ビジネスパーソンにとって名刺は欠かせないツールのひとつです。
しかし、枚数が増えてくると管理するのも一苦労。
「名刺がたまって困っている」
「ほしい名刺がすぐに見つからない」
「名刺データを営業活動に生かしたい」
このように、名刺管理に関するさまざまな悩みを抱えている人は多いのではないでしょうか。
名刺には営業活動に必要な情報が詰まっています。
きちんと管理ができないと、せっかく受け取った名刺を有効活用できません。
そこで役立つのが名刺管理ソフトです。
たまった名刺を全て名刺管理ソフトでデータ化すれば、検索が簡単にできるようになるうえに、さまざまな情報を可視化し、営業活動に役立てることができます。
名刺1枚のつながりから、大きなビジネスチャンスにつながるかもしれません。
今回は、名刺管理を楽にしてくれる名刺管理ソフトについて、おすすめのソフト5選を選ぶポイントとともにご紹介します。
法人には名刺管理ソフトが必須
名刺管理ソフトは、紙の名刺をスキャナやスマートフォンで読み込み、データを一元管理するツールです。
紙の名刺のままだと会社の机の中に溜まる一方で、必要なときに見つからない可能性も高いでしょう。
企業にとって顧客情報である名刺は財産です。
「名前を忘れてしまった」
「部署を確認しておきたい」
このような場合でも、名刺をデータ化していれば、簡単に検索して情報を閲覧できます。
大切な名刺を迅速かつ確実に保存することが出来るので、名刺管理ソフトは個人だけでなく、企業にとっても必須だといえるでしょう。
名刺管理ソフトを導入するメリットとは？
名刺管理ソフトを導入するときはメリットがありますが、どのようなメリットがあるのか確認しておくことで、導入を前向きに捉えて検討することができるでしょう。
名刺管理ソフトを導入するメリットは以下のようになっています。
管理を簡単にすることができる
名刺管理ソフトを導入すると、管理を簡単に行うことができます。
例えば、紙の名刺をそのまま管理しようとすると、後に保管場所に困ってしまうことが考えられます。
取引先や来客から名刺をもらい続けると、どんどん溜まっていくことになるため保管場所を圧迫するようになるからです。
また、名刺が増えていくことにより紛失する可能性もあるため、取引先の名前や電話番号などを忘れてしまい、トラブルに発展することもあります。
名刺管理ソフトの場合はデジタルでスキャンするため、紙ではなくデータとして取り入れることができます。
そのため、情報整理もしやすく、紛失なども防ぐことができるため、会社としても助かることでしょう。
効率的にデータベース化による効率性の向上
名刺管理ソフトを導入するなら、効率性を向上させることが可能です。
紙での名刺の場合は増えていくならインデックスを付けたり並べ替えたりして名刺ホルダーやボックスの中に保管することが多いでしょう。
しかし、この方法では整理や検索時間がかかるため、業務効率が低下します。
また、名刺の中に同一のものが何枚も存在しているようなら1枚ずつ判別しなくてはいけないため、かなり非効率になります。
その点、名刺管理ソフトを導入するなら、名刺を読み込むだけで自動的に一元管理されるため検索が楽になります。
同じ名刺を登録したとしても自動で重複を判別して処理されるため便利です。名刺登録はオフィスだけではなく、外出先からでも行うことができるため、わざわざ管理のために帰社する必要も無くなります。
名刺をデータベース化することにより、別の業務に集中しやすくなるでしょう。
営業のミスを減らすことができる
名刺管理ソフトを導入するなら、営業ミスを減らすことも期待できます。
名刺を受け取ったなら営業担当者が個人で名刺を管理することが多いですが、その場合は情報がアップデートされていない可能性もあるからです。
例えば、名刺をもらった当時とその後では相手が部署移動をしていることがあります。
また、営業担当者のAとBが同時に営業をかけてしまい、相手側を混乱させて迷惑をかけてしまうこともあります。
名刺の情報共有がされていないことから、相手側に迷惑をかけることもあるため、名刺管理ソフトを導入して、最新の情報にアップデートできるようにしておくのがおすすめです。
管理ソフトで名刺をデータ化すれば営業の全員が最新の情報で確認できるため、相手先が被ることもなければ取引先の担当者が変わったことも把握できます。
そして、営業ミスの減少につなげることもできるでしょう。
名刺管理ソフトを導入するデメリットとは？
