経費計算システムを比較！機能や選び方などを紹介。

経費計算システム比較

会社で発生した交通費や仮払金の経費を都度申請したり、上司や経理担当の承認を待ったり面倒な局面はありませんか？

時間にすると半日かかる作業も経費計算システムのデジタル化を導入することで、業務の効率化アップが狙えます。

本記事では、経費計算システムのメリット、機能、選び方、サービス比較をしていきます。

経費計算システムとは

経費計算システムとは会社の従業員と経理との間で申請が発生する交通費をはじめ、出張での立替金の精算を一括で処理してくれる効率化システムです。

経費計算システム1つの導入で、今まで手作業でおこなっていた入力や1つ1つの申請依頼された書類のチェックなどの業務を減らしてくれます。

経費計算システムの機能

経費計算システムの機能では、下記の代表格なものが搭載されていますので参考にしてみてください。

・旅費交通費精算

・請求書処理

・クレジットカードとの連携

・プリペイドカードとの連携

・会計ソフトとの連携

このほかにも、システムによって搭載数が異なる面もあります。

自社で使いたい機能を厳選して導入するのが良いでしょう。

導入することで時間短縮や管理を一元化出来るメリットもあります。

また、必要な書類として扱っていた申請書をデジタル管理に変更出来るので、ペーパーレス化にも繋がるメリットもあります。

経費計算システム導入のメリット

経理計算システムを導入すると、どのようなメリットがあるのか気になるでしょう。

経費計算システムを導入することによるメリットが分かれば、自社の目的に合わせて前向きに利用を検討できます。

以下の3つのメリットがあるため紹介しましょう。

・手作業で行われている部分が自動化

・スマホ一台でお手軽に操作ができる

・ペーパーレス化による経費削減

1.手作業で行われている部分が自動化

企業の場合交通費などの申請書が従業員から送られてきた場合、月次決算に間に合わせてその都度手入力している経理担当者もいるでしょう。

従業員の規模が小さかったり、交通費がそれほどかからない業種であれば手作業で簡単に済むケースもあります。

しかし膨大な作業をひとつひとつ手作業で行うと、計算ミスも想定されるので自動化をし、時間の短縮にも繋げられます。

2.スマホ一台でお手軽に操作ができる

出張などの交通費や領収書の発行に、スマホ一台で操作できる経費計算システムが有効です。

交通費支払いはスマホをかざすだけで自動的に計算してくれて、経理がわざわざ月次の際に計算しなくても良いシステムです。

領収書の発行もスマホのカメラで写真を会社に送れば、ワンタッチの操作で解決できることがほとんどです。

スマホを使った経費計算システムを導入すると、パソコンをわざわざ開かなくても済みます。

ましてや重たいパソコンを持ち歩かなくても済む場合があるので、快適な環境がつくれます。

3.ペーパーレス化による経費削減

会社の申請書類も未だに発行している企業も多いかと思います。

書類を発行せずにタブレット1台で管理すると印刷代などの経費削減に繋がります。

また印刷をした作業はファイルで管理するため、管理する側の作業を多く費やさなければなりません。

保管場所も必要になってきますし、保管する人も多数揃えなければならないことも起こるでしょう。

また紛失なども想定されるのでセキュリティ面にしっかりした経費計算システムを導入すると、必要な情報をしっかりと守ることもできます。

経費計算システムの選び方

経費計算システムの機能とメリットが理解できたところで、次に選び方の解説です。

ここでは、3つ選び方の基準としてあげております。

・誰でも使いこなせる操作性になっているか

・自社にあったシステムが搭載されているか

・セキュリティ面は問題ないか。

では順番に解説していきます。

誰でも使いこなせる操作性になっているか

誰でも使いこなせる操作性に関しては、個人で管理することが想定されるからです。

日常の企業への出勤も出張も操作ひとつで行うスマートフォンが配布された場合、事前に全員が使いこなせるよう教育しておかなければなりません。

誤った操作にも対応できるようにしておくことや、新しいシステムを搭載した場合に事前に確認する環境を作ることも大事です。

ただ単にツールを配って終わらせるのではなく、使うことによってお互いの時間短縮や効率化を求める協力性も必要です。

自社にあったシステムが搭載されているか

当然のことながら自社に合ったシステムが搭載されなければ意味はありません。

効率化を求めると言っても具体的な作業時間数や稼働人数も、どの程度緩和されるか把握しておく方が良いでしょう。

また中小企業などの場合は、少人数からの利用が可能なクラウド型をベースに検討してみるのもアリです。

いきなり全従業員が開始してからではなく、一部の部署からコスト削減対策を行います。

部署内の半分以上がクリアできれば、全社ベースで導入に向けて前向きなシステムの搭載と判断してよいでしょう。

セキュリティ面は問題ないか

セキュリティ面を重視して導入を検討する場合、提供会社の体制を知っておく必要があります。

セキュリティが守られていることは前提としても、後から変更したい場合やトラブル対策のサポート不備など生じる事も想定しておきましょう。

