従業員全体のスキルや能力を底上げしていくためには、これまでの業務で培ってきたノウハウやナレッジを社内で共有していくことが欠かせません。
しかし、こうした重要な情報が社内のどこにあるのかわからず、情報を探すのに時間や手間があまりにもかかるようでは業務効率が下がってしまい、本末転倒になってしまいます。
そこで、情報共有ツールのひとつである「ナレッジ共有サービス」を導入すれば、ナレッジをシステム上で一元管理できて、スムーズにナレッジ共有を行えるようになるでしょう。
効率的なナレッジ共有が実現すれば、情報の流れをスムーズに制御して処理できるようになり、スピーディーで精度の高い意思決定ができる環境が整うはずです。
本記事では、「どのナレッジ共有サービスを選べばいいのか？」と迷っている人や、「そもそもナレッジ共有サービスとは何なのか？」と思っている人のために、ナレッジ共有サービスについて詳しく解説していきます。
ナレッジ共有サービスの概要や類似する情報共有ツールとの違い、導入のメリットなどを解説したうえで、おすすめのナレッジ共有サービスを比較していきます。
また、自社に合うナレッジ共有サービスの選び方も紹介していくため、ナレッジ共有サービスの導入を検討している人はぜひ本記事を参考にしてください。
ナレッジ共有サービスとは？
ナレッジ共有サービスとは、社内で管理している情報を従業員同士で共有するため、システム上で一括に管理するサービスです。
例えば、取引先との過去のやり取りや業務における反省点、業務事例といった、将来の業務や企業経営において役立つすべてのナレッジが管理対象となります。
また、これまでの業務や企業経営を経て確立された社内ルールについても、ナレッジ共有サービスを通じて社内で共有できます。
ナレッジ共有サービスに備わっている機能は、サービスによってさまざまですが、一般的には以下のような機能が利用可能です。
・社内で蓄積したノウハウをクラウド上で「一元管理」
・必要な情報をスムーズに探せる「全文検索」
・誰がどのような編集を行ったのかがわかる「編集履歴」
類似する情報共有ツールのメリット
ビジネスシーンにおいては、ナレッジ共有サービスのほかにも、ビジネスチャットやプロジェクト管理ツールをはじめとした、類似した情報共有ツールが利用されることが多いです。
このような情報共有ツールは、それぞれ取り扱うのに最適なデータの特徴や、導入するメリットが異なります。
ナレッジ共有サービスのより深い理解のために、ここでは各種情報共有ツールとの相違点を見ていきましょう。
ビジネスチャットとの相違点
ビジネスチャットは、LINEなどのSNSサービスのように、従業員同士が1対1またはグループでコミュニケーションを取れる「チャットツール」です。
純粋なチャット機能だけではなく、ビデオや音声を使った通話機能や、既読マークを付けられる機能が搭載される場合もあります。
メールよりもレスポンスが速くなりやすく、よりスムーズでスピーディなコミュニケーションが実現すると期待されます。
ナレッジ共有サービスは、過去の事例や社内ルールといったナレッジを蓄積・共有することを得意としている一方、ビジネスチャットはリアルタイムでのコミュニケーションに役立ちます。
プロジェクト管理ツールとの相違点
プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトの各工程におけるタスクについて、内容や期日、担当者といった情報を一括管理するシステムです。
プロジェクトにおける詳細な工程を可視化したり、従業員一人ひとりが自分の担当業務をスムーズに確認できたりといったメリットがあります。
プロジェクト管理ツールは、現在進行中のプロジェクトに関して情報共有を行いますが、ナレッジ共有サービスは既に完了しているナレッジの共有に特化している点が異なります。
オンラインストレージとの相違点
オンラインストレージは、クラウド上つまりオンライン上に、データの保管場所を提供するサービスです。
ナレッジだけではなく、現在進行中の取引に関するデータやスケジュールなど、業務に関わるすべての情報を保管しておくのに便利です。
さらに、メールでは送れないほど大容量のデータを共有する手段としても最適で、データが破損した場合に自動バックアップを行ってくれるメリットもあります。
ナレッジ共有サービスも、クラウド上にナレッジを保管するサービスであるため、ある意味ではオンラインストレージの一種であると言えます。
ナレッジ共有サービスを導入するメリット
ナレッジ共有サービスを導入することで、業務効率化や生産性のアップ、引継ぎ業務の省略といったメリットを期待できます。
ここでは、ナレッジ共有サービスを導入するメリットを解説していきます。
「どこからでも」「いつでも」有益な社内ナレッジを確認できる
ナレッジ共有サービスでは、ログインさえすれば、どの端末からでも簡単に情報にアクセスできます。
そのため、出張中や取引先に訪問中でも必要な情報を確認できますし、どの時間帯でもナレッジを探せるメリットがあります。
