購買管理を透明化して、ベストな価格で購入したい。
そんな悩みはありませんか。
購買管理システムを導入することで、見積書の比較や仕入れ先の選定がスムーズに行えるようになります。
選定にかかっていた膨大な時間を、別の業務に充てることが可能になります。
結果として購買コストも、購買にかかるコストも削減することができるのです。
本記事では、購買管理システム導入のメリットから、選ぶポイント、おすすめの購買管理システムを詳しく紹介します。
購買管理システムとは
購買管理システムとは、自社で使う原材料や機材をカタログから比較して購入できるシステムです。
しかし購買するものは多数に上り、不透明感がある企業も多いでしょう。
誰が決済したのかわからない、既存の取引先から惰性で商品を購入してしまうため、もっと安い取引先もあるかもしれません。
こうした問題を減らしてくれるのが購買管理システムです。
導入することで以下のことが期待できます。
・購買管理の手間が少なくなる
・購買管理にかかるコストも削減できる
・購買管理によって企業全体の財政のスリム化をはかることができる
購買管理システムの機能
購買管理システムには、どのような機能があるのか知っておきたいでしょう。
機能を把握しておくことで、自社にあった効果を見込めるのか理解できます。
購買管理システムには、以下のような機能があるため紹介しましょう。
購買計画機能
購買管理システムには、購買計画機能が付帯されています。
これは、製品の生産計画に従って、必要な材料や部品をどの企業から購入するのか決定できる機能です。
期日や量、どの程度の価格で購入するのかなどの情報を分かりやすく可視化することができ、システム上でデータ管理をするため、製品生産において漏れを防ぐこともできます。
紙で管理する場合は紛失や漏れなども発生する可能性がありますが、購買管理システムだとデータで全て内容を把握し、決定することができるため、よりミスを防ぐことに期待できるでしょう。
仕入れ先管理機能
仕入れ先管理機能は、取引先ごとに情報を記録して管理することができます。
仕入れ先が複数ある場合は、それぞれ購入する物品や数量、期日に違いが生じるはずなので、より管理を徹底する必要があります。
もし、仕入れ先の個数が別の業者と逆になっていると、大きな損失を被ることになります。
仕入れ先管理機能によってそれぞれの個数や納期などはしっかり管理できるため発注ミスを防ぐことができるでしょう。
また、購入予定の未来情報も管理することができるため、購買全体のコスト最適化につなげることも可能です。
取引契約機能
材料や部品を購入する場合は、必ず取引契約が交わされます。
そして、契約書は期日や詳細について記載されている必要があるため、しっかり確認しておくことが大事です。
取引契約機能があることでオンラインによる管理を行うことができ、システム上でいつでもログインして内容を確認できます。
また、現在進行中だけでなく過去の取引においても閲覧することができるため、契約する際の不備の発生を防ぐこともできます。
発注管理機能
発注管理機能は、仕入れ先に発注した商品の情報を管理する機能です。
発注先は1つではなく商品は種類や個数と共に違うため、しっかり検品することが大事です。
発注管理機能を利用すると、自社に発送された商品の種類や個数の検品を正しく実施することができ、商品の発注ミスを防ぐこともできるでしょう。
価格管理機能
価格管理機能は過去の取引で行った価格を管理できるため、次回仕入れる際の参考となるデータを蓄積できます。
自社製品の原材料の仕入れや事務用品の購入などは、価格が低くても総額になれば大きな出費になることもあります。
企業経営に大きな影響を与えることもあるため、適正な価格であるのか確認することは重要です。
価格購入管理機能だと、常にデータから価格の判断を行うことができるため、考えてみましょう。
納期管理機能
納期管理機能は主に製造業などで利用される機能です。
発注した材料や部品が指定した納期までに納品されるのか、ステータスでわかりやすく可視化されます。
可視化されることにより納期に遅れが出る場合も素早くシステム上で相手の担当者と共有することができます。
ある程度、スケジュール通りに動きやすくなるため、活用してみましょう。
品質管理機能
発注した材料や部品が、事前に指定した品質で納品されるのか管理するための機能です。
品質確保は企業にとって大事であり、製造業などであれば今後も工程に大きな影響を与えるでしょう。
どこからの仕入れ先資材なのか確認もできるため、次回以降の発注の選択もできます。
検収管理機能
検収管理機能は、納品後の検収から支払いまでの流れを管理する機能です。
支払いや検収が必要なのか案件ごとにステータス表示されるため、状況把握しやすいです。
支払い漏れを防ぐことにもなるため信頼を得ることにもつながるでしょう。
購買管理システム導入のメリット
購買管理システム導入のメリットは以下です。