名刺管理ソフトを導入するときはデメリットもあります。
デメリットをしっかり確認しておくことで、思わぬ事態になることを避けることができるでしょう。
以下のようなデメリットがあるので確認してください。
コストがかかる
名刺管理ソフトを導入するなら、コストがかかることを計算しておくべきです。
名刺管理ソフトは毎月利用料がかかるため、会社のランニングコストとして費用計算する必要があります。
組織的に名刺管理をすることで管理が楽になったとしても、毎月のコストによって出費の負担が増えるようなら、経営的にダメージが大きくなることもあります。
個人向けだと無料もあるため、コストを考えて利用してみることができますが、機能面であまりメリットを感じないこともあります。
大手の企業であれば名刺管理ソフトの導入費用はさほど大きな問題にならないかもしれませんが、中小企業の場合は有料だと割に合わないこともあるため、バランスを確認する必要があるでしょう。
データ化に時間がかかる
名刺管理ソフトを導入するなら、データ化できるため効率性を向上させることができますが、枚数が多くなるなら時間がかかることになります。
営業担当者にとっては1日に何枚も名刺を受け取ることもあるはずですが、その枚数分を全てデータ化するならかなりの時間が必要になるため、労力負担が大きくなるでしょう。
つまり、名刺管理ソフトを導入してデータ化するなら登録作業に時間がかかることもあるため、状況によってはあまり効率的にならないこともあります。
あまり時間をかけたくないようなら、登録代行サービスを利用することも考えましょう。
多重登録しなくてはいけないこともある
名刺管理ソフトを導入するなら、多重登録しなくてはいけないこともあります。
SFAやCRMなどを導入している企業であれば、新たに管理ソフトを導入することにより、名刺データを登録する手間が発生するからです。
手間を削減したい場合はソフトで連携ができないか確認するようにしましょう。
名刺管理ソフトを選ぶ際の注意点
たくさんの名刺管理ソフトがある中で、どうやって選べばいいのかわからない方も多いのではないでしょうか。
ここからは、名刺管理ソフトを選ぶ際の注意点を3つご紹介します。
- 法人向けソフトを選ぶ
- コストが見合っているか
- 無料トライアルやサポートが充実しているか
法人向けソフトを選ぶ
名刺管理ソフトには、個人用と法人用があり、機能面が異なります。
法人用は、名刺データやそれに関連したCRMを社内で共有することが出来るのが特徴です。
自分のお客様と過去に取引した社内の人間を見つけることができ、アドバイスを受けることも出来るので、営業活動に非常に役立ちます。
一方で個人用は、単純な名刺管理を目的としているソフトがほとんどです。
機能が足りない可能性が高いので、法人として利用する場合は法人向けソフトを選びましょう。
ただし、法人向けソフトの中には、名刺の整理や検索機能に特化しているものもあるので注意が必要です。
コストが見合っているか
名刺管理ソフトの料金体系はさまざまです。
個人向けの名刺管理ソフトのほとんどは無料なので、利用しやすく、コストパフォーマンスも気にする必要はありません。
しかし、法人向けソフトは初期費用が無料でも、月額料金が発生する商品がほとんどです。
料金システムは、以下の2種類に分かれています。
| 固定課金制 | アカウント数に関わらず、基本料がかかる |
| 従量課金制 | アカウント数によって料金が加算される |
どちらがお得なのかは、企業によって異なります。
また、データ化できる名刺の枚数上限やオプション機能によっても料金は大きく変わるので、導入目的や利用人数などに合わせて比較検討しましょう。
名刺管理ソフトの種類
名刺管理ソフトは大きく分けて2種類あります。
働くスタイルに合わせて社内に設置してみてはいかがでしょうか。
スキャナ型
専用のスキャナに名刺を通すことでデータを読み取るタイプ。
一回で20枚など読みとれる枚数が多いのが特徴です。
スマートフォンアプリ型
専用アプリをインストールし、カメラで名刺を読み取って名刺をデータ化するタイプ。
外勤が多い営業マンでも、空いた時間を活用して名刺管理ができます。
また、無料ソフトが多いのが特徴です。
おすすめ名刺管理ソフト5選を比較！
おすすめの名刺管理ソフトを紹介していきます。
5つの名刺管理ソフトについて、特徴や価格をまとめましたのでご覧ください。
| 名刺管理ソフト | 特徴 | 価格 | サポート・トライアル |
