社内書類をパソコンで作成した後、書類を印刷しハンコで押印したら直属の上司に提出をし、決裁者までスムーズに承認すれば問題ありませんが、内容不備により差し戻された時は作成者としたら非常に落ち込みますよね。
また、承認者が内容に不備がないかの確認や決裁者が不在により承認に時間がかかったり、他の書類に紛れたり、承認漏れなど紙を使う業務は一つ間違えば不祥事案件につながることもあります。
今回は、そんな承認業務の効率化を図ることができるワークフローシステムを紹介します。
2020年4月より大企業に対し、届出業務は電子申請システムで行うことを義務化されており、今後は中小企業も義務化の対象になる可能性もあります。
世間ではDX化が叫ばれている中、この機会に自社の業務内容の見直しを行い、DX化を推進する施策としてワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
ワークフローシステムとは
まずは、ワークフローシステムについて役割・特徴を説明しておきます。
稟議、報告、申請など申請書類を電子化にする
社内の申請書類として、稟議書、報告書、経費申請などさまざまですが、電子書類として申請を行うことをいいます。
紙書類の場合、以下の手順になります。
①申請者は各種申請書のひな形で書類をパソコンで作成
②紙書類を印刷
③ハンコを押印、直属の上司へ提出
④直属の上司が承認・ハンコの押印
⑤その後、数名の承認者を経て、最後は決裁者が承認しハンコ押印
⑥決裁者から申請者へ書類が戻り承認されたことを確認
⑦確認後、ファイルへ保管
さらに、内容の不備があれば申請者へ差し戻しがあり、差し戻し書類は廃棄をし、再作成してまた印刷し新たに提出することになります。
紙書類のデメリットは以下の通りです
- 決裁者が外出や出張などが多い場合は決裁に時間がかかる
- 紙やプリンタートナーの経費がかかる
- 記入漏れがないか確認する時間がかかる など
これらのデメリットを解消したのがワークフローシステムになります。
サーバーの設置場所によって2つのタイプがある
ワークフローシステムには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があり、これらはサーバーの設置場所による違いによるものです。
以下は「クラウド型」と「オンプレミス型」を比較してみました。
| クラウド型 | オンプレミス型 | |
| サーバー設置場所 | オンライン | 自社 |
| 費用 | 安価 | 高価 |
| サブスク | あり | なし |
| カスタマイズ | 制限あり | 自由にカスタマイズができる |
| 導入期間 | 即日 | 数週間 |
| 利用可能な環境 | インターネット接続環境 | ソフトウェアがインストール済
社内ネットワークが構築 |
| セキュリティメンテナンス・障害対応 | サービス事業者側で対応 | 自社対応 |
最近は、リモートワークも多いので、クラウド型のワークフローシステムの導入の方が目立ちます。
ワークフローシステムのメリット
ワークフローシステムを導入することによって、どのようなメリットを得ることができるのか知っておきたいでしょう。
ワークフローシステムのメリットがわかれば、自社での導入を前向きに考えてみることができます。
以下のメリットをご覧ください。
紙ではなく電子的になるため大幅に手間を削減できる
ワークフローシステムを導入するなら、書類を作成する手間や管理を大幅に改善することが可能です。
上記でも紹介しましたが、書類関係を紙で作成するなら印刷しなくてはならず、また申請や承認を得るときも経理部まで持っていくなど、いろいろな作業が必要になるため、手間がかかってしまうことでしょう。
印刷物が多いなら紙代やインク代、郵送費などもかかるため出費も増えます。
しかし、ワークフローシステムで作成した電子書類は、サーバーに保管されるため保管場所などが不要です。
ペーパーレス化になるため、今までのインク代なども削減できることはもちろん、システム上で全て作業を完了できるため、面倒な作業を大幅に削減することが可能です。
承認後にあらためて承認内容を確認したい場合、紙書類の場合は保管場所の特定、保管場所までの移動、特定場所での捜索など時間を要しますが、ワークフローシステムによる電子書類であれば多様な検索機能により効率よく書類を見つけることができます。
重複するというミスも防ぎやすくなるため、ワークフローシステムの導入で労働効率の向上性を期待できます。
スピーディーに作業が進められる
