働き方改革や感染症対策の一環としてテレワークを導入する企業が、首都圏を中心として増加傾向にあります。
その一方で、テレワークを推し進める段階では、テレワークのデメリットも浮き彫りになってきました。
従業員の勤務実態を可視化できない点や、勤怠管理の難しさ、従業員とのコミュニケーションが取れない点をデメリットとして捉えている企業が多く見受けられます。
テレワーク実施につきまとう、こうしたデメリットを解消してくれるのが、「バーチャルオフィスツール」です。
本記事では、バーチャルオフィスツールの定義を確認したうえで、導入するメリットやおすすめのバーチャルオフィスツールを解説していきます。
本記事を読むことで、バーチャルオフィスツールの概要を学べるだけではなく、自社に合ったバーチャルオフィスツールを探せるはずです。
働き方改革やテレワーク導入の推進を担当している方や、従業員の生産性向上を目指している企業担当者は、ぜひ本記事を参考にしてください。
バーチャルオフィスツールとは
バーチャルオフィスツールとは、バーチャル（仮想空間）上に、従業員が仕事を行うためのオフィス機能を設けるツールです。
仮想空間に設置されたバーチャルオフィスでは、自宅にいながら、まるで実際にオフィスで仕事をしているかのような感覚で仕事を進められます。
従業員一人ひとりがバーチャルオフィスのアカウントを作成したうえで、ログインさえすれば、ほかの従業員の業務状況をリアルタイムで把握できるようになります。
テレワークを導入する企業が増加している昨今の状況を背景として、このようなバーチャルオフィスツールの種類は増えてきています。
そして、それぞれのバーチャルオフィスツールで、使える機能や料金設定は異なるため、自社に合うツールを選ぶことが重要です。
バーチャルオフィスツールの主な機能
バーチャルオフィスツールの機能には、どのような機能が備わっているのか確認しておきたいでしょう。
バーチャルオフィスツールの機能を確認することで、自社の用途に合っているのか判断することが可能です。
以下のような機能があります。
コミュニケーション機能
バーチャルオフィスツールの機能には、コミュニケーション機能が備わっています。
コミュニケーション機能には主に
・テキストチャット
・ビデオチャット
・音声チャット
があり、それそれの状況に合わせて利用することが可能です。
テキストチャットは主に文章でやり取りをして会話することが可能です。
ビデオチャットは相手の顔を見ながら会話ができ、音声チャットは音声のみで話ができます。
利用シーンとしては、会議など重要な会話をするときはビデオチャットを利用することで相手の表情を確認して進めていくことが可能です。
ちょっとした質問の場合はテキストチャットや音声チャットを利用すれば、良いコミュニケーションとなるでしょう。
画面共有機能
バーチャルオフィスツールには画面共有機能も備わっており、資料や動画などを相手に見せることができます。
共有機能があれば相手と離れていても資料や書類を見せることができるため、例えばWeb会議を行う際も全員で内容を把握することが可能です。
テレワークや出張先で作成している資料を上司やプロジェクトの仲間に確認してもらう際も、詳細な内容を確認してもらって合否の判断を仰ぐことも可能です。
プレゼンの際に動画を作成しているなら画面共有を行うことで、ポイントについても指摘してもらえるため、いろいろな用途で利用できるでしょう。
座席やルームの設定機能
バーチャルオフィスツールには、座席やルームの設定機能も備わっています。
座席とルーム設定を行うことにより、メンバーの稼働状況を表示することができ、それそれの活動内容をチェックできます。
例えば、誰かと会議をしている最中や離席や休憩をしている状況など、それそれ把握することが可能です。
リモートワークで参加している従業員の状況も把握することができるため、社内だけで無く外部の人の状況も確認して適切な処置を行えます。
プロジェクトとして複数人のチームで活動している場合は、仕事がそれぞれバラバラで状況把握が難しい場合もありますが、この機能を活用することでより管理しやすくなる場合もあります。
バーチャルオフィスツールを利用するメリット
