- 反社チェック業務の件数が多く、膨大な工数がかかっていた
- 営業の現場と総務で細かいコミュニケーションコストが発生していた
- kintoneとの連携を含めて反社チェックを自動化できた
- 担当者0.5人分の工数を削減できた
反社チェックに工数がかかり過ぎている課題があった
ー まずは荒木様と須田様の部署や担当している業務について教えてください
荒木様：管理本部の総務・法務部の部長をしており、総務・法務業務全体の統括をしています。
須田様：私は主に総務の業務を担当しています。大きい会社ではないので、特に部署にこだわらず幅広く業務を行っており、反社チェックも担当業務の一つです。
ー 当時抱えていた課題感について教えてください。
荒木様：反社チェックに工数がかかり過ぎているという課題がありました。弊社の場合、取引先だけでなく、社員採用時に内定を出す方も反社チェックの対象としているため、新規分として1日に大体5件、月で言うと100件以上のチェックを全て人の手作業で行っていました。さらに、既存の取引先についても年に1回調査をすることになっており、月に200〜300件、年で言うと3,000件くらいあるので、かなりのボリュームとなっていました。
須田様：他にも、営業の現場と総務の間で行う反社チェックの依頼や承認の連絡などのやり取りで毎回コミュニケーションコストが多く発生していたことも課題でした。以前はExcelで作成した取引開始申請書を印刷してハンコを押して回すというアナログな作業も発生していたため、全体的に効率化したいと思っていました。
AUTOROはトライアルでもすごく面倒見が良かった
ー AUTOROを検討されたきっかけや選んでいただいた理由をお伺いできますか。
荒木様：最初は「反社チェックが自動化できる」というメールを見て興味を持ちました。無料でトライアルをすることができたので、試しに使ってみようかという感じでハードルも低かったですね。また、トライアルの段階でも担当の方がすごく面倒見が良くて、弊社からの無理難題にも粘り強く対応して頂けました。すごく手厚いサポートでかなり手間をかけて頂いたので、内心では何とか本格導入までこぎつけて料金をちゃんとお支払いしたいなと考えていました（笑）。
荒木様：また、スモールスタートするに当たってそれほど金額が高くないという点もかなり魅力的でした。正直なところ、試しに導入してみてダメだったら他のサービスに切り替えることも可能な金額感だったので、とても始めやすかったですね。あとは、弊社の顧客管理システムがkintoneであり、kintoneと連携できるところが非常に良いなと思いました。
AUTOROとkintoneを連携して反社チェックを自動化！担当者0.5人分の工数を削減
ー AUTOROで自動化した反社チェック業務について具体的に教えてください。
荒木様：取引を行う際、営業の担当者がkintoneに取引先情報を登録するのですが、その際にkintone上にある反社チェック開始のボタンを押すと、自動でAUTOROが反社チェックをしてくれます。その後は、AUTOROが調査した内容を須田が確認して、問題が無ければAUTORO上で承認申請を行います。それを私が確認をして承認ボタンを押すと、kintoneに承認日付が自動的に反映されることになっています。
ー 課題になっていたコミュニケーションコストについて、効果はいかがですか？
荒木様：AUTOROで自動化する前は、弊社がコミュニケーションツールとして使っているChatwork上で、営業の担当者が須田に「この取引先について反社チェックをお願いします」と伝えていました。また、調査が終わって私が承認したら、今度は須田から営業の担当者に「この取引先について反社チェックが終わりました」という連絡をしていました。それが今では営業の担当者が自分のタイミングでkintone上のボタンを押すだけで反社チェックを開始でき、承認後はChatwork上で営業の担当者に承認された旨の連絡が届くようになったので、こういった個々のやり取りが無くなりました。個々のやり取り自体は細かいのですが、それらを積み重ねるとかなりの時間の削減になっているのではと思います。
ー 反社チェックが自動化できたことで、他にどのようなメリットがあったのでしょうか？
須田様：以前まではGoogleや日経テレコン等の記事データベース、さらに法律関係者データベースなど、様々な媒体の調査を1人で手作業で行っていて、担当者の月の業務の4〜5割くらいの時間を反社チェックの作業に取られていました。AUTOROを導入したことにより、今はその調査過程をほとんど自動化できており、0.5人分の工数を削減できたという実感がありますね。
荒木様：他にも、AUTOROで調査すると、リスクが高い、中くらい、低いというようにランク付けしてくれるので、確認する記事の優先順位がつけやすいというメリットもあります。たまに、「よく見つけてきたな」と思う記事もAUTOROだと拾ってくれていて、人が調査するよりも幅広く情報を収集してくれるところもありがたいです。
ー 自動化を進めるに当たって、サポートの満足度はいかがでしたか？
荒木様：トライアル導入時から具体的にご提案頂いていた上、実装に当たってもサポートの方が全て構築して下さり、さらには「こうした方がおすすめです」という提案なども頂けましたので、非常に良い形で自動化ができたと感じています。また、弊社の場合は実装に当たって、まずは現状のフローをそのまま自動化し、次にkintoneとの連携というように2段階に分けて行ったのですが、その辺りも色々とオートロさんにはアイディアを出して頂いてとても助かりました。kintoneとの連携に当たっては、弊社がkintoneの構築業務を委託した代理店ともコミュニケーションを取りつつ進めてくれたので、安心感もありました。本当に、何から何までお世話になりました。
ー ありがとうございました。
株式会社アシロは「アシロに関わる人を誰よりも深く幸せにすることで、よりよい社会の実現に貢献する」という企業理念の下、リーガルメディアなどを運営し日常生活の基盤となるサービスの創出を目指しています。
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