企業が限られた予算の中で、無駄な経費を省き利益を追求することは今や当たり前のこととなっています。
予算の中で大事なのはヒト・モノ・カネと言われていますよね。
ものを使うのも人を育てるのも限られた予算の中でやりくりしなければなりません。
かといって好き勝手にお金が使えるわけでもないですし、使ってみたら無駄になってしまった失敗も多々あるかと思います。
極力失敗しないためにも、要所で管理が必要になってきます。
ただ、人間がすべてを管理するのは大変かもしれません。
ですから、無駄な経費や細かい内訳は今やIT技術に頼るしか他ならないのも事実です。
さまざまな予算管理システムが企業のサポートとして役に立っている今の時代は、企業にあったシステムを選ぶことが最重要課題となっています。
今回はそんな予算管理システムについて具体的に紹介します。
予算管理ツールの機能
予算管理ツールを利用するときは、どのような機能が使用できるのか確認しておくことも大事です。
機能面を確認することができれば、自社への導入の必要性を再認識することができます。
以下のような機能を利用できるため考えてください。
プランニングやモニタリング
プランニング機能は予算編成のプロセスを効率化する機能であり、モニタリングは業務をタイムリーで把握できる機能です。
プランニング機能を利用することにより、データの取りまとめもシステム上で行うことができ、最終的な予算の根拠となるデータ収集も全て行うことができます。
モニタリングは予算編成が適切なものであるか判断すると同時に、目標達成に対するマイナス要素やボトルネックも迅速に分析することが可能です。
どちらも予算管理の際に効果を期待できるでしょう。
シミュレーションや一元管理機能
シミュレーション機能は予算計画が適切なのか判断するための機能です。
トップダウン方式やボトムアップ方式など、様々な方法があります。
また、一元管理機能は予算に関する情報全てをまとめて共有や確認するための機能です。
システム上で管理できるため情報収集するために別のソフトやツールを使用する必要がありません。
シミュレーション機能や一元管理機能を利用することで、適切な予算管理を行うことができるでしょう。
予算管理システムを導入することのメリット
予算管理システムを導入することにはメリットがあります。
どのようなメリットがあるのか理解しておくなら、導入を前向きに検討することができます。
どのようなメリットがあるのか以下をご覧ください。
予算編成にかかる時間を極力省ける
予算編成は年間予算で計画を立てたり、 各四半期ごとに計画を作り実績に応じて修正が求められることもあります。
こういった予算管理は全てデータに基づいて作られることが多いですが、日々の実績の入力は既にデータ化して内部で修正を行ったり、次期の行動の指針にもなります。
また、企業の規模が大きくなればなるほど、 外部への公表も義務付けられている企業もあるので正確さや好評のスピード・分かりやすさが大事になってきます。
会社規模で実績を公表し臨機応変に修正や継続案件の判断を行うのであれば、ほとんどの仕事を 人的作業ではなく機械によったデータ化が必要になってきます。
企業に沿った予算管理システムをいち早く導入すると、最短で必要な仕事の情報が手に入るので従業員のモチベーション維持にもなるでしょう。
使い勝手の悪いシステムを使い続けるほどストレスがたまるものはありません。
あくまでも使いやすいシステムは今後増えていくので、どのタイミングでシステムを変更して行くかも考えて導入しましょう。
手入力による人的ミスを減らせる
予算管理システムを導入するなら、手入力のミスを防ぐことも可能です。
予算管理で人が行うなら数字や項目にミスが生じてしまい、修正する時間がかかってしまうなど、非効率になってしまうこともあるでしょう。
しかし、予算管理システムは会計ソフトや計算ソフトと連携することができるため、数値を統一化させることができます。
人の手で入力する部分を削減してある程度自動化させることができるため、ミスを減らし業務をスムーズに進めることも可能です。
業務効率の1つとして導入してみるのもおすすめです。
適切なKPIの設定によるチェックとモニタリング
予算管理システムを導入すると、計画的に事業が進展しているのか確認できます。
経営や運営は必要に応じて目標に合わせた業務改善を行う必要があるため、予算を組み直せる体制を築き上げることが成功への秘訣になります。
予算管理システムを導入するなら、売上や利益など財務諸表に現れる数字だけでなく、KPIを予算策定時に設定できるため、変化に気付いて対策を立て直すことも可能です。
財務指標や顧客数、客単価など、それぞれの数値から最適な運営に切り替えていきやすくなるでしょう。
運営継続による制度向上と評価体制の準備を整備できる
予算管理システムを導入するなら、まず予算編成の精度を上げていくことが可能です。
