プロジェクト管理ツールを徹底比較！【おすすめ5選】

社内のプロジェクトを一括管理して、もっと効率よく仕事がしたい。

そんな悩みはありませんか？

プロジェクト管理ツールを利用することで、社内の様々な業務がプロジェクトごとに管理しやすくなります。

自分が今何をすればいいのか、プロジェクトの全体が把握できることで仕事の効率も上がるでしょう。

本記事では、プロジェクト管理ツール導入のメリットから、選ぶポイント、おすすめのプロジェクト管理ツールを詳しく紹介します。

プロジェクト管理ツールとは

プロジェクト管理ツールとは、社内で動いているプロジェクトを一括管理できるツールです。

従来では、1つのプロジェクトを進めるためにはリーダーがいて参加しているメンバーに細分化した仕事や課題を割り振っていました。

そのうえ、進捗状況を聞く必要もありました。

誰がどこまで進んでおり、サポートが必要かなど判断しづらい点が大変だったでしょう。

プロジェクト管理ツールを導入することで、リーダーが簡単にプロジェクト全体を把握できるようになります。

それだけではなく、メンバーも自分の仕事が明確に理解できます。

同じプロジェクトを行った場合でも、プロジェクト管理ツールを導入すると作業効率が上がるというデータもあります。

プロジェクト管理ツールのメリット

プロジェクト管理ツールを導入するメリットにはどのようなものがあるでしょうか。

・割り振られたタスクの進捗が一目でわかる

・様々なツールと連携できる

・課題の洗い出しや改善がしやすい

順番に説明していきましょう。

割り振られたタスクの進捗が一目でわかる

プロジェクトを細分化したあと、個人がどのくらい進めているかツールを見るだけで確認できます。

メンバー個人に、進捗を確認する手間がなくなります。

リーダーはその分自分の仕事に集中することができ、プロジェクトの完了も早くなるでしょう。

様々なツールと連携できる

最近では多数のプロジェクト管理ツールが登場していますが、多くのツールと連携できるものが多いです。

例えばSlackやGmail・MS Teamsなどが有名です。

既に多数のツールを使用している企業が多いと思いますので、連携可能なプロジェクト管理ツールを導入することをおすすめします。

既存の他ツールと連携させることで、業務効率はさらに上がるでしょう。

課題の洗い出しや改善がしやすい

どのタスクがどこまで進んでいるかが把握できるので、課題の発見が早いです。

課題の発見が早いことでプロジェクトの前半部分で修正や改善を行うことができ、進行がスムーズになります。

もし、発見が遅いと、すでに時遅し..で何もできないなんてことにもなりかねません。

プロジェクト管理ツールのデメリット

プロジェクト管理ツールを利用する際の、デメリットについて確認しておきましょう。

デメリットを把握しておくことにより、マイナス面や損失を防ぐことができます。

プロジェクト管理ツールのデメリットは以下のような点があります。

・コストがかかる

・ある程度のスキルが必要になる

・効果を出すためには時間がかかることもある

コストがかかる

プロジェクト管理ツールを利用する際は、コストがかかることを確認すべきです。

プロジェクト管理ツールは月額費用やオプションがかかることが多いため、その分の費用を計算して運営に支障が出ないか分析すべきです。

もし、プロジェクト管理ツールを導入してもコスト負担が重くなり、継続して利用することができなければ管理が中途半端になり、効率化することができません。

プロジェクト管理ツールには無料版で提供されているものもありますが、その場合は機能が制限されており、業務の効率化につながらない可能性が高いです。

そのため、毎月の費用や初期費用、また場合によって追加するオプション費用など、全てのコストを計算しておくようにすべきです。

費用面で厳しいようなら、問い合わせをして少し安くする方法がないか質問してみることができるでしょう。

ある程度のスキルが必要になる

プロジェクト管理ツールを利用するときは、ある程度のスキルが必要になることも認識しましょう。

プロジェクト管理ツールは操作性が簡単に行えてシンプルに設計されているものもありますが、効率よく使いこなそうと思うなら、スキルが必要になる場合もあるでしょう。

特に、管理でタスクを増やす、または効率良く連携を行いたいなど、様々な分野で機能性を求めるなら、より高度なスキルが必要になる場合もあるため、従業員全てが操作を円滑に行おうと思うなら、時間がかかるでしょう。

