企業内の情報共有やテキストコミュニケーションはどのように行なっているでしょうか。
定例のミーティングなどを行い、直接情報共有などを行うのが今までの主流だったかもしれません。
しかし、昨今は、ネットの発達に伴い、社内の情報共有やコミニケーションが格段に増えてきました。
また、SNS感覚で情報共有したい場合などにもツールが使われます。
今回は、そんな社内SNSツールについて紹介していきます。
社内SNSツールとは
社内の情報やノウハウなどを会社間で共有するツール、及びコミュニケーションツールになります。
テレワークなども多くなってきたので、直接共有も難しいため、このSNSツールが検討・使用されるようになってきました。
気軽なチャットから濃い情報の共有まで幅広く使われます。
おすすめの社内SNSツールの比較【6選】
では、早速いくつか社内SNSツールを紹介していきます。
| サービス名 | 特徴 | 費用 |
| NotePM | ・登録企業7,000社突破 ・社内Wikipedia ・高機能エディタとテンプレート |
プラン8 月額4,800円 プラン15 月額9,000円 プラン25 月額15,000円 プラン50 月額30,000円 プラン100 月額60,000円 プラン200 月額120,000円 |
| Yammer | ・社内会議可能 ・コミュニティの作成 ・強固なセキュリティ体制 |
エンタープライズ 月額1,300円 E1 月額1,090円 E3 月額2,500円 E5 月額4,130円 |
| SKIP | ・資料作成やユーザ説明のフォロー ・スモールスタートできる料金体系 ・複数の大手企業で導入実績あり |
10万円〜80万円 ユーザー数によって変化する |
| ガンバ | ・日報アプリ ・現状の状況を見える化 ・スマートフォン・タブレットに対応 |
ビジネス 月額816円(1ユーザーにつき) エンタープライズは個別見積り 無料体験あり |
| Slack | ・グループ作成化 ・アプリ不要でブラウザでも使用可 ・ファイル共有も可能 |
フリー0 無料 プロ 月額950円 ビジネスプラン 月額1,600円 エンタープライズはお問い合わせ |
| Googlechat | ・gmailとの連携可能 ・グループ作成が自由自在 ・アプリあり |
Business Starter 680円(1ユーザーにつき) Business Standard 1,360円(1ユーザーにつき) Business Plus 2,040円(1ユーザーにつき) ※上記料金でgooglechatだけではなく、googleの12ツールすべて使えます。 |
NotePM
・登録企業7,000社突破
・社内Wikipedia
・高機能エディタとテンプレート
NotePMは、ナレッジ共有に特化した社内版ウィキペディアのようなものです。
検索に強くて情報を整理しやすいのが特徴的であり、大手IT製品も利用しているほど使いやすさや導入のしやすさの点で評価が高いです。
マニュアル作成では、高機能エディタとテンプレートでバラバラなフォーマットを標準化させることができ、矢印や吹き出しなど、マニュアル作成に便利な画像編集機能も用意されています。
また、検索機能ではキーワードハイライトやワンクリック絞り込みなど方法も充実しており、動画もサイトで貼り付けることができるため、トップ営業社員の商談動画やスマホで撮影したマニュアルを全員に共有することも可能です。
変更履歴は自動で記録してくれて、レポートも人気のページランキングや貢献度の高い順など、定期的に把握することができます。社内での情報共有として考えてみましょう。
Yammer
・社内会議可能
・コミュニティの作成
・強固なセキュリティ体制
Yammerは、マイクロソフト社が運営しているサービスです。
ビデオ視聴や対話型ディスカッションは最大1万人までリアルタイムで参加することができ、画面共有も簡単に行うことができるため、たくさんの社員に情報を提供することが可能です。
組織全体で動的なコミュニケーションを取れるようにエンゲージメントを向上させており、コミュニティの作成やアイデアやフィードバックを集めることもできます。
そのため、全員に情報を伝達して足並みを揃え進めていきたい場合に利用するのがおすすめです。
また、同じエンタープライズレベルのセキュリティやコンプライアンス、管理の機能がデータ保護に役立てられるため、分析をして影響を測定することができます。
リソースセンターやヘルプ、コミュニティ、導入スペシャリストなど、いろいろなものを利用することができるため、社内のコミュニケーションを円滑に行える期待を持てるサービスです。
多くの企業も利用しているため、導入を考えてみてください。
SKIP
・資料作成やユーザ説明のフォロー
・スモールスタートできる料金体系
・複数の大手企業で導入実績あり
SKIPは大企業への導入実績が豊富な社内SNSツールであり、大企業も導入しているため、製品として高い評価を得ています。特徴として、まず導入プロジェクトの初期段階をサポートしてくれます。
サービスを初めて利用する人からすれば、どこから手を付ければ良いのか分からない部分も多いはずです。
