会議の議事録を1から作るのは手間がかかるから、自動化したい。
そんな悩みはありませんか。
議事録自動作成ツールを使えば、音声データや会議が行われているときにリアルタイムで議事録を作成できます。
本記事では、議事録作成ツール導入のメリットから、選ぶポイント、おすすめの議事録作成ツールを詳しく紹介します。
議事録自動作成ツールとは
議事録自動作成ツールは、会議や複数人でのやり取りを自動で文字起こししてくれるツールのことです。
議事録を取る担当を決めて、会議を行う必要がなくなります。
また、議事録を取る人のことを考えてゆっくり発言する必要もなくなるので、活発な会議が期待されます。
議事録自動作成ツール導入のメリット
議事録自動作成ツール導入のメリットは以下です。
議事録作成担当者の負担を大幅に減らせる
議事録作成ツールを利用すると、会議中のやりとりを自動で文字起こしして議事録を作成できます。
議事録担当者が1から会議の内容を書き起こす必要がなくなります。
担当者も、会議の内容に集中して取り組むことができるでしょう。
議事録作成ツールでは多くの場合、AIを利用して言葉を認識していますが専門用語も登録したり、学習させたりすることで精度が高く認識することが可能になります。
議事録作成ツールが作った議事録を見直し、誤字脱字などを確認して修正すれば完成するので担当者の負担を大幅に減らすことができます。
また、発言のすべてが議事録に残るため会議の内容を正確に残すことが可能です。
共有も簡単に行うことができる
議事録作成ツールのメリットは、共有を行いやすいことです。
ツールを導入することによりリアルタイムで議事録を共有、登録した人にすぐに送ることが可能になります。
また、共有した議事録を複数人で編集することができるツールもあります。
スピード感のある情報共有に役立つことでしょう。
議事録自動作成ツールのデメリット
議事録自動作成ツールを利用するときは、どのようなデメリットがあるのか知っておくのも大事です。
デメリットを把握しておくことで、議事録自動作成ツールのマイナス部分を確認して利用できます。
デメリットは以下の通りです。
適切な録音環境の維持が必要
議事録自動作成ツールを利用するときは、適切な環境も必要になります。
議事録を作成する際に会議室の周りや発言する人の声が小さい場合は、書き起こしの精度が下がってしまうため、適切な録音とはなりません。
また、雑音が録音されてしまうなら、再度録音をしなくてはいけないため、余計な手間がかかってしまうことにもなるでしょう。
発言者以外は声を出さないような環境を作らなくてはいけないため、防音対策を行うなど、会社の環境によっては処置をしなくてはいけないことがあり、導入するまでに手間がかかってしまうこともあります。
適切な録音ができるようにするためにも、環境を確認するようにしましょう。
ツールを利用したとしても人の確認が必要になる
議事録自動作成ツールを利用して文章を作成したとしても、人の確認が必要になります。
会話の音声ややり取りを自動でテキスト化してくれるため、人の手間を削減することができますが、本当に正確に内容が記載されているのか不安要素はあります。
上記でも紹介した雑音や発言者の声が小さいなどで、上手くテキスト化できていない場合もあれば、不具合が生じて文章が抜け落ちてしまっている場合もあります。
議事録自動作成ツールを利用したとしても、修正が必要になることもあるため、思ったほど手間を削減できない場合もあるかもしれません。
テキスト化の内容によっては、ツールでの作成も行いながら同時に人でもテキストの作成を行うなど、対策を行わなくてはいけないため、個人差が出ることも念頭に置いておきましょう。
不要な部分までテキスト化してしまう場合もある
議事録自動作成ツールを利用するなら、会議の内容などをテキスト化するときに便利ですが、不要な部分まで文章として残してしまう場合もあります。
通常、議事録自動作成ツールは発言者の「えーと」や「あー」などの言葉は文章として省く機能があります。
しかし、口語的なものは何を言いたいのか分からない部分もあるため、話の内容によってはツールが音声を拾ってしまってテキストに余計な文章がくっついてしまうこともあるでしょう。
また「あ〜だよね」「〜は高いけどね。まあ良いけど」など、発言としてツールが重要だと認識する精度は人の考えとは違う部分もあるため、会議などでいろいろな発言が出ているなら余計なものは必要に応じて削除しなくてはいけません。
雑音や不要なものが多く後の確認作業負担が大きくなる場合もあるため注意しましょう。
発言者が誰かまでは特定できない
議事録自動作成ツールを利用したとしても、発言者が誰かまでは特定できない場合もあります。
議事録自動作成ツールは発言者によってテキストを改行してくれるため、発言者の特定も行いやすいように思えるでしょう。
しかし、会議の人数が多い場合は改行の数も多くなり、文章を見ただけでは誰が発言したのか特定できない可能性もあります。
発言者の声までしっかり特定できるのは3〜4人などの少数のミーティングなどです。