また、従業員のITリテラシーが高くはなく、アナログ操作に慣れているようなら、プロジェクト管理ツールのスキルを覚えるだけで時間がかかり、業務効率が落ちてしまう可能性もあります。

生産性が下がってしまい業務に支障を出してしまうことも十分あり得るため、従業員のITリテラシーを考慮して導入を検討する必要があるでしょう。

効果を出すためには時間がかかる可能性もある

プロジェクト管理ツールを利用して業務効率化などの成果を出すためには、ある程度の時間がかかることも予想されます。

プロジェクト管理ツールを導入したとしても、従業員も操作に慣れる必要があるため、最初のうちは効率が下がってしまうことになるでしょう。

上記でも紹介しましたが、従業員のITリテラシーやツールの精通度合いによっては、予定よりも効率化の成果が現れるまでに自分がかかる場合もあります。

業務効率が落ちてしまうことで損失が発生するリスクもあるため、十分注意しておく必要があるでしょう。

また、導入した後は実際の運用までにタイムラグが生じることもあり、浸透しない可能性もあります。

プロジェクト管理を行うときに、支障がでることも把握して利用を考えてください。

プロジェクト管理を上手く運営させるコツ

プロジェクト管理ツールを上手く運営するためにはコツが必要です。

しっかりコツを押さえておくことにより、プロジェクトを円滑で効率的に行うことができます。

プロジェクト管理ツールを利用する際は以下のポイントを押さえておきましょう。

目標を明確にする

プロジェクト管理ツールを使いこなすためには、目標を明確にすることが大事です。

チーム内でプロジェクトを計画するときは目標を設定してタスクをそれぞれ割り当てることになります。

ただ、タスクが抜け落ちていると必要な作業ができていないことになり、プロジェクト計画が大幅に多くなってしまうことになるでしょう。

程度の大きさはプロジェクによって大幅に変わってしまいますが、目安として、小規模であれば1日、中規模になれば3〜7日ほどかかることになります。

タスク漏れしないように、事前に内容を把握してそれぞれのタスクを振り分けるようにしましょう。

チームメンバーの共有を行う

プロジェクト管理ツールを利用するためには、ツールの機能を利用してコミュニケーションを取る、またスケジュールをバー表示させるなどして状況確認できるように対応しましょう。

プロジェクト計画ツールを利用しても、チーム内のコミュニケーションなどが取れないと、詳細な状況を把握することができないので、遅れてしまうことにつながります。

ツールの中にはプロジェクト計画についてスケジュール管理できる機能や、チャットなどでスムーズに連絡を行えるように組みまこまれているため、スムーズな連絡を行うことができるようになっています。

自分のタスクや仕事を行うことも大事ですが、コミュニケーションを取れていないなら、作業に差が生じてプロジェクトが思うように進まない場合もあるため、しっかり機能を活用して情報共有するようにしましょう。

