現在営業事務のお仕事をされている方や、これから営業事務のお仕事を始めようか悩んでいる人にとって、そもそも自分は営業事務の仕事が合っているのか……と考えたことはありませんか。
筆者は過去に営業事務の仕事をしていましたが、周りを見ると、入社しても仕事が合わずにすぐ辞めて行ってしまう方もいれば、もう20年近く営業事務の仕事を続けているなんて方もいました。
どうせ働くのなら、自分に合った仕事を選びたいですよね。
今回の記事では、営業事務に向いている人とそうでない人について解説していきます。
また、営業事務とはそもそもどのような業務を行う職種なのか、またどのようなスキルが求められるのかについても紹介していきます。
現在営業事務をやっているけど、違う職種に転職しようか考えている方や、営業事務の仕事を始めようと思っているけど、自分に向いているか分からず一歩踏み出せないでいる方は、是非参考にしてみて下さいね。
営業事務の具体的な業務とは
営業事務って、結局はただのデスクワークでしょ？と思っている方、実は違うんです。
事務職って、経理や一般事務職、総務などいろいろ種類がありますが、それぞれ実は仕事内容が結構違うのです。
ここでは、営業事務の具体的な業務について、詳しく解説していきます。
書類や資料の作成業務
営業事務は、営業活動や取引先との契約行為に必要な書類および資料を作成します。
例えば、書類では見積書や契約書、納品書や請求書のほか、検収書や伝票といったものが挙げられます。
こうした書類は何より正確さが重要であるため、数量や金額といった情報を間違えないように、的確に書類を作成することが欠かせません。
また、あらかじめ定められた作成期日を必ず守ることも重要です。
資料の場合、社内会議や取引先へのプレゼンテーションといった場面で使用する資料を作成することになります。
メールや電話への対応業務
営業担当者に代わって、取引先や顧客からのメールへ返信を行うことも、営業事務の重要な業務のひとつです。
また、電話を営業担当者へ取り次いだり、代わりに電話口で答えることもあります。
そのため、自社が取り扱っている商品の金額や特徴について、しっかりと把握しておくことが欠かせません。
売上の管理業務
営業部門全体や営業担当者ごとの商品売り上げについて、日別や月別、週別で集計して管理します。
また、社内報告用の売上集計表の作成や、データの分析業務も指示されることがあります。
書類のファイリング業務
日々の営業活動で使用する書類や資料を、取引先別や分類別でファイリングする業務です。
こうした書類のなかには、法律で一定の期間保存しておくことが義務付けられているものがあるため、企業にとっても欠かせない業務のひとつです。
在庫や納品の管理業務
自社で製品を販売している企業の場合、商品在庫や納品の管理業務を営業事務が行うことがほとんどです。
また、商品の発送手続きや補充といった業務も同時に行うこともあります。
顧客や案件ごとの情報を管理する業務
顧客や案件ごとの情報を管理して、営業担当者が必要なときにすぐ参照できるようにする業務です。
例えば、顧客情報の場合は顧客の住所や電話番号、顧客側の担当者名が挙げられます。
案件ごとの情報には、過去の発注履歴や取引履歴、商談の記録などがあります。
営業事務に向いている人
一体どんな人なら営業事務に向いているの？という疑問もあると思いますので、まずは営業事務に向いている人の特徴から紹介していきます。
人と話すのが好きな人
営業事務の仕事に欠かせないのが、何といってもコミュニケーション能力です。営業事務の仕事は、事務職の中でも、とにかく人と会話をしたり、コミュニケーションを求められる機会がダントツで多いです。
例えば、営業の方との連携は必須ですし、何かあれば相談したり、時には営業事務目線でアドバイスをしたり、切磋琢磨していくことが必要になることも多いです。
また、お客様とコンタクトを取ることも、大事な営業事務の業務の一環なので、お客様対応も大事な仕事のうちの1つです。
