資料作成代行サービスを比較！おすすめはどれ？

「発表のためのプレゼン資料をもっと効果的に見せたい」

「営業担当者が資料作成にかける負担を減らしてもっと営業に時間をかけてほしい」

こんな風に思ったことはありませんか？

プレゼン資料の質が高まると、商談相手から理解を得られたり受注につながったりといった可能性が大幅にアップします。

また、営業担当者が資料作成を行う手間を省ければ、営業活動自体にもっと時間をかけられるようになって、売上アップも期待できます。

そこでおすすめなのが、資料作成を自社の代わりに行ってくれる「資料作成代行サービス」です。

また、成果をわかりやすく伝えるためにも、資料作成代行サービスは有効です。

本記事では、資料作成代行サービスの利用メリットから重要性、選ぶポイントやおすすめの資料作成代行サービスを詳しく紹介します。

営業活動の効率化や質の高い資料作りを課題をしている企業担当者は、ぜひ本記事を参考にしてください。

資料作成代行サービスとは

会社の用意した資料をもとに、パワーポイントやワードなどで、発表に必要な資料を作成してくれるサービスです。

資料作成を数多く経験してきたプロが、自社のニーズに合った資料を作成してくれます。

どこを強調したらわかりやすくなるのか、どんな色調でまとめたら見やすくなるかを知り尽くした人が作成するため、安心して任せることができます。

資料作成代行サービスが注目されている理由

資料作成代行サービスは、最近のビジネスシーンにおいて注目を集めつつあるサービスのひとつです。

その背景には、働き方の変革や労働力不足といった事情が潜んでいます。

それでは、資料作成代行サービスが注目されている理由を解説していきます。

働き方の変革が起きている

昨今の日本では「働き方改革」がビジネスシーンにおけるひとつのテーマとなっていて、企業においてはいかに業務の無駄を省いて効率化するかが重要になっています。

取引先や顧客へ自社や自社商品のプレゼンテーションを行うための資料作りは、間接的には売り上げにつながるかもしれませんが、成果に直結するコア業務とは言えません。

そして、営業担当者がプレゼンテーションのための資料作りに追われて、肝心の営業活動に時間をさけないという事態も少ないないのです。

そこで資料作成代行サービスを利用し、資料作成業務を外注することで、営業担当者の業務負担が軽減して営業活動を効率的に行えるようになります。

このように、資料作成業務の負担が大きい部署においては、資料作成代行サービスを導入すること自体が働き方改革の一環となるのです。

企業にとっても、従業員が売上に直結するコア業務へ集中できるようになることは、利益の拡大につながるためメリットは大きいと言えます。

労働力が不足している

最近の日本国内の労働市場では、さまざまな業種や職種において労働力不足が問題となりつつあります。

労働力不足への対策としては、人材採用活動に力を入れたり、従業員への待遇を改善したり、働き方改革に取り組んで働きやすい環境づくりをしたりといったものが考えられます。