その際に豊富な経験を持つコンサルタントが、出し惜しみすることなくノウハウを伝てくれるため、しっかり知識を得て分析し選択することができます。
また、方向性を決めることができたなら、次は展開計画と情報漏洩などのセキュリティ対策についても、資料作成などをサポートしてくれます。
さらに、料金に関してもスモールスタートすることができるように、使用しているユーザーのみを課金対象と限定しているため、費用が無駄になることも防げるでしょう。
初めて社内SNSサービスを利用するのであれば、こちらの導入を検討してみることもできます。
gamba!(ガンバ)
・日報アプリ
・現状の状況を見える化
・スマートフォン・タブレットに対応
gamba!(ガンバ)は日報に特化した社内SNSサービスであり、会社内でのコミュニケーションの質を高めることができます。
管理効率をアップさせるために、オリジナルのテンプレート機能が備わっていますが、自社の目的に合わせてカスタマイズすることができるようになっており、欲しい情報を集めることが可能です。
また、コミュニケーション機能も豊富に揃えられているため、メンバー同士の閲覧やコメントし合う仕組みに関しても、共有が活発になり、風通しの良い文化を作ることができます。
タイムライン表示も備えてあるため、情報収集もスムーズに行うことができ、パソコンだけでなく、スマホやタブレットにも対応しているため、いつでもどこでもチェックすることが可能です。
登録実績は15,000社を突破しており、メールアドレス1つでトライアルを行うこともできるため、自社にあっているサービスなのか確認して本格導入を決定できます。
Slack
・グループ作成化
・アプリ不要でブラウザでも使用可
・ファイル共有も可能
Slackは世界中で人気のあるビジネスチャットツールであり、日本以外でも使用されています。
日本でも昨今かなり利用率が上がってきています。
必要な人、ツール、会話を1箇所のグループに集約させて、仕事を素早く柔軟に進めることが可能です。
そのため、必要な情報を全て整理させることができ、チャンネルを使うと部門や拠点、時差を超えて仕事を進められ、他社との連携も行えるためコミュニケーションを円滑に進められることに期待できます。
また、チャットだけでなく音声や動画クリップを送信することもでき、マニュアル資料などを分かりやすく説明させることもできるでしょう。
slack内でハドルミーティング(数分のミーティング)も行えるため、各企業に合わせて柔軟なコミュニケーションを図ることができます。
アプリをダウンロードすれば、モバイルでも問題なく利用できます。
Slackを利用してコミュニケーションの改善を感じたユーザー割合は85％と大きな数値を記録しています。
社内のコミュニケーションの効率化として考えてみましょう。
Googlechat
・gmailとの連携可能
・グループ作成が自由自在
・アプリあり
googlechatはgoogleが提供している社内コミュニケーションツールです。
社内でプロジェクトごとにグループチャットを作成したり、個人間のチャットも可能です。
また、数あるgoogle提供ツールの1つなので、googleアカウントでログインしていれば、他のツールもログインなしですぐに利用することができます。
他のツールと併用利用できるので、グーグル利用ユーザーにとっては使い勝手がとてもいいです。
グループチャットであれば、添付したファイルなども履歴を追うことが可能で、必要であれば過去を遡り、情報を掴むことができます。
社内SNSツールのメリット
社内SNSツールを導入するときはメリットもあります。
どのようなメリットがあるのか知っておくと、導入を前向きに検討でき、会社の利益を上げることができます。
以下のようなメリットがあります。
他部署の人ともコミュニケーションを行える
社内SNSツールを利用するなら、他部署の人ともコミュニケーションを行うことが可能です。
社内SNSツールはマルチデバイスに対応しているため、場所や機器などに関係なく手軽に社員同士でコミュニケーションを行うことが可能です。
そのため、普段は交流の少ない部署のメンバーとも気軽にメッセージを通して会話することができ、いろいろな情報を得ることができます。
例えば、同じ部署内だと固定観念や範囲の狭さから考えが固くなってしまうこともありますが、他の部署とコミュニケーションを取ることによって多角的に良いアイデアや考えを吸収することが可能です。
特にクリエティブな仕事や斬新なアイデアが必要な仕事の場合は、社内SNSツールを導入することで、業務のヒントを得られる可能性もあるため、導入を前向きに考えてみることができるでしょう。
情報共有の効率性を向上できる
社内SNSツールを利用するなら、情報共有において効率性の向上を期待できます。
SNSツールを利用するなら場所に関係なく情報を伝えることができるため、対面しなくても直ぐに共有が可能です。
例えば、社内の決定事項や伝達事項を伝えるときに会社で対面して伝える必要はなく、ツールで投稿さえしておけば従業員全員に伝えることができます。
