約することが可能です。
Webプラウザからアクセスできるので、いつでもどこでも予約することができ、プラウザからアクセスできます。
そのため、いつでも好きなタイミングで予約を行うことができ、チケットレスでもあるため、所持していなくてもそのまま出発することができます。
また、法人特別割引料金を利用するなら、交通費や宿泊費なども安くできるため、出張にかかる経費負担を軽減させることも期待できるでしょう。
他にも後方事務の省力化やコンプライアンスの強化、一括精算と支払いの一元化など、出張管理する際の必要な機能がいろいろ提供されています。
スマートBTM
・クラウドサービスでかんたん導入/一括管理
・オンライン予約とチャットの併用で生産性向上
・手配の見える化＆ルール化で経費削減
スマートBTMはオンライン予約でスマートに飛行機や新幹線、ホテルなどの手配ができる出張管理システムです。
システムを介せば自分でオンライン予約をすることができ、オペレーターに任せたいならチャットや電話で行えるため、ニーズに応じて柔軟に選択して手間をかけずにサクサク出張手配をすることができます。
また、プラウザベース上で予約を行えるため、場所や時間にも気にせず必要なときに予約をすることもできます。
海外に出張に行くときは現地通訳なども一緒に手配することができるため、用途に応じて利用することができるでしょう。
万が一出張の際に突然のトラブルが生じたとしても、いつでも緊急時のサポート体制を取っているため、安心できます。
急な予定変更があったとしても、電話やチャットで航空券の予約変更も行うことが可能です。
管理部門としても見える化によるデータ活用でコスト削減を行うことができ、支払い方法もいろいろ対応してくれるため、立替の手間も省くことができるなど、メリットが豊富です。
J'sNAVI NEO
・導入時・稼働時も担当者がサポート
・会計システムとの連携可能
・出張手配機能あり
J'sNAVI NEOは出張時のチケット手配を行うなど、チケット手配システムを搭載している経費精算システムです。
出張の際に利用する新幹線や航空機、ホテルといった国内外のオンラインチケットを手配したり、出張申請、承諾をワークフロー化したりと、様々な機能が搭載されています。
そして、ジェイズナビネオを経由して手配した各社のチケットは、JTBから一括請求支払いを可能としており、社員は立て替えせずに旅費を支払うことが可能です。
チケットデータの連携も行えるため、精算するときに入力ミスを防ぐこともでき、不正防止も行えます。
申請から手配、出張、精算と連携することができるため、経理担当者の業務効率はもちろん、生産性の向上も狙うことが可能です。
さらに、JTB特有の法人割引チケットで購入することもできるため、コスト削減を狙って利用するのもいいでしょう。
また、電子帳簿保存法にも対応しており、領収書をペーパーレス化することもできるため、紙から電子に変えたい企業も利用検討できます。
出張管理システムの機能
出張管理システムには、どのような機能が備わっているのか確認しておきたいでしょう。
機能面の確認ができれば、業務効率の点で内容を把握できるため、成果を期待しやすくなります。
以下の機能を利用できます。
出張手配
出張管理システムには新幹線や飛行機、レンタカーなどの交通手段を予約する機能があります。
交通の手配だけではなく、宿泊予約までシステム上で一括検索して予約できるようになっているため、システム1つで簡単に全てを行うことが可能です。
Webサイトを使用して出張のための交通手段や宿泊施設を予約するなら手間と時間がかかるため、業務効率も落ちてしまうでしょう。
しかし、出張管理システムであればまとめて行うことができるため、出張に行く従業員の数が多くても、時間を節約することが可能です。
システムによっては、出張する当事者以外の秘書や営業事務でも代行して出張手配をしてくれ利便性もあります。
旅程の管理
出張管理システムは旅程の管理を行うことも可能です。
手配した交通手段やホテルの予約情報は全てシステムで確認することができるため、逐一別サイトにアクセスして内容を把握する必要はありません。
また、モバイルアプリにも対応しているため、事前にスマホにダウンロードしておくと、出張中でも旅程の確認を行うことができるため、宿泊先が分からなくなったときに直ぐ探すことも可能です。
また、旅程の確認だけではなく、誰がどこに出張しているのか一覧で確認できるため、複数の従業員が出張に行くような企業であっても直ぐに把握することが可能です。
誰がいつ帰ってくるのかも把握できるため、今後の事業展開も計画しやすく、万が一のアクシデントが発生した際に直ぐ緊急対応をすることもできるため、安全確保に繋げられることもあります。
出張の申請や承認
出張管理システムでは、出張に関する一連のワークフローを、全てシステム上で完結することも可能です。