日常的に予算管理を行うことができるためPDCAサイクルを回すことができ、年数が経つごとに精度を向上させることができます。
また、導入することで分析や評価体制も行うことが可能です。
予算管理を行うときに大事なのは、適切に評価してフィードバックが行える体制をつくることも1つの方法だからです。
予算を管理するときは経営戦略を策定し、施策の効果を適切に分析し改善する体制を整備することで、より正確な評価が行えます。
フィードバックの体制を作るのは難しい部分がありますが、予算管理システムを利用できるなら、ある程度手軽に行うことができるでしょう。
セキュリティの強化と部門の責任を明確化
予算管理システムの形態はクラウド型システムが増えてきています。
提供会社のクラウドサーバーを介してシステムを運用するため、最新の状態にいつもアップデートして状態を維持できます。
つまり、セキュリティ対策についても期待することができるため、あまりITのセキュリティにリソースを割いていない会社だと、安全上において向上させることが可能です。
また、予算管理システムを導入すると、設定した予算と比較したときに進捗状況を明らかにすることができます。
部門ごとに予算の割合を確認できるため、プロジェクトの進捗状況などの責任を確認することができ、生産性を向上させることが可能です。
予算管理システムを導入するデメリット
予算管理システムを導入するときはデメリットもあるため、確認することが大事です。
デメリットも確認していなければ、思わぬ事態になることもあります。
予算管理システムのデメリットには以下のような点があるのでご覧ください。
多大なコストがかかることもある
予算管理システムを導入するとなれば、コストがかかります。
業者によって提供価格に違いはありますが、毎月費用が発生し、いろいろなオプションを付けることになれば、さらに費用がかかることになります。
会社によって必要な機能に違いはありますが、必要数と予算の価格に相違があれば、導入への負担も増します。
クラウド型のシステムであれば、ある程度初期投資を抑えることはできますが、それでもコストが無料になることはないため、予算管理システムのコストには注意しておくようにしましょう。
選択肢が制限されることもある
予算管理システムを利用するときは、会計ソフトや原価管理システムと連携する必要があります。
ただ、予算管理システムと他のシステムは互換性が合わないこともあり、もし相性が良くない場合は狙った成果を得られません。
そのため、自社で使用しているシステムとの互換性に問題はないのか考慮しなくてはならず、企業によっては利用できる予算管理システムの選択肢が少なくなることもあります。
互換性についてもしっかり確認しておきましょう。
研修やマニュアルの作成
予算管理システムを導入するときは、マニュアル作成も必要になるでしょう。
正確なデータ入力などを行う必要があるため、使い方や操作方法は従業員がルールを認知しておく必要があります。
研修の内容やマニュアルを作成するには手間と時間がかかるため、軌道に乗るのに時間がかかることになるでしょう。
新しく予算管理システムを導入することにより一時的に効率性が落ちてしまうこともあると、覚えておきましょう。
予算管理ツールの選び方
予算管理ツールを利用するときは、選び方について確認しておくことも大事です。
選択方法を理解しておくことにより、自社の用途に合った機能で成果を得られることに期待できるからです。
予算管理ツールは以下のような選び方があるため紹介しましょう。
費用は見合っているか
予算管理ツールを選ぶときは、費用が見合っているのか確認する必要があります。
予算管理ツールを導入するときは、必ず費用がかかるため自社の予算に適っているのかチェックすべきです。
機能面が良くてもコストがかかり予算をオーバーするようでは、維持することができないため成果を期待することはできないでしょう。
またオプションサービスを導入する場合は従量課金が採用されていることも多いため、利用状況によってコスト負担が増すこともあります。
ユーザーの利用者数や頻度ツールを利用する際はコスト負担が変わってくるため、問い合わせをして費用の見積もりを出してもらうことや、おすすめのプランを提供してもらうなどして、費用とのバランスを考えてください。
システムの移行はスムーズに行えるか
予算管理ツールを導入するときは、システムの移行がスムーズに行えるのかも確認すべきです。
システム移行に手間がかかるようだと、利用開始までに時間がかかってしまうため、データ参照できなくなるなどリスクが生じる場合もあります。
また、システムの移行に時間がかかるようであれば、作業が止まってしまうこともあるため、できるだけ業務に支障が生じないか確認する必要もあるでしょう。
従来のシステムのフォーマットに対応しているようであれば、システムの移行に時間がかからず直ぐに利用できる場合もあります。