また、予算を出すときもツールを利用することで情報収集して適正な内容を出すことができるため利用しましょう。

プロジェクト管理ツールを選ぶポイント

プロジェクト管理ツールを選ぶときは、以下ののポイントを確認しておきましょう。

・必要な機能があるか

・使いやすさ

それぞれのポイントを解説します。

必要な機能があるか

プロジェクト管理ツールにはシンプルで使いやすいものから、多機能で使いこなすのが難しいものもあるでしょう。

自社のプロジェクト管理に必要な機能はどんなものか、どんなツールを既に利用していて連携させたいのかを洗い出してみましょう。

使いやすさ

毎日使うツールだからこそ、使い心地・使いやすさが大切です。

感覚的にタスクや課題の移動ができるなど、基準は使用者により様々です。

プロジェクト管理ツールは無料体験期間があるものが多いので、まずは使用感を確認してみましょう。

一度社内で利用してみて、プロジェクトメンバーからの感想も聞いてみることをおすすめします。

おすすめプロジェクト管理ツール5選を徹底比較

ここでは、おすすめのプロジェクト管理ツールを紹介・比較していきます。

asana

・世界190か国、100万社以上のチームが利用している

・やる気が出やすい、個人と全体のタスク進捗の見やすさ

・IT企業が数多く利用している

asanaは世界中で普及しているプロジェクト管理ツールといっても過言ではないでしょう。

公式HPによると世界190か国以上、100万社以上のチームで利用されています。

仕事のプロジェクトにおいては、報連相が欠かせませんが進捗を気にするあまり過剰に報告を求めすぎても効率は下がります。

仕事をしている人もプレッシャーに感じるでしょう。

asanaでは、こうした状況が一目で確認できるので状況の確認をメンバーが行う必要がありません。

個人が進捗状況を登録しておけば、チームのメンバーがいつでも確認できます。

プロジェクト全体を完成させるために、個人の仕事の進捗率を確認できる仕組みがあります。

視覚的にわかりやすく、仕事をしている人のモチベーションも上がりそうです。

asanaが連携できるツールはSlackやGitHub、Gmailなどです。

エンジニアが利用するツールとの連携も豊富にできることから、IT企業でも多く利用されています。

Chatwork

・日本国内で有名なプロジェクト管理ツール

・チャットとしての機能も便利

・わかりやすい利用方法

Chatworkは日本国内で有名なプロジェクト管理ツールです。

対応言語が日本語・英語・中国語・ベトナム語に限られているので、日本語をメインで使用する企業での導入をおすすめします。

名前のとおり、社内でのチャットを活性化しプロジェクトの進捗を確認しやすくしてくれます。

特定のプロジェクトのチームでグループを作り、タスクの進捗を確認しあうことでプロジェクトの円滑な進行ができます。

通知機能で、忘れていた人もすぐに気づくことができるのが便利ですね。

機能も多すぎず、シンプルなので初めてプロジェクト管理ツールを導入する企業におすすめです。

主に使用できる機能は以下の通りです。

チャット・タスク管理・ファイル管理・ビデオ/音声通話

Backlog

・シンプルで誰もが使いやすいプロジェクト管理ツール

・課題の管理も簡単にできる

・ガントチャートやマイルストーンを利用して、計画を一目で把握できる

Backlogはシンプルで、誰でも使いやすいプロジェクト管理ツールです。

システムに詳しくない人でも感覚的に使いやすいのが特長です。

プロジェクト上の課題を誰が対応しているのか、変更された場合のメールでの通知など見逃す心配がありません。

どの課題を誰が担当しているかを、プロジェクトの全員が確認できるので問い合わせもスムーズに行えます。

対応言語は日本語・英語のみですので注意が必要です。

ガントチャートが利用できるので、プロジェクトの進捗を視覚的に把握できます。

さらにカンバンボードも利用することができるため、課題のカードを移動させることで優先順位を変更できます。

またリアルタイムで変更が反映されるので、メンバーも確認し忘れることがありません。

Wrike

・400以上のツールと連携可能

・世界の主要言語に対応している

・大企業での導入実績がある

Wrikeは、SlackやMS Teams をはじめとする400以上のツールと連携可能なプロジェクト管理ツールです。

多くのツールと連携できることにより、管理ツールだけが浮かずに活用の幅が広がります。

既に多数のツールを使用している場合は、Wrikeの導入がおすすめです。

Wrikeは世界の主要言語に対応しています。

どんな企業でも導入しやすいプロジェクト管理ツールといえるでしょう。

Googleなどの大手企業でも導入実績があり、大企業での導入もスムーズに行えます。

機能が豊富にあるため、使いこなすまでに少し練習が必要かもしれません。

Trello

・世界中の200万以上のチームで利用されている

・多数のツールと連携可能

・タスクの作成が簡単

Trelloは世界中で200万以上のチームのプロジェクト管理に利用されています。

SlackやDropbox・Google Driveなどの連携できるツールが多いのも特長です。

無料のプランでも、参加する人数に制限がありません。

そのためプロジェクト管理ツールを使用してみたいという企業にもおすすめです。

タスクの作成も視覚的に行えるので簡単です。

付箋のような使い心地が、人気です。

起動性に富んだプロジェクト管理ツールといえます。

まとめ：プロジェクト管理ツールを利用して効率的・スムーズな進行を！

本記事では、プロジェクト管理ツール導入のメリットから、選ぶポイント、おすすめのプロジェクト管理ツールを詳しく紹介しました。

プロジェクト管理ツールを導入してみたいけれど、初めての場合でも利用しやすいシンプルなものから多機能なツールまで種類は様々です。

既に社内で導入されているツールと連携できるプロジェクト管理ツールが、第一候補となるでしょう。

記事を参考に自分に合ったプロジェクト管理ツールを探してみてはいかがでしょうか。