バーチャルオフィスツールの主な機能には、チャット機能や資料の共有機能、リアルタイムの在籍状況確認機能が挙げられます。
従業員同士が離れた場所で行うテレワークでは、物理的な距離があるため、コミュニケーションを気軽に取りにくかったり、従業員の業務状況を確認しにくかったりといった問題点があります。
しかし、テレワークにバーチャルオフィスツールを導入すれば、コミュニケーションの活性化やマネジメント業務の効率化といったメリットを期待できます。
それでは、バーチャルオフィスツールを導入することで、具体的にどのようなメリットがもたらされるのかを詳しく見ていきます。
コミュニケーションが活性化する
テレワークでほかの従業員とコミュニケーションを取る手段としては、WEB会議が代表的です。
WEB会議は特定の目的のもとに行われる場合が多く、実際にオフィスで行っているような雑談やちょっとした相談は気軽にしにくいものです。
しかし、バーチャルオフィスツールに搭載されているチャット機能を使えば、テレワークでも気軽な相談や雑談をしやすい心理状態になるでしょう。
一見では仕事に関係なさそうな雑談でも、従業員同士の関係性を良好にするという重要な役割を持っていると言えます。
バーチャルオフィスツールの導入によって、雑談やちょっとした相談を気軽にできるようになれば、従業員同士のコミュニケーションが活性化するはずです。
また、仕事のアイデアが日々の雑談に潜んでいることもあるため、雑談の重要性は決して無視できないものです。
バーチャルオフィスツールの導入は、仕事に対するモチベーションの向上や、職場全体の生産性アップにつながる可能性が高いです。
従業員のマネジメント業務の効率化
バーチャルオフィスツールには、従業員が現在仕事をしているのか、それとも休憩中なのかといった業務状況を把握できる機能が備わっています。
また、チャット機能を活用すれば、業務の進捗状況や作業の経緯を残すことも簡単にできます。
テレワークでは離れた場所で仕事を行うため、従業員一人ひとりの業務状況を確認しにくいという問題点があります。
しかし、バーチャルオフィスツールを導入することで、従業員の業務進捗状況を可視化できて、さらに仕事の相談も受けやすくなるでしょう。
その結果、従業員のマネジメント業務が大幅に効率化して、管理職の負担も減るはずです。
チームでの作業を円滑に進められる
多くの企業では、従業員がプロジェクトチームや業務チームに属して、複数のメンバーが協力して業務を進めることがあります。
バーチャルオフィスツールを導入すれば、チームメンバー一人ひとりの稼働状況をリアルタイムに把握できるため、コミュニケーションを円滑に取れるようになります。
そのため、チームメンバー同士でうまく連携しながら業務を進められるようになって、チーム全体の生産性がアップする可能性が高いです。
バーチャルオフィスツールを利用するデメリット
バーチャルオフィスツールを利用する際はデメリットもあります。
どのようなデメリットがあるのか確認すると損失となる部分を防ぐことが可能です。
バーチャルオフィスツールのデメリットは以下のようになっています。
コストがかかる
バーチャルオフィスツールを活用することになれば、コストがかかります。
コスト内容は提供業者によって違いはありますが、初期費用や月額費用がかかるため、それぞれしっかり支払いが行えるか確認しておくべきです。
始めの初期費用はしっかり支払うことができても、月額費用はランニングコストとして毎月発生するため、経営状態やキャッシュフローによっては大きな負担になる場合もあるでしょう。
さらに、アンケートフォームでもオプションなどを搭載するなら、より費用が増すことも考えられるため、経営を圧迫する可能性もあります。
そのため、コストが負担になることがないか確認し、業務効率と費用のバランスを考えて利用するようにしましょう。
監視されているように感じてストレスを抱く従業員もいる
バーチャルオフィスツールを利用するなら、監視されているように感じてストレスを抱く従業員もいます。
バーチャルオフィスの機能には座席やルームのの設定があるので、従業員の状態を確認することができて便利です。
しかし、自分の状態が分かるということは、相手に常に自分の状態を見られていることになるため、息苦しさを感じる場合もあるでしょう。