テキスト発言者の特定も行いつつ、議事録として作成したい場合は再度音声を聞き修正しなければいけないこともあるため、余計な手間が生じることもあるでしょう。
議事録自動作成ツールがおすすめな人
議事録自動作成ツールを利用するときは、どのような人がおすすめなのか知っておきたいでしょう。
議事録自動作成ツールの利用には特におすすめできる人がいます。
以下のような人は前向きに検討できるでしょう。
少人数で会議をすることが多い事業所
議事録自動作成ツールの導入を考えているなら、少人数で会議を行うことが多い事業所におすすめです。
少人数でのテキスト作成は改行して発言者を特定することができるため、後で見返したときに誰がどのような内容を言ったのか記録として残しやすいです。
大人数で会議することが多いなら、用途によって利用が難しい場合もありますが、少人数であればツールとして十分成果を得ることができるでしょう。
タイピングなどができない
議事録自動作成ツールは、タイピングに自信がない人におすすめです。
議事録自動作成ツールを利用することにより、発言の大部分は自動的に文章として記録されていきます。
人の手でテキスト化しなくてはいけないなら、タイピングの速度が必要になりパソコンに慣れておく必要があります。
そのため、会議などで内容を記録する際にタイピングできる人がいないなら、ツールの利用を考えてみましょう。
時短をしたい
議事録自動作成ツールを利用するなら、数分でも時短に繋げることができます。
人の手で行うよりも早く議事録を作成することができるからです。
後に修正が必要ですが、会議の内容などによっては数分で終えることができ、手間とならない場合もあるため導入を前向きに考えてみることができるでしょう。
議事録自動作成ツールを選ぶポイント
議事録自動作成ツールを選ぶときは、以下のポイントをあらかじめ確認しておきましょう。
・ツールの使いやすさ
・AIの音声認識の正確さ
・必要機材
それぞれのポイントを解説します。
ツールの使いやすさ
初めて議事録作成ツールを利用する場合は、シンプルに議事録作成機能に特化したものが良いかもしれません。
必要な機能を考え、それらを備えたものを検討するとよいでしょう。
例えば、近年ではWeb会議が増えているかと思いますが、多用する企業であれば連携する議事録作成ツールを利用するのがおすすめです。
自社に合っていて、議事録担当者が使いやすいものを選びましょう。
AIの音声認識の正確さ
議事録作成ツールは、音声をAIが認識して文字に起こします。
会議のすべての言葉を正確に認識することは、まだ難しいようです。
人間でも聞き違いはあります。
そのため、会議中または会議後にツールで作成した議事録を修正する必要があります。
最初から議事録を作るよりは遥かに手間が省けますが、さらに負担を軽くするために音声の認識精度が高いものを選ぶことがおすすめです。
ツールによっては、専門用語を辞書から追加できるものもありますので、必要に応じて使用しましょう。
必要機材
議事録作成ツールが正確に音声を認識するために、音声をとる環境が大切です。
またマイクなどの必要機材も、ツールによって異なります。
自社の状況を把握し、新しく機材が必要になるかを考えておくことをおすすめします。
おすすめ議事録自動作成ツール5選を徹底比較
| 議事録自動作成ツール名 | 特長 | コスト | 運営会社 |
| YOMEL | コールセンターで活躍する音声認識ツール 多数の機能を備えている |
要問い合わせ | アーニーMLG株式会社 |
| AmiVoice® ScribeAssist | 500以上の導入実績 音声録音からテキスト化、編集、要約までをワンストップで実現 インターネット未接続の状態でも利用可能でセキュリティ性は万全 声の特徴を学習することで発話者の名前と発言を自動的に紐づけ |
要問い合わせ |
株式会社アドバンスト・メディア |
| AI GIJIROKU | ZoomやSkype・Teamsなどの幅広いビデオチャットとの連携が可能 すべての通信をSSLで暗号化しており、セキュリティ面も安心 30か国の音声入力に対応している 翻訳も可能 |
【パーソナルプラン】 【チームプラン】 【ビジネスプラン】 |
株式会社オルツ |
| Zmeeting | 音声認識率90％以上 1つの会議で15人までの声を識別できる 辞書登録機能で、専門性の高い会話も議事録作成できる |
要問い合わせ | Hmcomm株式会社 |
| Oneminutes | GoogleやMicrosoft・Zoomと連携できる 10か国の音声入力に対応している リアルタイムで議事録作成 翻訳もリアルタイムで可能 |
初期費用0 14日間の無料お試し期間あり 月額使用料などは要問合せ |
quintet株式会社 |
YOMEL
・コールセンターでも活躍する音声認識ツール
・NGワードの自動検出
・導入が簡単
YOMELは、アーニーMLG株式会社が提供する議事録作成ツールです。
コールセンターでも活躍している音声認識ツールです。
