総務は、会社の運営にかかわったり、社外との対応が発生したり、ときには人事や経理を兼任したりといった、非常に幅広い業務内容であることが多いです。
では、どんな人が総務に向いているのでしょうか？
この記事では、総務に向いている人の特徴を、性格面・スキル面の両方からご紹介します。
「自分は総務に向いているのかな？」
「どんな特徴があれば総務の仕事ができるんだろう？」
そんな風にお考えの方は、ぜひ最後までお読みください。
総務に向いている人の特徴【性格面】
まず、総務に向いている人の特徴を「性格面」から考えてみましょう。
人とコミュニケーションをとることが好き
総務という部署では、人と関わる仕事が非常に多く発生します。
総務のお仕事で関わる「人」というのは、社内・社外を問わず、業種・職種もさまざまです。
社内に関しては、例えば残業申請のとりまとめ、社内設備のトラブル対応、各部署の備品の整理などが、社員と連絡を取りながら進めていく業務と考えられますね。
同じ会社の社員とは言え、いくつもの部署と所属社員を把握している必要がありますので、コミュニケーション力がとても重要になります。
社外に関しては、来客対応や代表電話の対応、外部からの問い合わせ対応を総務で担っているケースが多いでしょう。
業務範囲も企業によって差があるため、例えば人事・総務・経理を別々の独立した部署が担っていることもあれば、「人事・総務がまとまっている」「総務が経理を兼任する」といったこともあります。
人事も兼ねている場合には、採用活動や研修など、年齢や経歴が異なる不特定多数の人と関わることもありますし、経理も担っている部署ならば、税理士や会計士との連携が必要になることもあるでしょう。
このように、総務では「誰かとコミュニケーションをとる仕事」が日々発生していると言っても過言ではありません。
「人とコミュニケーションをとることが好き」という気持ちがある方は、総務に向いていると言えるでしょう。
人前に出るよりも、誰かをサポートする方が好き
総務は、例えば営業部や広告宣伝部のように、売上に直結するような大きな成果を上げられる部署ではありません。
売上が重要視されることが多いため、総務は残念なことに、「地味」「華がない」などと評価されがちです。
ただ、総務の仕事は、会社の運営や社員一人ひとりの生活に直結するものが非常に多い、というのもまた事実です。
例えば、会社で使用する消耗品。
ボールペン、コピー用紙、電球、トイレットペーパーなど、会社では実にたくさんの備品が使用されていますが、総務で在庫管理・発注をしていなければ、いつかなくなってしまいますよね。
備品がなくなれば、会社を運営していくことは不可能です。
または、入社時の手続き。
社会保険や雇用保険の対応も、総務で担っていることが多いはずです。
総務が社会保険加入手続きを進めてくれなければ、保険証を受け取ることができず、安心して働けませんよね。
「会社が円滑に運営できること」
「社員が安心して気持ちよく働けること」
こういった視点を持ち、「人前に立つよりも周りのサポートをしたい」と思える人は、総務にとても向いています。
分からないことや知らないことを学ぶ・調べることが好き
総務の仕事は多岐にわたるため、専門家ではないとしても、幅広く知識・経験を有していることが求められます。
例えば、一般的な敬語の知識はもちろん、「会社の顔」とも言える総務では、来客時のご案内・慶弔に関するマナーも必要になりますね。
また、データ管理のためのパソコンスキル、優先順位をつけてスピーディーに業務を処理する力、社会保険や税金などの最低限の知識も身につけなければいけません。
業務範囲が幅広い分、自分の中の知識・情報・スキルを常に更新し続けていく必要があるということです。
その際、分からないこと・知らないことを学んだり、調べたりする力と、「自分で調べてみよう」と思う気持ちがとても重要になります。
受け身の姿勢で、「教わったこと」や「すでにルール化されていること」だけを淡々と行っていると、総務の仕事に飽きてしまったり、楽しくなくなってしまったりして、とてももったいないです。
自分で調べ、学び、得た知識や情報を使ってルールの改善を提案するなど、向上心を持って仕事に取り組み続けられれば、総務の仕事をより楽しく感じられるでしょう。
前のめりに学んでいく姿勢を忘れずに、自分を日々アップデートしていく力を持っている人は、総務に向いていると言えますね。