購買管理の手間とコストが削減できる
購買管理は非常に手間のかかる業務です。
カタログを参考に、どこからいくらで商品を購入するかを検討しなければなりません。
また、複数の支店がある企業ではそれぞれに購買部があり、別の取引先から商品を購入していることも珍しくありません。
まとめて購入することでコストを下げることができ、管理がしやすくなります。
こうした結果、購買にかかるコストも削減できるのです。
購買管理の透明化をはかれる
購買管理は、誰がいつ購入したかなどを把握するのが困難でした。
購買管理システムでは、ペーパーレスでありながら電子承認などの方法により、誰がいつ購買を承認したかも記録に残せます。
これにより、購買活動の透明化をはかることが可能になります。
豊富なカタログからシステムが条件にあった商品をピックアップしてくれるものが多く、選定にかかる時間を大幅に減ることでしょう。
購買管理システムのデメリット
購買管理システムを導入するときは、メリットだけでなくデメリットもあります。
どのようなデメリットがあるのか把握しておくとリスクをある程度回避することも可能です。
購買管理システムには以下のようなデメリットがあります。
導入のコストやランニングコストがかかる
購買管理システムを導入するときは、導入コストやランニングコストがかかります。
システムを導入する際は各会社によって初期費用がかかるため、支払うことができるのか確認しておくべきです。
また、メンテナンスやアップグレードの場合もコスト負担がかかるため、継続して費用の支払いを行えるのかもチェックしておきましょう。
システムのカスタマイズが必要な場合もある
購買管理システムは企業によって業務内容や規模が変わるため、設定機能や必要性が異なる場合もあります。
販売管理システムを導入する際にオプションを備えるなら、操作性は良くなりますが、その分コスト負担がかかることもあります。
また、オプションにより導入が遅れることや従業員が操作に慣れるまでに時間がかかることもあるでしょう。この点を注意して利用しましょう。
購買管理システムを選ぶポイント
購買管理システムを選ぶときは、以下の2点をあらかじめ確認しておきましょう。
購買管理システムの形態
購買管理システムには、クラウド型とオンプレミス型があります。
クラウド型は、ネットが使える状況であれば購買管理システムが利用できるものです。
購買管理システムを利用するときに、サーバの構築や運用が不必要なので利用しやすい形態です。
オンプレミス型とは、いわゆるパッケージタイプのものを指します。
自社の購買実態に合わせた柔軟なカスタマイズが可能になるのが大きなメリットです。
しかし、コストはクラウド型に比べて大きくなることが特徴でもあります。
運用・保守については特にコストが異なりますので見積もりをするとよいでしょう。
自社の購買スタイルや品目に合った購買管理システムか
購買管理システムは、製造業から人材派遣サービスまでさまざまな分野で導入されています。
開発した企業などにより、登録しやすい品目や取引が異なります。
自社が行う購買活動にマッチしたシステムを探すと導入後の運用もスムーズに進ことでしょう。
おすすめ購買管理システム5選を徹底比較
ここでは、いくつかおすすめの購買管理システムについて比較・紹介していきます。
| 購買管理システム名 | 特長 | 運営会社 |
| SOLLOEL | クラウド型で、どこでも使用できる 購買記録と経理業務も削減できる サポートがメール・電話・チャットで充実している |
ソロエル株式会社 |
| 楽々ProcurementII | 電子承認機能が便利 いつ承認されたものか・誰が承認したのかも記録として残せるためセキュリティ面も安心 会計システムなど、他のシステムと連携可能 |
住友電工情報システム株式会社 |
| クラウド型間接材調達支援サービス | 1,700社以上で導入実績あり 購買に関わる支出を一元化 購買申請書と請求書のつきあわせ確認、システム管理などの作業業務を削減 |
富士通コワーコ株式会社 |
| HUE Purchase | 大手企業に対応した購買管理システム 購買部だけではなく、現場も業務が削減できる機能が豊富 商品だけでなく、役務や工事などの購買まで一元管理できる |
株式会社ワークスアプリケーションズ |
| APMRO | 誰が、どの商品を、どこから、いくらで購入したかを正確に残せる 適正価格で商品を購入できているかを比較できる |
株式会社アルファパーチェス |
SOLLOEL
・クラウド型のため場所を選ばずに使用できる
・災害対策用ソフトもある
・複数支店の購買活動を一元化できる
SOLLOELは、ソロエル株式会社が提供する購買管理システムです。
クラウド型のため、どこでも利用できます。
クラウド型の購買管理システムのメリットは、管理コストが不要になることです。
また、サーバの構築や運用のコストもカットできます。
