勤怠管理システムおすすめサービス比較【6選】

 

働き方改革、IT化、在宅勤務など従業員の勤務時間が複雑になり、管理が大変になったという企業は多いのではないでしょうか。

そんな管理の悩みを解消してくれるのが、勤怠管理システムです。

勤怠管理システムの進化はめざましく、

• 給与計算ソフトなどと連携し自動で残業手当を計算してくれる
• 勤務時間が長くなっている社員がいたらアラートが出してくれる

など勤務時間の管理以外にもさまざまな便利な機能を利用できるようになりました。

本記事では勤怠管理システムの概要、機能に加え、オススメのサービス3選をご紹介します。

ぜひ、貴社の勤怠管理システム選びに役立ててください。

 

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、社員の出退勤時刻を記録するシステムです。

出退勤時刻以外にも、公休や有休、シフト、時間外労働時間、遅刻早退なども１つのシステムで管理できます。

近年、タイムカードを使わずに出退勤の記録ができるタイプも普及してきました。

管理者が集計をおこなう手間がなくなり、人件費削減によるコストカットや労務管理者の負担軽減につながっています。

 

なぜ勤怠管理システムが必要か

勤怠管理システムの導入メリットは大きく分けて以下の３つです。

• 適正な労務管理
• 働き方の多様化へ対応
• 社員、労務管理者双方の業務効率化

詳しく見てみましょう。

適正な労務管理

近年は労働基準法の改正や働き方改革の推進などにより「有給休暇の取得義務」や「時間外労働時間の規制」など、

企業はより複雑なルールの中での労務管理を求められるようになっています。

その一方、紙の勤務表や時間外労働申請などのアナログな方法で労働時間を管理している事業者もまだまだ多く、

「有休を取得させないまま年度を越した」「気が付いたら法定労働時間を超過していた」というケースも。

また手書きやExcel入力という勤怠時刻の管理では、

• 遅刻や欠勤をごまかす
• タイムカードを切った後で働く
• 他の人に勤怠入力やタイムカード打刻をやらせる

など、不正な勤怠処理が可能な環境が少なからずありました。

昨今ではこういった労務管理のスキマを補填するための勤怠管理システムが普及しています。

多様な働き方へ対応

昨今技術の進化とコロナ禍が相まって、在宅ワークを導入する企業が一気に増えました。

そのため職場の打刻端末以外でも出退勤を記録するための仕組みがより一層求められるようになり、

裁量労働制やフレックス勤務、時短勤務など同じ企業の中であっても様々な働き方をする人が在籍しています。

これらの背景から勤怠管理システムは、一層その重要性を増すものと考えられます。

社員、労務管理者双方の業務効率化

従来の紙のタイムカードや勤務表で勤怠を管理する場合、人事担当者は毎月の月初、月末に勤務時間や休日数の集計に追われることになります。

また最終確認を行う人事担当者だけではなく自分自身の勤怠の届け出を提出するひとりひとりの社員やそれを承認する管理職など、

二重三重に処理の間違いがないかのチェックが必要になります。

勤怠管理システムがあれば、ICカードをかざす、手持ちのスマホを操作するといった手軽な操作で出退勤の記録をしたり、

手動で集計しなくてもリアルタイムな勤怠状況が把握できたりと、

月末月初といった特定のタイミングで慌てて作業をする必要がなくなります。

加えて全従業員の勤務状況を可視化することにより「どの事業所の人手が不足しているのか」「何人くらい採用すれば残業をなくせるのか」

といった人員計画を検討することにも貢献します。

 

勤怠管理システム導入時の注意点とは？

勤怠管理システムを導入するときは注意点があります。

どのような注意点があるのか知っておくなら、思わぬ事態になることを防ぐことが可能です。

勤怠管理システムの注意点は以下をご覧ください。

就業規則への対応が難しいこともある

勤怠管理システムは業種によって、雇用形態や勤怠形態が異なることもあります。

個々の企業や店舗に応じて勤怠に関して要求事項も違うでしょう。

そのため、システムを導入するときは、自社のニーズに適しているのか確認することが大事です。

もし、勤怠管理システムが自社のニーズに合っていない機能なら、効果をしっかり発揮することができず、就業規則に沿った管理を行うことが難しくなるでしょう。

さらに、対応が難しくなることで再度システムの選択をしなくてはならず、手間と時間、またコストを大きく浪費することにもなるため、事前にシステムの確認をしておくようにしてください。