大体はExcelなどのフォーマットになるため対応しているところは多いですが、万が一という場合もあるため、しっかり確認するようにしましょう。
社内とのシステム連携は行えるか
予算管理ツールを導入するときは、社内システムとの連携も考えておくようにしましょう。
社内システムの経理などで、会計システムや給与管理システムを利用している企業もいるでしょう。
予算管理ツールと連携する際、社内ですでに導入されているシステムとの連携が上手くいかなければ、誤作動を起こしたり、数字や数値が反映されなくなるなど、業務上でトラブルが生じることもあります。
もし、トラブルが生じて連携が上手くいかないことが判明したなら、予算管理ツール自体が使いものにならなくなる可能性があります。
そのため、導入する前に社内システムとの連携を見極め、細かな部分まで連動することに問題ないかチェックするようにしましょう。
社内との連携を確認するためには、無料トライアルが備えられているのかも重要です。
トライアルを利用できるなら、システム連携はもちろん、自社の必要とする機能を問題なく使用できるのか、確認することも可能です。社内との連携をスムーズに行うために試してみましょう。
サポート体制が整えられている
予算管理システムを導入する際は、サポート体制が整えられているのかも確認しましょう。
導入後のサポートとして例えば、電話やメールに対応してくれるか、また問い合わせすれば一般的にどれくらいの時間で回答してくれるのか、確認する必要があります。
予算管理ツールを初めて導入する場合は手間取ることが予想されるため、サポートの必要性が出てくるはずです。
サポートで担当者が付帯してくれることはもちろん、専門のコンサルタントによる導入サポートを得られるのか確認して導入を考えるようにしてください。
予算管理システムを導入しないとどうなるのか？
中小企業の場合、予算管理システムを導入してないところもあるのかもしれません。
導入をしない場合、1人の人間がエクセルを一から作り、各部門のデータを拾い集めて一元化しなくてはなりません。
かといって仕事の依頼を外注化した場合、余計なコストがかかってしまいます。
コストをかけるか、一人の人間が仕事をたくさん受け持ちながら、労力を増やしながら進んでるのか判断が難しい場合があります。
そこで企業毎にマッチした予算管理システムの導入を検討してみても 良いかもしれません。
とはいっても具体的にどういった予算管理システムが良いのか判断が難しいこともあります。
そこで具体的に事例を挙げて解説していきます。
おすすめの予算管理システムを比較！
ここまで、具体的におすすめの予算管理システムをいくつか比較していきます。
| 予算管理システム名 | 特長 | 料金 |
| Bisforecast | 最適なフォーマットのままシステム化 "脱Excel" ではなく "活Excel" 利便性・高度化を追求 |
要問い合わせ |
| Sactona | クラウド/オンプレミス対応型 Excelの画面・機能は100%活用可能 大手企業も導入 |
要問い合わせ |
| bixid | 導入企業1.4万社以上 スマホアプリあり チャット機能あり |
フリー：0円/月 ライト：600円/月 シュミレーション：4,900円/月 プランニング：9,800円/月 |
| iFUSION | Excelに関する作業や手間のかかる部分を自動化 計算式やフォーマットは自動で保護 社内開発メンバーがそのままサポートを担当 |
要問い合わせ |
| Loglass | 東証プライム市場をはじめとした多くの企業に導入 取り込む実績データは、ワンクリックで統合・反映 簡単な操作で組織・科目階層の変更を管理 |
要問い合わせ |
Bisforecast（ビズフォーキャスト）
・最適なフォーマットのままシステム化
・"脱Excel" ではなく "活Excel"
・利便性・高度化を追求
Bisforecast（ビズフォーキャスト）は3年連続１位を獲得する実績を持つ予算管理システムです。
獲得実績の1位を狙う理由の一つとして様々な規模や業種に対応していることが要因といえます。
中小企業から大企業まで様々な希望に対応しており海外に子会社を持つ企業まで対応しており、グループ内での連結会計まで処理できるほどのシステムを確保しています。
具体的には中小企業の飲食店チェーングループやスーパーマーケットの中小企業の会社であれば、日々の売上管理や人件費管理 を従来のソフトで行なっている企業もあるかと思います。
ですが売上管理や経費や販売管理項目を平行しながら、会社の人事評価を一緒に行えるソフトであれば、わざわざ部門によって予算管理システムのソフトを使い分ける必要もないはずです。
つまり企業の部門によって使っているソフトがバラバラであると、どこかで一元化しなくてはなりません。