ワークフローシステムを導入するなら、スピーディーに作業を進めることができます。上記でも紹介しましたが、必要な書類にサインや印鑑が必要な場合は、その人を探さなくてはいけないため時間がかかることでしょう。
複数の承認者が必要なら、より手間がかかることにもなります。
しかし、ワークフローシステムはデータ上で行うことができ、自動で必要な承認者や決裁者を判別して申請を回してくれます。
あらかじめ決められた決裁ルートに従い処理することができるため、申請者と決裁者との間には複数の承認者が存在していても、電子書類を回覧する順番を決めておくことができます。
そして、電子書類が回覧された場合、メールで通知されるため承認漏れなどを防ぐことができます。
決裁ルートには「OR承認」や「AND承認」を設定することもできます。
「OR承認」とは承認者が複数の場合、1人だけ承認すれば次の承認者へ飛ぶことができ、一方「AND承認」とは、全員が承認しなければ次の承認者へ飛ぶことができない仕組みです。
この方法で自社に合った決済をおこなえるでしょう。
さらに、データにログインするときも、スマートフォンやタブレットの端末で行うこともできるため、オフィスでなく外出先でも承認してもらうことが可能です。
出張中や外出でも出社を待つ必要なく承認を取れるため、時間も効率的になるでしょう。
複数の人全てから承認を得たいときも、ワークフローシステムを活用することで作業を進められるため、業務スピードは劇的に改善できる可能性があります。
内部統制とコンプライアンスを強化できる
ワークフローシステムを導入するなら、内部統制とコンプライアンスの強化を行えます。
ワークフローシステムを導入するなら、会社が決めた規定や承認ルートによって申請や承認作業が実行されるようになることから、従業員の行動や業務を適切に遂行できるような仕組みにできます。
例えば、アクセス管理の際は、企業にとって重要事項の決裁になるため、しっかり担当者や閲覧者を把握しておくことが大事です。
ペーパーの場合は制限設定が難しいですが、ワークフローシステムであれば申請フォームと承認ルート、閲覧制限を一元管理することができるため、外部の者が重要なデータを閲覧して情報漏洩することを防止できます。
また、書き換えなど情報を更新するときも、ワークフローシステムを導入しているなら、データを残すことができるため、改ざんも防止でき内部統制を強化することが可能です。
社内の業務の流れを統制しながら、作業をスマートに進めることができるため、より会社の安全性や機密性を向上できるでしょう。
テレワークや在宅勤務も可能にできる
ワークフローシステムを導入するなら、テレワークなどに備えることもできます。
各種の申請や経費の精算などのためにオフィスへ出社するのは手間と時間がかかります。
特に、出先から会社に帰るとなると、場所によっては時間がかかることにもなるでしょう。
ワークフローシステムを導入すれば申請業務や場所に関係なく承認作業を行えるため、自宅にいながら作業することが可能です。
特に、経理の方であればオフィスにいる時間を削減することもできるため、在宅勤務を考えている企業はメリットにつながるでしょう。
ワークフローシステムのデメリット
ワークフローシステムを導入するときは、デメリットもあります。
デメリットを確認することにより、本当に自社にとって良いサービスとなるのか確認することが可能です。
ワークフローシステムの導入には以下のようなデメリットも覚えておきましょう。
操作を覚えるのが大変
ワークフローシステムを導入するなら、操作を従業員に覚えてもらう必要があります。
しかし、従業員によっては不慣れな操作になるため、覚えるのに時間がかかり、効果を出すまでに期間が必要になることもあるでしょう。
場合によっては従業員が覚えられず、効率性が悪くなってしまって以前のやり方に戻ってしまう可能性もあります。
従業員が捜査になれることができるのが、分析してから導入を検討する必要があるでしょう。
既存のシステムと連携が難しい
ワークフローシステムを導入するなら、既存のシステムとの互換性などから、連携することが難しくなる場合もあります。
もし、そうなるとシステムごとにデータ入力しなくてはいけないため、余計な手間がかかることもあります。
システムとの互換性や連携が行えるのか十分に確認して、業務スピードなどが向上できるのか複雑化しないかチェックするようにしましょう。
ワークフローシステムを選ぶポイント
ワークフローシステムを選ぶ際、どのようなことに気をつければ良いでしょうか。
業務内容の課題を整理をする
例えば、システム未導入企業の場合に以下のように課題をピックアップします。