お客様を不快にさせない会話術も必要ですし、クレームに繋がるようなことは言わないようにするなどの、いわゆる「空気を読む」みたいなことも必要なスキルとなってきます。
人と話すのが好き！とか、事務職はやってみたいけど、ずっと黙々作業しているのは辛いという人は、営業事務の仕事はすごく向いていると思うのでおすすめですよ。
マルチタスクに対応出来る人
マルチタスクに対応出来るかどうかも、営業事務の仕事をするにおいては大事な判断材料となります。
営業事務の仕事は、毎日決まったことをただひたすらルーティンで作業すればOKという仕事ではありません。
営業さんと連携して、お客様を相手に仕事をするので、もちろん急なトラブルも発生します。
筆者が営業事務をやっていた時は、突発的なトラブルはわりと頻繁にありました。
筆者が営業事務として働いていた会社は流通企業だったので、納期のミスや、配達の遅延、商品の誤りなどで、お客様からクレームが入ることもしばしばありました。
お客様の中には「いいよいいよ」と言ってくださる方もいましたが、中にはお怒りの方もいたりしました。
お客様側も、またその先にお客様がいるので怒るのも無理はない訳ですが、そういった場合、早急な対応が求められます。
まずは、社内の誰に報告するのか。
報告が済んだら、どこまで自分で対応出来るか。
出来ない場合、誰にお願いするか……といったことを、結構頭をフル回転で駆け巡らせていた記憶があります。
営業事務では、お客様対応も仕事のうちですから、急なトラブルにも対応出来る自身のある、マルチタスクに対応出来る自信のある方は、挑戦してみると良いでしょう。
座っているのが苦痛じゃない人
営業事務にはコミュニケーションが大事……、マルチタスク能力が必要……など言いましたが、なんだかんだ言っても事務職なので、座り仕事が多いです。
お客様からの電話対応やメールの対応も、結局は座り仕事です。
基本的に外出することはほとんどなく、1日中社内で過ごすということが大半だと思うので、ずっと座っているのが苦痛でなければストレスにはならないと思います。
ここに関しては、向き不向きも分かれるところだと思うので、自分でしっかり判断しておきましょう。
営業事務に向いていない人
逆に、営業事務に向いていない人はどんな人でしょうか。
チームプレイが嫌いな人
営業事務の仕事は、なんといってもチームプレイです。個人プレイではありません。
そのため、100%自分のやりたいように業務を進めることが出来ないという場面も多々出てきます。
例えば、営業さんとの打ち合わせで、「自分はこっちにした方が良いと思ったのに」と思っても、そこはやっぱりチームプレイ。
話し合いの末、その意見が採用されなければ、諦めることも必要になってきます。
もちろん、営業事務といえども、一社員として意見を出すのは大事なことです。ただ、時には折れる場面が必要というのはもちろんあります。
中には、「自分はチームプレイではなく、ガシガシ個人プレイでやって、成績をガンガン伸ばしたい」みたいな人もいると思います。そういう方は、正直営業事務には不向きであると言えるでしょう。
そのような方は、他にも新規開拓営業や、訪問営業など、やればやるだけ実績に繋がるような仕事の方が向いていたりするかもしれません。
営業事務の仕事を検討している方は、上記のように協調性を持って、仲間と協力してやっていけるかということも考えてみてください。
パソコンが使えない人
なんだかんだ言っても、営業事務は事務職です。
もちろんパソコンを使う機会も多いでしょう。
筆者が営業事務をやっていた時は、エクセルやワードは他の営業事務員さんも皆使えていましたし、私自身営業さんにお願いされて、パワーポイントで資料を作ることもありました。
どのくらいのパソコンスキルが求められるかは会社次第な部分でもありますが、最低限文字が打てることと、ワードとエクセルくらいは使えるのが望ましいでしょう。
エクセルも、最初から難しい関数まで全て覚えるのではなく、一般的に使われるようなものだけ覚えるだけでも、営業事務の仕事では十分だったりします。