総務に向いている人の特徴【スキル面】
それでは次に、総務に向いている人の特徴を「スキル面」から考えてみましょう。
基本的なパソコンスキルが身についている
総務は、電話対応や来客対応もありますが、業務の大半を事務作業が占めています。
書類作成や勤怠管理、社内の連絡に関しても、全てパソコンで行っている企業がほとんどでしょう。
そのため、基本的なパソコンスキルは必須と言えます。
とは言え、プログラマーやエンジニアのような専門的なスキルが必要なわけではなく、文字入力、WordやExcelなどの使用、メールの送受信などの基本的な操作が身についていることが大切です。
新卒入社であれば、そういった初歩的な研修もしてくれる可能性はありますが、中途入社では即戦力を求められることが多いので、パソコンへの抵抗を極力減らしておくようにしましょう。
さらに、ExcelではSUM関数、IF関数、COUNT関数などの、事務作業で使う頻度が高い関数を練習しておくと、大きなアピールポイントになりますよ。
複数の業務を同時進行できる
総務で幅広く業務をこなすためには、複数の業務やプロジェクトを同時進行できる能力が大切です。
毎日ルーチンで行う業務もあれば、決まったタイミングで月に一度発生する業務もあります。
一方、来客対応や問い合せメールの対応のように、日によってタイミングや内容が異なる業務もあります。
期日や重要度によって優先度も大きく違ってくるため、業務が発生したらすぐに優先度やスケジュールを確認し、スピーディーに対応する力が求められます。
「一日中同じ作業をしているのが好き」
「何か作業をしているときに、別の仕事を依頼されるとストレスを感じてしまう」
という人は、総務の仕事はつらく感じるかもしれませんね。
反対に、様々な業務を同時進行で進めることが得意だったり、作業している途中に別の依頼があってもストレスを感じにくかったりする人は、総務に向いていると言えそうです。
長期的な目線でスケジュール管理ができる
スケジュール管理能力は総務に限らず、社会人に必須のスキルですよね。
ですが総務では、より長期的な目線でスケジュール管理をする必要があるため、注意が必要です。
・半年後に行われる株主総会に向けた準備
・来年行われる創立30周年イベントに向けた企画・進行・運営
上記のような、会社全体に関わるイベントを予定している場合、総務がメイン担当となることも多いでしょう。
大規模なイベントであればあるほど、準備期間は長くなり、関わる人も多くなります。
例えば、会場のリサーチと予約、招待状の原案作成と業者への発注、招待客や株主への連絡や出欠管理・調整などは、1～2ヵ月前から準備を始めたのでは到底間に合いません。
イレギュラーが起こっても調整できるように、余裕を持ったスケジュールを組み、進捗に応じて適宜調整する必要もあります。
来客対応や書類作成などの短期的なスケジュール管理に加え、長期的なスケジュール管理も適切にこなすことができる人は、間違いなく総務に向いていますね。
突発的・限定的な業務でも臨機応変に対応できる
担当部署が明確に決まっていない社内の業務は、「とりあえず総務で」となるケースが多いですよね。
来客や電話・メール問い合せについても、マニュアル化されている知識で対応可能な内容もあれば、これまでに事例がない内容の場合もあります。
そのため、総務では「臨機応変さ」が求められるのです。
「優先順位はどの程度なのか」
「自分の判断で対応可能なのか？」
「どの部署の誰に確認をとるのが適切なのか？」
タイミングや内容からこれらを瞬時に判断し、適切な対応をとることができれば、その人は会社にとって無くてはならない存在になるでしょう。
臨機応変に、自分のできることを最大限進めていこうと努力できる人は、総務に向いている人と言えますよ。
まとめ：性格やスキルで総務に向いている人かわかる！
この記事では、総務に向いている人の特徴を、性格とスキルの両面から紹介しました。
「総務は事務作業ばかりでつまらない」などと思われがちですが、業務範囲は非常に幅広く、求められる知識やスキルも多いため、見方を変えれば「常に学び続けられる職種」とも言えます。
・人と接するのが好き
・いろいろな知識を学んでいきたい
・裏方でサポートしたい
こういった思いがある人は、ぜひ総務の仕事に挑戦してみてください。