特に、バーチャルオフィスの場合は、通知されて参加者全員に把握されることになるため、人によってはストレスになる可能性が高いです。
バーチャルオフィスによってストレスを溜めないようにするためにも、通常のオフィスと同じように休憩を設けること、また一定時間はオフラインにするなど、ケアを行うようにしましょう。
操作に慣れるまで時間がかかってしまう場合もある
バーチャルオフィスツールを利用する際は、操作に慣れるまでに時間がかかってしまうこともあります。
新しいツールの操作を覚えなくてはいけないため、従業員はマニュアルを読み、実際にどのようなことができるのか把握しなくてはいけません。
従業員が多いと、新しいツールに抵抗がある人や覚えるのに苦労する人など、全員が操作に慣れるまで時間がかかってしまうことでしょう。
ただ、覚えるまでに時間がかかると、その期間は業務効率が低下することになるため、生産性が落ちてしまう場合もあります。
繁忙期などであれば企業としても大きな損失になる場合もあるため注意しましょう。
おすすめのバーチャルオフィスツールを比較！
どのバーチャルオフィスツールを選択すれば良いか、またどの製品が自社と相性が良いのか、頭を悩ませる企業担当者も多いのではないでしょうか。
ここからは、おすすめなバーチャルオフィスツールを6選ピックアップして、比較しながら紹介していきます。
バーチャルオフィスツール1：oVice
バーチャルオフィスツールなら『oVice』と言われるほど、認知度の高い製品です。
oViceは、従業員一人ひとりがアバターを作成して、アバター同士が会話をしたり会議やイベントを開催したりといったことが可能なツールです。
名だたる有名企業も利用しているoViceは、オフィスの賃貸料削減や固定費の削減にも貢献しています。
また、外部サービスであるGoogleやSlack・Zoomなどと連携可能なため、自宅にいながらスムーズに仕事に取り組むことができます。
こうした機能を最大限活用して、障がい者雇用を促進しているのもoViceの特徴。
さらにうれしいポイントなのが、リモートワークのデメリットとして挙げられる、コミュニケーション不足を解消するためのイベントを随時開催する機能が備わっている点です。
oViceを導入すれば、安心して従業員同士の交流を図ることができるでしょう。
料金：5,500円〜/1ヶ月
バーチャルオフィスツール2：Remotty
バーチャルオフィスツールの業界シェアNo,1を誇るのが、Remottyです。
Remottyでは、Remottyにアクセスしている従業員の顔写真がバーチャルオフィスに掲載されて、従業員同士で勤怠状況が共有される仕組みを採用しています。
また、仕事の相談をしたいとき、業務のやり方がわからないときなどに、ワンクリックで従業員同士がコミュニケーションを取れる機能があります。
ほかにも、アクセス中の従業員の業務進捗状況を確認できるとともに、すぐにその場で会議を開くことも可能です。
Remottyの大きな特徴は、他社ツールと比べて、連携可能なテレビ会議システムの種類が多い点です。
1環境あたり最大100名まで同時使用可能なため、テレワークを行う従業員が多い企業にとっても、相性の良いツールと言えます。
料金：要相談
バーチャルオフィスツール3：Sococo
リモートワークやテレワークの方の利用はもちろんのこと、実際に出社している方にも利用しやすいバーチャルオフィスツールが、こちらのSococo。
Sococoでは、レイアウトが豊富に取り揃えられているため、会社やプロジェクトなど、目的に合ったオリジナルなレイアウト作成が可能です。
また、操作のしやすさが支持されていて、バーチャルオフィスツールの使い辛さという問題点をカバーしています。
社外とのやり取りもスムーズに行うことができるため、無駄な移動時間や経費の削減にも役立っています。
そして、Sococoはオフィスの場だけでなく、学校教育の場でも活躍しています。
クラウド教室を開けるため、自宅にいながら授業を受けることを可能にしています。
感染症の影響によりクラス閉鎖が起こるなかで、授業の進行を遅らせることなく、「いつも通りみんなで集まりみんなで学ぶ」ことを実現しています。
料金：25,000円〜/1ヶ月
バーチャルオフィスツール4：Oasis（オアシス）