運営のコストがかかる

勤怠管理システムを導入するなら、運営する際にコストがかかることも予想できます。

勤怠管理システムの導入によるコストは選択した業者によって違いますが、機能面が充実していたり正確性が高かったりするほど、高くなる傾向があります。

もし、勤怠システムを導入して効率性が向上したとしても、コストがかかり過ぎてしまって運営費が圧迫されてしまうなら、経営が苦しくなるでしょう。

特に、中小企業などであれば、システムの毎月のランニングコストは大きな負担になることもあります。

導入する際は、機能面と共にコストの支払いが長期的に行うことができるのか計画して、利用するようにしてください。

経営層の理解を得にくい

勤怠管理システムを導入するときは、経営層の理解を得にくい場合もあります。

経営層にとって勤怠管理システムを導入することは、費用対効果が見えにくいこともあります。

そのため、導入したとしても目で見える結果があまり出ないため、必要性を訴えてもコスト面や既存システムとの違いを疑問視されてしまう可能性が高いです。

導入を上層部が検討してくれるなら問題ない点ですが、部署内で導入を訴える場合は会社側が得られるメリットや業務効率化がどれくらい向上するのか、コストの差などを説明できるようにする必要もあります。

ただ、業務の合間に自分たちで調査し、結果を可視化するなど手間もかかり、さらに必ず動いてくれる保証もないため無駄に終わってしまう可能性もあるでしょう。

 

勤怠管理システムの選び方のポイントとは？

勤怠管理システムを導入するときは選び方について確認しておくことが大事です。勤怠管理システムにも、いろいろな種類があるため、選び方のポイントを押さえておくことで適切な効果を期待できます。以下の選び方があるのでご覧ください。

導入形態の確認

勤怠管理システムを選ぶときは、導入形態について確認しておくことが大事です。

勤怠管理システムは、主にクラウドとオンプレミスに分けられています。

クラウドの場合はサーバーを設置する必要がなく、パソコンとインターネット環境があれば利用することができます。

サーバーが必要ないため場所に関係なく、いつでも利用することが可能です。

オンプレミスの場合は逆にサーバーの設置が必要になるため、コストも何十万もかかることがありますが、ネットワークの乱れなどを気にすることなく利用することができます。

それぞれの導入形態はメリットとデメリットがあるため自社にどちらが合っているのか確認することが大事です。調査した上で利用をしっかり考えるようにしましょう。

打刻方法が自社に合っているか

勤怠管理システムには打刻方法が備わっていますが、複数の種類があるため自社に合っているものを確認して導入する必要があります。

例えば、生体認証打刻では指紋認証や静脈認証システムを搭載しており、不正打刻を防ぐことが可能です。

顔認証も自分の顔によって識別するため、不正防止に役立てることができれば、ICカードやスマホ、Webなどでも行うことが可能です。

それぞれ導入するときはコストがかかるため、全てを利用することができるわけではありませんし、その必要もありません。

しかし、Webやスマホなどは企業によってIT関連を整備しなくてはいけないこともあるため、余計な手間や費用がかかることも考えられます。

そのため、打刻方法も自社への負担とコスト面などを考えて選択する必要があるでしょう。

サポート機能は充実しているか

勤怠管理システムを導入するときは、サポート機能が充実しているのか確認することも大事です。

自社のITリテラシーがさほど高くない場合はサポートを多用しなくてはいけないでしょう。

しかし、業者の提供するサポートでは導入の時のみであり、アフターフォローなどが備わっていないこともあります。

ITリテラシーが高いなら、サポートの必要はあまりないかもしれませんが、万が一のときもあるため、電話サポートや時間帯など項目を比較して選択するのが良いでしょう。

 

勤怠管理システムの機能

勤怠管理システムには主に以下のような機能があります。

打刻機能

社員の出勤、退勤、休憩の時刻を記録します。

近年ではパソコンの起動やＧＰＳが職場への到着を感知すると同時に出勤が記録されるなど、多様な打刻方法があります。

勤怠申請

有休や時間外勤務の申請を行います。

事前申請と事後申請の両方できるシステムがほとんどです。

集計

従業員ごとの労働時間、出勤日数、休日日数を自動集計します。

システムによっては給与計算をする、別の給与計算用システムにデータを共有するといった機能が備わっている場合もあります。

シフト作成・管理

従業員ごとの出勤予定表を作成します。

総じてExcelなどの表計算ソフトより作りやすいものが多いです。

通知

法定労働時間を超過したり、所定公休・有休数を消化していない従業員がいた場合、管理者や当人に通知をしてくれます。

通知にはメールやアラームといった方法があり、細かく設定できるので便利です。

予実管理・データ出力

人員計画に合わせた見込み人件費や当月発生する人件費を自動計算します。

また必要に応じて、システム内で管理している情報をExcelやPDFデータとして出力可能です。

外部サービス連携

給与計算ソフトや経理システムなど勤怠データが関連する他の外部サービスと相互連携し、業務効率を高めます。

勤怠管理システムによって連携できるサービスが異なりますので、必ず自社で使用中のサービスと連携可能か確認して選ぶようにしましょう。

 