営業事務を目指している方は、まずは文字を打つ練習から始めてみることをおすすめします。
もしもやってみて、パソコンそのものに苦手意識があるようであれば、営業事務の仕事もただの苦行となってしまうので、あまりおすすめはしません。
自発的に動けない人
こちらも、マルチタスクの部分と同じですが、自発的に動くのが苦手という人も営業事務は難しいかもしれません。
営業事務だと、とにかく業務が多くて細かかったりします。その中でコミュニケーション能力も必要とされますし、トラブル対応も仕事のうちとなります。
結構バタバタと動かなければいけないことが、意外に多いのです。
そこは営業事務員同士、助け合いが必要なこともあります。自分と関係ないことは、関わらないでおこう……という、悪く言えば面倒くさがりな人は、営業事務は少し難しいかもしれません。
もちろん、私生活は面倒くさがりだけど、仕事になれば頑張れる！という人はチャレンジしてみると良いと思いますが、仕事でもそういうのは面倒くさい・・・という人は、他の自分に合っている職種を探すのも手かもしれませんね。
営業事務に求められるスキル
営業事務では、主に「正確でスピーディな事務処理能力」「PCや資料作成ツールを使いこなすスキル」「コミュニケーションスキル」「タスク・スケジュール管理能力」といったスキルが求められます。
それでは、これらのスキルの具体的な内容や、なぜ営業事務で求められるのかを解説していきます。
正確でスピーディな事務処理能力
営業事務は、契約に関するさまざまな書類を期日までに作成したり、商品の受発注業務を日々行ったりします。
こうした業務は、納期までにスピーディに行うことと、ミスがないように正確に作業を行うことが重要です。
そのため、効率的に業務を進めながらも、入力内容を間違えないような事務処理能力が求められるのです。
PCや資料作成ツールを使いこなすスキル
社内会議や取引先へのプレゼンテーションで使用する資料を作成する業務を、営業事務が行うことがあります。
資料作成業務では、ExcelやPowerPointのほか、Wordを使いこなすことになります。
そのため、こうした資料作成ツールだけではなく、PC全般をある程度使いこなせる実践的なスキルが必要です。
また、在庫管理業務や顧客情報管理業務をより効率的に行うために必要な、Excelのマクロを使いこなせる人材は重宝されやすいです。
コミュニケーションスキル
営業事務では、営業担当者に代わって顧客や取引先とやり取りを行ったり、営業担当者と情報共有を行ったりといった機会が多くあります。
そのため、自分が伝えたい情報を正確かつ端的に伝えられる、あるいは相手が伝えたい内容をしっかりと聞き出せるコミュニケーションスキルは重要です。
また、ただ情報共有を行うだけではなく、顧客との信頼関係を築くために誠意をもって対応する姿勢も欠かせません。
タスク・スケジュール管理能力
営業事務が担当する業務は多岐にわたるため、同時に複数の業務を進めなければいけません。
また、業務にはそれぞれ期日が存在しますし、ほかの従業員と協力し合って業務に取り組むこともあるでしょう。
そのため、期日や業務の複雑さに応じて、業務の重要度や優先順位を考えるタスク管理能力が必要です。
タスク管理に基づいて、日別や週別、月別で業務のスケジュールを管理する能力も、営業事務には求められます。
まとめ：営業事務はただのデスクワークじゃない！
いろいろと解説しましたが、営業事務の仕事って結構マルチタスクで面倒なことも対応しないといけないんですよね。
世の中にはいろんな仕事があり、営業事務の仕事はたくさんある仕事のうちの1つに過ぎません。営業事務の仕事に向いていないからと言って、他の仕事も全て向いていないということはありません。
必ず自分にとっての適正というものはありますから、是非自分に合った仕事が見つかるように、また営業事務に興味がある人も、是非この記事を参考にしてみてください。
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