さらに、夜や早朝などの時間帯に関係なく情報をメッセージで投稿できるため、いつでも業務連絡を行うことが可能です。
今まで対面で行っていた情報伝達もツールを導入することによって、スピーディーで労力を削減することができるため、業務改善として効果を期待できるでしょう。
リアルタイムで内容を管理できる
社内SNSツールを導入することにより、リアルタイムで情報を管理することができます。
ツールを利用してスケジュールを投稿しておくなら、リアルタイムで確認することができるため、例えば出張中の社員と連絡を取りたい時に大事な打ち合わせがあるなら、その時間を避けて連絡することが可能です。
また、スケジュールをすぐに見られるなら、どのような打ち合わせがあり、いつ会議があるのかも確認できるため、忘れて迷惑をかけることも防ぐことが可能です。
スケジュールの確認のために出先から帰社する必要もないため、労働の節約とミス防止の効果を期待できるでしょう。
企業の課題や問題点を克服することができる
社内SNSツールの導入により、課題や問題点を克服することも可能です。
社員の中には現場で働いているからこそ、問題や改善点に気付くことがあります。
しかし、現場の声を聞くにも、直接全員から話を聞くことは難しいため、問題点の改善に気付かないこともあるでしょう。
もし、社内SNSツールを利用するなら、社員が気付いた問題点について投稿してもらうことで、何を改善すべきなのか確認することができます。
また、課題の改善について投稿を提案するなら、従業員も意識的に発信するため、より業務に集中してもらえる効果を期待できます。
社内で発信しやすい環境を作ることで風通しの良い企業にすることもできるでしょう。
社内SNSツールのデメリット
社内SNSツールを導入するときはデメリットもあります。
どのようなデメリットがあるのか知っておくと、不測の事態を避けることができます。
社内SNSツールのデメリットは以下のようになっているため確認してください。
情報流出のリスクが高まる
社内SNSツールを導入すると、情報流出のリスクも高くなります。
従業員はツールをスマートフォンやタブレットなどにダウンロードして利用するはずであり、もし盗難や紛失、不正アクセスなどを受けた場合は会社の情報が流出する危険性があるからです。
もし、企業秘密も含まれるようであれば、漏洩したときに大きな損害を被ることもあるでしょう。
そのため、情報が漏洩しないようにセキュリティ対策を行って厳重に管理するようにすべきです。
従業員同士で誤解が生まれることもある
社内SNSツールを導入すると、従業員同士で誤解が生まれることもあります。
ツールだと言い方のニュアンスを間違えてしまい、誤った解釈をしてしまうことがあり、同僚や上司に誤解されて変な印象を持たれてしまうことがあるからです。
また、内容の打ち間違いや誤送信をしてしまうと後で弁解しなくてはならず、ミスが増えて手間が増えてしまうこともあります。
さらに、ツールは気軽に内容を送信できるため、プライベート感覚で使ってしまい、公私混同して業務とのメリハリがつかずにモチベーションが低下してしまうこともあります。
コミュニケーションを円滑に進めるためには、各従業員への意識を徹底させるなどの対策が必要になるでしょう。
社内SNSツールの選び方
社内SNSツールを検討する際、どのような選択ポイントがあるのでしょうか。
ツールの選択時、以下のポイントを押さえておいてください。
社内コミュニケーションを活性化できるか
コミュニケーションが活性化するのか確認することが大事です。
社内の風通しや雰囲気を変えるためにサービスを利用できますが、自社のスタンスに合っていなければ、性能が良くても改善できない場合もあります。
例えば、機能が複雑で社員自体がうまく使いこなすことができないようなら、結果的にコミュニケーションの低下と非効率という結果になるでしょう。
そのため、共有する際の機能は簡単で社員全員が円滑に操作することができるのか、オープンなタイムラインやカジュアルなコミュニケーションの場となるのか、という点を考慮しておくことが大事です。
自社に合うサービスなのかしっかりチェックしましょう。
外部サービスとの連携
サービスを利用するときは、プロジェクト管理ソフトやツールなど、使用している外部システムと連携できるのか確認しましょう。
連携によっては業務時間を節約することができ、より円滑に業務を進めることもきたいできます。
ツールやソフトなどと連携するときは画面を切り変えなくても行えるのか確認するようにしましょう。
特に連携が不要な場合は、ここは気にしなくて良いです。
メッセージ機能の充実度
メンション機能、既読機能、グループ機能、添付機能などがメッセージの機能にもかなりの幅があります。
使ってみると、「あれ？この機能無いのは使いにくいな・・」と感じることも。
そのようなことがないように、導入時によく利用するメッセージ機能については細かくみておきましょう。
社内SNSツールの導入成功ポイント
社内SNSツールを導入するときは、どのような成功ポイントがあるのかを知っておきたいでしょう。
成功ポイントを押さえておくことで成果を出しやすくなります。
以下のようなポイントがあるので、内容を紹介しましょう。