また、労働力が足りていない業務についてはRPAを導入して自動化したり、外注したりという取り組みも挙げられます。

資料作成代行サービスは、外注という方法に区分されますが、利用することで資料作成業務を自社で行う必要がなくなります。

その結果、労働力が不足していても、新しく人材を雇うことなく外注で補えるというメリットがあります。

もちろん、それだけでは労働力不足の根本的な解決にはつながりませんが、現場がまわらなくなるという事態を避けるための方法としては有効です。

資料作成代行サービス利用のメリット

資料作成代行サービス利用のメリットは以下です。

・資料をより、わかりやすく見せることができる

・プレゼンテーションの成功率が高まる

・パワーポイント作りを外注することで、人員を別の仕事にまわせる

・資料の構成に悩んでいた時間がなくなる

順番に説明していきましょう。

資料をより、わかりやすく見せることができる

せっかくの良い資料も、パワーポイントにするときに良さを引き出せなければ伝わりにくくなります。

プロが資料を確認して、どこを強調するスライドにするか、効果的な見せ方でスライドを作ることで初めてパワーポイントを見た人もわかりやすいものが仕上がるでしょう。

見やすいパワーポイントは、説明しやすいものです。

プレゼンテーションを有意義に進めるためにも、資料作成代行サービスは有効な手段といえます。

プレゼンテーションの成功率が高まる

プレゼンテーションにおいては、プレゼン担当者によるトーク力はもちろん大切ですが、資料の内容も同じくらい大切です。

なぜなら、プレゼンテーションに参加できなかった人が、後でプレゼン資料だけを読んで内容を把握することが少なくないからです。

そのため、資料をいかに魅力的なものにするかが、プレゼンテーションの成功を左右します。

資料作成代行サービスでは、数多くの資料を作成してきたプロが資料を作成するため、相手へ商品の魅力が伝わりやすい資料を用意できることでしょう。

そして、その資料に沿ってプレゼンテーションを行えば、自ずとプレゼンテーションの成功率は上がり、受注につながる可能性も高まるはずです。

パワーポイント作りを外注することで、人員を別の仕事にまわせる

パワーポイントを使用できる人は多いと思います。

しかし資料の載せ方やわかりやすい資料作りに自信がある人は少ないのではないでしょうか。

資料作成代行サービスを利用することにより、資料をプロが確実に制作してくれます。

その間に社員は別の仕事を進めることができます。

資料作成が得意な専門家に任せることにより、社員にしかできない仕事を進めることができます。

パワーポイント作成に長時間かけるよりも、外注したほうが低コストになる場合もあります。

資料の構成に悩んでいた時間がなくなる

パワーポイントを作るとき、どこから話を展開していいのか迷うことはありませんか？

そうした入り口の問題や、全体の構成まで資料作成代行サービスを利用すれば一括で完成します。

資料を渡して特に強調したいところを事前に伝えておけば、より効果的なスライドが完成するでしょう。

これまで、スライド作成に時間と手間をかけていた人におすすめです。

資料作成代行サービスのデメリット

資料作成サービスを利用する際は、デメリットもあります。

どのようなデメリットがあるのか確認しておくことで、資料作成においてリスクを軽減させることも可能です。

以下のようなデメリットがあるため紹介しましょう。

・コスト負担が大きくなる

・社内で従業員がスキルアップすることが難しくなる

・完成した資料は確認する必要が生じる

コスト負担が大きくなる

資料作成代行サービスを利用することになれば、コスト負担が大きくなります。

サービス利用は無料で行われるものでは無いため、導入する前にどれくらいの費用が発生するのか確認しておき、継続して支払い続けることができるのか計画しておくことが大事です。

コストは利用するサービス会社によって初期費用やプランなどに違いが生じることもあります。

オプションによるサービスの追加を依頼するなら、さらにコストが大きくなるため、経費負担が増すことにつながるでしょう。

資料作成代行サービスを利用してコストが大きくなれば、運営に支障が生じる可能性も出てきます。

そのため、ランニングコストがオプション追加などの点でも、機能と費用のバランスを確認しながら導入することが大事です。

コスト面に注意してサービスを利用するようにしましょう。

社内で従業員がスキルアップすることが難しくなる

資料作成代行サービスを利用すると、社内で従業員がスキルアップすることが難しくなります。

従業員が資料作成するなら、手間がかかりますがスキルを向上していくことが可能です。

ノウハウや経験を培っていくことができるため、従業員のスキルにより社内に優秀な人材を確保することが確保しやすくなります。

しかし、代行サービスに委託することにより、資料作成の負担は軽減することができても、従業員のスキルが向上する機会を失うため、万が一の場合に活用できる人材がいなくなることも考えられます。

社内にある程度ノウハウを残すことも大事になるため、全ての作成を代行サービスに頼るのではなく、重要な資料のみに限定するなど、状況に合わせて委託することが重要です。

社内の従業員をスキルアップさせることは時間がかかりますが、育成も企業にとっては重要な作業になるため、バランスを取るようにしましょう。

完成した資料は確認する必要が生じる

代行サービスに依頼した場合は資料のクオリティに期待することができますが、しっかり確認する必要があります。

コストを支払って資料を作成してもらっているため、内容は完璧に出来上がっているように思えますが、相違が生じていることも十分あり得るため、チェックせずに終えてしまうのはリスクが大きいです。