通常、出張に行く際に紙で申請するときは、部署に行ってハンコを押してもらう必要があります。
しかし、出張に行くたびに部署へ移動することやハンコを押してもらうとなれば面倒であり、さらに従業員数が多いと対応にも手間取ることになるでしょう。
システム上で申請や承認を行えることで、面倒な作業を省略することができ、業務効率へとつなげることができるでしょう。
経費の一括精算
出張管理システムは、データを元にして経費計算することが可能です。
個人立替の場合は、経費を計算するまでに時間がかかり、経理側も承認するために確認作業をしなくてはいけないため負担が大きくなります。
しかし、システム上で経費清算することができれば、出張する従業員は面倒な作業を省略することができ、経理の負担も軽減できます。
また、システム上から交通機関や宿泊施設の予約を行うこともでき、一括で支払いを完了させることも可能です。
請求処理や振込作業の手間を省くことができるため、経理業務の効率化を向上させることができます。
出張管理システムを利用するメリット
出張管理システムを利用するときは、どのようなメリットがあるのか知っておきたいでしょう。
メリットを理解しておくなら、出張管理システムの導入を前向きに検討することができます。
メリットは以下のようなものがあります。
不正を防ぐことができる
出張管理システムを導入するなら、不正防止に役立てることが可能です。
経営担当者の場合、出張に行った従業員の対応で頭を悩ますのが費用の過大申請です。
出張中は移動や宿泊費などでいろいろな経費がかかってきますが、中には私用に含まれそうな費用もあるため、しっかり確認しなくてはいけません。
中には、明らかにプライベートで使用されてそうな費用もあるため、チェックは綿密に行う必要がありますが、企業の規模が大きいと経費の申請もたくさんあるため、見落としてしまう可能性もあるでしょう。
もし、出張管理システムを導入するなら、特典付きのプランなどを表示しないなど、カスタマイズすることができ、また出張費申請もリアルタイムで確認することができます。
設定によって経費に関して仕分けを楽にできるため、該当しない費用も見分けやすくなります。正確に承認作業を行うために、導入を検討することができるでしょう。
経費削減に役立てることも可能
出張管理システムを導入するなら、経費削減として利用することも可能です。
管理システムは、企業向けの宿泊ホテル、航空会社の予約システムと連携しており、割引サービスを提供しているところが多いです。
企業によって出張に行く回数が多いなら、毎回の交通費や宿泊費が膨大になるため、経費を圧迫されることもあるでしょう。
出張管理システムを導入して法人契約によりリーズナブルなプランを選択できるなら、経費作成はもちろん、担当者も承認作業をスムーズに進めていくことができるはずです。
出張にかかるコストの削減や経理業務の効率化を向上させることができるため、企業にとってプラスに働く点が期待できるでしょう。
経費分析も楽に行える
出張管理システムを導入するなら、経費分析も楽に行うことが可能です。
出張の管理には申請用紙の承認作業が多いため、時間や手間がかかります。
従業員の出張が重なるなら、より作業負担が増えることになるため、管理するのも大変になるでしょう。
出張管理システムを導入するなら、申請ワークフローを備えているため、一括管理することができ、その経理のデータ分析も可能です。
そのため、申請に関してスムーズな承認作業はもちろん、過去の出張費用を元にどれくらい経費がかかっているのか、経費の項目に入れることができるのか、分析も楽に行うことができます。
経費の分析が楽に行えれば、適正化もしっかり行えるようになるため、より無駄を無くすことができるでしょう。
状況を可視化することもできる
出張管理システムを導入するなら、状況を可視化することも可能です。
出張管理システムには、手配の状況やスケジュール、費用などを一覧で確認できるタイプがあり、適正な経費なのか判断することが可能です。
例えば、リアルタイムで出張状況を確認することができれば、移動の際も費用が適正なのかチェックでき、無駄な経費防止に役立てられます。
また、現在地も分かるようになっているため、安易確認や状況把握するときも対応しやすくなるでしょう。
可視化した方が作業もやりやすくなるため、利用を考えてみましょう。
出張管理システムを利用するデメリット
出張管理システムを利用するときは、どのようなデメリットがあるのか知っておきたいでしょう。
デメリットを把握しておくことで、出張管理システムのマイナス面についても確認できます。
以下のようなマイナス面があります。
担当者はシステムに慣れる必要がある
出張管理システムを導入するなら、経理担当者は慣れる必要性が生じます。
出張管理システムはいろいろな機能が含まれており、データを可視化できるなど効率性の向上も期待することができますが、システムに慣れなければ効果は発揮されません。