このように、「どこからでも」「いつでも」、有益な社内ナレッジを確認できるため、フレックスタイム制やテレワーク制度を導入している企業にもおすすめなサービスです。
スムーズかつスピーディーに必要な情報を探せるようになる
ナレッジ共有サービスを導入することで、それまでは従業員個々人が管理していたり社内のあちこちに分散していたりした情報を、一か所にまとめることができます。
その結果、必要な情報をスムーズかつスピーディーに探せるようになり、業務効率化や生産性アップが実現するはずです。
新入社員が社内ルールを自分で確認できて引継ぎの手間が省ける
新入社員には、社内ルールや仕組みを一から教える必要があります。
しかし、こうしたルールを先輩社員が一つひとつ教えていくのには、時間や手間がかかってしまいます。
ナレッジ共有サービスを使えば、新入社員一人ひとりが社内ルールを自分で確認できるため、先輩社員が直接教える必要がなくなります。
その結果、引継ぎの手間が省けて、従業員の負担が大幅に減ると期待できます。
ナレッジ共有サービスのデメリット
ナレッジ共有サービスを利用する際は、デメリットがあることを確認しておくべきです。デメリットを把握しておくと、よりバランスを考えてサービスを利用することができます。デメリットは以下のようになっているため確認してください。
システムの導入に費用と時間がかかる
ナレッジ共有サービスを利用する際は、システムの導入と費用に時間がかかることもあります。
ナレッジ共有サービスは利用する際に一定の費用が必要になり、無料で利用することはできません。
コスト負担が重くなれば経費の支払いが多くなるため、運営に支障が生じることもあります。
また、ナレッジ共有サービスを利用する際は各従業員の持つ知識を正確に洗い出して体系化する必要もあるため、システムで改善を繰り返しながら実用する必要があります。
そのため、直ぐに成果を期待することは難しく、場合によってはかなり時間がかかることも予想されるでしょう。
コスト面と時間という部分を考慮すると、企業によってはナレッジ共有サービスを導入する余裕がない場合もあるでしょう。
システムのコスト負担と時間を考慮した上で利用を慎重に検討するようにしましょう。
システムの定着が難しい場合もある
ナレッジ共有サービスを利用する際は、システムの定着が難しい場合もあります。
ナレッジ共有サービスはシステムの利用が複雑になることもあるため、機能によって業務効率を向上させようとしても、思った成果を出せないこともあります。
特に、従業員の層があまりITに詳しくない場合は導入して覚えてもらうまでにかなり時間がかかってしまい、計画が大幅に狂ってしまう可能性もあるでしょう。
その場合、業務効率の向上どころか落ちてしまうことになるため、業務成績が悪くなることも予想されます。
システムの利用により効率性は改善されるかは、システムが自社にマッチしているのか確認すると共に、社員の層にも影響が生じます。
そのため、上層部だけで決定するのではなく、従業員の意見も取り入れて定着させるようにしましょう。
ナレッジが活用されない場合もある
ナレッジ共有サービスを利用すると、情報を集めることができるため便利ですが、蓄積したナレッジを従業員が活用してくれないこともあります。
上記で紹介したようにシステムの定着ができないことにより、ナレッジ共有ができず情報が活用されないこともあります。
ただ、ナレッジ自体が集まらず、従業員が活用できる段階にならない場合もあるため、企業の規模や内部の調査を事前に行っておく必要があるでしょう。
ナレッジ共有サービスを導入するほど情報が必要ないようであれば、既存のシステムでも十分カバーできる可能性があります。
ナレッジ共有サービスを利用するときは、しっかり活用することができるのか確認するようにしましょう。
ナレッジ共有サービスの成功ポイント
ナレッジ共有サービスを利用するときは、成功のポイントについて確認しておきましょう。
成功のコツを押さえておくことで、より効果を期待することができます。
ナレッジ共有サービスのコツは以下のようになります。
目的を明確にする
ナレッジ共有サービスを活用するときは、目的を明確にしておきましょう。
共通の認識があってこそ、ナレッジ共有サービスは積極的に行っていくことが可能です。
どのような目的で取り組むことができるのか、どのような課題を改善したいのか内部で話し合うことにより、目的を明確化することが可能です。
目的を明確化するためには、数値化による目標を定めることも1つの方法です。目的を明確化してナレッジ共有を活かすようにしましょう。
基準を定める
ナレッジ共有サービスを利用するときは、基準を定めるようにしましょう。
ナレッジの数が増えて情報を得ることができても、価値のあるナレッジを見つけられるとは限らないからです。
ナレッジ共有サービスでF&Qサイトのカテゴリを作成して知識の共有をするなど、ルールを設けることで運用が上手くいくこともあるため、考えてみましょう。
一部小規模からスタートするのも1つの方法
ナレッジ共有サービスを利用するときは、小規模からスタートさせることも検討できます。
