安否確認システム比較【おすすめ5選】命を守るために。

「安否確認システム導入のメリットは何？」

「安否確認システムを選ぶ際のポイントは？」

「おすすめの安否確認システムが知りたい」

社員の安否確認を迅速に行うシステムを導入したい、そう思ったことはありませんか？

災害発生時は、普段使用している連絡手段が使用できないことがあります。

厳しい状況下で、社員の安否確認を行い必要な指示を出すために、安否確認システムが注目されています。

本記事では、安否確認システム導入のメリットから、選ぶポイント、おすすめの安否確認システムについて解説します。

安否確認システムを選ぶ際の参考にしてください。

安否確認システムとは

安否確認システムとは、災害などが発生した際に、あらかじめ社員が登録したシステムを使い現状を登録してもらうものです。

例えば「無事」「ケガをした」等の内容が登録できます。

システムがない場合、社員に担当者が連絡を取りそれぞれ安否確認を行う必要があります。

この場合、膨大な手間がかかり、災害時に発生したトラブルで連絡が取れない社員の状況は不明なままです。

安否確認システムでは、災害発生時にも比較的連絡がつきやすいシステムやネットワークを利用しています。

ですので、人力で行うより、迅速に安否を確認できます。

安否確認システムの効果的な機能

安否確認システムを導入するときは、効果的な機能についても確認しておくべきです。

機能を理解しておくと、よりメリットを際立たせることが可能です。

安否確認システムの導入では以下の機能を押さえておきましょう。

訓練や回答の自動集計

安否確認システムを導入するときは、訓練や回答の自動集計を活用することもできます。

緊急事態は突然発生するものなので、従業員全員が当日スムーズにシステムを活用できるように訓練できる機能が備わっているなら、万が一の事態でも慌てずに対応することができるはずです。

