営業事務と聞くと、どんな仕事をイメージしますか？
デスクに腰かけて、のんびりゆったり平和にお仕事しているというイメージを持っている人も多いのではないでしょうか。私もかつてはそう思っていました。
しかし、今だから言えます。とんでもない！
営業事務って結構見えない苦労が多いのです。
今回は、営業事務はこんなことが辛い……というテーマでご紹介していきます。
営業事務の仕事って？
事務職と聞くと、いろんな事務がありますよね。
総務、経理、一般事務職、営業事務……etc
営業事務の仕事は、主に営業さんのアシスタント業務と言えば分かりやすいかもしれません。
営業職の場合、基本的に日中は外回りをしていたり、お客さんと打ち合わせをするために外出していることが多いので、事務的な作業が出来ないことが多いです。
そのため、事務的な作業を代わりに請け負ったり、時にはお客さんと電話やメールでやり取りする場面も出てきます。
中には事務職でありながらも営業ノルマが課せられている場合もあります。
営業事務、ここが辛いよ
それでは、実際営業事務ってどんなことが辛いのでしょうか？筆者のエピソードも含めつつご紹介させて頂きます。
お客様からのクレーム対応
営業事務の場合、お客様からのクレーム対応も大事な業務の1つです。
何か会社としてミスがあり、お客様に迷惑をかけてしまった場合は営業事務が客先に出向いて謝罪に行くということはほとんどありませんが、時にはお客様からのクレームの窓口になることもあります。
筆者が以前営業事務をやっていた時には、お客様からの電話対応も仕事の1つでした。
電話の頻度は結構多い方で、繁忙期にはコールセンターなのかと思うくらいひっきりなしに電話が鳴り続けていました。
流通の会社での営業事務だったので、基本的にお客様からの電話は商品の問い合わせか注文かのどちらかなのですが、時にはお怒りで電話をかけてくるお客様も珍しくありませんでした。
クレーム内容の解決方法が分かれば、謝罪して対応することで自分で解決が出来るのですが、営業さんとお客様の間でのトラブルの板挟みに遭ったり、応えるのが難しいような要求をしてくるお客様からの対応にはなかなか泣かされる場面もありました。
基本的にそういう場合は営業さんに連絡を取り、直接お客様にクレーム対応してもらうように調整するのですが、営業が商談中でコンタクトが取れなかったりすると、お客様を長くお待たせ出来ないので、上司に事情を説明してなんとか解決するという場面もありました。
メールでのクレームであれば、多少ゆとりを持って対応が出来るのですが、電話でのクレームだとお客様も急ぎでの対応を求めてくることも多いので、精神的に削られることは多いです。
これから営業事務に挑戦しようと思っている人は、入社前に電話対応の多さなどもチェックしておいた方が良いかもしれませんね。
雑用の多さ
営業事務は、営業の代わりに書類作成をしたりすることも大事な業務です。
筆者は営業事務をやっていた時、基本的な日々のルーティンとしての業務は、お客様への見積作成、提案書の作成、請求書の発行、伝票処理、電話対応が主な業務でした。
書類の作成は基本的に営業さんの指示通りのものを作ったりします。
ただ、上記以外にも営業さんによっては細かい雑用をお願いされることもあります。
例えば、自分でやろうと思っていたけど終わらなかった書類の作成や、お客様への電話連絡。時には商品の在庫を確認するために倉庫の中まで走って見に行ったこともあります。
事務職は、基本的には毎日ルーティン作業で決まった仕事しかしていないように思われがちですが、実際は臨機応変に対応出来る能力が問われる場面もあります。
また、作業の処理速度が遅いとどんどん仕事が溜まっていってしまい、なかなか退社出来ないということにもなりかねません。
営業事務を始めるとしたら、最低限PCのブラインドタッチは出来るようにしておくと良いでしょう。
書類作成で文字を打つのに一苦労だと、仕事がどんどん山積みになっていく可能性もありますよ。
成果が認められにくい
営業職の場合、ノルマがあったりして、売り上げに対してインセンティブが付く会社もありますし、成果がボーナスにも反映されやすいです。
しかし、営業事務は成果がお給料やボーナスに反映されにくいというのが悲しいところです。
どれだけ一生懸命見積を作成しても、どれだけ分かりやすい提案書を作っても、最終的にお客様へ案内するのは営業さんです。
そのため、その書類が売り上げに貢献したとしても、売り上げは基本的に営業さんのものですから、営業事務のお給料には反映されにくいです。
もちろんいろんな会社がありますから、営業事務でも頑張りに応じて昇給してくれたりする会社もあります。
しかし、上司があまり部下の仕事を把握していない場合などは、営業事務が普段どのくらいの仕事をやっているのかよく分かっていない場合もあります。
営業であれば、数字で成果が判断出来ますが、営業事務の場合目に見える数字を持っているわけではないので、一生懸命頑張ってもお給料には反映されにくいという悲しい現実もあります。
それでも、縁の下の力持ちとして活躍したいという方には営業事務は向いているかもしれません。もしあなたが分かりやすい昇給を期待するのなら、営業事務だと物足りなく感じてしまう可能性があるので要注意です。
ミスが出来ないプレッシャー
どんな仕事をするにしても、極力ミスはしないに越したことはないですよね。それでも人間必ずしもケアレスミスは付き物です。
営業事務の場合、相手にするのはお客様ですから、自分のミスがお客様に迷惑をかけてしまうことも多いです。
そういう時、自分でお客様に謝罪をして解決出来れば良いのですが、基本的には営業さんが最終的には謝罪することになります。
自分のミスで、他人に頭を下げさせてしまうというのは罪悪感がありますよね。
365日ミスを100％防げれば良いのですが、どう気を付けていても間違ってしまうことは多かれ少なかれあります。
そういった時に気持ちの切り替えの上手さも営業事務には求められるかもしれませんね。
営業事務、どうしても辛くなったら？
営業事務の辛いポイントをご紹介してきましたが、実際今営業事務をやられている方で、どうしても仕事が辛くなったらどうしたら良いでしょうか。
いくつかに分けて解決方法をご紹介していきます。
上司や先輩に相談する
これはどの仕事にも言えることですが、仕事としてはキャリアの長い上司や先輩に相談してみるのも一つの手かもしれません。
意外と自分では思いつかなかった解決方法が見つかるかもしれませんよ。
いっそ転職をする
営業事務は、事務職ではあるもののある程度のプレッシャーに耐えられる力も必要です。
営業事務の仕事がどうしようもなく辛いのであれば、いっそ転職して職種を変えてしまうというのも方法の１つかもしれませんね。
人には向き不向きがありますから、自分に合った仕事が見つかればそれがベストでしょう。
細かいことは気にしない
仮にミスをして周りに迷惑をかけてしまっても、頑張りがお給料に反映されなくても、お客様からのクレーム対応に追われてしまっても、細かいことは気にしないくらいの精神でいられれば心にゆとりが生まれるのではないでしょうか。
まとめ：営業事務は辛いことはあるけれど、経験値もあがる！
営業事務の仕事は確かに辛いこともあります。
それでも、逆のとらえ方をすれば、お客様対応から書類作成など多くの種類の仕事を経験出来るというのはメリットの1つかもしれません。
事務職をやりたいけど、毎日同じことの繰り返しでは飽きてしまうという人は、ぜひ営業事務にチャレンジしてみることをおすすめします。