おすすめの勤怠管理システム4選比較！

導入実績が豊富な人気の勤怠管理システムを4つご紹介します。

どれもメジャーで、多彩な機能が備わっている勤怠管理システムです。

全て30日間の無料トライアルがあるので、まずはお試しで導入してはいかがでしょうか。

勤怠管理システム	おすすめポイント	料金（1ユーザー/月額）
KING OF TIME	利用者数240万人以上 業界ナンバー1の打刻種類 全機能一律300円	初期費用は打刻機器代のみ 300円/月 30日間無料トライアルあり
ジョブカン勤怠管理	シリーズ累計15万社の導入実績 さまざまな打刻方法に対応 高いカスタマイズ性	初期費用・サポート無料 プラン1　200円/月 プラン2　300円/月 プラン3　400円/月 プラン4　500円/月 無料プランあり 30日間無料トライアルあり
タッチオンタイム	利用者数245万人以上 サービス継続率99.7% パソコン不要の独自開発タイムレコーダーあり	初期費用・サポート無料 300円/月 30日間無料トライアルあり
Fairgrit	SES管理ツール 勤怠管理、営業管理、事務経理、エンジニア管理など丸ごとOK	初期費用無料 55,000円〜/月

 

KING OF TIME

【打刻方法】

• ICカード打刻
• PC/タブレット打刻
• GPS打刻
• 指静脈打刻
• 指紋打刻
• 指ハイブリッド認証打刻
• 顔認証
• カメレオンコード認証
• 入退室管理システム連動打刻

など16種類以上

【導入費用】

300円～(1名/月)

【機能・内容】

KING OF TIMEはマーケットシェア、顧客満足度ともにNo.1の勤怠管理システムです。

株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供しており、利用者は240万人を突破しています。

打刻方法はあらゆる勤怠管理システムのなかでも最多を誇り、生体認証からパスワード認証まで多彩な方法がそろっています。

また、以下の6種類の打刻方法は無料で使用できます。

1. パスワード認証
2. Myレコーダー
3. モバイル
4. Windowsログオン・ログオフ
5. GPS勤怠管理
6. クラウドレコーダー

費用も１名あたり３００円と格安です。人数カウントは社員数ではなく「当月に打刻処理をした人数」がカウントされます。

実際にタイムカードを切った人の分しか費用がかかりませんので、

人の入れ替わりの多い会社や期間限定の短期雇用などを行う会社には特におすすめです。

３０日間の無料トライアル導入もできますので、比較の際に必ず検討すべきシステムといえるでしょう。

 

 

ジョブカン勤怠管理

【打刻方法】

• ICカード打刻
• PC/タブレット打刻
• GPS打刻
• LINE/SLACK打刻
• 指静脈打刻

【導入費用】

200円～500円(１名/月)、初期費用・サポート費用なし

【機能・内容】

ジョブカン勤怠管理は、様々な人事管理システムを展開する「ジョブカンシリーズ」のクラウド型勤怠管理システム。

シリーズの累計導入実績は15万社を誇り、ITトレンド年間ランキングでも1位を獲得しました。

様々な打刻方法に対応しており、情報もリアルタイムで反映されます。

ジョブカン勤怠管理は、フレックス、裁量労働や所属・雇用形態などあらゆる勤怠形態にあわせた運用ができるため、このシステム1つで勤怠管理の悩みはほとんど解消できるでしょう。

さらに、給与計算や経費精算、会計ソフト等、様々なジョブカンシステムと連携させることでバックオフィス全体の業務効率化が可能です。

また、マニュアルの充実やわかりやすい操作性、サポート体制、電話問い合わせ窓口、スムーズに導入・運用するための支援にも力を入れています。

有料ですが初期設定代行サポートもあるので、うまく導入・運用できるか不安な場合は利用してみてはいかがでしょうか。

はじめて勤怠システム導入する企業から人事系システム全体の見直しを検討している企業まで様々なシーンでおすすめできるシステムです。

 

 