また、従業員の回答をスムーズに自動集計してくれる機能があるなら、管理者の負担も軽減できます。

システムを有効活用できるようにするため、これらの機能があるのか確認してみましょう。

データセンサーが分散している

安否確認システムを活用するために、データセンサーが緊急時にも機能している必要があります。

データセンサーが集中していると、万が一発動しなかった場合に効果が出ないからです。

国内でも複数の場所や海外にも支店がある企業の場合は、各拠点で分散していた方がシステムが機能しやすいため検討しておきましょう。

安否確認システム導入のメリット

安否確認システム導入のメリットは以下です。

順番に説明していきましょう。

社員の安否確認がシステム上で完結する

安否確認システムを導入すると、災害発生時社員はあらかじめ登録してあるシステムから自分の状況を登録します。

そのためシステムを確認するだけで、社員のおよその状況が把握可能です

登録のない社員に連絡をすれば、すべての社員の安否確認が完了しますので時間も短縮できます。

サーバーに社員が音声メッセージを登録し、後から別の人がその音声データを聞くことができる機能があるサービスもあり、様々な連絡手段を取れるので便利です。

安否確認のために多数の人員を割く必要がない

安否確認システムを導入していない場合、社員の安否は上司が部下に行う場合や、同じ部署の人が確認する仕組みが一般的です。

この場合、何人かの人に情報が集約されて、その情報をさらに1か所に集める必要があります。

時間と手間がかかり、入力の際にミスが起こる可能性もあります。

安否確認システムを導入すれば、非常時に貴重な人員と時間を抑えて社員の状況把握が可能です。

素早い安否確認により、業務再開への計画が立てやすくなる

安否確認システムのメリットは、社員の安否確認が迅速に行え、業務再開への計画が立てやすくなる点です。

被害が少なかった社員に出社してもらい、社内の原状復帰作業を手伝ってもらったり、被害を受けた社員のサポートに誰かをまわしたりと効率よく行動できます。

社員の被害状況をいち早く把握することが、業務再開への第一歩になります。

従業員家族の安否確認もできる

安否確認システムでは、従業員本人だけでなく家族の連絡先も登録できるものもあります。

就業中に災害が起こった場合でもシステムで家族の安否を確認できるので、業務の遂行・家族の救護などしかるべき対応ができます。

家族の情報については、ほとんどのシステムで家族内でしか閲覧できないようになっているので、会社に家族の情報を知られることはありません。

プライベートな連絡先を会社に知られずにすむ

安否確認システムは、基本的に自分で電話番号やメールアドレスなどの個人情報を入力するので、プライベートな連絡先を会社に知られずにすみます。

会社のパソコンに連絡先を保存するより、システムのサーバーに保存した方がセキュリティ面でも心配がありません。

管理者が連絡先を管理する負担もなくなり、個人情報の取り扱いのリスクも低くなります。

このような点からも、安否確認システムの導入はおすすめです。

共有・連絡ツールとして利用できる

安否確認システムは、災害時以外にも共有・連絡ツールとして利用できます。

会議の予定を一斉送信したり、健康診断の予定を連絡したりなど、普段の業務にも役立ちます。

チャットツールを兼ねるので、チャットツール導入コストの節約にもなるでしょう。

安否確認システムのデメリットと注意点

安否確認システムを導入するときは、どのようなデメリットや注意点があるのか確認しておくべきです。

安否確認システムのデメリットを把握しておくことで、リスクを防ぐことも可能です。

個人情報の登録理解と管理方法の確認

安否確認システムを導入するときは、情報の配信のために全従業員のメールアドレスを始めとして、個人情報を登録しなくてはいけません。

ただ、個人情報の提出を依頼するときは、ある程度内容を伝えて理解してもらう必要があり、強要して提出させないようにすべきです。

もし、強制的な雰囲気で個人情報の提出を行うなら、会社に対して不信感を募らせることになり、何かトラブルが生じたときに大きな損害を被ることにもなるからです。

また、システム管理者や幹部が個人情報の取り扱いをするのであれば、しっかりと信頼できる人間であるのかも確認しておく必要があります。

もし、個人情報を盗むようなことがあれば、会社の損害だけで無く、従業員を危機に直面させてしまうことにもなるため、会社全体が大きく混乱してしまうことになるでしょう。

安否確認システムを導入するときは、従業員の理解と担当させる人の信頼度が無ければ大きな問題に発展することもあるため注意しましょう。

導入して成果を出すまでに時間がかかってしまう

安否確認システムを導入するときは、成果を出すまでに時間がかかってしまうこともあります。

安否確認システムを導入しても、機能や使用方法などについて直ぐに理解できるわけではありません。

どのように利用することができるのかシステムの使い方を理解してもらうため、社内研修やマニュアルの作成などを行い、しっかり利用できるように指導する必要があります。

ただ、従業員たちがどれほど把握できるのかはITリテラシーなども関係してくるため、機能するまでに予想以上の時間がかかってしまうこともあるでしょう。

また、避難訓練などを実施して、実際に安否確認メールを配信して回答してもらうなど、利用の流れを全従業員に理解してもらうようにする必要もあります。

そのため、導入して成果を出すまでの時間も考慮しておきましょう。

安定確認システムに依存し過ぎない

安否確認システムを導入すると、災害時でも情報を得ることに期待できます。

しかし、災害の規模や生じるトラブルなどによっては、システムが必ず機能するという保証はありません。

回線の不具合などから、システムが利用できないことも十分考えられるため、安否確認システムに依存し過ぎるのも良くありません。

そのため、いざという場合に備えて安否確認の方法をいくつか考えておくことも大事です。

例えば、緊急時に提供される災害用の伝言サービスやダイヤルの準備をしておくと、ある程度トラブルが生じたときに連絡することも可能です。

ただ、この方法は従業員用では限界があるため、他の方法でも緊急時に利用できないか確認しておく必要があるでしょう。

コストがかかる

安否確認システムを導入する場合、コスト計算しておく必要もあるでしょう。

安否確認システムの導入によって毎月のランニングコストなどが生じるはずですが、経営に支障が出ないか確認しておかないと運営が苦しくなることになります。

もしコスト負担が大きくなり経営が厳しくなるなら意味がありません。コスト負担は初期費用などだけでなく、オプション付帯などによっても生じることがあるため、自社の費用を考えて利用を検討すべきです。