bisforecastであれば、必要なものは一つにまとめることができ、詳しく知りたいことは幅広く データ分析に特化した優位性があるシステムです。
また特徴の１つに公認会計士が監修しているのも売りの一つではないでしょうか。
数字に強い経営者がいる企業には、 必ずといってもいいほど何人もの監査役がいるはずです。
数字で話し合いをしたい時こそ公認会計士が監修している予算管理システムを導入することでより具体的な数字を追求することができます。
Sactona(サクトナ)
・クラウド/オンプレミス対応型
・Excelの画面・機能は100%活用可能
・大手企業も導入
Sactona(サクトナ)は、ビズフォーキャストと並んで 有名な クラウド対応型管理システムです。
特徴は、マイクロソフトをベースとしたエクセルに近い操作性を実感することができます。
データ分析には馴染みのあるエクセルを使う企業も多いので、 可視化するのに最適なシステムと言えます。
加えてエクセル操作の強みを活かしつつ、 ダウンロードなどの処理速度が速いのも高評価の一部になります。
大手の企業が使っているシステムということもあり、 各部署を束ねたデータ処理や、連結会計に適応したデータ収集に自分の対応を取ることができます。
従来のソフトであれば、時代に合わせて グローバル化に対応できない弱みがありました。
しかしSactona(サクトナ)は、グローバル化に対応できる管理会計システムとして、十分な実績をあげています。
具体的にはアメリカの管理会計の IFRS適用などにも十分対応ができます。
海外の事業を今後考えている企業であるのであれば、グローバル化に適応した経営管理システムがあるSactona(サクトナ)をおすすめします。
bixid（ビサイド）
・導入企業1.4万社以上
・スマホアプリあり
・チャット機能あり
bixid（ビサイド）は中小企業の経営者が選ぶナンバーワン管理システムです。
その特徴としてユーザーに使いやすいシンプルな作りになっています。
まず無料でお試し プランを設けており、予算管理システムの導入を必要とする中小企業にとってみれば、無料でお試しができるのは大変にありがたいところです。
一番高い金額でも9,800円からと 表記されているので中小企業の規模でも手が出せる範囲となっています。
中小企業のみならず、会計事務所で導入している点を踏まえると管理会計システムにとって役に立っていることが伺えます。
また会社のパソコンのみならず、スマホでも閲覧が随時可能なのでリアルタイムで数字を知りたい場合や、修正チェックなどにお手軽に対応することができます。
bixid（ビサイド）は経営システムが得意で あるところから、経営者にとってみると十分なサポートとして役立つのはもちろんのこと、会社の財務部署のサポートや、社内外でのチャット機能を使って仕事を円滑に進めるために十分な対応を行なっています。
会社の企業規模が小さいものの、お手軽に経営分析や問題点の洗い出しを行いつつ予算管理システムを導入する最初の一歩としてはおすすめの予算管理システムと言えます。
iFUSION
・Excelに関する作業や手間のかかる部分を自動化
・計算式やフォーマットは自動で保護
・社内開発メンバーがそのままサポートを担当
iFUSIONは、Eecelでの管理・運用を解決することを主に作られた管理システムです。
Excelを利用して、予算編成や予実・見込の管理、日々の報告書の作成行っている企業は数多くあるのではないでしょうか。
非常に便利なのですが、自ら手を動かして、作業しなければならない場面もあります。
そのようなExcel作業を自動化してより効率化できるのが、iFUSIONの特徴です。
Loglass
・東証プライム市場をはじめとした多くの企業に導入
・取り込む実績データは、ワンクリックで統合・反映
・簡単な操作で組織・科目階層の変更を管理
Loglassを利用することで、アナログの経営管理をなるべく減らし、予算策定、予実管理、見込み更新、管理会計のフローを効率的に仕組み化してくれます。
表計算ソフトで管理する予算・見込データや、会計ソフトから取り込む実績データは、ワンクリックで統合・反映できます。
そのため、煩雑な集計作業を効率化できたり、一元管理が可能になります。
まとめ：予算管理システムを比較・把握し、合うモノを選びましょう
ここまで、予算管理システムについてまとめてきました。
予算管理システムを導入するにあたり、予算とその実績を常に分析しながら深く追求することが、企業にとって最重要課題となっています。
最重要課題に対して上手にサポートしてくれるのが、予算管理システムの適材適所の導入です。
予算管理システムを導入して、どういった情報を集めながら何をどう分析し、 どのように問題点を洗い出すのか 利益を追求する意味では 企業の根幹となるものです。
ぜひ記事を参考にしながら、 予算管理システムを使って、どの範囲まで サポートするか検討しながら選んでみてください。