- 申請の作成に時間がかかる
- 書類作成のために社内に戻るひつようがある
- 記入漏れがないかなど確認する時間を要する
- 承認者の不在に伴い決裁に時間がかかる
- 承認フローが複雑による承認漏れが生じる可能性あり
- ワークフローが統一されていなければ、正規のルートで承認されなかったり、記入ミスや漏れがあるのもかかわらず承認される
- 改ざん、紛失リスクの恐れもあり
- 申請や承認に印刷費や郵送などのコストがかかる など
自社にあったワークフローシステムを検討
ワークフローシステムはいろいろな層品が販売されており、自社の業務内容の課題に照らしながら、以下の視点でシステムを選びます。
・会社規模に応じて選ぶ
ワークフローシステムによっては、大企業向けと中小企業向けに販売されている場合があります。
大企業向けの場合は承認フローが多人数でも複雑な承認・決裁や条件によるワークフローでも対応可能なシステムで、中小企業であれば単純な申請や回覧といった複雑な承認フローではないシステムなどがあります。
・作成書類のフォーマットを確認
よく作成・凛義に回す書類のフォーマットは何か、そのフォーマットに対応しているシステムかを確認しておきましょう。
例えば、Excelで作成した書類が数多くあればExcelフォーム型を選ぶ、のような形です。
社内のひな型書類にExcelで作成した書類が数多くあれば、書類をそのままWebブラウザにアップロードすることができます。
導入後も社内に混乱することなくワークフローシステムを導入することができます。
・ワークフロー以外の多機能はあるか
ワークフローシステムには、ワークフロー管理のほかに勤怠管理や工数管理、経費精算など他のバックオフィス業務と一体となっているものもあります。
その他機能が付帯していることにより、その他の作業とワークフロー管理を一体化して行うことができるので、便利です。
・ワークフローシステムの運用コストは予算範囲内で選ぶ
当然のことながら、導入した際には初期費用やランニングコストが発生するため予算範囲内で選ぶ必要があります。
クラウド型は外部サーバーのためコストが抑えられ、オンプレミス型は自社でサーバーを設置するため高コストが発生します。
ただしクラウド型はカスタマイズができないため、求める機能を照合する必要があり、オンプレミス型は自社に合わせたカスタマイズが可能になるため、予算範囲内で選びつつ自社の業務に合わせたタイプを選ぶ必要もあります。
・システムのUI（ユーザーインターフェイス）が扱いやすいか
多くの社員が利用するシステムになるので、シンプルで使いやすいかも大事な視点です。
システム担当しか使わないのであれば、多少複雑でも問題ないと感じますが、ワークフローシステムの場合、利用人数が非常に広いので、複雑だと操作がわからず質問だらけになってしまう、、、なんてことになりかねません。
そのような事態を防ぐためにも、あらかじめ使いやすいものかを確認しておくべきでしょう。
ワークフローシステムの導入成功ポイント
ワークフローシステムを導入する際は、成功のポイントについて知っておきたいでしょう。
導入の成功ポイントを知っておくことで、成果を得やすくなり、自社の目的を果たしやすくなります。
以下の導入ポイントがあるため紹介しましょう。
プロセスをシンプルにしておく
ワークフローシステムを導入して成功させるためには、プロセスをシンプルにしておくことが大事です。
ワークフローの業務が複雑なものであるほど、システムの対応で悩んでしまい、従業員も扱いに困ってしまうことがあります。
プロセスの数が多くなったり、いろいろな機能が画面内にたくさんあるようだと、ワークフローの使用が複雑に見えてしまうことになるため、できるだけ一目で分かるようなシンプルな画面づくりと、工数の簡略化を目指すのがおすすめです。
社内で複数の部門が連携して業務を遂行するようであれば、工数が多くなる傾向もあるため、どの程度まで工程を下げられるのか相談しておくのも1つの方法です。
余計なプロセスや工程が無いか確認して利用するようにしましょう。
同じフォーマットで利用できるようにする
ワークフローシステムを利用するときは、同じフォーマットで各部門が使用できるようにするのがおすすめです。
ワークフローシステムで、申請フォーマットが非常に多いと、使い方を覚えるのが大変であり、従業員も覚えるだけで手間やストレスが大きくかかることになるでしょう。
また、多くの部門で別々のフォーマットになれば、業務を進めることが難しくなるため、ミスが生じてしまう可能性もあります。
しかし、同じフォーマットでワークフローシステムを利用すると、各部門が違っても扱いは同じなので効率的に作業を進めていくことが可能です。
