管理部へのRPA導入事例から見えたメリットとデメリット

RPAという言葉を聞かれた方が多いと思います。

一時期は停滞していたともいわれますが、2022年春時点では多数の会社からRPAツール、ソリューションが提案され、今後も拡大が期待されているDX分野の1つと考えます。

今回は筆者（以下、私とします）が過去製造業の管理部門でRPAを使用していた経験から、RPAとはどのようなもので、何ができるのかについてご紹介していきます。

RPA導入に適している管理部業務

まず、RPAはどのような業務に適しているのでしょうか。

それは、ざっくりいうと、「定型業務」になります。

では「定型業務」とは何でしょうか。

これは「同じ作業手順で繰り返し行う業務」になります。

毎日、あるいは毎週、毎月行なう決まった作業です。

例えば毎月提出する書類に、月ごとの進捗を表わすグラフを作成することがあるかと思いますが、これが定型業務の一つの例です。

私がこれまで管理部門でRPAを導入、活用した定型業務をあげます。

・週次報告：月次報告へ添付する、様々な管理指標や進捗グラフの作成

・勤怠管理：月末〆切する途中段階で、残業時間を集約、管理

・予算管理：各種予算に対する実行状況、実績の管理

注意する点として、定型業務は「業務の作業手順がいくつかのパターンに分けられることが挙げられます。

毎月行なう業務でも、作業手順が都度全く異なる業務はRPAに向いていません。

管理部へのRPAの導入目的、目標

RPAに適した業務がわかったところで、多くの方はなぜRPAを導入しよう（したい）と考えるのでしょうか。

動機や理由はさまざまあると思います。

周囲が導入し業務効率化ができたと聞いていたから。

あるいは、ぼんやりとですがDXを進めたいから。

またOCR(文字認識)と連動させ、紙文書を取り扱う業務のペーパーレスと効率化をしたい、などがあると思います。

この点が大変重要で、しっかりと導入目的、目標を定め検討することを推奨します。

そのためには、理想とする「あるべき姿（To be）」を思い描き、それに対し「現状（As is）」を分析し、理想とギャップを整理してください。

この考え方、アプローチは慣れないと難しいので「まずはじめてみる」という進め方も良いと思いますが、それでも区切りの段階では理想とする「あるべき姿（To be）」を思い描いてください。

注意していただきたい点は、RPAの導入自体を目的としないことです。

RPAはデジタルツールの一手段に過ぎません。

例えば、RPAの検討を進めた結果、導入には至らなかったとしても、その過程で無駄な作業を見つけ削減した、という事例は、業務効率化の点で見れば立派に改善が進んだといえるでしょう。

管理部へのRPA導入のメリット

　一番に考えられるRAP導入のメリットは作業時間の短縮（効率化）です。

例えば人手では何時間もかけていた作業時間が、RPA導入により数分～数十分に短縮できます。

また上記から派生する効果として、作業頻度の向上、管理強化があります。

例えば人手作業では業務負荷などから月1回しかできなかった管理業務が、RPA導入により時間短縮されたため、実行頻度をあげることができ、例えば週1回の実行へ管理強化できます。

この他、後述しますがRPAを取扱うためには相応のプログラミング知識、スキルが必要です。このため、担当する社員のITスキルを向上させる、という効果も考えられます。

そして大事な点が、これらメリットを期待効果、金額へ換算することです。

多くのRPAツールは費用体系がサブスクリプションであって、買い切りがほとんどありません。

このため継続的に費用発生しますので、費用確保のためにもメリットを数多くあげ、それを金額で抑えることが肝要です。

管理部へのRPA導入のデメリット

デメリットはあまりないですが、費用面も含めると、RPA専用パソコンやメールアドレスなどの準備が必要な点当初は気づきませんでした。
※クラウド型のRPAにすれば、PRA専用パソコンなどは不要です。

また、強いて言うとすれば、あまりにも期待しすぎないことです。

RPAツールを実際に利用する前は、正確に何ができるかわからず、もっとすごいことができる、と漠然とした期待を持つ人もいます。

その期待が高すぎると、実際とのギャップに苛まれてしまう可能性があります。

管理部へのRPA利用時の注意点

具体的に考えたいので、前述した管理部の業務をRPAにすることを例にあげます。

もし月ごとの進捗を表わすグラフ作成だけなら、表計算ソフト（多くはMs-Excelでしょう）だけで実行できます。

特にExcelはマクロ機能があるため、データを入力すればマクロで自動演算できます。

また集約や演算する元のデータを、Excel以外のアプリケーション、例えばメールやChrome等のブラウザから取り出すような業務もあると思います。

この場合も、他のアプリとExcelとを連動するソフト改造ができれば、自動でデータを取出し実行ができます。

しかしこれら実現には、IT、プログラミングの知識やスキルが必要です。

それにはITの知識やスキルをもった技術者が必要ですし、もし社内にいない場合は、要件定義を作り社外へ外注、作成することになり相応の費用が発生します。

また定型業務といっても、時間の経過とともに業務手順が変わる場合も多々あり、その都度作成したソフトを改造する必要があります。

私の考えは、このような状況を打破するためにRPAが求められると思います。

このため、RPAは「ITやプログラミングの知識、スキルが高くないユーザが、自らRPAを作って開発者となり定型業務を自動化する」ためのツールだと感じています。

これであれば、一度作成したRPAツールでも、その後ユーザ自らの手により修正することができます。

管理部への最適なRPAツールの検討

実際、さまざまなRPAツールが世の中にありますが、RPAフローを作成するために最低限必要なプログラミングスキルは「作業手順をフローチャート（作業フロー）へする」ことです。

ちなみに、私は「WinActor（NTTグループ製）」を利用していました。

この他にUi-PathやMs-PowerAutomateを使ったことがありますが、機能が豊富にあり、さまざまな業務へ適用できる反面、より高度なプログラミング知識、スキルが求められます。

各RPAツールの特徴を理解して、導入検討してください。

私がRPAツールを利用していた際はデスクトップ型(オンプレミス型)が主流でしたが、現在はクラウド型のRPAツールの普及が進んでいるので、クラウド型の検討もアリです。

まとめ：管理部に限らずRPA導入時には目的や姿を描くことが大事

ここまで私が過去、管理部でRPAを利用してきた経験から、RPAツールについてまとめてきました。

またPRA導入で大事な点は、ＲＰＡでできることを見定め、すべての作業を自動化することに固執しないことです。

最後に、今回私が述べた内容を参考としていただき、皆さんがＲＰＡを導入し業務改善が図れることを期待いたします。