| Eight | ・名刺を撮影してデータ化 ・アプリで名刺情報を管理 ・有料の場合、データダウンロードなど追加機能を使用可能 |
基本利用料：無料 プレミアム：480円～ |
なし |
| 名刺ファイリングCLOUD | ・OCR処理で即データ化 ・履歴管理機能がある ・名刺データの共有が可能 |
基本利用料：無料 Standard：2640円（税込/年間） Pro：3960円（税込/年間） ※名刺枚数、利用人数によって異なる |
トライアルなし オンラインサポートあり |
| my Bridge | ・名刺枚数の上限なし ・データ共有もLINEやメールで可能 ・着信時に名刺情報を表示 |
基本利用料：無料 | メールサポートあり |
| Sansan | ・スキャナで名刺を取り込む ・名刺を登録した企業の情報を通知する機能あり |
初期費用：要問い合わせ 利用料：要問い合わせ |
トライアルあり 担当アドバイザー・電話・メールでのサポートあり |
| SmartVisca
|
・Salesforceアプリ内で使用可能 ・名刺で正確な顧客データを作成 ・オンライン商談でもワンクリックで名刺交換できる |
初期費用：無料 利用料：1300円（税込/1人当たり月額） |
電話・メールでのサポートあり |
Eight
市場シェアトップを誇るSansanから出たスマートフォン向けの名刺管理アプリです。
名刺の電話番号やメールアドレスを素早くデータ化し、簡単に検索できます。
また、名刺交換相手が昇進などで役職名に変更があると通知が届きます。
名刺取り込み枚数は無制限で、PCからもアクセス可能です。
電話帳との連携や名刺データの一括ダウンロード、エクセル出力などその他の機能は有料となっています。
名刺ファイリングCLOUD
NTTデータNJKが運営するスマートフォン向けの名刺管理アプリです。
こちらはスキャナが必要ですが、専用ではなく複合機などのTWAIN対応のスキャナで利用することが出来ます。
一番の特徴は、高品質なOCRで名刺を瞬時にデータ化出来ることです。
名刺取り込み枚数は100枚で、PCからアクセス可能です。
100枚を超える場合には有料プランへの入会が必要で、年会費は2400円となっています。
my Bridge
LINEが運営するスマートフォン向けの名刺管理アプリです。
my Bridgeは無料機能のみで追加料金はありません。
一番の特徴は、スマホ着信時に名刺の情報が表示され、連絡先を登録していなくても相手が誰か分かることです。
名刺取り込み枚数は無制限で、PCからも利用可能です。
さらに電話帳との連携や名刺データのダウンロードも可能になっています。
Sansan
Sansanはシェア率83％で日本で一番使われている名刺管理ソフトです。
こちらは有料プランのみとなっており、スキャナ一台のレンタル料金は1万円/月です。
※その他の初期費用や月額使用料などはお問い合わせください。
一番の特徴は、『名寄せ機能』です。
例えば、同僚が先にお客様と名刺交換をしてSansanで登録したとします。
自分が同じお客様と名刺交換をしてSansanに読み込ませたとしても、お客様が二重に登録されることはないのです。
また、誰がどのようにしてお客様とコンタクトを取ったのか、その後誰に引き継がれたか軌跡を見ることができるので、社内の情報交換にも役立ちます。
名刺管理にとどまらず、それを営業活動に有効活用することがsansanの大きな目的の1つになります。
SmartVisca
sales forceに特化した名刺管理アプリです。
こちらは初期費用無料で、1人1300円/月となっています。
一番の特徴は、名刺から取り込まれたデータを、直接手入力するのではなくワンクリックで『取引先責任者』などに上書きすることができ、詳細なカスタマイズが出来ることです。
名刺を取り込むだけという人より、細かい設定をしたいという人におススメです。
名刺管理ソフトまとめ
ここまで、名刺管理ソフトのおすすめ5選と注意点について紹介してきましたがいかがだったでしょうか。
名刺管理ソフトはこれからますます需要が高まっていき、ビジネスチャンスを逃さないためには必須のソフトになります。
自社に最適なソフトを導入すれば、社員同士で情報共有できる、企業の情報を逃さないといった多くのメリットが得られるでしょう。
後悔しないソフト選びのために、コストと機能面が見合っているかはきちんと検討してください。
まずは本記事を参考に、無料ソフトからはじめるのがおすすめです。