さらに災害対策用ソフトもあり、安心して利用できるでしょう。
見積もりも、発注も1度に行うことができます。
購買活動を分析することで、コストカットが実現可能な購買管理システムです。
SOLLOELを導入することで、全国に支社のある企業は全体の購買を可視化できます。
1つのシステムにまとめることで、内部統制を強化しコスト削減につなげます。
楽々ProcurementII
・ITトレンド上半期ランキング2022購買管理第1位を獲得
・購買の電子承認機能が便利
・会計システムなどの豊富な他システムと連携可能
楽々ProcurementIIは住友電工情報システム株式会社が提供する購買管理システムです。
ITトレンド上半期ランキング2022購買管理第1位を獲得しており、購買管理システムとして認知度が高いことがうかがえます。
導入については5つのモデルが準備されており、自社の状況に応じて柔軟な対応が可能です。
楽々ProcurementIIは、電子承認機能が便利です。
購買管理システムでは、電子承認が一般的ですがセキュリティ面で懸念がある場合もあるでしょう。
楽々ProcurementIIの電子承認では、誰がいつ承認したかも記録に残ります。
そのため、内部の統制強化もはかることができます。
30以上のインターフェースがあり、会計システムだけではなく、人事システムや生産・販売管理システムとも連携できるのも強みです。
楽々ProcurementIIを導入することで、社内システムを連携して一括管理できるようになります。
クラウド型間接材調達支援サービス
・1,700社以上で導入実績あり
・富士通とグループ各社の共同購買のために作られたサービス
・クラウドサービスのため、ITコストも削減して使用可能
クラウド型間接材調達支援サービスは、富士通コワーコ株式会社が提供する購買管理システムです。
公式サイトによると、1,700社以上に導入実績があります。
安心して利用できる購買管理システムといえるでしょう。
運営している富士通コワーコ株式会社は、富士通とそのグループ各社の共同購買をスムーズに事業を行うための企業です。
大手企業の購買管理のためのノウハウを活用して始まったのが、クラウド型間接材調達支援サービスです。
もともと購買管理システムの経験があるので、購買管理から購買の利便化や経営効率化につながるように作られています。
購買に関わる支出を一元化することが可能です。
例えば、急に発生するスポット調達の見積もり依頼・システム管理・購買申請書と請求書のつきあわせ確認などがシステム上で完結します。
クラウド型の購買管理システムのため、どこからでも利用できるうえにITコストを削減して使用できるのも魅力です。
HUE Purchase
・大手企業の利用頻度の高い品目や取引パターンに柔軟に対応
・購買部だけではなく、現場も助かる機能が搭載
・商品の購買だけではなく、役務や工事までも一元管理可能
HUE Purchaseは、株式会社ワークスアプリケーションズが提供する購買管理システムです。
大手企業の購買を分析して作られているので、よく使われる項目や取引パターンを多数取り揃えています。
導入してすぐに使いやすい機能が満載です。
さらに、バーコードの読み取りにより受け入れ登録できる機能やパンチアウト機能など現場の人も業務を削減できる機能がついています。
購買部以外にも恩恵がある購買管理システムです。
そして、商品の購買だけではなく役務や工事までも一元管理可能になります。
幅広いものを購買活動の一環として考えて対応できるシステムです。
APMRO
・2,500社以上の導入実績
・誰が、どの商品を、どこから、いくらで購入したかを正確に残せる
・適正価格で商品を購入できているかを比較できる
APMROは、株式会社アルファパーチェスが提供する購買管理システムです。
導入実績が2,500社以上で安心して利用できるでしょう。
購買管理で曖昧になりがちな、商品を・誰が・どこから・いくらで購入したかがすぐにわかる仕組みになっています。
購買管理から、内部統制に役立つシステムです。
そして、商品が適正価格で購入できているかを比較できるよう総合カタログマスタによる比較機能があります。
日々変化する商品の価格を、比較していける機能があり便利です。
まとめ：購買管理システムで正確な運営を！
本記事では、購買管理システム導入のメリットから、選ぶポイント、おすすめの購買管理システムを詳しく紹介しました。
クラウド型からオンプレミス型まで、システムの形態も様々です。
また購買管理だけではなく、他のシステムと連携させることにより人事システムなどとも関係を持たせることが可能になるものもあります。
購買管理によって削減できるコストと、購買管理にかかるコストを減らすことでより大きなコスト削減を実現することができるでしょう。
記事を参考に自社で導入する購買管理システムを探してみてはいかがでしょうか。