機能と出費のバランスを考慮しておくなら、安否確認システムのメリットが大きくなるはずなので、必ず確認しておきましょう。

安否確認システムを選ぶポイント

安否確認システムを選ぶ際は、以下のポイントをあらかじめ確認しておきましょう。

災害時に安否確認を確実にできるか

大災害が発生すると、一般的には通常の連絡手段は使えなくなります。

その際役立つのが確実性の高い安否確認システムです。

東日本大震災や新潟中越沖地震は大地震として記憶に残っている方も多いのではないでしょうか。

こうした大地震の際も、安否確認ができた実績のあるサービスは有力な候補となるでしょう。

災害が発生していない状況では、どのような利用方法があるか

安否確認システムというと、通常時は活用しないという認識の方がほとんどでしょう。

安否確認システムの中には、通常時以下のような機能を利用できるサービスもあります。

アンケート機能
社内の会議予定のリマインド
大雪、大雨などにも対応
従業員に一斉連絡

通常時から利用していると、使い方に困ることがなく、災害が起きた際も落ち着いてシステムを利用できます。

日本語以外の言語にも対応するシステムかどうか

近年では、外国人社員の割合も増えています。

外国人社員でも利用しやすいように、日本語以外の他言語でも利用できる安否確認システムがおすすめです。

緊急時に使うからこそ、操作性もシンプルで使用しやすいものがよいでしょう。

社内の状況と予算に応じて、システムを選びましょう。

予算と合うか

安否確認システムを選ぶ際は、予算と合うかを条件に選びましょう。

システムにより、月々無料で利用できるものから10万円を超えるものまでさまざまです。

機能性が高いシステムは月々の使用料が高価な印象です。

絶対に外せない機能を軸にして、予算と合ったシステムを選びましょう。

自動で安否確認を行ってくれるか

担当者が手動で安否確認連絡を行う体制をとっている場合、担当者に万が一のことがあった際、安否確認が行えない可能性があります。

自動で安否確認を行ってくれる機能があるシステムを利用していれば、安否確認が滞ることなく行えます。

安否確認の連絡手段が複数あるか

安否確認システムによって、採用している連絡手段は異なります。

メールやアプリ、SMSなど最近ではLINEに対応しているシステムもあります。

利用する人によって使用頻度の高い連絡手段は異なりますので、システムを選ぶ際は安否確認の連絡手段が複数あるシステムがおすすめです。

登録作業を自分で行えるか

パスワードを忘れた、メールアドレスが変わったなどの出来事が起こった際、管理者に報告し管理者によって変更をしてもらうのは、とても手間がかかります。

従業員自ら設定・変更を行えるシステムなら、管理者の負担を削減でき手間もかかりません。

チャット機能があるか

安否確認システムで従業員の安否を確認できたとしてもできたとしても、そのあとの指示を行えなければ業務をスムーズに遂行できません。

システム内にチャット機能があれば、従業員とリアルタイムでメッセージのやり取りができ、より状況判断しやすくなり指示を出せます。

データセンターは複数あるか

安否確認システムを選ぶ際は、データセンターが複数あるシステムを選びましょう。

データセンターが一つの場合、データセンターが万が一被災してしまうと緊急時に使用できなくなります。

こういったリスクを避けるためにも、なるべくデータセンターが複数あるシステムを選びましょう。

国外にデータセンターがあるシステムもおすすめです。

操作が簡単か

安否確認システムを選ぶ際は、簡単に直感的に操作できるシステムを選びましょう。

災害時に使用するシステムだからこそ、求められるのは操作性です。

いざという時に使い方が分からなくなってしまっては、システムの意味がありません。

画面を開くだけで操作方法がすぐわかり、使用できるのが理想です。

無料お試し期間があるか

安否確認システムを選ぶ際は、無料お試し期間があるサービスを選びましょう。

実際にシステムを使用して、操作性・機能面について確認し、自社に合うシステムか確かめてください。

操作が簡単で、災害時以外の日常でも活用できる機能があるサービスがおすすめです。

日常で利用できる機能があると、定期的にシステムを操作するので、いざという時に使い方がわからないといった状態を防げます。

おすすめ安否確認システム5選を徹底比較

ここでは、いくつか安否確認システムを比較していきます。

安否確認サービス名	特長	コスト	その他
安否LifeMail	日本初の安否確認システム指定震度以上の揺れや、津波などの発表と連動して自動でメールを送信 LINEにもメッセージを送れる	初期費用：150,000円社員1人当たり：月額80円～	年間契約の縛りがないシステム停止の1か月前に告知すればやめることができる
安否コール	特許認証技術でユーザー登録可能メールアドレスやパスワードを使用せずに安否確認可能	初期費用：105,000円月額利用料：5,000円(ミニマムEditionの場合)	熊本地震でもサービスが安定して提供された社員が登録しておいた家族の安否情報を確認できる
Biz安否確認/一斉送信	NTTコミュニケーションズが提供するサービス地震発生時や大雨の時に、自動で安否確認連絡を送信すべてのプランにサポートが付き、24時間365日のトラブルに対応	初期費用：100,000円 ※基本料とサービス料量が必要	オプションで自動音声での登録も可能掲示板機能があり、画像も添付できる GPSを利用して位置情報を取得することも可能
セコムの安否確認サービス	気象庁からのデータを専門のスタッフが迅速に確認誤報による送信が少ない 24時間365日のトラブルに対応	要お問い合わせ	30日間の無料体験がある GPSを利用して位置情報を取得することも可能メールアドレスが利用可能なものか月末に毎月チェックするサービスあり
Emergency Call	地震だけではなく、テロや犯罪が発生した時にも関係者に通知システムの防災センターから連絡発信が可能	初期費用無料：月額10,000円(登録者300人まで)	東日本大震災では被災地に本社のある企業で96％以上の社員で安否確認ができた熊本地震のような複数回揺れが発生するときは、連絡回数を減らしストレスの少ない運用を行った