アルバイト情報サイト「バイトル」や派遣情報サイト「はたらこねっと」など、用途に特化したいくつもの求人広告サイトを運営するディップ株式会社様に、RPA導入の背景や導入業務事例、運用の工夫などをお伺いしました。

テクノロジーの活用に湧く社内の空気の中でRPAを検討

ー RPA導入のきっかけになったものは、何だったのでしょうか?

CRMの一種である営業管理アプリを社内で作ったことです。従来のツールはPC上でしか利用ができなかったのですが、移動時間中にスマホ上での利用ができるものにしようと専用のアプリを社内で作ったところ、「使い勝手がよく、業務効率が非常に上がった」と、とても評判が良かったんです。

そこから、「もっと社内にテクノロジーを使って業務改善できるものがあるんじゃないか？」と。そうして見直していった先にRPAがあり、ぜひ取り入れようとなった形です。

導入半年足らずで、すべての部署でAUTOROを活用

ー どのような業務への導入事例があるのでしょうか？

購買時の新規取引先登録を簡略化したものなどが一例です。取引先の登録業務にはExcelにおける捺印とPDF化、さらに関係者の承認という一連のフローがあるのですが、事務作業と関係者が多いことから多くの時間を要していました。その業務フローの一部にRPAを取り入れたことで、年間1,500時間ほどの工数削減ができ、登録完了までのスピードも増しました。

他には、ユーザーへの検収遅延通知発送の自動化などでしょうか。リストの中で遅延が発生している購入依頼の担当者へは毎月マニュアルでメールを出していたのですが、対象者の洗い出しからメールの送信までをRPAで自動化することで、担当社員が毎月のルーティーンであった煩雑な業務から解放されました。

また、SEO対策のためのWebサイトクローリングの自動化のような例もあります。SEOの順位変動を計測するため、毎日各Webサイトからデータを手動で取得する業務が複数存在していたのですが、そこにRPAのロボットを活用することで、その作業の自動化ができるようになりました。日々の手作業分をすべて外注することや、自社でクローラーの開発をすることは価格や技術の面で非現実的だったので、現場に非常に喜ばれる導入でした。

ー 特定の部署だけではなく、幅広い部署でご活用をされているという感じでしょうか？

そうですね。営業や広告制作や管理業務など、データを扱う部署やExcelの使用がヘビーな部署ほど重宝されている印象はありますが、すべての部署で活用されており、kintoneなどの他ツールと組み合わせをして使用している部署もあります。

全部署の業務にRPAを活用すべく、社内横断のRPA化プロジェクトを発足

ー RPA導入にあたり、運用面ではどのような工夫をされたのでしょうか？

私たちの所属しているdip Roboticsは、社内業務の自動化を推進する社内コンサルのような部署なのですが、それとは別に、社内横断でRPA化促進のための特別プロジェクトを立ち上げました。プロジェクトメンバーはすべての部署から1人ずつで構成されており、RPAについて学んでもらいながら、自分たちの部署の仕事がどうRPAで置き換えられるかを自由に発想してもらう場となっています。

RPA化の旗振り役の所属部署に偏りがあると、「ある部署ではRPAが多く業務を補助しているのに、別の部署では全くそういうことがない」というような状況へ繋がりかねないと思いますが、ここで全部署の声を拾う環境を整えていることが、ムラのない社内浸透に繋がっていると思っています。 RPAの導入からまだ4ヶ月くらいですが、今ではこちらから吸い上げようとせずとも、向こうから「こんなこと、自動化できませんか？」といった声が社内で挙がるまでになったんですよ。

業務プロセスへの組み込みやすさと精度の高さから、AUTOROを選択

ー なぜ、AUTOROを選んで頂けたのでしょうか？

一言で言えば、「設定の自由度の高さ」と「オペレーションの精度の高さ」です。うちは、まるっと行程のすべてを自動化するというよりも、ネジの１ピースを置き換えるというような発想でRPAを捉えています。その方が運用上のエラーも少ないですし、現実的な活用ですからね。そうなると規定の動きしかカバーできないRPAではなく、設定の自由度があり業務のフローに組み込みやすく、また確実に行程間のノリのような役割を果たしてくれる精度の高いものであるということがとても重要でした。

もちろん、価格的な魅力もありました。現状では、費用は月額30万円程度で、フルタイムの社員50名分ほどの労働時間を浮かせられることが出来ています。

ー RPAを導入し、社内からはどんな反応が見られますか？

経営幹部はどれくらいの時間が削減できたのかという定量的で測定可能な効果を気にかけますが、現場の社員は「何時間」という言葉に反映される以上のものを喜んでくれていると感じます。「10時間」と一口に言っても、何をする10時間なのか、という体感は仕事において非常に大きいですから、当たり前ですよね。

また、「毎日午前中に必ずしなければならなかった業務が自動化されたことによって、以前は半休しか取れなかったが、今は一日休みをとれるようになった」などの声も聞かれ、社員の間ではRPA導入により派生する体感という部分での反響が大きいです。

導入企業紹介

ディップ株式会社は、アルバイト情報サイト「バイトル」や派遣情報サイト「はたらこねっと」など、用途に特化した様々な求人広告サイトを運営しています。

（取材・文/上原里菜）

Web Auto Robotの「AUTORO」で業務自動化