膨大なリード作成作業に月100時間程取られていた

ー まずは松浦様と藁谷様の部署や担当している業務について教えてください

松浦様：私はインサイドセールス部の責任者をしておりまして、責任者として企画含めた組織全体の統括をしております。

藁谷様：私はインサイドセールス部のOpsユニットへ所属しておりまして、ミッションとしてはインサイドセールスチーム全体のオペレーションの効率化による生産性の改善がメインとなっています。

ー 当時抱えていた課題感について教えてください。

藁谷様：インサイドセールスなので、本来であれば架電などの顧客折衝業へ集中して欲しいのですが、ありがたいことに様々な比較サイトなどからのお問い合わせが膨大でして、手動でのリード作成作業へすごく時間が取られていました。単純作業ではあれど人的ミスが発生する可能性がありますし、何より月に数百件以上のリード作成という膨大な作業数を人の手で行うのはあまりにも非効率なので、新たに人員を増やすよりも自動化してしまいたいという考えがありました。

ー他のRPAツールもある中で、AUTOROを選んだ理由をお伺いできますか？

松浦様：元々は、私が前職でも活用していたというのがきっかけです。また、当時他のRPA2つとAUTOROとで実際に並行して使用し検討をしたのですが、専任の人間を置く必要がないくらいワークフローの作成方法がわかりやすく、そこが一番大きな利点だと感じました。CSSセレクタも使えますし、ブラウザ上の自動化が多かったのでそれならAUTOROかな、と導入を進め、そして今も引き続き業務の効率化を助けていただいています。

非効率な作業を自動化し、顧客対応へ時間をフル活用！

ー AUTOROで自動化したリード作成業務について具体的に教えてください。

藁谷様：資料の一括請求などのシステム比較サイトからお問い合わせがあった際、AUTOROで自動的にCSVファイルをダウンロードし、Googleスプレッドシートへ転記させています。その後Salesforce上でリード作成を行い、インサイドセールスメンバーへの担当割り振りも自動で行っております。

松浦様：複数の媒体からお問い合わせがあるので、その分確認するべき管理画面も多いんです。お問い合わせがある度に全員でメールの確認、特定した媒体の管理画面へチェックしに行き、対応者の確認をして…というのはやはり効率的ではないですし、その他の業務もスピード感と正確さをもって対応する必要があります。その為少しでも生産性をあげる必要があったので、インサイドセールス担当まで決まった状態でリード作成から本人への通知まで自動で行ってくれるというのはとてもありがたいですね。

ー 導入後の効果としてはいかがでしょうか？

藁谷様：リード作成についてはオペレーションも複雑なので、今までその作業へかかっていた時間や対応工数がまるっと無くなったのは大きなメリットです。おかげで架電対応や、お客様とのコミュニケーションへ時間をフルに使えるようになったので、自動化して本当によかったと思っています。
月間でいうと大体100時間くらいは工数削減になっているんじゃないでしょうか。正直、膨大すぎて時間の計算が難しいくらいです（笑）

RPA活用の範囲を広げ、営業部全体の効率化とヒューマンエラーの削減へ

ー 他にも自動化している業務はございますか？

藁谷様：現状は大きく2つありまして、一つは比較サイトやサービスサイトからのお問い合わせがあった際に、お客様へ送るサンクスメールをAUTOROで自動送付させるようにしています。手動ですとどうしても休日や長期休みの時は対応が遅れてしまったり、送り忘れのリスクが発生してしまうので、自動化することでそのリスクを減らすことができています。

藁谷様：もう1つは展示会関連で、お客様と交換させていただいた名刺の情報をOCRで文字起こしして、それをGoogleスプレッドシートへ転記させるというのも自動化させています。さらに今後は名刺をsansanへ取り込んでいく作業も自動化させたいということで、最近新たにワークフローを組んでみました。弊社は年に10回以上展示会へ出展するので、このsansanへの取り込み作業も単純で簡単な作業ではあるんですが、かなり時間が取られてしまっていたんです。こちらもスムーズにワークフローを組むことができたので、次回以降活用できるんじゃないかと思っています。

レスポンスの速さと、的確な回答をもらえるサポート体制が心強い

ー 自動化を進めるにあたって、サポートの満足度はいかがでしたか？

藁谷様：本当に、毎回すごくお世話になっています。1番助かっているポイントなんですが、チャットサポートのレスポンスがとても早いんです。さらに、得たい回答や知りたい情報をクリティカルに伝えてくれるので、非常に心強く感じています。
やはり0から新しいワークフローを作成する時にはどうしてもつまづく部分が出てきてしまうので、すぐにサポートをしてくださって、それでほとんどのことが解決できるというのはとてもありがたいですね。

ー 最後に、検討中の企業の方へなにかメッセージをお願いします。

松浦様：取り扱うデータの数と種類が多い企業には、間違いなくおすすめできるプロダクトだと思います。数と種類が増えれば増えるほど、どうしてもオペレーションの複雑性は上がってしまいますし、人の手でやる以上ミスの発生は避けられません。
また、営業人員が多いけれど、細かい作業やツール運用の徹底をしたいという場合もおすすめです。単純作業を減らし、人がやるべき仕事だけに集中できることで生産性アップに繋がるので、少しでもそういったお悩みがある場合はチャレンジする価値があると思います！

ー ありがとうございました。

導入企業紹介

jinjer株式会社は、バックオフィス向けクラウドサービス『ジンジャーシリーズ』を開発・提供しています。『ジンジャーシリーズ』は、人事労務・勤怠管理・給与計算・ワークフロー・経費精算など、人事関連業務の効率化を支援するクラウドサービスです。
人事労務に関わるすべてのデータをジンジャーに集約し、「1つのデータベース」で管理することで、各システムでの情報の登録や変更の手間を削減します。

jinjer株式会社

Web Auto Robotの「AUTORO」で業務自動化