いろいろなオプションや可視化の内容など、慣れるまでには時間がかかることもあるため、その間は効率性が低下する可能性もあります。
もし、出張が多い企業であれば、システムへの乗り換えのタイミングも確認しておかなくては、経費の処理が混乱する事態になるため、その点を押さえて導入しましょう。
コストがかかる
出張管理システムを導入するなら、コストがかかることも把握しておきましょう。
コストは利用する出張管理システムによって違いが生じますが、人数などが多いなら、その分費用負担も増すことが予想されます。
コスト負担が増えるなら経費の支払う金額が大きくなり、経営が圧迫される可能性もあるでしょう。
出張管理システムを導入して継続的に利用するためには、コストの支払いが問題ないか事前に計算しておく必要があります。
業者側と相談して、費用とのバランスが取れたシステムとなるようにしましょう。
出張管理システムを選ぶポイント
今見ていただいたように出張管理システムも複数あります。
導入の際、どのようなポイントに気をつけるべきでしょうか。
予約ができる機関の数
出張管理システムを利用するときは、予約できる数を確認しておくべきです。
交通機関や宿泊施設などで選べる数が多いほど、選択肢を増やすことができ、費用の適正化に役立てることができます。
システムによって提携しているサイトの数や種類には違いが生じるため、どれだけ数があるのか問い合わせなどで質問してみるのがいいでしょう。
また、海外に出張に行く方は海外のホテルや交通手段も手配してもらえるのか条件を確認しておくことで、よりスムーズに現地で行動できます。
コストを抑制できるか
コスト抑制につながるのかチェックしておく必要があります。
例えば、従業員の予約内容とマーケット相場を比較する機能、従業員別に出張コストを分析する機能の搭載などがあります。
比較や分析機能があるなら、コスト削減につなげることができるため、経費負担を軽減できるでしょう。
また、システムによっては割引機能も搭載されており、通常価格よりもお得に航空券の購入などを行うことも可能です。
カスタマーサポートの充実
出張管理システムにはサポート機能や体制も備わっているでしょう。
そのサポートがどのような内容となっているのか確認すべきです。
例えば、オプションなどを追加した場合はどのように手配してもらえるのか、相談は24時間いつでも行えるのか、電話やチャットなど、問い合わせ方法はいろいろあるのかなどです。
カスタマーサポートが充実しているなら、いざという時に安心です。
出張管理システムの導入手順
出張管理システムを導入するときは、手順について確認しておく必要があります。
手順を理解しておくと、出張管理システムをスムーズに利用することが可能です。
出張管理システムの導入は以下のような流れになります。
他の部門も含めて話し合いを行う
出張管理システムを導入するときは1つの部門だけでなく、他の部門とも話して組織の構築を行う必要があります。
出張管理システムは他の部門にも関係することなので、システムを導入すると大きな影響を与えることになります。
部門を超えてチーム形成をして、課題や導入目的などについて話し合いをして方針やどのようなシステムを導入すべきなのか決定する必要があるでしょう。
改善したい点を把握することができればシステム選ぶもスムーズに行えるようになるため、しっかり要点を押さえておくようにしましょう。
システムを選び予算などを確認する
出張管理システムについて課題などを確認することができれば、システム選びを行いましょう。
ホームページにアクセスして内容を把握することもできれば、詳細な点について確認するため、さらに問い合わせを行う必要が生じることもあるでしょう。
事業所への相談も行い、内容をしっかり確認しなくては導入しても効果が現れないこともあるため、慎重に選びましょう。
また、システムが良くても予算も都合もあるため見積書をもらってバランスを考えるようにしてください。
導入スケジュールを確認して運用開始
出張管理システムの契約を終えることができれば、導入して運用を開始していきます。
運用後は具体的な数値をや目標を定めることにより、効果を測定することができます。
導入して業務効率が改善するわけではないので、しっかり分析を続けていくことが大事です。
システムの担当者からアフターサポートを得られる可能性もあるため、活用していくようにしましょう。
まとめ：出張管理システムを利用して抜け漏れない体制に！
ここまで、出張管理システムについて紹介してきました。
出張管理システムを利用することでコスト削減や管理負担の軽減、管理の簡易などのメリットを得ることができます。
システムごとに付帯されている機能に違いもあるため、それぞれ比較・確認することも大事です。
気になるものがあればまずは問い合わせてみてください。