もし、自社と作成された資料に大きな相違が発生している場合、再度修正してもらう必要があり、時間がかかる場合もあります。

完成品でどこの修正が必要なのかやり取りをしなくてはいけないため、面倒で時間がかかることも予想されます。

業者によっては何度も修正する手間が生じることもあるため、スピードや効率という点で思うようにいかないこともあるかもしれません。

資料作成代行サービスを利用するときは、しっかり内容を確認して、業者と綿密に打ち合わせするようにしましょう。

資料作成代行サービスの成功コツ

資料作成代行サービスを利用するときは、成功のコツにおいて確認しておくことも大事です。

ポイントを把握しておくことにより、サービスによる効果をさらに期待することが可能です。

資料作成代行サービスのコツは以下のようになります。

・仕事の作業範囲を確認する

・継続か単発かで代行サービスを選択する

仕事の作業範囲を確認する

資料作成代行サービスを利用するときは、仕事の範囲を確認するようにしましょう。

素材を用意して依頼するのか、それとも素材制作も含めて依頼するのかにより、手間とコストは大きく変わることがあります。

作業範囲が広くなれば、自社側の負担も減るため他の業務に集中することもできますが、コストも増えることが予想されるため、バランスを確認すべきです。

また、素材から任せるときは、綿密にコミュニケーションを取っておかなくては、自社側との相違が生じてより作業効率が低下することもあります。

そのため、代行サービスを利用するときはコストや工程などを含めてコミュニケーションをしっかり取り、代行業務でミスを防ぐように心がけておきましょう。

継続か単発かで代行サービスを選択する

資料作成代行サービスを利用するときは、単発なのか継続なのかで選択することも大事です。

例えば、仕事を依頼する際に単発だと、クオリティを重視する傾向があるでしょう。

そのため、専門性の高い代行サービスを選択した方が、目的に合った資料を作成できて納得することができるでしょう。

逆に、継続して資料作成を行う場合は専門性の高さも大事ですが、ある程度費用を抑えることも念頭に置いておく必要があります。

費用が高いとコスト負担が大きくなるため継続して依頼するのが難しくなります。

社内の目的やクオリティによって変わってきますが、丁寧な相談と実績なども確認して総合的に判断するようにしてください。

資料作成代行サービスを選ぶポイント

資料作成代行サービスを選ぶときは、以下のポイントをあらかじめ確認しておきましょう。

・実際に結果を出せているかどうか

・どの工程からヒアリングしてくれるか

・どのような強みがあるサービスか

・1スライドあたりの価格

・納期スピードは適切かどうか

それぞれのポイントを解説します。

実際に結果を出せているかどうか

資料作成の一番の目的は、その資料を活用することで、プレゼンテーションや商談で相手の心をつかむことです。

そのため、いくら資料自体がわかりやすいものでも、実際に結果を出せていなければ売上アップにはつながりません。

資料作成代行サービスを検討する際には、それぞれのサービス会社における実績を確認するのがおすすめです。

どこまで実績を詳しく教えてもらえるかはサービス会社によって異なりますが、受注率をざっくりと聞いてみるのも良いでしょう。

また、資料作成を試しにお願いしてみて、出来上がった資料を社内で回し見て評価するのもひとつの手です。

実際にその資料を読んでみて、心が動かされるかどうか、また伝えたいことがきちんと伝わるかどうかを従業員で確認してみましょう。

どの工程からヒアリングしてくれるか

パワーポイントなどの資料作成においては、いくつかの段階があります。

例えば、資料からパワーポイントのイメージを考え、構成の試案、そして作成したあとに、修正があります。

資料作成代行サービスは構成を考える段階から行うものや、話す原稿をもとに制作するものもあります。

作成代行サービスを利用する前に、どこからのサポートが必要かを考えておきましょう。

オールマイティーに任せるのであれば、構成から行うサービスがおすすめです。

どのような強みがあるか

どこの資料作成代行サービスも同じかと考える人もいるかもしれませんが、それぞれのサービスで異なる特長があります。

デザインや構成力、価格やビジネス面で活躍しやすいパワーポイント作りに長けたサービスなど各社異なります。

利用用途や、納期が早いなど、自社が一番求める強みがを持つサービス会社を選びましょう。

1スライドあたりの価格

パワーポイント作成を依頼するにあたり、1枚あたりの価格はサービスによって異なります。

低コストが売りのサービスでは2,500円～3,000円で作成してくれるものもあります。

デザインやビジネスに長けたパワーポイント作りをするサービスでは10,000円～30,000円するものもあります。

どのサービスもプロが制作してくれますが、プレゼンテーションしたい場のことを想定して依頼先を決めましょう。

一概には言い切れませんが、一般的な考えでは価格が高ければ高いほど高品質な資料を作成してもらえる可能性が高いと言えます。

しかし、質が高いほうが良いに越したことはありませんが、予算には限りがあるものです。

自社内で出せる予算を話し合った後に、いくつかのサービス会社で予算を相見積もりするようにしましょう。

納期スピードは適切かどうか

時と状況によっては、依頼した翌日や翌々日などすぐに資料を作成してほしい場合があるかもしれません。

このように、スピーディに対応してほしいときでもすぐに対応してくれるサービス会社であれば、不測の事態でも安心して任せられます。

サービス会社のなかには、最短で依頼後の翌営業日に納品としているものもあります。

自社の営業活動を振り返ったときに、どの程度の納期スピードを求めるのかを明確にしたうえで、サービス会社を選ぶのがおすすめです。

まとめ：資料作成代行を利用して資料を美しく！

本記事では、資料作成代行サービスが注目されている理由や利用メリット、選ぶポイントやおすすめの資料作成代行サービスを詳しく紹介してきました。

構成からすべてお任せできる資料作成代行サービスは、忙しいときに助けとなるでしょう。

また、働き方改革の一環にもなりますし、業務負担が軽くなった分、営業活動に集中できるようになるメリットもあります。

資料作成代行サービスと一口に言っても、サービス会社によって特長は異なるため、自社がどの点を一番重視するのかを明確にしてから検討するのがおすすめです。

本記事を参考に、自社に合った資料作成代行サービスを探してみてはいかがでしょうか。