ナレッジ共有サービスでは、規模が大きくなるほど情報量も多くなるため、運用が難しくなることが考えられます。
また、自社にあったサービスなのか確認することも必要なので、規模は小さくして運用した方がリスクを抑えることも可能です。
そのため、いきなり全体でナレッジ共有サービスを運用するのではなく、一部の事業においてスタートして様子を見てみることがおすすめです。
小規模からであれば、たとえ何か問題が発生したとしても改善していくことができるため、トラブルリスクを抑えることができます
。また、テスト運用的なものとして成功すれば、徐々に全体に浸透させていくことができ、業務全体の効率向上に繋げることも期待できます。
時間はかかりますが、小規模運用から初めてみることもできるでしょう。
おすすめナレッジ共有サービスの比較
いくつかナレッジ共有サービスについて、料金や機能を比較していきます。
| サービス名 | 特徴 | 価格 |
| Flouu | リアルタイムで同時編集、共有が可能 ドキュメントの閲覧状況把握機能あり AIが関連するドキュメントを自動的に提案 |
・基本料金：550円／30日 ・セキュリティオプション：550円/30日 ・OCRオプション：220円/30日 |
| NotePM | 登録企業7,000社突破 高機能エディタとテンプレートでフォーマットを標準化 Word/PowerPoint/PDFなどファイルの中身も全文検索 チャット連携・API対応 |
月4,800円〜120,000円 ※プランにより変わる |
| Knowledge | 利用無料 PC、モバイルでの表示に対応 「キーワード検索」で欲しい情報が見つかる |
無料 |
| Confluence |
累計75,000 以上の顧客 |
・フリー：無料 ・スタンダード：690円 ・プレミアム：1,310円 ・エンタープライズ：問い合わせ |
| エサ |
3,000超の会社・団体が利用 |
無料トライアルあり 1ユーザー：月500円 |
Flouu
・リアルタイムで同時編集、共有が可能
・ドキュメントの閲覧状況把握機能あり
・AIが関連するドキュメントを自動的に提案
Flouuは、社内に滞在した情報や文書を集約して、業務効率化を目指すことが可能です。情報共有が効率的に行えるように、コミュニケーションやナレッジ、作業に関して色々な機能が付帯されています。
作業効率では、リアルタイムでの同時編集やドキュメントの作成、組織外にも簡単に情報共有できるようなゲスト共有機能などが付帯されています。
コミュニケーションはドキュメント単位のチャット機能や閲覧状況把握、ドキュメントのシェア機能、既読や未読管理機能が付いているため、しっかり確認が行えるでしょう。
他にも文書を見ながらチャットを行うことができるようにしているため、リアルタイムでコミュニケーションを取ることができ、ピンを打ってコメントができるため、フィードバックもしっかり行えます。
また、検索機能とキーワード検索により記録された文書チャット内容を検索することができ、絞り込み機能により効率的に情報を探すことも可能です。ナレッジ共有として情報をオープンにもできつつ、自社の用途に合わせて編集や制限も行えるため、いろいろと活用することができるでしょう。
NotePM
・登録企業7,000社突破
・高機能エディタとテンプレートでフォーマットを標準化
・Word/PowerPoint/PDFなどファイルの中身も全文検索
・チャット連携・API対応
NotePMは、個人のノウハウを引き出す社内版ウィキペディアです。
検索に強くマニュアル作成やナレッジ共有に便利なツールとして好評です。
マニュアル作成では、高機能なエディタとテンプレートが提供されており、バラバラフォーマットを標準化して矢印や吹き出しなど、画像編集機能によりマニュアル作成として利用することができます。
また、ワードやエクセルPDFなどファイルの中身も全文検索することができ、キーワードハイライトやワンクリック絞込などの検索機能により効率的に作業することが可能です。
他にもトップ営業社員の商談動画や撮影したマニュアルを貼り付ける動画共有や、変更履歴を自動的に記録する機能、レポート出力によりナレッジ共有の貢献度が高い社員を集計できるため、定期的に状況を把握することも可能です。
さらに、お知らせ通知やチャット連携、マルチデバイス対応外部ページ共有など、いろいろな機能によってナレッジ共有の効率化を行うことができます。ぜひ、利用を考えてみてください。
Knowledge
・利用無料
・PC、モバイルでの表示に対応
・「キーワード検索」で欲しい情報が見つかる
Knowledgeは、オープンソースの情報共有サービスであり、ナレッジ共有として利用することができます。
個の持つ暗黙知を形式知に変換することにより、知識の共有化や明確化を行うことができ、作業の効率化新発見を促すことが可能です。
また、パソコンやタブレット、スマートフォンなど全てのデバイスに対応しているため、社内だけでなく社外でもどこでも利用することが可能です。
