RPAとは？メリットやデメリットを解説

DX（デジタルトランスフォーメーション）、皆さんの会社では進んでいますか。

DXの定義としては2018年に経済産業省が公表した「DX推進ガイドライン（Ver．1.0）」では、「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」と定義されています。

簡単に言うと、「これからのビジネスは、データやデジタルを駆使して、やり方変えないと生き残れませんよ」といったところでしょうか。

さらに企業文化・風土や業務のプロセスについても触れているので、働き方改革とも関連性が高そうですね。

DX化については、「色々な機器やシステムが入ったけど」や「幹部がアナログ人間なので全く進んでない」「新しい取り組みへの抵抗勢力が・・・」など、もしかしたら上手くいっている会社は少ないかもしれないですね。

今回はDXの中でも業務のプロセス改善手段で、最近多くに企業が取り入れ始めているRPAの基本についてお話していきます。

RPAについて

では、早速、RPAについての説明に入っていきます。

1.RPAって何？

RPAとは、ロボティックプロセスオートメーション（Robotic Process Automation）の頭文字の略です。

日本RPA協会によると、RPAは「これまで人間のみが対応可能と想定されていた作業、もしくはより高度な作業を、人間に代わって実施できるルールエンジンやAI、機械学習等を含む認知技術を活用して代行・代替する取り組み」としております。

つまり技術の進化によりコンピューターでできることが増えているから、今まで誰かを雇って行っていた業務を、PRA＝ロボットに代わりにやってもらいましょう、ということです。

ということは、労働人口が減ることが確定している我が国日本では、「とても重要な働き手」ということになります。

2.RPAで何ができるの？

多くの会社では、定型業務、いわゆるルーティン作業があります。

例えば、毎日売上をシステムからダウンロードして、エクセルで加工・集計して、関係者へメールで報告する。毎週全員の勤怠データをシステムから集計し、一定上の残業がある人をソートして、その上司と本人へアラートを出す。皆さんの会社にも似たような業務がたくさんあるのではないでしょうか。

このような業務の一般的解決方法として有名なのが、ボタン一つで自動集計などをしてくれるExcelのマクロがあります。

RPAも、Excelのマクロと似ていますが、RPAは色々なシステムを跨いで自動処理してくれる、というイメージのものです。

RPAのメリット

RPAの最大のメリットは、なんといっても365日24時間業務をしてくれるのに疲れ知らずで、かつ正確で期日も守ってくれることです。

先ほどの売上集計の例でいうと、朝出勤してきて、システムを立ち上げ、データダウンロードし、決まったフォーマットへコピペなどにより集計、その後関係各位へメールする、という、もしかしたら1時間程度では終わらない、システムや量によっては午前中いっぱいかかってしまう業務かもしれません。

それがRPAなら、朝出勤時にメール連絡まで終わっています。

これを毎日確実に実行してくれます。

出勤時に集計されたデータが必要な人へ届いていることで、すぐに全員がデータを読込む事を可能とし、スピーディかつタイムリーに改善の手を打つことへつなげることもできます。

また、RPAの導入により、業務負担がなり、作業時間が短縮・削減されます。

労働時間・残業時間の削減につなが利、人間にしかできない業務に集中する時間が捻出できます。

また時間の余裕が生まれたことで、社内コミュニケーションが活発になり、新たなアイデアが生まれた、メンタルでの休職者が減った、など直接的な業務以外にも良い影響が出るケースもあります。

RPAのデメリット

RPAはフローがある程度決まっている業務を自動化するのは得意なのですが、定型(ルーティン)化されていない業務への導入は難しいです。

ただ、企業側で利用しているシステムやサービスとRPAを連携させることで、自動化できる幅が広げることが可能です。

RPAのクラスについて

RPAには3段階にクラス分けされています。

総務省のページにて公表されているものになります。

引用：総務省

クラスが上がれば上がるほど、自由度や自動化の可能範囲が広がります。

まずは、RPAを理解・把握し、その後、RPAのみでは限界を感じた場合は、さらに上のクラスについても学ぶが良いでしょう。

RPA導入時の注意点

次にRPAを導入する際の注意点を述べておきます。

まずRPAの導入にあたり前提条件となるのが、作業フローの棚卸です。

作業フローの棚卸はRPAにかかわらず、その他システム導入時にも非常に重要となる項目です。

作業をシステムで自動化するので、当然それを作る側・作業を支持する側が作業フローを理解し、どの手順でどの部分を自動化するかを整理しておくことが非常に重要です。

この棚卸作業を業務グループ内で行うと、業務のダブりなども見える化され、業務がスリムになります。

これだけでも業務効率化につながることが多々あります。

RPAを活用して業務効率化を図ろう！

RPA導入（導入検討も含む）は、働き方改革の促進や業務改善のきっかけになります。

これからRPA含むシステムや機械の利用は促進されていくことは間違いありません。

まずは業務フローの棚卸をして、業務のムリ・ムダ・ムラをなくし、より労働時間を建設的なことに使うためにRPAを検討してみてはいかがでしょうか。