RPAを導入したのはいいけど、どのように進めていけばいいか、わからない..なんて方もいるのではないでしょうか。
導入しただけでは機能せず、どのように社内に浸透させていくかが非常に大事になります。
RPAのルールとは、RPAの運用で問題が発生したときに誰が何に対応するのか決めることです。
そこで、この記事では「RPA運用ルールの必要性」や「RPA運用ルールの内容」についてご紹介していきます。
RPAの運用ルールの必要性
なぜ、RPAの運用ルールが必要なのか。
それは、RPAを導入した後の不具合や問題に誰が対応するのかを明確にするためです。
その理由は、不測の事態が起きたときに、迅速に対応するためです。
例えば、RPAが上手く稼働しなくなったとします。
そのような時に、しっかりしたマニュアルがあれば不測な事態が起きても対応することが可能です。
後ほど、ご紹介しますがRPAは便利な機能だからこそ恐ろしいリスクが潜んでます。
このように、RPAの運用ルールがマニュアル化されていることで利用者が安心して使えるようになります。
また、問題が発生したときに早期に解決できるようになります。
RPAの運用ルールで気をつけること
ここでは、RPAの運用ルールを決めるにあたって気をつけるポイントをご紹介しましょう。
RPAの運用ルールで気を付けるポイントは、全社的にルールを決めることです。
つまり、RPAの開発担当者だけではなく現場担当者も巻き込んで、運用ルールを決める必要があります。
なぜなら、開発担当者だけでルールを決めてしまうと、現場の実務と運用ルールが適当でない可能性があるからです。
例えば、現場担当者の実務作業を勝手に自動化されことで作業時間が増えたということで
あれば、RPAを導入した意味がありません。
このようなことが起きないようにするためには、現場担当者にヒアリングしながらルールを決めましょう。
導入する会社の規模によっては、ルールを決めるのに時間を要する可能性がありますが、RPAを安全に運用するためには、必要な作業になります。
RPAの運用ルールの作成方法
ここまでで、RPAの運用ルールを作成するのが難しいそうと感じられた方多いのではないでしょうか。
そのような方向けに、具体的な作成方法についてご紹介します。
運用ルールを作成するには、3つのルールに分けて考えます。
- フェーズごとにルール作成
- 検査のルール
- 管理のルール
この３つのルールについて、詳しく説明します。
フェーズことにルール作成
RPAのルールを作成するには、フェーズごとに作成することをオススメします。
つまり、導入前、導入中、導入毎にルールが必要になります。
なぜなら、RPAの効果を最大限に引き出すためには段階ごとにルールを作成したほうが
有効になるからです。
3つのフェーズ毎に具体例を交えながら説明しましょう。
まずは、導入前のルール作成についてです。
導入前のルールは、定型作業のルール化です。
ここのルールを作成するときは、自動化すべき作業かを見極める必要がありますので、とても重要なフェーズです。
次に、導入中のルール作成です。
導入中のルール作成は、当初の業務フローから変更があった場合の運用コストの整理です。
RPAの運用は、日常業務を自動化することが多いため、当初の業務フローから変更が生じる可能性があります。
その時に、運用コストを事前に整理しておくことで迅速に対応できます。
また、システムの不具合が起きたときの緊急対応費用についても双方で決めておいた方がよいでしょう。
最後に、導入後のルール作成です。
RPAは、導入後のルールはメンテナンス費用です。
導入してからも業務フローが、変更になる可能性があります。その為、業務フローが変更になった場合は、
RPAに記憶させているデータの書き換えが必要になります。
書き換えには、専門的な知識を要する可能性あるのでメンテナンスを委託することがあります。
その委託費用の考え方をマニュアル化することで、メンテナンスの作業区分が明確になります。
ここまでは、３つのフェーズに分けて具体的なルール作りについてご紹介しました。
読んで頂いた通り、それぞれの段階に分けてルール作成することは、RPAの良さを引き出すための手段です。
少し煩わしいと感じた方は、多かったのではないかと考えています。
この、やっかいな作業をしっかりすることが効率化するための最初の１歩になります。
検査のルール
検査のルールとは、RPAツールが運用しているときの定期検査です。
つまり、定期検査することでRPAツールが正常に稼働するかを検証します。
なぜなら、RPAツールが正常に動かくなくなった場合は下記のリスクが発生すると想定されます。
- 業務に支障が出るリスク
- 管理できないロボットは、セキュリティの不安
以上です。
例えば、１つ目の業務に支障が出るリスクとは下記のことが考えられます。
RPAツールで支払伝票を起票している場合は、そのツールに不具合が発生すると伝票が起票されずに
支払処理ができなくなる可能性があります。
もし、支払いが遅延した場合は会社の信用が失墜する可能性もあります。
また、管理できないロボットのセキュリティ不安で考えられるのは、勝手に社外メールを送り、情報漏洩に繋がる恐れがあることです。
仮に、情報が漏れた場合は裁判沙汰になる可能性あるので、十分にロボットの管理には気をつけましょう。
検査ルールを整えることで、RPAのツールのトラブルが発生したときに、二次被害を作らない可能性が高まります。
管理のルール
RPAの管理ルールは、主に２つあります。
- 開発者とRPAを登録すること
- 証書を発行すること
その理由は、RPAの運用中にトラブルが起きたときに誰が何を開発したのか明確化にするためです。
例えば、開発者の登録は誰がどのRPAを開発したのか登録します。
登録した社員には、アクセス権限を付与するので、登録した後はその社員に証書を発行します。
このように、管理ルールを遵守することで安全にRPAを運用することが可能です。
実際のRPA運用ルールの例
エクセルデータを活用したときのRPA運用ルールの実例は、下記の通りです。
- ファイル名の形式を揃える
- エクセルファイルのテーブル名の統一化など
このように、エクセルデータを使った自動化はファイル名やテーブルの形式を統一する必要があります。
- フェーズごとのマニュアルを共有する。
- 作成したRPAの勉強会する。
勉強会の目的は、現場担当者にRPAを導入した背景を伝えることです。
その理由は、現場担当者に納得して利用して頂くためです。
まとめ：RPAの運用ルールを決めて、スムーズな導入・浸透を心がけましょう
ここまでは、RPAのルールについて紹介してきました。
RPAのルールを作成するにあたって大事なことは、フェーズごとにルール作成しマニュアル化することです。
また、そのマニュアルはRPAを使う人に共有することが大事なポイントでした。
ルールを守ることでRPAの安全性が担保されます。
これを読み終わった瞬間から、もうすでに導入されている方は今一度ルール化されているかチェックをお願いします。
そして、導入を検討されている方は、ルールを作りマニュアル化することを忘れないようにしましょう。RPAを利用し、業務効率化を目指しましょう。
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