機能としては、ダウンロードしたファイルを置くだけで簡単にセットアップが行えるため、直ぐに対応することができます。
さらに、Markdown記法を利用しているため、軽快に編集を行うことができ、キーワード検索により欲しい情報をすぐに見つけることもできます。
情報の登録や評価コメントなどのイベントをメールやデスクトップ通知で知らせてくれて、添付ファイルも内容を抽出できるように、中身で検索ができるため、効率的に目的のものを探すことが可能です。
ナレッジ共有として無料で利用することができるため、費用もかかりません。こちらのツールによる導入も考えてみてください。
Confluence
・累計75,000 以上の顧客
・Slackなど3,000の製品と組み合わせて利用可能
・PC/モバイルどちらでも使いやすい
Confluenceは知識を集めて、共同作業するためのナレッジ共有として活用できます。
バーチャルで行うことができるため、作業の構築や整理、コラボレーションを1ヶ所で行うことができ、場所が違っても、情報共有をスムーズに行うことができるように設計されています。
機能では、チームの集合知を活用して誰もが見つけやすい答えを用意することで、時間を節約することが可能です。
また、実用的なミーティング議事録からインスピレーションが湧くようなプロジェクト計画まで、ワークスペースを利用してチーム全体で共有できるような仕組みになっています。
テンプレートもいろいろ用意されているため、1から作成し直すことは必要なく、簡単に始めることができ、プロジェクトとして一貫性を保つことも可能です。
チームのサイロ化を解消し全員で情報を自由に共有したい会社、会話をアクションに変えていろいろなアイデアを出したい会社、オープンなチームワークを実現したい会社であれば、利用を考てみてください。
エサ(esa)
・3,000超の会社・団体が利用
・履歴が残るので、同じページを何度も更新OK
・フローとストックの間をシームレス
チーム全体で情報を共有して育てることを目的にするなら、エサを利用するのもおすすめです。エサは情報育てるためのさまざまな仕組みが準備されています。
今人気となっているMarkdownと豊富な入力補助、またWebhookによる各種サービスとの連携、記事を全員で育てるため同時編集エディタ、書き途中でも共有できるWIP機能などが付帯されているため、それぞれ用途に合わせて情報を育てていくことが可能です。
また、編集しながらリアルタイムでプレビューや記事のバージョン管理とロールバックも行えるため、効率的に作業する点でも基準を満たしていると言えるでしょう。
エサは3,000を超える会社や団体に利用されており、実績も信頼性も高いです。不完全でも公開してその後に何度も更新して情報を育てる仕組みになっているため、自社の考えにマッチしているなら利用を考えてみてください。
ナレッジ管理サービスを選ぶポイント
ナレッジ管理を行うためにサービス利用を考えることができますが、どのような選択ポイントがあるのか知っておきたいでしょう。
しっかりポイントを把握しておくことでナレッジ管理も納得できるものになるでしょう。以下のポイントを押さえておきましょう。
使用しやすいか
ナレッジ管理サービスを利用するときは、使用しやすいのかを考えておくべきです。
ツールとして優れていても使用するのは現場の社員なので、もしレベルに合っていないようなら、使いこなせず、管理や情報共有がうまくできない場合もあります。
もし、ITに詳しくない社員が多いようなら、機能でも直感的に分かるものや、作業は複雑化していないものがおすすめです。また、情報の更新も簡単に行えるのが良いので、その点も確認しておきましょう。
検索がしやすい
業務を効率的に行えるように、検索しやすいツールであることも大事です。
ナレッジベースは社内の業務に必要となる知識やノウハウを蓄積しておくものなので、どんどん量が膨大になることが予想されます。
もし情報量が膨大になり、必要なときに情報を得ることができないなら役に立ちません。
そのため、現場にとって使いやすい構造になっているかカテゴリーやタグ、キーワード検索の効率性について確認してから導入を考える必要があります。検索が素早くできて目当ての内容を得ることができるのかチェックしてください。
機能や使用できるデバイス
ツールによって備わっている機能は様々であり、自社の業務に必要な機能を備えているのか考える必要があります。
また、パソコンやタブレット、スマートフォンなどのデバイスでもアクセスして、簡単に編集や検索ができるのかも確認しておくべきです。
機能とデバイスは重要な要素になるため、導入前に問い合わせをしてみることもできるでしょう。
まとめ：ナレッジ共有サービスで幅広い知識を得ましょう！
ナレッジ共有サービスについて内容を紹介してきました。
ナレッジ管理サービスは、自社に合ったものを選択することが大事です。
ナレッジ管理サービスを利用することでより情報共有しやすくなり、効率性を向上することができるでしょう。
ぜひ導入を考えてみてください。