また手厚いサポートを求める場合や、あとからカスタマイズするたびに追加費用が発生するケースもあります。

選ぶ段階では問い合わせをしながら事前準備は済ませておきましょう。

経費計算システムのデメリットには何があるのか？

経費計算システムを利用するときは、どのようなデメリットがあるのか知っておくべきです。

デメリットを理解しておくことで、経費計算システム利用するときに後悔することを防ぐことができます。

以下のようなデメリットがあるので確認してください。

・共有に時間が必要な場合もある

・導入はコストがかかることも

・担当者の負担が大きくなる

共有に時間が必要な場合もある

経費計算システムを利用するときは、共有に時間がかかることもあります。

経費計算システムを導入するなら素早く経費を計算できるため、業務改善できることに期待でき、今までよりも楽に経費をまとめることができるはずです。

しかし、いきなりシステムを導入して直ぐに従業員が共有できるわけではなく、ある程度慣れるまでは期間が必要になるはずです。

新しい機能やシステムによる記録の登録や保管、アップロードの仕方など、いろいろ覚えることがあるため、最初は手間取ってしまい処理をするのが遅くなってつしまうことも考えられます。

従業員がしっかり共有するためにも、研修体制やマニュアルなどを準備して、できるだけ早く慣れてもらうように対策を立てる必要があるでしょう。

導入はコストがかかることも

計算計算システムを導入するときは、コストがかかることも確認しておきましょう。

まず、システムを導入するだけでも業者によっては初期費用がかかることもあり、その分資金を準備しておく必要があります。

さらに維持するためのランニングコストも発生するため、安く利用できるわけではありません。

コストの計算を行うと共に、それだけの価値を生み出すことができるのか検討してから導入する必要があるでしょう。

もし、費用対効果について知っておきたい場合は、システムを提供している会社に問い合わせをすることで、対策することもできます。

コスト負担が大きくなると会社の経営も圧迫されることになるため、しっかり計画するようにしてください。

担当者の負担が大きくなる

経費計算システムを導入することになれば、マニュアルをしっかり把握する必要があります。

経理を担当する人がマニュアルをしっかり把握して、他の従業員へも伝えなくてはいけないため、負担が大きくなることが予想されます。

例えば、初めて経費計算システムを導入することになれば、今までの使い方が大きく変わるため、操作を覚えるだけでもかなり負担になるでしょう。

もし、IT関係にあまり強くない人であれば、簡単な基本動作でも時間を要することがあります。

また、販売元がマニュアルをサポートしてくれるかも大事なポイントになり、もし何も無いなら担当者は自分で全て行わなければいけないため、かなり負担が増すことになります。

担当者の負担を軽くすることができるのかサポート体制についてしっかり確認してから導入を検討するのがいいでしょう。

経費計算システムの注意点とは？

経費計算システムを導入するときは、注意点も確認しておくことが大事です。

注意点を把握しておくことで、導入するときのメリットを高くでき、業務改善へとつなげることができるからです。

システムを導入するときは以下の点を把握しておきましょう。

・社内ルールをシンプルに整備して事前に準備しておく

・課題や問題点を把握しておく

社内ルールをシンプルに整備して事前に準備しておく

経費計算システムを利用するときは、社内ルールをシンプルに整備させることも大事です。

システムを導入することになれば、今までの方法は通用しなくなるため新たにマニュアルを覚えてもらうなど、従業員への負担が増加することになるでしょう。

ただ、大きく変化するなら従業員も覚えるだけで精一杯になるため、業務効率が悪くなり、経費計算が機能しなくなることもあります。

そのため、事前に社内ルールの見直しをして、導入前にマニュアルをある程度覚えてもらうようにするのがおすすめです。

経費について、シンプルなルール設定をしておくなら、従業員も分かりやすく負担を軽減できるため、事前に準備しておくことが成功へのポイントになるでしょう。

課題や問題点を把握しておく

・初期費用300,000円～

・月額費用40,000円～

<特徴>

・オフィスのコピー機の隣などに設置した専用ポストにレシートを投函すると、TOKIUM側が回収して、入力・検収・保管まで代行してくれる

・レシートのないものについては各種自動連携で対応しており、TOKIUM経費精算のアプリと連携するだけで、データを自動取得できるようにしている

・各社専任の導入担当が付き、約2ヶ月間きめ細やかなサポートをしてくれる

TOKIUM経費精算の詳細はコチラ

まとめ：経費計算システムを比較・利用して、効率化を目指そう！

本記事では、経費計算システムのメリット、機能、選び方、サービス比較をしました。

機能や特徴が各サービスによって異なるので、どのように活用したいのか、に合わせてサービスを見比べましょう。

無料トライアルを実施しているシステム・サービスもありますので、それらを活用し、導入検討を始めて良いではないでしょうか。

是非とも、本記事を参考にしながら経費計算システム選びに役立ててみてください。