Oasisは、人材オンボーディング支援ツールです。
フルリモートの環境下で行う新人研修・教育は、会社として最も頭が悩まされる場面です。
Oasisを導入すれば、新入社員とのちょっとしたコミュニケーションや仕事の説明をいつでも行うことができます。
まるでオフィスにいながら仕事をしているような感覚で教育を行えるため、人材育成の場でもOasisが活躍していると言えるでしょう。
フルリモートで不足しがちなコミュニケーションに着目し、現場での「ちょっといいですか？」をバーチャル上で実現したシステムです。
Oasisに搭載されている機能は、リモートワークの環境でありながら、採用を促進し組織を拡大することにも貢献しています。
料金：10,000円〜/1ヶ月
バーチャルオフィスツール5：FAMoffice
FAMofficeは、ちょっとした会話や声掛け、雑談などの機能が豊富に取り揃えられていて、リモートワーク下で陥りがちな「孤独感」の解消も叶えてくれます。
また、オフィスツール上にアバターを着席させるため、メンバーと離れて仕事をしていても一緒に仕事をしている感覚を味わえます。
「離席中」や「電話中」など相手の状況が一目でわかるため、スケジュールを確認する手間を省くことが可能です。
そして、FAMofficeを利用すれば、海外支店のメンバーとも会議やメール連絡などをスムーズに行えます。
部下の勤務状況の可視化を実現するなど多機能ツールであるFAMofficeですが、ランニングコストは他社と比べ非常に安く、性能や機能の面からも利用者から高い評価を得ています。
料金：33,000円〜/1ヶ月
バーチャルオフィスツール6：VoicePing
テレワークの生産性を徹底的に追求した、バーチャルオフィスツールVoicePing。
昨今では、従業員のほとんどがリモートワークに取り組んでいるという企業も少なくありません。
さらに、本社として大きなオフィスを構えることなく、事業に取り組む企業も増えてきました。
こうした環境においては、従業員一人ひとりの生産性をいかにして向上するかは、経営者の悩みの種とも言えます。
このような悩みの解消に乗り出したのがVoicePingで、プロジェクトごとの工数管理を半分自動で行えます。
また、リモートメンバーの動きを確認することができる、ユーザーログ機能も設置されています。
上限人数である5人までなら、永久無料のフリープランも利用できるため、小規模企業の利用にも適しています。
料金：7,500円〜/1ヶ月
バーチャルオフィスツールを選ぶポイント
バーチャルオフィスツールを検討する際には、どのようなことに気をつければ良いのでしょうか。
ポイント1：利用人数
まずは、バーチャルオフィスツールを利用する想定人数を把握しておきましょう。
料金プランは、利用人数によって区切られていることが多いため、利用人数を把握しておかないとプランも決められなくなってしまいます。
また、料金プランを決めた後に人数の大幅な増減があると、変更する手間もかかってしまいます。
ポイント2：サポート体制
バーチャルオフィスに、馴染みのない利用者も多くいることでしょう。
疑問点や不明点が出てきたときに、サービス提供会社がどのように対応してくれるかは、非常に重要な点です。
チャット・メール・電話など、サポートの方法は何なのか、また対応可能な時間帯も確認しておきましょう。
ポイント3：必要機能の確認
バーチャルオフィスツールによって、少しずつ機能は異なります。
・チャット機能
・通話機能
・録画機能
・他サービスとの連携
上記はバーチャルオフィスツールに搭載されている機能の一部ですが、どこまでが自社で必要なのかを確認しておきましょう。
まとめ：自社に用途に合うバーチャルオフィスツールを比較・検討！
本記事では、バーチャルオフィスツールの概要やおすすめなツールを解説してきました。
働き方の多様化に伴って、リモートワークという働き方は多くの企業が用意する選択肢となりつつあります。
リモートワークを支えるバーチャルオフィスツールは、時代とともに新しい機能を更新し続けて、私たちにより良い機能を提供しています。
本記事で紹介した、バーチャルオフィスツールを選ぶポイントやおすすめなツールを参考にしながら、自社に合うツールを検討してみてはいかがでしょうか。