人数が少ないからこそ、膨大な作業になる反社チェック業務を自動化

ー まずは濱野様と橋本様の事業部や部署のミッションについてお伺いできますでしょうか。

濱野様：私はマーケティングディビジョンという部署に所属しておりまして、通常のマーケティング関連の業務の他に、Salesforceの管理なども担当しています。
ですので、SalesforceとAUTOROを連携させて使用するということもあり、基本的にAUTOROでの業務自動化なども担当するようになりました。

橋本様：私も同じくマーケティングディビジョンという部署に所属しているのですが、濱野とは違い広報関連や総務周りも担当しています。

ー RPA導入にあたり、当時抱えていた課題感について教えてください。

濱野様：反社チェックについて、RPAの導入前は全て手作業で行なっていました。月に40〜50件の新規取引先について、1件1件データベースを使用して検索し、検索結果の画像も証跡として保存して…と対応していくと、どうしても1回に10〜20分はかかってしまいます。それだけでも大変な作業なんですが、1年後にもう一度反社チェックを行わなければいけないという「反社チェックの再実施業務」もありますので、どちらも合わせるととてもボリュームのある作業になってしまっていました。

やはり人の手で行うとなるとヒューマンエラーも不安ですし、人数が少ない会社なので、膨大な数の単純な作業よりも、他の生産的な仕事へリソースを当てたいという想いもあり、RPAの導入を決めました。

ー AUTOROを選んでいただいた理由はどんなところでしたか？

濱野様：導入してから3年ほどになりますが、当時から非常に使いやすくわかりやすいUIだったのが印象的でした。また、企業がRPAを初めて導入する時に不安なのは、やはり初期の構築がうまくできるかどうか、継続的に効果的な運用ができるかどうかという点だと思うんです。そういう点で、AUTOROは初期構築からまるっとお任せできたり、サポート体制が整っていたり、自分たちが使っているツールとの連携が簡単にできるなど、多くのメリットを感じられました。

他のツールとの連携という点においては、弊社は自社構築したアプリなどもありますので、Zapierなどを活用したAPI連携ができず、業務自動化が進まない状態でした。ですので、そういったケースにおいてもAUTOROならiPaaSとして簡単に自動化が行えるというのも非常に大きなポイントでした。

様々な業務を自動化し、業務削減時間だけではない効果を実感

ー AUTOROで自動化した業務について、具体的に教えてください。

濱野様：最初は反社チェックの自動化がメインで導入したのですが、今ではとても多くの業務を自動化させています。

まず、反社チェックにおいてはSalesforceとAUTOROの連携で非常に効率的に実施できるようになりました。AUTOROの提供するAppExchangeを使用して反社チェックを行なっているのですが、新規の取引先がSalesforceに入ってきた際に一つのボタンを押すだけでAUTOROが起動して自動で検索、チェック、Salesforceへの画像の格納までを行なってくれます。特に弊社のビジネスの特徴として、取引先が法人の場合と、個人の美容師さんやアイリストさんである場合とのケースがありますので、どんなパターンでも全て網羅して漏れなく反社チェックを自動で行えているというのは非常に便利です。

また、弊社ではクラウド会計ソフトのfreee会計というツールを使用しているのですが、AUTOROをiPaaSとして使用し、freee会計とSalesforceとの同期を自動で、かつ頻繁に行なえるようにしました。
課題として抱えていたのは、freee会計と金融機関の同期タイミングが標準機能では想定よりも少なかったという点です。金銭関係のことなので、本来ならばすぐに最新の情報を把握して適切なコミュニケーションを取るべきなのですが、その確認が遅れてしまうことでこちらから誤って督促確認をしてしまったり、取引先から入金確認の依頼をされたりなどのコミュニケーションコストがかかってしまっていました。
とはいえこの同期を実行するためだけにわざわざ人がfreee会計へログインすることも面倒なので、AUTOROに定期的に動いてもらうワークフローを組みました。AUTOROが1日に何度か自動でログインし同期ボタンを押してくれるので、最新の入金記録がSalesforceへほぼリアルタイムで連携されるようになりました。

他にも各種データ集計などの細々とした業務で使用しておりまして、ZapierなどのiPaaSツールが使えないケースでも、AUTOROならそのツールへログインすることができれば、あとはワークフローを作成して自動化を行えるので、非常に重宝しています。まだまだ活用したい部分もたくさんあります！

ー 導入後の効果としてはいかがでしょうか？

濱野様：ここまで様々な業務を自動化していますので正確にはわからないですが、反社チェックだけで考えても月に6時間以上は削減できていると思います。ですが、単純に自動化した業務の時間が短かったとしても、他にRPAを活用する利益が出ていると考えています。

例えば、毎日数回のデータチェックや毎月必ず発生するレポーティング業務など、定期的に発生する業務というのは属人化してしまうケースも多いと思うんです。そういった際にRPAを使って自動化できていればある程度のリスク回避は可能ですし、営業日の問題や突発的に発生した他のタスクに関係なく確実に、正確に実施することができるので、そういった面でもRPA導入のメリットはあるんじゃないかと感じています。

使いやすいRPAを導入することで、浸透も早まった実感がある

ー 他にも自動化したいと思われる業務はありますか？

橋本様：たくさんありますね。まずは、経理業務で使用しているバクラクというツールがあるのですが、これをAUTOROを使ってSalesforceと自動連携させたいと思っています。現状、バクラクとSalesforceを二つ開いてデータを手動で連携させるということを行なっているので、バクラクと連携実績のあるAUTOROなら安心してワークフローの作成を進められると思っています。

また、ラクローというクラウド型勤怠管理サービスを使っているのですが、労働時間のデータを管理したり、有給消化のアラートを自動でSlackに出したりできるようになるといいなと思います。弊社はフレックス勤務であり、リモート業務も多いので、なかなか確認が難しいところもありますので、ぜひRPAを活用して効率化していきたいですね。

濱野様：他にも様々なクラウド型のツールを活用して業務を行なっているので、どんどん自動化していけたらと思います。
橋本がいくつか挙げてくれたように、AUTOROを導入したことで「ここは自動化できそうだな」という考えが社内にも浸透してきていると実感しています。そういった意識改革になったという点でも、AUTOROを導入したメリットがありました。

ー AUTOROに決めてよかったポイントを教えてください。

濱野様：やはり、会社が成長するにつれて使うツールというのは増えていくと思います。弊社も様々なクラウド型のツールを使用して業務を行っていますし、他の企業でもそういったケースが増えていると感じます。
その上で、AUTOROはRPAだけでなく、iPaaS的な役割も果たしてくれるというのが非常に助かっています。今後も使うツールは増えていくと思いますし、弊社でももしかしたら別のアプリを開発することもあるかもしれません。そういったとき、AUTOROのように拡張性の高いRPAであればスムーズに連携対応できると思いますので、導入してよかったと感じますね。

また、初めてRPAを触るという人間にも非常にわかりやすいUIになっているので、ワークフローの作成や修正も簡単に行えて、とてもありがたいなと思っています。Chromeの拡張機能として提供されているAUTORO Assistantも使いやすく、個人的にはとても早く操作に慣れることができたなという実感があります。
使いやすいからこそ社内への浸透も早まったと思いますし、そこはとても大きな魅力といえますね。

ー ありがとうございました。

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Web Auto Robotの「AUTORO」で業務自動化