何度も発生する繰り返し作業を、どうにか効率化したかった

ー まずはくれないクリニック様と、根本様ご自身についてお伺いできますでしょうか。

根本様：クリニックに関しては私が院長として設立から7年ほど経過しておりまして、主に訪問診療を中心とした形で運営しています。特徴としては、訪問診療と認知症診療を専門としていることが挙げられますね。

特に訪問診療については体を動かせないがん患者様や脳梗塞で動けない方、認知症の患者様などの高齢者が中心となるのですが、患者様とご家族様の負担を減らすため、日々患者様一人ひとりの症状や状況に合わせケアを行っています。

また、私自身は心臓内科出身なのですが、クリニックには様々な専門分野の医師が在籍しておりますので、総合的な医療サービスを提供できるようにもなっています。地域に密着した医療サービスで患者様の生活に寄り添った在宅医療を提供できるよう、日々奮闘しております。

ー 当時抱えていた課題感について教えてください。

根本様：医療業界というのは今でも書類のやりとりがとても多く、その上で、毎月同じような内容の書類を発行するという作業も多いんです。

それでもミスはしてはいけない、かつ提出必須であるという業務にはなりますので、当時はひたすら少人数で同じ作業を何度も繰り返すという形式で業務を回していました。

私としては、当時からこの業務を効率化して、人にしかできない、患者様と関わる業務へ時間をあてて欲しいという想いがありました。

ー RPA以外の手法や、ツールは検討されましたか？

根本様：実は開業当初は、RPAの存在自体をまったく知りませんでした。ただ、しばらく経った後知人からとある企業のRPAのサンプルを見せていただく機会がありまして、「これはすごいぞ」と思い、ぜひ自分のクリニックにも導入したいと考えました。

その後、同じ知人からオートロとは違うRPAの企業の方をご紹介いただいて、課題感をお伝えした時に「そういった自動化であればAUTOROの方が向いているかもしれない」と紹介していただき、AUTOROへ辿り着きました。

オートロさんを紹介してもらってからは、特に他社と比較検討することなく決めました。営業担当の方も頼りになりましたし、すごく安心感を持って導入まで進めることができました。

誰でもできる作業をRPAに任せて、人と関わる業務へ時間を使えるように

ー AUTOROで自動化した業務について、具体的に教えてください。

根本様：クラウド型の電子カルテ、セコムOWELというものを使用しているのですが、実は当院では、訪問介護ステーション様やケアプランセンター様に提出する書類の内容が、前回と比較して大幅な変更になることは少ないんです。これは訪問診療がメインという点も大きく寄与しているのですが、在宅療養の患者様は長期療養の方が多く、処方内容などはほとんど変わらないことが多いんです。そのため、「訪問看護指示書」という書類があるのですが、そういった書類の内容は毎月重複する確率も高く、定型業務になりがちでした。

そのため、元々運用で使用していたGoogleスプレッドシートの操作が起点になるよう、AUTORO、セコムOWEL、Googleスプレッドシートを連携させて、基本的にはGoogleスプレッドシートの操作だけで書類が速やかに作成できるようにワークフローを組んでいただきました。その際、定型作業分は自動で入力できるようにしています。

もちろん「訪問看護指示書」だけではなく、自動化できる書類の作成や更新については全てAUTOROと連携させています。

ー 導入後の効果としてはいかがでしょうか？

根本様：効果としては2点挙げられます。1点目は、書類上のミスが減ったということです。これまで人間が手作業で行っていたことをロボットが自動で行ってくれるため、ワークフローをきちんと構築することさえできれば、ほとんどのミスが無くなります。医療という業界の特性上、こういった書類上のミスは許されないケースが多いため、とても大きな効果と言えますね。

また、2点目は患者様や院内でのコミュニケーションなど、人と関わる業務へ時間を割けられるようになったということが挙げられます。これまで繰り返していた定型作業から解放されることにより、例えば空いた時間で患者様へお電話をしたり、社員同士でのコミュニケーションを増やすことができたり、そういった人と関わる業務へ時間をかけられるようになったことは大きなメリットです。

元々、繰り返しの作業というのは誰しもモチベーションが湧かないものなので、こういった業務から解放されて、活き活きと他の業務に取り組んでもらえるというのは私としても嬉しいことだと思っています。

ー 院内の評判としてはいかがでしょうか？

根本様：やはり業界柄、IT関連の知見があるスタッフがほとんどいないので、導入直前まではマイナスな意見の方が多かったんです。手でやった方が早いのではないか、なにかエラーが起きるんじゃないか、そもそもよくわからないので怖いから元に戻して欲しいなど、最初はそういった意見が現場からは挙がっていました。

ただ、オートロさんのご尽力もあり、いざ本格的に導入がされて業務がまわり出すと「これはもう手放せません」「AUTOROがない状態が今では考えられない」といった形で、とても前向きな意見が出てくるようになりました。

わかりやすくいうと、現代でいうスマートフォンみたいなものだと思いますね。(笑)
今ではもうなくてはならない存在になっています。

専門的な知識がなくても、サポートのおかげで安定運用

ー AUTOROに決めてよかったポイントとしては何が挙げられますか？

根本様：自動化したかった業務がクラウド型電子カルテで行われる書類作成作業だったので、同じくクラウド型のRPAであるAUTOROは親和性が高く、IT関連に疎い私たちでも安定して運用できているという点で、AUTOROに決めて良かったなと思いますね。

また、電子カルテ側のシステムのアップデートがあったりするのですが、もちろんそのアップデートはAUTORO側では想定されていないものになるので、ワークフローが動かなくなったりしてしまうこともあるんです。しかしその都度、修正をお願いしてもすぐに対応していただけるので、そういったサポート力の高さでも選んで良かったなと思います。

ー 自動化を進めるにあたっては、サポートの満足度はいかがでしたか？

根本様：導入後のサポートにも大変満足しておりますが、導入の前段階からとても助けられました。

基本的に、導入して業務効率が良くなることであれば、新しい技術でもどんどん導入していきたいと考えてはいるのですが、要件定義やワークフローの構築などについては私たちはIT関連の知識がほとんどないので、完全にオートロさんに任せきりでした。

当時から細かく相談に乗っていただいて、基本となるワークフローの構築もまるごと対応していただけましたし、その後も細かくフォローしてくださるので、安定的かつ長期的に運用していけると感じています。

医療業界こそ、RPAという手段を

ー 最後に、検討中の企業の方へなにかメッセージをお願いします。

根本様：医療業界となるとどうしても閉じた業界になってしまいますし、IT関連の知識が豊富なスタッフが少ないため、正直なところ、RPAの導入というのは他の業界と比較してまだまだ普及していないと感じることもあります。

ただ、今回当院で導入してみて改めて感じたのは、コストや工数削減以外のところでも医療現場においてRPAは非常に有効だということです。基本的には今回構築したワークフローは他のクリニックさんでも使えるのではないかなと感じていますし、もっと医療業界へ浸透したらいいなと思いますね。

現場の声も聞きつつではありますが、勇気を持って、運用が回り始めるまでやり切ることが大切ではないかと思っています。

ー ありがとうございました。

導入企業紹介

くれないクリニックは、高齢者の認知症ケアをはじめとする在宅医療専門のクリニックです。患者様とご家族の願いを最適な形で組み立て医療支援します。

患者様の「想い」、家族様の「願い」に寄り添い、地域社会に「希望」を創造します。

くれないクリニック

Web Auto Robotの「AUTORO」で業務自動化