タッチオンタイム

【打刻方法】

• ICカード打刻
• PC/タブレット打刻
• WEBブラウザ打刻
• 指ハイブリッド認証打刻
• 指静脈認証打刻
• 専用端末打刻（ネット不要）

【導入費用】

300円～(1人/月)、初期費用・サポート費用なし

【機能・内容】

タッチオンタイムは株式会社デジジャパン提供のクラウド型勤怠管理システムです。

利用者は2022年時点で245万人以上と素晴らしい数字を誇ります。

最大の特徴は、独自開発された打刻専用端末「タッチオンタイムレコーダー」でしょう。

パソコンやインターネット環境がない中で出退勤記録を取ることができ、レコーダー本体に記録された勤怠データをUSBから出力して管理可能です。

電源さえあれば取り外して設置場所を変えることもできるので、工事現場など就労場所が変化するチームでも柔軟に対応できるのは大きなメリット。

タッチオンタイムを導入した企業のうち、80％がタッチオンタイムレコーダーを利用しています。

さらに、導入から運用までをしっかりとサポート。

電話やメールだけでなくリモート操作でもフォローしてくれます。

サービス利用継続率が99.7%と高いのも納得できるシステムです。

 

 

Fairgrit

【打刻方法】

• PC/タブレット打刻
• WEBブラウザ打刻

【導入費用】

月額55,000円～、初期費用・サポート費用なし

【機能・内容】

Fairgritは、株式会社エージェントグローが提供するSES管理ツールです。

機能の中に勤怠管理も含まれています。

勤怠管理はもちろんのこと、経理申請、プロフィール情報登録/管理、契約状況の確認、請求書の作成/送信なども行えます。

SES(技術者派遣)の管理を前提に作られているので、豊富な機能が搭載されています。

 

 

 

おすすめの勤怠管理システム(無料)2選比較！

有料プランが基本の勤怠管理システムを3つ、ご紹介しました。

でも、「可能なら無料で導入したい」と思っている人は多いでしょう。

そこで、無料で利用できる勤怠管理システムもあわせてご紹介します。

今回ご紹介する勤怠管理システムは、以下の2つです。

勤怠管理システム	おすすめポイント
ユビキス[UBIXS_f]	無料で打刻用製品が使える ICカードと手のひら静脈で認証可能 シフト作成もできる
オツトメ！	導入実績2000社 メールアドレス1つで利用可能 人数制限なし

 

ユビキス[UBIXS_f]

【打刻方法】

• スマホ打刻
• ICカード打刻
• 手のひら静脈認証打刻

ユビキスは株式会社バイオビズが提供する無料の勤怠管理システムです。

無料利用の場合は100名までの人数制限がありますが、シフト作成、打刻記録、給与システムとの連携など、勤怠管理システムに求められる機能を一通り揃えています。

シンプルな機能だけでいい場合は、十分に満足できるでしょう。

無料でも、きちんとサポートが受けられるのも大きなメリットです。

導入と運用サポートは基本無料、SEの派遣や大規模な修復が必要な場合は費用が発生するので注意しましょう。

打刻機も数種類から選べる上に、無料なのは大きな魅力です。

導入や運営のコストを少しでも減らしたいなら、検討してみてはいかがでしょうか。

 

 

オツトメ！

【打刻方法】

• スマホ打刻

ネクストライブ株式会社が提供するオツトメ！も無料で使用できる勤怠管理システムです。

こちらは利用人数制限がなく、パソコンやスマートフォンからURLにアクセスして利用します。

無料で人数制限がない代わりに、スポンサー広告が表示される仕組みです

導入に必要なのはメールアドレスだけで、登録すればすぐに勤怠管理システムを利用できます。

「とりあえず使ってみたい」というときには便利でしょう。

シンプルで使いやすく無駄がないため、最低限の機能だけあれば十分という企業にぴったりです。

登録メンバー間でのメッセージを送受信する機能も備えており、テレワークにも対応できます。

さらに外部システムとの連携も可能です。

無料でこれだけの機能があるので、導入実績が2000社という数字も納得でしょう。

利用開始までに数分しかかからないので、まずはメールアドレスを登録してみるのがおすすめです。

 

 

 

まとめ：効率化のために勤怠管理システムを導入しよう！

勤怠管理システムを有効に活用することで、勤怠の不正防止や業務効率化に大きな効果が期待できます。

今後、働き方はどんどん多様化し、企業も合わせて対応していかなければなりません。

自社に合った勤怠管理システム導入も含め、管理方法を見つけて、社員がより働きやすい環境を作っていきましょう。