例えば、多くの部門に共通の項目だけを申請画面に設定して、それ以外の項目はフリーテキストで入力できるようにすると、部門による違いを最小限に抑えることもできるでしょう。
効率的に業務を進めていくことができるように、フォーマットにも注意しておきましょう。
社員へ周知させることを徹底させる
ワークフローシステムを導入するときは、社員へ周知させることがポイントになります。
ワークフローシステムは従業員が利用しないと効果を発揮させることができないため、存在や使い方を知ってもらわなくては、導入しても効果を期待することができません。
そのため、ワークフローシステムを導入するときは、まず社内で報告して従業員に周知させる必要があるでしょう。
また、ワークフローシステムはどのような使い方をすれば良いのか、マニュアルなどを作成させておくこと、必要に応じて研修やセミナーを開き、使用を推進させることも大事です。
社員に使い方を周知させるためには、自社内でいろいろな取り組みをする必要があり、従業員が積極的に使用するように考える必要があるため、導入前に計画を立てるようにしましょう。
ワークフローシステムの導入手順
ワークフローシステムは、導入の手順を覚えておくことも大事です。
導入手順をしっかり理解しておくことで、ワークフローをスムーズに導入することができます。
ワークフローシステムの導入手順は以下のように行うことが可能です。
専門チームを立ち上げて業務を洗い出す
ワークフローシステムを導入する際は、まず専門チームを立ち上げることです。
他の業務との兼任にもなりますが、ワークフローシステムの導入を担当すると、社員やチームに大きな負担がかかることが多いです。
そのため、専門の担当者やチームを任命した方が従業員の負担を軽減させることができるため、計画してみるのがおすすめです。
また、ワークフローシステムは、対象となる業務を洗い出してシステムに組み込めるか分析することも大事です。
全てを網羅できない場合は優先順位を付けて、どこから作業していくべきか、整理する必要もあるでしょう。
必要な機能と便利な機能を分けるなど、システムについても検討すると、最適なワークフローを選ぶことができます。
トライアルによるテストと運営体制の整備
ワークフローシステムの導入を検討できれば、自社の目的に合うサービス会社を選ぶことが大事です。
各サービス会社は無料のトライアルを実施しているはずなので、目的に合いそうなシステムを導入する前にテスト運用してみることがおすすめです。
システムの機能面がスムーズに行えるか、また申請画面と経路の設定、プロセスの設定なども自社に合っているのか確認してみましょう。
システムに不備がないようなら、運用体制を整備していきます。
使用方法の問い合わせ窓口、トラブルが発生した際の対処法は明確にしておく必要があります。
環境作りもしっかり考えましょう。
社員への周知をして運用を開始
ワークフローシステムを導入することになれば社員へも周知を行い、必要に応じて研修の実施も考えましょう。
システムを導入して運用を開始した後もトラブルや課題は出てくる可能性が高いため、改善策を検討するようにしてください。
おすすめワークフローシステム比較
次におすすめのワークフローシステムをいくつか紹介し、比較していきます。
| サービス名 | 承認TIME | X-Point Cloud | Create!Webフロー | kickflow | コラボflow |
| オンプレミス型（基本料金） | - | - | 〇
（690,000円） |
- | 〇
（問い合わせ） |
| クラウド型
（1ユーザー月額基本料金） |
〇
（300円） |
〇
（500円） |
〇
（500円） |
〇
（問い合わせ） |
〇
（500円） |
| 他言語対応 | 〇
（英・中・韓） |
- | - | 〇
（英） |
- |
| 無料トライアル（30日） | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| スマホ対応 | 〇 | 〇 | - | 〇 | 〇 |
| 文書フォーム作成 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 利用書式の電子化 | - | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| シングルサインオン | - | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 他システム連携 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