リアルタイムで音声を文字に起こすことができます。
そのため、議事録作成ツールとして利用する場合にも、優れています。
YOMELは導入が簡単なのが特長です。
もともと使っている業務ツールはそのままに、音声から文字起こしをしたいときにYOMELボタンを押すことで、記録が開始されます。
連携させたり、既存のツールを変更したりしなくても導入できるのが強みといえるでしょう。
YOMEL にはNGワードの自動検出機能もついています。
コンプライアンス違反にあたる言葉を、認識した時にすぐに通知が出ます。
社内でのやり取りを厳格なものにするためにも、応用できるでしょう。
YOMELの利用料は、要相談となっています。
AmiVoice® ScribeAssist
・500以上の導入実績
・音声録音からテキスト化、編集、要約までをワンストップで実現
・インターネット未接続の状態でも利用可能でセキュリティ性は万全
・声の特徴を学習することで発話者の名前と発言を自動的に紐づけ
AmiVoice® ScribeAssistは、株式会社アドバンスト・メディアが提供するAI音声認識アプリケーションです。
高度な日本語音声認識技術により、リアルタイムも音声ファイル認識も両方対応し、自動で議事録を作成します。
企業・官公庁・教育機関など幅広い分野で活用されており、500以上の導入実績があります。
インターネット未接続の状態でも利用ができるため、情報漏えいのリスクを抑え、対面でも非対面でもあらゆるシーンで安心して利用できます。
認識されづらい業界用語・専門用語・固有名詞、社内特有の用語なども単語登録することで認識可能です。
また、声の特徴を学習し、発言者の名前と発言を自動的に紐づけできます。
その他、音声再生機能や、タグ付け/キーワードの検索や抽出、ポップアップ字幕、ZOOM連携など豊富な機能が備わっています。
さらに、PCへのインストール台数に縛りは無く、かつサーバーレスのため、小規模な契約でも全社的な展開が容易に可能です。
AI GIJIROKU
・30か国の音声入力に対応
・セキュリティ面も安心
・わかりやすい料金体系
AI GIJIROKUは、株式会社オルツが提供する議事録作成ツールです。
大きな特長は30か国もの音声入力に対応していることです。
多数の言語に対応しており、日本語以外の議事録作成ツールも簡単にできます。
さらに、30か国の音声を翻訳することも可能です。
議事録としての機能も十分ですが、幅広い機能を持ち合わせています。
AIで会話を学習していくため、使用した分だけ文字起こしの精度も上がっていきます。
公式サイトを見ると、料金設定もわかりやすいので一度確認してみるとよいでしょう。
AI GIJIROKUは、すべての通信をSSLで暗号化しており、セキュリティ面も安心して利用できます。
中小企業から大企業まで利用しやすい議事録作成ツールです。
Zmeeting
・音声認識率90％以上でストレスなく議事録を任せられる
・辞書登録機能で、専門性の高い会話も議事録作成可能
・不要な最初の言葉をカットして議事録を作成
ZmeetingはHmcomm株式会社が開発した議事録作成ツールです。
音声認識率90％以上という特長をもっています。
さらに、専門分野の会話を文字起こしするために、辞書登録機能も利用できます。
また、略語などの特定の言葉を認識した時に正確な言葉に置き換えて議事録を作成する機能もあり、便利です。
他にも会話の始めに出やすい「えっと」「あの」などの直接会話には必要のない言葉を、議事録から外すことができます。
会議の終了後も、議事録の修正の時間が短縮できますね。
1つの会議で15人までの音声をそれぞれ認識できるのも、便利です。
Oneminutes
・GoogleやMicrosoft・Zoomと連携できる
・10か国の音声入力に対応
・翻訳もリアルタイムで可能
Oneminutesは、quintet 株式会社が提供する議事録作成ツールです。
GoogleやMicrosoft・Zoomを連携できるのも便利です。
他言語での議事録作成にも対応しており、10か国にものぼります。
対応言語は以下の通りです。
日本語・英語・中国語・ドイツ語・フランス語・スペイン語・ヒンディー語・ベトナム語・韓国語・ポルトガル語
翻訳もリアルタイムで行えるため、様々な言語の人が参加するミーティングでも活躍するでしょう。
議事録は参加者にリアルタイムで共有されるので、参加者も会話の進捗を確認しやすくなります。
まとめ：議事録自動作成ツールで時間を短縮！
本記事では、議事録自動作成ツール導入のメリットから、選ぶポイント、おすすめの議事録作成ツールを詳しく紹介しました。
議事録作成ツールを利用すれば、会議はより活発なものとなるでしょう。
どの業種でも使いやすいシンプルな議事録作成ツールから、専門用語を辞書で追加できるものもあります。
まずは無料のお試し期間を利用して、使い心地を確かめてみることをおすすめします。
記事を参考に自社に導入する議事録作成ツールを探してみてはいかがでしょうか。