目的を明確にしておく
社内SNSツールを導入するときは、目的を明確にしておくことが大事です。
社内SNSツールを導入するとコミュニケーションの円滑化や、会社からの情報や業務上のノウハウ共有、ビジョンの浸透なども目標を達成することが可能です。
ただ、どの目標を制定すべきなのかしっかり確認しておかなければ、ツールを導入したとしても成果を得ることは難しいでしょう。
社内SNSツールを導入して情報共有ができれば良いというだけの理由だと、従業員にも浸透せず、結果的にコストの支払い負担が大きくなって意味がない場合もあります。
プロジェクトをスムーズに進行させるために、社内SNSツールを導入して情報共有するという明確な目的であれば、関わる従業員は認識できているので成果を出すことができるはずです。
社内SNSツールを導入して成果を出したい場合、まずは目的を明確化して内容を把握してもらうようにしましょう。
従業員が使用しやすいシステムを選択する
社内SNSツールを導入するときは、従業員が使用しやすいのか考えておくことも大事です。
社内SNSツールは各サービスによって使い勝手が違います。
シンプルな操作のみで使用できるものもあれば、いろいろな機能が備わっていて細かい動作を行えるものもあります。
ただ、導入する内容によっては従業員が操作に苦戦することもあるため注意すべきです。
例えば、機能が多過ぎると従業員は使いこなせない可能性も生じます。
また、シンプルな操作や画面でも以前使用していたツールとあまり変わらなければ成果が出ないこともあるでしょう。
そのため、従業員の世代やITリテラシーなどを考慮して導入することがおすすめです。
普段社内SNSを利用することのない世代の従業員が多い場合は、直感的な操作で行えるツールが良い場合もあります。
若い世代が多いなら、Twitterなど普段使用しているツールを導入した方が効率性が向上する可能性もあります。
従業員の使用しやすいツールを分析して選択することも考慮してください。
既存のツールと使用を分けるようにする
社内SNSツールを導入するときは、既存のツールと使用を分けるようにすべきです。
会社によっては社内ポータルや掲示板、チャットツールなどを業務の報告やお知らせとして利用していることもあるでしょう。
すでに既存のツールがある際に社内SNSツールを利用すると、明確に利用用途を分けておかないと、従業員が混乱してしまうこともあります。
例えば、社内のイベントなどは専用の掲示板を利用し、特定の業務のみ社内SNSツールを活用するなどです。
使用の使い分けを従業員に浸透させることにより、情報の閲覧や共有をする際の混乱を防ぐことができます。
もし、既存のシステムから徐々に社内SNSツールに移行していくつもりであれば、自社の状況や活用状態に合わせて改善することができるようにしましょう。
社内SNSツール導入で失敗してしまう理由
社内SNSツールを導入するときは失敗してしまうこともあるでしょう。
どのようなことで失敗してしまうのか把握しておくと対策を立てやすくなります。
以下の理由を確認しておきましょう。
従業員に活用を丸投げしている
社内SNSツールを活用するときに、使い方を従業員に丸投げしてしまっているなら、成果を出せず失敗に終わってしまう可能性があります。
目的を明確にしてツールを導入したとしても、使用方法を従業員に任せてしまうと具体的な意図は分からないままになるため、考えていた成果とならないこともあります。
情報共有のスムーズ化として導入しても、役職の方がメンバーに入っていないなら、結局は情報が上層部にまで伝わらないので、業務改善できないこともあるでしょう。
また、使用方法やルールを定めずに従業員に任せると、会社に対する不満を言い合う場所になってしまうことがあり、本来の意図とは違うネガティブな活用をされる可能性もあります。
そのため、社内SNSツールを導入するときは、役職のある方も参加して、従業員に丸投げしてしまうことがないようにしましょう。
明確なルールがない
社内SNSツールを利用するときに明確なルールがなければ、本来の目的を達成できずに失敗してしまうことがあります。
社内SNSを利用するときに、運用ルールを作らず、口頭によるもののみになれば、従業員も利用意図を把握することができず、上記でも紹介したように不満や批判のコメントで溢れことになります。
また、ルールが曖昧なために不要な雑談も増えることになり、結果的に業務作業が低下して大きく効率を落としてしまうこともあるでしょう。
プライベートと切り分けた運用ルールを制定して活用しましょう。
まとめ：社内SNSツールを活用して円滑なコミュニケーションを！
ここ前、社内SNSツールについてまとめてきました。
社内SNSツールにもいろいろありますが、その中で自社に合うものを選択することで、コミュニケーションや作業効率を向上させることができます。
お試しで利用することができるものもたくさんあるため、1度利用してみて社員がしっかりコミュニケーションを取ることができるのか確認してみるこのも良い方法です。
情報共有や社内コミュニケーションは大事なため、ぜひ利用を検討してみてください。