導入のきっかけは、膨大な件数をこなさなければならない反社チェック

ー まずは朝岡様の事業部や部署のミッションについてお伺いできますでしょうか。

朝岡様：私は業務管理本部という部署に所属しておりまして、本部長を務めております。
主に、バックオフィス業務などを含め、業務全体の効率化を図るというところがミッションとなっています。

ー RPA導入にあたり、当時抱えていた課題感について教えてください。

朝岡様：実はAUTOROを導入した当時は「RPAを導入する」という考えではなく、「反社チェックの自動化ツールを導入する」という考えでした。

当時は1社1社人力で反社チェックを行っていたのですが、弊社が行う反社チェックの特徴として、直接的な取引先のみならずその先にいる売掛先様までを確認しなければならなかったため、担当者を2.3人置いたとしてもとても手が回らないという状態でした。
やはり人の手で膨大な作業量を全て完璧にこなすというのは難しいですし、手が回らないからと質を下げることになっては本末転倒なので、どうにか自動化できないかと自動化ツールの導入を決めました。

ー AUTOROを選んでいただいた理由はどんなところでしたか？

朝岡様：当時は反社チェックツールの自動化という視点で検討していたため様々な反社チェック自動化ツールと比較検討したのですが、その中でもAUTOROはクラウド型で裏側で常に動いてくれるというのもあり、他社と比較しても圧倒的に反社チェックの件数が捌けるという点が弊社のニーズに沿っていました。
また、反社チェック自動化ツールという点で言うと、件数での料金発生ではなく、ロボットの起動時間で料金が発生するという点も非常にコストパフォーマンスが高いと感じました。加えて当時からサポート力がすごく手厚く、こちらの理想をヒアリング後、すぐにテストワークフローを作成し実現可能かどうかを答えてくださったので、安心して使えると感じたことも非常に大きなポイントです。

結果として、今では反社チェックだけではなく他の業務の自動化や、弊社の影響を受けた他のグループ会社でも使用するほどに活用させていただいているので、選んでよかったと思っています。

kintoneをうまく活用し、オンプレシステムの自動化も実現

ー AUTOROで自動化した業務について、具体的に教えてください。

朝岡様：当時は反社チェックのみでしたが、今では他の業務も多く自動化させています。

まず、反社チェックはスプレッドシートと自社の顧客管理システムを連携させることで非常に効率的に多くの件数を実施できるようになりました。
基本的にスプレッドシート起点で実行できるようワークフローを組んでいて、自社の顧客管理システムから反社チェック対象のデータをエクスポートし、それを指定のスプレッドシートに貼り付け、実行ボタンを押す。これだけでAUTOROが起動して反社チェックが行われ、さらにその結果がスプレッドシートの所定の場所へ記録されるようになっています。ボタンひとつで一気に多くの件数の反社チェックを実行でき、結果も高リスクか問題ないか一目で判定できるので非常にわかりやすいです。

また、営業担当者が外回りの後、帰社せずとも商談履歴を残せるような仕組みもAUTOROを活用して整えました。

これまで、弊社の営業担当者が商談の履歴をすぐに残すためには、セキュリティの観点から自社システムへ外部からログインすることはできないため、営業担当者がChatworkへ情報を入力し、それを社内にいる別の担当者がコピーして自社のオンプレ型の顧客管理システムへ入力する、という手順を踏まなければなりませんでした。これら一連の業務を効率化するため、kintoneとAUTORO、そして自社顧客管理システムまで連携させ、一連の流れ全てをkintone起点で完結できるようにしました。
具体的には、営業担当者がkintoneの所定の場所へ商談履歴を記入すると、定期的に動いているAUTOROがデータを自動で取得し、上長確認用のメッセージとしてChatworkへ情報を送信。同時にオンプレ型の自社顧客管理システムにも同様の情報を入力するという流れです。
特に自社顧客管理システムはフルスクラッチで作られたシステムなので連携が難しい部分もあったのですが、根気よくご対応いただいて実現することができました。

ー 導入後の効果としてはいかがでしょうか？

朝岡様：反社チェックに関しては、人員が限られているのもあり月に数十件ほどの実行数だったところが、AUTOROで一気に実行することで、1日10分程度の作業にも関わらず数百件まで実行数を増やすことができました。導入前よりも作業としては簡単になった上に実行件数を大幅に増やすことができたというのは、非常に大きな進歩でした。

また、営業担当の商談履歴記録に関しても、どれだけの業務効率化に繋がったか判断できない程には効果を出せたと感じています。
元々、外部からオンプレシステムへのログイン方法が無いということから、他に解決できる方法はないと思い、仕方なく手作業で行っていた業務だったのですが、単純なコピペの作業でも数が貯まれば残業の原因になりますし、社内にいるコピーしてくれる担当者が帰社した後は営業担当者が商談履歴の記入のためだけにわざわざ帰社しなければならないケースや、翌日早く出勤をするということもあったんです。それが丸ごとなくなったというのは社員にとっても非常に大きなメリットですし、管理側としてもすぐに最新の情報が確認でき、加えてそれが時系列順に漏れなく蓄積されていくという嬉しい効果がありました。

弊社としてはとても画期的な自動化だったため、他のグループ会社でも同様のワークフローを作成したほどです。業務を効率化するだけでなく、精度の高い情報を正確に漏れなく蓄積できるという点でも、RPAの効果を実感しています。

サポート力も高く、ITに詳しくない社員でも使いやすい

ー AUTOROを選んで良かったという点はございますか？

朝岡様：弊社の業務フローが他社と比較して少々難しい部分もあったので、代理構築という形でワークフローの作成を依頼させていただいたのですが、一度作成していただいた後はほぼこちらで触らなくても安定して動いてくれているというのは非常に助かっている点です。かなりの時間起動していると思うのですが、エラーもとても少ないですし、何かあってもサポートへすぐ質問ができて解消できるので、導入後一度も運用に困ったことはありません。

また、他社のRPAツールも併用して活用しているのですが、AUTOROのUIは非常に直感的に操作できてわかりやすく、比較的簡単にワークフローの作成ができると感じています。そういった点も踏まえて、IT系に詳しい社員ばかりではない場合でも導入しやすいのではと思いますね。

ー AUTOROのサポートの満足度はいかがでしたか？

朝岡様：導入を検討していた時からサポートの方には非常にご尽力いただいて、そのサポート力の高さにはとても満足しています。AUTOROを選んで良かったという点では1番かもしれません。

特に、反社チェックの自動化がうまく回った後に他の業務の自動化まで実行できたのはAUTOROのサポート力があったからこそでした。「こういうところも自動化できたらいいのに」という相談を軽くした段階で、すぐに「できますよ」と仰っていただいて、そこから具体的なフローを提案いただき、実装までトントン拍子に進んでいきました。難解な業務フローなのにも関わらずこちらのやりたいことを汲んで構築してくれましたし、オンプレミス型のスクラッチシステムというRPAとはあまり相性の良くないツールとの連携にも根気よく対応していただきました。

ワークフローやUIなどの使いやすさに加え、サポートがしっかりしていることでさらに様々な自動化まで繋げることができました。当初の反社チェックの自動化だけで終わらずに、大きな業務改善を図れたのはAUTOROのサポートがあったからこそだと感じています。
また何か自動化したい業務が出てきた時には、すぐに相談したいです。

ー ありがとうございました。

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