1.承認TIME
1つ目は、承認TIMEです。
SBIビジネス・ソリューションズ株式会社が運営するワークフローシステムになります。
クラウド型で1ユーザ月額300円〜利用できて割安です。
また、英語・中国語・韓国語に対応しており、外資系企業や外国の方がいる企業にも安心です。
<導入事例>
| 業種 | 物流 | ITサービス | 陶器卸売 |
| 従業員数 | 100名 | 130名 | 300名 |
| 業務課題 |
|
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|
| 導入効果 |
|
|
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2.X-point Cloud
2つ目は、X-point Cloudです。
株式会社エイトレッドが運営するワークフローシステムになります。
国内企業の導入実績は1,000社を超えており、使いやすさに定評があります。
クラウド型のシステムで、ワンクリックで簡単にワークフローを進めることができ、手間暇の時間を大きく削減することができます。
<導入事例>
| 業種 | スポーツクラブ | 化学薬品卸売 | 陶器卸売 |
| 従業員数 | 20名 | 170名 | 2050名 |
| 業務課題 |
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| 導入効果 |
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|
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Create!Webフロー
3つ目は、Create!Webフローです。
インフォテック株式会社が運営するワークフローシステムになります。
各書類のテンプレートが用意されており、誰でも簡単に書類を作成することが可能です。
何かわからないことがあれば、お問い合わせフォームで24時間聞くことができます。
<導入事例>
| 業種 | 機械器具卸売 | 自動車卸売 | 総合商社 |
| 従業員数 | 235名 | 400名 | 2600名 |
| 業務課題 |
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| 導入効果 |
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Kickflow
4つ目は、Kickflowです。
株式会社Kickflowが運営するワークフローシステムになります。
複数のワークフロー経路を一元管理でき、chatworkやslack、クラウドサインなどのサービスも連携可能です。
<導入事例>
| 業種 | ITソフトウェア | ITソフトウェア |
| 従業員数 | 235名 | 300名 |
| 業務課題 |
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| 導入効果 |
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コラボフロー
5つ目は、コラボフローです。
株式会社コラボスタートが運営するワークフローシステムになります。
パズルのような感覚で、簡単にワークフローを組むことができます。
全社での導入、部署での導入、1名単位での導入など柔軟に対応してくれます。
<導入事例>
| 業種 | 陸運業 | 調剤薬局 | 金融業 |
| 従業員数 | 150名 | 350名 | 700名 |
| 業務課題 |
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| 導入効果 |
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まとめ
ここまで、ワークフローシステムについてまとめてきました。
大企業のように自社でサーバー室で管理をする必要がなく、中小企業でもクラウド型を利用すれば、ワークフローシステムを導入することができます。
クラウド型であればサービス事業者でセキュリティ、障害対応することもでき、コストも安価で業務の効率化を図ることができます。
まず自社の業務課題を抽出し、最適なワークフローシステムの導入をおすすめします。