会社の規模が大きくなるにつれて増加する作業工数が課題だった

ー まずは栁澤様の事業部や部署のミッションについてお伺いできますでしょうか。

Mipox栁澤様：私は現在デジタルプロセス課という部署に所属しておりまして、マネージャーを務めております。
「ワンクリックでも減らす」という価値を社内にもたらすため、主に業務で使用するアプリケーションの作成や、各所に散らばる様々なデータを一元管理、活用できるようにして業務を効率化していくということがミッションとなっています。
直近で部署が少し変わりまして、以前はRPAでの社内業務改善がメインでした。今はさらに範囲を広げての業務改善が主軸になったという形です。

ー RPA導入にあたり、当時抱えていた課題感について教えてください。

Mipox栁澤様：やはり、どんな業務においても繰り返しの作業というのはどこかで発生してしまうのですが、それが会社の規模が大きくなればなるほどどんどん多くなってしまうというのが課題でした。例えば、10人の給与を処理するのと100人の給与を処理するのでは、まったく規模感が違いますよね。
それまではマンパワーで解決してきた部分があったんですが、リソース不足や社員のモチベーション維持、ヒューマンエラーの削減など、様々な要因を鑑みてRPAを導入するに至りました。

ー AUTOROを選んでいただいた理由はどんなところでしたか？

Mipox栁澤様：RPA自体の導入を検討し始めたのは、反社チェックツールの変更がきっかけでした。
当時は別のサービスを使って反社チェックを行っていたのですが、利用料金が高額だったため継続が難しくなり、RPAツールまで裾野を広げて検討をしていった形です。

検討している中で、候補の中でも反社チェックの自動化が簡単に行え、コスト感やワークフローの作りやすさも弊社にマッチしていた点からAUTOROを選択しました。

RPAで様々な部署の業務を自動化し、社内DX化を推進

ー AUTOROで自動化した業務について、具体的に教えてください。

Mipox栁澤様：反社チェックはもちろん、他の業務も多く自動化させています。

まず、反社チェックはAppExchangeの「AUTORO for Salesforce」を導入し、弊社内のSalesforceチームと連携してフローを作成しました。
また、弊社では太陽光発電を設置しているのですが、その発電量や蓄電量のデータが各所に散らばっているため、AUTOROで自動的に集約し、会社のWebシステムへ入れさせています。

他にも請求書関連で、メールで送付されてくる場合とWebシステムへ見に行かなければならない場合等、さまざまなケースがあると思うのですが、弊社ではAUTOROを使用して効率化させています。具体的にはメールがきたタイミングをトリガーにして、そこから情報を読み取り、それぞれのケースに合わせた方法で請求書をダウンロードし、Salesforceへ格納します。さらに、そこからSalesforce内へToDoを作成するところまで自動化しています。

他にも、細々とした障害通知系を送付するためのTeamsとの連携や、顧客とのやりとりをSalesforceに自動で登録するためにOutlookとの連携させるなど、iPaaSとしての活用もできています。

ー 導入後の効果としてはいかがでしょうか？

Mipox栁澤様：様々な部署で活用しているため正確な数字としての効果はわからないのですが、毎日やらなければならないけれど誰も本当はやりたくはない、というような決まりきった単純作業や定型的な業務へアプローチできたのは本当に良かったと思っています。
業務工数の削減はもちろんですが、こういった仕事を自動化することは社員のモチベーションへも大きく影響しますし、実際に自動化を成功させると他の部署からも「こういう作業があるため、RPAで自動化したい」という声があがることも増え、社内への浸透が早まった実感があります。

また、請求書管理などの金銭的なデータを取り扱う作業リスクの高い業務に関して、なるべく人の手を介さずに業務を行える状況にすることができたことは大きなメリットだと感じています。作業時間の削減に加え、SalesforceのToDoを作成するという形で未作業分を可視化することで支払い漏れをなくすなど、セキュリティ的観点や、ヒューマンエラーも回避できていると感じています。この点は効果としてとても大きなメリットと感じていますね。

専門チームを作ることができたのが、RPA推進の鍵

ー RPAの浸透がうまくいったと思われる要因などはありますか？

Mipox栁澤様：IT関連に詳しい社員ばかりではないので、導入した当初はそこまで使い倒すことはできていなかったんです。担当者をつけることもできていなかったので、最初の目的だった反社チェックの自動化だけ実現させた形でした。

ただ、やはりせっかくRPAを導入したのなら他の業務も自動化させていきたいということで、上司の声かけで業務改善を行うチームを作りました。3人程度の少人数のチームでしたが、チームを作ってからのRPA推進は早かったかと思います。
他の部署からすると「RPAって何？」という概念的なところで不明瞭な部分があったので、それを説明するマニュアルを作成したり、RPAで何ができるのかを実際にワークフローを作成して視覚的に理解してもらうなど、ひとつひとつ進めていきました。
その結果、実際に行われている業務の中で自動化できるものを選定し、RPAでの効率化を体感してもらうことで、「他の似た作業を自動化できないか」「こういう作業の自動化は可能か」など、どんどん声があがってくるようになりました。

ー AUTOROを選んで良かったという点はございますか?

Mipox栁澤様：ワークフローの作りやすさと、UIが誰にでもわかりやすいものであるというのは非常に助かっています。IT系に詳しい人物ばかりではないという点と、プログラミング未経験者も多かったので、ワークフローの作りやすさは非常に重要でした。

また、視覚的に確認しやすいとRPA未経験の方にも「ここがこういう順番で動いて、ここが自動化になります」という形で実際にフロー図を見てもらいながら説明ができるので、すごく理解してもらいやすかったです。

AUTOROの徹底的なサポート力もRPA浸透の一因に

ー AUTOROのサポートの満足度はいかがでしたか？

Mipox栁澤様：他にも様々なクラウドツールを活用していますが、AUTOROのサポートは1・2を争うくらいに対応をしっかりしていただいている印象があります。
チャットのレスポンスも本当に早いですし、やりたいことを実装できるまで最後までしっかりと付き合ってくれます。実際に相談してみるとサポートの方でも苦戦されているようなものもあるのですが、時間がかかっても必ず最後まで対応してくれるので、その点は非常にありがたいですね。

また、社内で初めてワークフローを作成する社員へ教えていく際にも、サポートがあることは重要だと感じます。サポートがないと教える側に全ての質問が来てしまうので、せっかく引き継ぎを行おうと思っても、その質問へ答えるだけで時間が過ぎてしまうことがあると思うんです。ただ、そこですぐに対応してくれるしっかりとしたサポートがあることによって、初めての担当者でも問い合わせたらきちんと解決まで遂行できるんです。

ワークフローやUIなどの使いやすさに加え、サポートがしっかりしていることでさらに様々な自動化を柔軟に進めていけるので、全体的に非常に満足しています。結果的に、社内へのRPAの浸透への一因にもなってくれたと感じています。

ー ありがとうございました。

導入企業紹介

Mipoxは、研磨材の開発・製造・販売を通じて、様々な分野や産業に対する「塗る・切る・磨く」ソリューションを提供している企業です。
研磨製品の提供だけでなく、研磨品質の測定、受託塗布、研磨加工サービス、研磨コンサルティングなど、研磨に関するあらゆるニーズに応えてきました。国内外に生産拠点を持ち、高品質な製品とサービスを提供するための最適な体制を整えています。DXを推進することで生産効率の向上と品質管理の強化を図っており、Mipoxのコア技術である「塗る・切る・磨く」で、お客様の成功を支える付加価値のある製品とサービスを提供しています。

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