総務の仕事は、会社に所属する従業員が快適に仕事をする環境作りや、事業の運営をスムーズに行うことです。
主に、各部門のサポート役に回ることが多いですが、縁の下の力持ちとして、会社になくてはならない仕事と言えます。
経営陣から新入社員まで、あらゆるメンバーとの関わりが必須となるため、コミュニケーション能力や、状況判断能力が求められます。
総務内だけでなく、会社全体を捉えて様々な課題と向き合うことができます。
また時期によっては複数の仕事を同時に進めていかなければならなりません。
社員から感謝されることも多く、やりがいを感じることも多いでしょう。
仕事の範囲が幅広く、臨機応変な対応を求められる一方、幅広い知識や経験が積めるポジションと言えます。
今回はそんな総務の仕事内容について深ぼっていきます。
総務の仕事内容
では、早速、総務の仕事内容について紹介していきます。
新入社員の受け入れ
新入社員が入社する際、最初に対応するのは総務です。
社内設備の説明や、オリエンテーションを通して、会社のルールや組織構成について説明します。
その後、配属部署へ引き継ぎます。
総務は困った時の相談窓口となることも多く、配属後も従業員一人ひとりと向き合うことが必要です。
従業員からの相談を通して、信頼関係を築いていけるように心がけると良いでしょう。
安全衛生管理
職場で働く従業員が怪我や病気に罹ることがあってはなりません。
事務所内で快適に仕事を進められるよう設備管理、修繕の実施や、安全管理体制を構築し先頭に立って推進していきます。
また災害発生時に事業を継続できるよう対策しておくことも含まれます。
従業員数が増えれば、それに合わせたレイアウトに変更することも必要です。
一定規模の組織であれば、ストレスチェックが義務化されています。
年に一回、従業員に対して周知し実施しなければなりません。
また実施後の結果の集計や高ストレス者への対応も行います。
消耗品・備品管理
仕事を進めていくためには様々な消耗品や備品が必要となります。
消耗品はボールペンや印鑑、名刺など、従業員から必要に応じて発注を行います。
過剰な在庫とならないよう適切な管理が必要です。
備品とはパソコンやデスク、椅子等、多種多様に渡ります。
備品は壊れてから交換するようでは、従業員が怪我をしたり、仕事を継続することが困難になるリスクもあるため、一定の年数が経過したら交換することが一般的です。
高額な備品ともなれば、リース契約で購入することがあります。
毎月の支払額や、リース満了日の管理など、主に経理と連携しながら物品の管理を行います。
機器に不具合が生じた場合、修理やメンテナンスを業者へ依頼します。
社内イベントの企画推進
従業員のモチベーションアップや士気向上のため、社内イベントを企画します。
忘年会や新年会、社員旅行などが一般的です。
年間スケジュールの策定や予算編成、会場の予約が主な仕事内容ですが、幹事となり各イベントを進める立場を担うこともあります。
従業員の意見を聞き、取りまとめるなどコミュニケーション能力を調整力が必要になります。
来客・電話対応
会社への来訪者に対して、会議室にご案内し、担当者に連絡をすることも総務の仕事です。
必要に応じてお茶を出すこともあります。
会社の代表電話の受け取りも総務が行います。
要件を正しく聞き、必要な人に取り次ぐことが求められます。
不在時には、要件や氏名等をお伺いし、後日連絡をする旨を伝える等、柔軟な対応も求められます。
郵便物の発送、仕分け
各部門から発送する郵便物は一旦総務が取りまとめて、郵便局や配送業者へ持ち込んだり、ポストに投函します。
また各部署に届いた郵便物についても、一旦総務が受け取り、部署ごとに仕分けます。
大量の郵便物が届くこともありますので、正確に振り分けることが必要です。
振り分ける際、個人宛に届いた郵便物は、各部署に所属している従業員の名前を把握しておかなければ、振り分けることができません。
部署宛の郵便物や宛先が明確でないものについては、各部門の仕事内容を把握しておかなければなりません。
総務は他の部署と関わりを持つ仕事が多いので、積極的に各部署の従業員とコミュニケーションを取っておくと良いでしょう。
契約管理
事業を継続していく中で、顧客との契約は必ず発生します。
契約締結の際には、契約書を交わすことが一般的です。
主に営業部門と連携しながら、契約書管理を行います。
大企業では法務部が行う場合もありますが、内容に不備がないかチェックし、法律で決められた期間、保管します。
保管期間を過ぎた書類は適切に廃棄することも必要です。
顧客との契約書だけでなく、オフィスの賃貸借契約書や、従業員との雇用契約書なども適切に保管することが必要です。
契約書は膨大な量になってしまうため、一覧表などを作成し、契約期間等を把握できるようにし、常に契約更新に漏れがないように対策しておくと良いでしょう。
株主総会の運営
株式会社であれば年一回、株主総会を開催します。
事務局として、スケジュール作成、会場の手配、株主へ開催案内の送付、出欠の取りまとめ、当日の司会進行を行います。
当日は進行を議事録に記録していきます。
開催日までに株主から問い合わせがあった場合の窓口となることもあります。
福利厚生の手配
会社の制度として福利厚生制度がある場合、それらの手配を行います。
従業員やその家族の結婚、出産、傷病など様々な制度が設けられていることがありますが、従業員が詳しく理解していないこともあります。
日頃から情報をキャッチし、利用できる制度を知らせることができれば信用度もアップします。
また慶弔見舞金、電報や弔電等の手配も忘れずに行います。
社内だけでなく、社外の関係会社で起きた慶弔関係に対しても、対応が必要な場合もあります。
必要な従業員に知らせるなど柔軟な対応が求められます。
また、健康診断に実施も進めなければなりません。
年一回の受診が義務となっておりますので、従業員に対して漏れなく実施しなければなりません。
医療機関の選定、受診項目の決定、対象者の選定などが挙げられます。
実施後は産業医の意見を聴取し、業務上の配慮が必要と判断された場合、各部署と連携し、対応を決定します。
まとめ：総務の仕事内容は非常に膨大！
総務の業務は多岐に渡りますが、他部署と密接に関わりがあり、多くの知識を習得することができると言えます。
企業規模によって、総務の仕事範囲は異なりますが、やはり小規模であればあるほど、範囲は広がる傾向にあります。
※人事、法務、経理などの業務も兼務する可能性が高いため
従業員のサポート役となる場面が多く、感謝の言葉を掛けられる場面も多く、やりがいを感じることでしょう。